Prosesslederboka - Lær å lede gode prosesser og møter by Kommuneforlaget A/S

Pål Tanggaard

PROSESSLEDERBOKA – LÆR Å LEDE GODE PROSESSER OG MØTER

KOMMUNEFORLAGET

Prosessledelse.indd 1

2016-09-06 09:27:00

© 2016 Kommuneforlaget AS, Oslo 1. utgave, 1. opplag 2016 Omslag: have a book Omslagsillustrasjon: Daniel Nordland Illustrasjoner: Daniel Nordland Sats: have a book Trykk og innbinding: Interface Media as ISBN: 978-82-446- 2281–3 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med Kommuneforlaget AS er enhver eksemplarframstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Kommuneforlaget AS Postboks 1263 Vika 0111 OSLO Telefon: 24 13 28 50 Henvendelser vedrørende utgivelsen rettes til: kundeservice@kommuneforlaget.no www.kommuneforlaget.no

Prosessledelse.indd 2

2016-09-06 09:27:00

INNHOLD

FORORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 INNLEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Prosessledelse.indd 3

Hvorfor denne boka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvem er boka skrevet for?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oversikt over bokas elementer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvordan bør boka leses? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10 12 13 15

DEL 1 HVORDAN FORSTÅ PROSESSLEDELSE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

kap i ttel 1 HVA ER PROSESSLEDELSE?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Definisjon av prosess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definisjon av prosessledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva er styrkebasert prosessledelse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosessledelse og tilstøtende fagområder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvorfor ta i bruk prosessledelse, og når er det klokt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dansen er viktigere enn danserne – en metafor for prosessledelse  . . . . . . . . . . . . . . . . . Seks prinsipper for prosessledelse  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21 23 30 34 37 45 47

2016-09-06 09:27:00

INNHOLD

kap i ttel 2 TRE TEORIER SOM BAKGRUNN FOR PROSESSLEDELSE  .

Positiv psykologi  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Systemteori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sosialkonstruksjonisme  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kort oppsummering av kapitlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

64 73 78 85

kap i ttel 3 HVA INNEBÆRER PROSESSLEDERROLLEN?   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hvem kan kalle seg prosessleder? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Hva slags kompetanse trenger en prosessleder? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Prosessleders holdning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Når du står på gulvet – prosesslederkompasset   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Hvem er du som prosessleder? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

kap i ttel 4 HVORDAN PLANLEGGE PROSESSER?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Kategoriene i prosessplanleggeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Neste skritt: Lage dreiebok og/eller prosessflytskjema  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

kap i ttel 5 Å HÅNDTERE MOTSTAND SOM PROSESSLEDER  . . . . . . . . . . . . . 135 Hvor kommer motstanden fra?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Motstand mot hva? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Noen konkrete og enkle tips for å håndtere motstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

DEL 2 MODELLER FOR Å BESKRIVE PROSESSERS FASER OG OPPBYGGING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 kap i ttel 6 APPRECIATIVE INQUIRY OG 5D-MODELLEN: ANERKJENNENDE PROSESSLEDELSE MED INNOVASJON SOM MÅL  . . . . . . . . . . 154 Appreciative Inquiry – aksjonsforskning basert på anerkjennende tilnærming   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 5D-modellen: Anerkjennende prosessledelse med innovasjon som mål . . . . . . . . . . 166 Oversikt over spørsmålene og resultatene i de fem fasene i 5D-modellen  . . . . . . . 184

kap i ttel 7 KREATIVE PROSESSERS RYTME: ÅPNE – INTEGRERE – LUKKE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Åpne – den divergerende fasen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Integrasjonsfasen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Lukkefasen – den konvergerende fasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Prosessledelse.indd 4

2016-09-06 09:27:00

INNHOLD

Åpne – lukke – åpne – lukke – åpne – lukke … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Designtenkning – eksempel på en brukersentrert og kreativ tilnærming . . . . . . . . . 201 Hvordan henger de forskjellige modellene sammen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

kap i ttel 8 GJENNOMFØRING AV EN PROSESS I TI TRINN . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

DEL 3 METODER OG VERKTØY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 kap i ttel 9 METODER I PROSESSARBEID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Grunnlagsmetoder for deltakelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Gruppestørrelser og bruk av ulike metoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Storgruppemetodikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

kap i ttel 10 VERKTØY OG METODEBIBLIOTEK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Lage fokus for en prosess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Spinning  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Utvikling av fokusspørsmål (AI)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 A-B-C-D-E – snu fra problemfokus til mulighetsfokus (PP)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Problemtreet vs. styrketreet – snu fra problemfokus til positivt fokus (AI)  . . . 238 Oppstart av møter og prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Møteinnkallelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Velkommen – god møtestruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Grafisk handlingsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 Beste siden sist (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Bli kjent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Standpunktøvelse (også kalt forhandlingsrekke) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Visittkort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 Metoder for å skape en positiv og anerkjennende kultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Tre gode ting (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Styrkespotting (PP)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Anerkjennelsesrunde (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Lære av beste erfaringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Anerkjennende intervju – for å lære av gode erfaringer (AI)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Positiv kjernemappe – for kollektiv læring av gode erfaringer (AI)  . . . . . . . . . . . . . . . 266 Lappemetoden for kollektiv læring av gode erfaringer (AI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Metaforer for å sammenfatte læring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Prosessledelse.indd 5

2016-09-06 09:27:00

INNHOLD

Brukerinnlevelse og ny forståelse av tema og personer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Brukerferd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278 Blueprint: Kobling mellom bruker og tjenesteyter  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 «Reframing» – å tenke nytt om noe vi tar for gitt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Bytt plass og se verden gjennom andres øyne  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 Kontekst på fem nivåer – for å oppklare misforståelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Lage framtidsbilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Drøm – Utfordrende utsagn (AI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Framtidsfortellinger (AI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Mental framtidsreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Gåseegget – for å konkretisere et framtidsbilde (AI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Idéutvikling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Idémyldring («Brainstorm»)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Reformulere utfordringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Bryt mønstrene  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Personas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Lotusblomsten  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Videreutvikling av ideer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Idéalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Idémal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Avisforside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 Prototyper – scenariomaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Gruppering og vurdering av ideer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Idégruppering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Idévurdering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311 Mindlessness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Lage handlingsplaner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Veikart – en lystbetont handlingsplan (AI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Fem minutter igjen … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 Metoder for avslutning og evaluering av møter og prosesser  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Takknemlighetsøvelse (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Det beste med dagen–valuering (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 Check out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323 Evaluering av prosessflyten (PP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 Storgruppemetoder  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 World café . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Open Space  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Prosessledelse.indd 6

2016-09-06 09:27:01

INNHOLD

kap i ttel 11 HVORDAN SETTE SAMMEN METODENE TIL EN SAMMENHENGENDE PROSESS? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Metoder som passer i 5D-modellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Metoder som passer i Åpne-integrere-lukke-modellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Eksempler på noen større og mindre prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 REFERANSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Prosessledelse.indd 7

2016-09-06 09:27:01

FORORD

Jeg har skrevet denne boka fordi jeg ønsker å endre praksis. Håpet mitt er at flere prosesser og møter i arbeidslivet skal være livgivende, meningsfylte og effektive. Jeg har hatt gleden av å lede og være deltaker i veldig mange prosesser som har utløst begeistring og gode resultater og samtidig gitt en opplevelse av nærhet og fellesskap med de andre deltakerne i prosessen. Jeg tror det går an å strukturere menneskelig samhandling på måter som øker sannsynligheten for at flere får slike gode opplevelser og har forsøkt å samle kunnskapen om dette i prosesslederhåndboka. I siste del av boka vil du finne mange metoder og verktøy, og jeg har henvist så godt jeg kan til kilder og opphavspersoner for disse. Noen er ganske greie å henvise til fordi de har én opphavsperson, mens andre metoder har jeg eller andre i Lent enten utviklet selv eller videreutviklet på bakgrunn av inspirasjon fra bøker, kurs eller prosesser vi har vært med på. Dersom du vet om opphavet til noen av disse metodene og jeg ikke har referert korrekt til dem, send meg gjerne en e-post (pal@lent.no) så jeg kan få rettet opp! Og ønsker du å dele nye metoder eller verktøy så er du hjertelig velkommen til å dele på www.prosessverktøy.no! Det er mange mennesker som har bidratt til at boka er blitt til. Da jeg leste Kenneth Gergens bok Relational being, ble jeg minnet på at alt jeg skriver, tenker og sier har jeg lånt av noen. Det jeg skriver i denne boka har jeg erfart, lest eller hørt andre si før. Mitt bidrag er å sette det sammen på den måten jeg har gjort. Men også måten jeg velger å gjøre det på, har oppstått i møte med alt jeg har lært. Dermed er denne boka et produkt av mange personers

Prosessledelse.indd 8

2016-09-06 09:27:01

forord

bidrag over lang tid. Noen bidrag har selvsagt vært mer utslagsgivende enn andre. Daniel Nordlands illustrasjoner har gjort skriveprosessen lystbetont og morsom, mens redaktøren, Pål R. Johansen, har bidratt til at boka har fått struktur og retning. Tusen takk til Bjørn Hauger og Eivind Nilsen for viktige bidrag i teorikapitlene, takk til Oddne Dahle Lægreid for mye hjelp til kapitlet om prosesslederrollen og til Hogne Hareide og Tor Tanggaard for sparring underveis. En stor takk går også til alle mine andre kolleger i Lent for gode diskusjoner, innspill og inspirasjon underveis. Dere vet alle sammen at denne boka ikke ville ha blitt til uten dere. Jeg vil i tillegg benytte anledningen til å takke lærere og deltakerne på www.prosesslederstudiet.no og Appreciative Inquiry (AI)-studiet ved Høgskolen i Sørøst-Norge (www.usn.no/ai) og Arbeidsinstituttet i Buskerud de siste årene for gode samtaler og diskusjoner som har åpnet for mange nye refleksjoner om hvordan vi kan lede gode prosesser. Så vil jeg takke Marianne. Da jeg skrev ferdig boka mellom surfeøkter i Portugal, sendte jeg deg veldig mange takknemlige tanker. Du gir meg frihet, du tror på meg og jeg kjenner det. Takk! Til Mats og Mikkel – med ønske om at dere får mange opplevelser av å være i gode prosesser både i barnehage, skole, jobb og i livet for øvrig! Oslo, august 2016. Pål Tanggaard

Prosessledelse.indd 9

2016-09-06 09:27:01

KAPITTEL

INNLEDNING

Hvorfor denne boka? Jeg jobber i et firma som leder prosesser eller driver opplæring i prosessledelse til daglig. Ofte spør deltakerne i prosessene eller på kursene om vi kan «sende over noen ressurser» i etterkant. Det gjør vi alltid med glede, men det blir gjerne fragmenterte ressurser, og de er ikke alltid så brukervennlige og nyttige som vi ønsker. Med denne boka ønsker jeg å dekke det kunnskapsbehovet som mange har etterspurt. Jeg har samlet sentrale modeller, metoder og verktøy som jeg opplever spesielt anvendelig i den typen prosesser jeg ofte leder, kreative prosesser og møter som har til hensikt både å skape resultater og bygge gode relasjoner i en gruppe. I tillegg finner du relevant teori som gir forståelse av hva som skal til for å lede gode prosesser, samt å kunne velge mellom de ulike metodene, modellene og verktøyene. I et samfunn som i økende grad er basert på utnyttelse av kunnskap, vil en organisasjons verdi- og livsgrunnlag være avhengig av evnen til å mestre komplekse prosesser, omstille seg hurtig og anvende medarbeidernes ressurser for å oppnå sine mål. Kompetanse i prosessledelse øker muligheten for at enkeltpersoner og team sammen kan ha meningsfulle samtaler, generere nye ideer, realisere mål og virkeliggjøre visjoner og verdier. Hensikten med denne boka er å svare på følgende spørsmål: Hvordan kan vi lede prosesser som utløser potensialene til de involverte og skaper resultater som overgår våre forventninger?

Prosessledelse.indd 10

2016-09-06 09:27:01

Spørsmålene vi stiller, endrer den virkeligheten vi blir en del av. Innledningsspørsmålet som stilles i denne boka sikter høyt, og målet er at du får flere ideer, metoder og verktøy til å kunne lede prosesser på måter som utløser potensialer og skaper begeistring og bedre resultater enn forventet. Det enkle svaret på spørsmålet er at alle bidrar med sitt beste for å samskape resultater. Alle – jeg tror på bred deltakelse – alle som blir berørt, bør involveres på en eller annen måte, enten gjennom direkte eller indirekte representasjon. Bidrar – det handler om å legge til rette for at den enkelte kan, har lyst til å og tør delta. Sitt beste – skal den enkelte virkelig bidra til å utgjøre en forskjell på resultatet, må vi legge til rette for at den enkelte kan bidra med sitt beste og på sitt beste. Samskape – prosessledelse handler om å få mennesker til å skape noe sammen som de ikke kunne ha skapt alene. Resultater – all prosessledelse skal bidra til å skape bærekraftige resultater på måter som gjør at de involverte har lyst til å realisere skrittene på vei mot resultatene. For mange har et møte, et seminar, en konferanse eller en prosess vært vellykket dersom de har klart å enes om noen mål og i hvilken retning de vil gå, men det handler også om det som skjer etter møtet. Ønsker de involverte virkelig å bidra på veien til å skape resultatene i etterkant av møtet eller prosessarbeidet?

Prosessledelse.indd 11

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

Hvem er boka skrevet for? • Mennesker som leder møter og prosesser der målet er å skape resultater gjennom aktiv deltakelse fra de involverte. • Prosjektledere som har en god verktøykasse med prosjektmetodikk, men som savner gode måter å håndtere de menneskelige relasjonene i prosjektet på – altså utløse potensialene til dem som skal skape prosjektets ønskede resultater. • Ledere og mellomledere som ønsker å forstå mer av hvordan de kan utøve involverende og relasjonell ledelse i praksis. • Mennesker som jobber med forskjellig metoder for kontinuerlig læring og forbedring på arbeidsplassen, for eksempel Lean, Smidig (Agile), Scrum. 6 sigma osv., og som ønsker en bredere forståelse for prosessledelse som fag, hva som ligger i prosesslederrollen og hvordan ta i bruk styrkebaserte tilnærminger i disse metodene.

Prosessledelse.indd 12

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

• Mennesker med forståelse for prosessledelse, men som mangler den styrkebaserte forståelsen. Og vice versa: • Mennesker med forståelse for den styrkebaserte tankemåten, men som mangler ferdigheter i prosessledelse. • Studenter innen organisasjon- og ledelsesfag som ønsker en forståelse for hvordan de kan lede involverende og kreative prosesser.

Oversikt over bokas elementer Hovedtyngden i denne boka ligger på praktiske metoder, verktøy og modeller fordi den skal bidra til å styrke praksis. Samtidig kan praktiske verktøy uten forståelse føre galt av sted. Derfor har jeg både skrevet om hva prosessledelse og prosesslederrollen innebærer, samt at jeg presenterer teori og noen prinsipper som kan hjelpe deg med å ta gode valg i planlegging, gjennomføring og evaluering av prosesser. Teori og forskning gir oss støtte for valgene våre og kan sette oss på sporet av nye prinsipper, modeller og metoder. Jeg gir derfor et innblikk i teori som har vært formende for min forståelse av dette feltet. Grunnleggende antakelser og overordnede prinsipper

Metoder og verktøy

Prosessledelse i praksis

Teori og forskning

Modeller

Etter inspirasjon fra Brun og Ejsing (2010)

De overordnede prinsippene bygger på grunnleggende antakelsene. Antakelser vi har om mennesker, relasjoner, samarbeid og organisasjoner gir oss noen briller som vi ser verden med og som blir styrende for vår måte å lede prosesser på. Vi kan være mer eller mindre bevisste om våre egne antakelser. På bakgrunn av våre antakelser kan vi utlede noen prinsipper.

Prosessledelse.indd 13

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

Et prinsipp brukes i betydningen grunnsetning, en grunnleggende setning for tenkning eller handling. Modeller viser et forenklet bilde av noen sammenhenger i forståelsen av prosessers mulige utvikling og faser. Teori og forskning gir forståelse og støtte for bruk av modellene, metodene og verktøyene. Metoder og verktøy er det som blir mest synlig i praksis – det deltakerne blir «utsatt for». Med metoder mener vi de interaksjons- og arbeidsmåtene deltakerne i en prosess blir invitert inn i, for eksempel gruppearbeid, parsamtaler, sirkel eller liknende i ulike kombinasjoner. Med verktøy mener vi de artefaktene eller det materiellet som blir brukt for å understøtte prosessen, for eksempel bordduker av papir med spørsmål som deltakerne skal fylle ut. Når du driver prosessledelse i praksis, kan et bevisst forhold til dine egne grunnleggende antakelser om prosessarbeid kombinert med forståelse for teori hjelpe deg med å velge gode modeller, metoder og verktøy når du planlegger og leder prosesser.

Prosessledelse.indd 14

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

En måte å beskrive forskjellen på disse elementene er å si at verk tøyet er hammeren, metoden er måten vi svinger hammeren på og modellen er tegningen over huset vi skal bygge. Så bruker vi teori og forskning for å velge riktige materialer og måter å sette dem sammen på. Vår grunnleggende antakelse er at mennesker trenger et sted å bo.

Hvordan bør boka leses? Boka består av tre deler. Del 1 gir en introduksjon til hva prosessledelse er og prinsipper for god prosessledelse. For lesere som ønsker å forstå mer av det teoretiske grunnlaget som boka bygger på, kan teorikapitlet være av interesse. Dersom du bare er på jakt etter praktiske tips, kan du hoppe over teorikapitlet. I del 1 får du også forståelse for hva som ligger i prosesslederrollen, og hvordan du kan planlegge gode, kreative og involverende prosesser. I del 2 presenteres to modeller. Den ene modellen, 5D-modellen, er en aksjonsforskningsmodell som bygger på Appreciative Inquiry (AI). Modellen gir en forståelse for hvordan du kan tenke oppbygging av en prosess som bruker AI-tilnærming. Den andre modellen heter Åpne-Integrere-Lukke og er en modell som viser typiske faser i en kreativ prosess. Her får du også et eksempel på bruk av Design Thinking som metode. Del 2 ender med en illustrasjon som hjelper deg med å huske sentrale elementer i planlegging og gjennomføring av en prosess. Del 3 er dedikert til metoder. Denne delen starter med å gi en forståelse for grunnlagsmetoder for deltakelse i prosesser. Deretter følger et metode bibliotek der du kan finne eksempler på metoder som passer til forskjellige formål. Del 3 ender med å vise hvordan ulike metoder kan settes sammen til en full 5D-prosess og Åpne-Integrere-Lukke-prosess, inkludert noen eksempler.

Prosessledelse.indd 15

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

Gode spørsmål er kjernen i å få til gode prosesser. Derfor er de fleste spørsmålene markert med dette symbolet i margen, slik at de skal være lette å få øye på.

Bruk av prosessledelse i Patentstyret Jeg søkte aktivt etter kompetanseheving på prosessledelse fordi jeg så at det var et stort behov for bedre resultater og utbytte av de prosessene og prosjektene som ble kjørt internt i virksom heten. Ofte ble det kjørt prosesser der formålet var uklart, invol veringen var lite planlagt og selve gjennomføringen ble tatt på sparket. Ingenting galt i å ta ting på sparket, så lenge du som prosessleder er trygg på at det bringer deg mot målet. Og det har økt kompetanse i prosessledelse gitt meg: En trygghet og fleksibi litet som prosessleder fordi jeg har fått bedre forståelse for alt det som faktisk foregår i møter mellom folk. Jeg har fått innsikt i og testet ut en rekke praktiske verktøy og metoder som skaper mer effektive prosesser. Dette har gitt meg som prosessleder mange strenger å spille på – både i planleggingen av prosessene, men også i øyeblikket dersom prosessen krever det. Jeg kan nevne mange verktøy som har vært nyttige for meg; lotusblomst, anerkjennende intervju, ulike idémyldringsteknik ker etc., men jeg vil særlig trekke prosessplanleggeren og den styrkebaserte tilnærmingen som har vært med meg de siste årene. Den har bidratt til at jeg nå planlegger prosesser mer hel hetlig og strukturert enn tidligere. Jeg er mer bevisst på vinklin gen på formålet og hvilke spørsmål jeg skal stille både før og underveis i prosessen for å bringe gruppen mot målet. Å ta utgangspunkt i det som fungerer, i suksesshistoriene til del takerne og i drømmene har vært viktig for å skape engasjerende prosesser med konkrete forbedringsforslag som resultat.

Prosessledelse.indd 16

2016-09-06 09:27:01

INNLEDNING

Det er utrolig givende å få jobbe med å utløse det beste i folk og slik bidra til å skape engasjement, kreativitet, læring og gode resultater! Hilde Jordan, seniorrådgiver HR, Patentstyret

Prosessledelse.indd 17

2016-09-06 09:27:01