Anne Margrete Fletre og Lisbeth Frydenlund
10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS’ medarbeiderundersøkelse
KOMMUNEFORLAGET
10 Faktor.indd 1
2016-10-14 11:49:36
© 2016 Kommuneforlaget AS, Oslo 1. utgave, 3. opplag 2016 Omslag: Haveabook Sats: Haveabook Tegninger: Pia Olsen, www.piaolsen.com Trykk og innbinding: RenessanseMedia ISBN: 978-82-446-2284-4 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med Kommuneforlaget AS er enhver eksemplarframstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Kommuneforlaget AS Postboks 1263 Vika 0111 OSLO Telefon: 24 13 28 50 Henvendelser vedrørende utgivelsen rettes til: kundeservice@kommuneforlaget.no www.kommuneforlaget.no
10 Faktor.indd 2
2016-10-14 11:49:36
FORORD 10-FAKTOR er KS’ nyeste medarbeiderundersøkelse. Undersøkelsen er spesielt tilpasset norske kommuner, fylkeskommuner og kommunale foretak, men kan også benyttes av andre organisasjoner. 10-FAKTOR er utviklet i tråd med KS’ arbeidsgiverstrategi, som er beskrevet i heftene Skodd for framtida og Guide til god ledelse. 10-FAKTOR støtter opp om en arbeidsgiverpolitikk som setter gode ledere og medarbeidere i sentrum, og som ser de menneskelige ressursene som grunnlag for utvikling av gode tjenester for innbyggerne. Denne boka er primært rettet mot ledere som har personalansvar, og vi håper den gir praktisk hjelp i planlegging, gjennomføring og oppfølging av 10-FAKTOR. Som leder har du ansvar for å legge til rette for et godt arbeidsmiljø som bidrar til at medarbeiderne dine opplever både motivasjon og mestring. Vi tror boka vil være nyttig også for HR-medarbeidere, tillitsvalgte, verneombud og andre som er opptatt av ledelse og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser. Det er derfor skrevet et eget avsnitt som omhandler de ulike rollene ved gjennomføring av 10-FAKTOR. Boka kan leses fra begynnelse til slutt som en vanlig fagbok, eller som et oppslagsverk der du enkelt kan finne aktuelt stoff når du trenger det, uavhengig av hvor i prosessen du er.
3
Vi vil innledningsvis trekke fram de personene vi er inspirert av. Vår hovedkilde for det faglige innholdet er forskningen til professor i ledelse og organisasjonspsykologi Linda Lai ved Handelshøyskolen BI. Linda Lai har vært faglig rådgiver for KS i utviklingen av denne medarbeiderundersøkelsen og har i dette arbeidet trukket på egen, norsk og internasjonal forskning innen relevante områder. Hennes arbeid og engasjement har vært særdeles viktig og har i tillegg gitt det vitenskapelige grunnlaget for undersøkelsen. Linda Lai har også bidratt til det faglige innholdet på nettsidene til 10-FAKTOR med artikler, videosnutter og annet veiledningsmateriell. Den delen som omhandler de ti faktorene i starten av boka, er i sin helhet skrevet av Linda Lai, og referansene
10 Faktor.indd 3
2016-10-14 11:49:37
10-FAKTOR
til hennes artikkel er å finne bakerst i boka. Vi anbefaler også Lais bok Strategisk kompetanseledelse, 3. utgave (2013) for videre lesning og henvisninger til norsk og internasjonal forskning på feltet. Vi har også hatt nytte av hennes bok Makt og påvirkningskraft (2014). Vår hovedkilde for gode arbeidsmetoder i oppfølgingsarbeidet har vært boka Medarbeiderundersøkelsen gjennomført – hva nå? av Marianne Hauan Molstad og Tone Aarum Sæter (2014). Kapittel 4 og 5 er basert på bearbeidet materiale fra denne boken. Medarbeiderundersøkelser – en praktisk håndbok av Thomas Hoff og Jon Anders Lone (2014) er også en bok vi har brukt. En annen fagbok vi har latt oss inspirere av er På randen av ledelse. En veiviser i førstegangsledelse av Frode Hübertz Haaland og Frode Dale (2014). Heftet God prosess (KS 2012) er brukt for å beskrive suksessfaktorer i planlegging og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser. Boka 31 nøkler til godt kommunalt lederskap av Harald Stokkeland og Agnar Kaarbø (2014) har også gitt oss inspirasjon sammen med boka Medarbeiderskap av Johan Velten, Stefan Tengblad og Runar Heggen (2016) 4 En rekke personer og miljøer har vært involvert i utviklingen av 10-FAKTOR. En stor takk til de fem kommunene som deltok som pilotkommuner ved å teste ut undersøkelsen og dele sine erfaringer i etterkant. Flere av disse har bidratt med nyttige tilbakemeldinger og erfaringer. I tillegg har Skien kommune og Arendal kommune bidratt med sine erfaringer, gode innspill og deling av verktøy. Takk til KS-K (KS-Konsulent) som har bidratt med et arbeidshefte for ledere og medarbeidere 10-FAKTOR – hva nå? Heftet inneholder gode verktøy for oppfølgingsarbeidet. Kommuneforlaget har ansvaret for den tekniske løsningen for selve under søkelsen og utformingen av nettsiden www.10faktor.no Nettsidene inneholder mye nyttig informasjon og har referanser til forskningen som ligger til grunn for undersøkelsen. Du kan også finne veiledningsmateriell og verktøy som hjelper deg i oppfølgingsarbeidet etter gjennomføring av 10-FAKTOR og teknisk brukerveiledning. Prosjektleder Ole-Martin Vangen har skrevet kapittel 3, som tar for seg de tekniske sidene ved undersøkelsen.
10 Faktor.indd 4
2016-10-14 13:15:08
forord
Takk til våre gode kolleger i KS som har gitt oss nyttige og konstruktive til bakemeldinger både underveis og i sluttføringen av arbeidet. Boka er skrevet av Anne Margrete Fletre og Lisbeth Frydenlund, henholdsvis fagsjef for ledelse og rådgiver i KS. Det er også vi som har vært prosjektledere for utviklingen av 10-FAKTOR. Vi håper du får glede og nytte av boka!
5
10 Faktor.indd 5
2016-10-14 13:15:09
INNHOLD FORORD
KAPITTEL 1
Innledning 10-FAKTOR – en medarbeiderundersøkelse 10-FAKTOR-undersøkelsen – en innføring i de ti faktorene av Linda Lai Innledning Faktor 1 – Oppgavemotivasjon (indre motivasjon) Faktor 2 – Mestringstro Faktor 3 – Opplevd selvstendighet (autonomi) Faktor 4 – Bruk av kompetanse (kompetansemobilisering) Faktor 5 – Mestringsorientert ledelse Faktor 6 – Rolleklarhet Faktor 7 – Relevant kompetanseutvikling Faktor 8 – Fleksibilitetsvilje Faktor 9 – Mestringsklima Faktor 10 – Nytteorientert motivasjon (Prososial motivasjon) Avslutning Kilder Sammenhengen mellom faktorene
10 Faktor.indd 6
3
8 9 9 12 13 15 18 21 25 28 31 33 35 36 38 40 41 42
2016-10-14 11:49:38
INNHOLD
KAPITTEL 2
Forberedelse
48 49
Hvorfor gjennomføre 10-FAKTOR – hva er mål og hensikt? Hva skal til for å lykkes med 10-FAKTOR?
51
KAPITTEL 3
64
Gjennomføring Tekniske løsninger i 10-FAKTOR Forarbeid Registrering av respondenter og utsending av invitasjoner Rapporter og analyse
KAPITTEL 4
Ulike faser i oppfølgingsarbeidet Innledning Dialog som metodisk verktøy
KAPITTEL 5
Hvordan håndterer du tilbakemeldingene? Avsluttende betraktninger
VEDLEGG
49
65 65 65 71 73
80 81 81 83
114 115 125
130
Praktisk verktøy: Refleksjonskort med 10-FAKTOR
130
REFERANSER
131
7
Referanser til Linda Lais artikkel 131 Øvrige referanser 136
10 Faktor.indd 7
2016-10-14 11:49:40