NIJAZ ALISPAHIĆ Agencija QS, Sarajevo quality@bosna.ba EDUARD KINČIĆ NERMIN ZUBČEVIĆ BELMA DURAKOVIĆ Bosnalijek d.d. Sarajevo qa@Bosnalijek.ba
EDUKACIJA ZAPOSLENIKA– STABILAN I DJELOTVORAN PROCES Ključne riječi: standardi, interna edukacija, GMP, ISO 9001:2000, ISO 14001, kompetentnost, evaluacija Sažetak Rad predstavlja studiju slučaja kompanije Bosnalijek po pitanju interne edukacije zaposlenika o smjernicama GMP (Good Manufacturing Practice), o standardima ISO 9001:2000 i ISO 14001. U tekstu ćemo dati prikaz metodologije izvođenja edukacije a također ćemo navesti i određene brojčane pokazatelje kao ilustraciju ovih aktivnosti. Cilj edukacije je povećati fundamentalni nivo znanja, podići nivo svijesti o značaju standarda, uvesti standarde u svakodnevnu praksu, osvježavati znanja, motivirati zaposlenike itd. Top management Kompanije dobije godišnji izvještaj o edukacijama koji je jedan od ulaznih podataka za analizu postojećih i očekivanih potreba za kompetentnošću, te za komparaciju sa kompetentnošću koja već postoji u organizaciji. Nadalje, pokazaćemo značaj interne edukacije zaposlenika i dati prikaz uočenih trendova. Posebno ćemo prikazati kritičku refleksiju na dosadašnje iskustvo u edukaciji, te na poduzete preventivne i korektivne mjere.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
1. UVOD Farmaceutska industrija je veoma kompleksna grana industrije u kojoj se, tehnologija, direktive, smjernice veoma često osavremenjuju. Ići u korak sa zahtjevima takve industrije znači kontinuiranu edukaciju koja obavezuje na primjenu naučenog odmah. Dakle, specifične edukacije su samo djelomično osvježavanje znanja (refreshing), a u globalu su primjena naučenog za koju je dozvoljeno kratko vrijeme implementiranja prije nego postane i zvanično zahtjev ili direktiva. GMP (DPP) = Good Manufacturing Practice (Dobra proizvodna praksa) predstavlja skup pravila koji su bazni za farmaceutsku industriju. U većini zemalja svijeta GMP smjernice su zakonska obaveza. Takav je slučaj i sa Hrvatskom i BiH. Dobra proizvodna praksa veoma uopšteno posmatra određenu problematiku. Specifičnosti GMP se dorađuju putem određenih direktiva što znači da rad u farmaceutskoj industriji podrazumijeva pored GMP i rad po velikom broju specifičnih direktiva. Primjer direktiva jesu direktive FDA (Food and Drug Administration) koje se moraju primjeniti i ispoštovati ako kompanija želi izvoziti na tržište SAD. GMP zahtjev je da osoblje koje radi u farmaceutskoj industriji mora biti educirano i da mora postojati dokumentacija o edukaciji i obnavljanju znanja iz oblasti GMP. Bosnalijek je certificirajući sistem prema standardu serije ISO 9001:2000 i dopunivši ga certificiranjem po ISO 14001, prepoznao u ISO standardima edukaciju kao veoma bitan zahtjev. Sve edukacije u Bosnalijeku su podijeljene na obavezne edukacije za novozaposleno osoblje, zakonom predviđene edukacije (zaštita na radu, protivpožarna zaštita itd.), edukacije prema GMP smjernicama, edukacije prema zahtjevima ISO standarda, kao i treninzi sa ciljem usavršavanja znanja za obavljanje pojedinih zadataka. Odgovornost za GMP edukacije u Bosnalijeku je na sektoru Upravljanje kvalitetom i upravljanje okolinom. 2. CILJ EDUKACIJA Cilj edukacija jeste povećati fundamentalni nivo znanja, podići nivo svijesti o značaju smjernica i standarda, uvesti standarde u svakodnevnu praksu kao i osvježavanje stečenog znanja. 3. METODOLOGIJA Za svaku godinu unutar godišnjeg plana, sektor Upravljanje kvalitetom i upravljanje okolinom napravi plan i program internih i eksternih edukacija. Eksterne edukacije vode vanjski eksperti za različite oblasti, a interne edukacije vode zaposlenici Sektora. Za potrebe interne edukacije Sektor je preko svjetski priznatog edukativnog cenra Micron International Training nabavio edukativne materijale u formi DVD filmova i popratnih materijala (tekst filma, testovi itd). Sve edukacije se održavaju u edukacionoj sali u zgradi UK i UO koja je opremljena svim potrebnim tehničkim i programskim pomagalima. Prije početka ciklusa edukacije na planirane GMP teme, zaposlenicima su predstavljeni Politika i ciljevi organizacije, planirani razvoj Kompanije i zadaci koji nas očekuju u narednom periodu po strateškim ciljevima Kompanije.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
U toku svake edukacije, zaposlenicima se prikaže kratki film iz oblasti edukacijske teme, potom im se podijeli rezime, kao i test sa pitanjima vezanim za odslušanu edukaciju. Testom se provjerava stečeno znanje svih zaposlenika koji pohađaju edukaciju, a onima koji uspješno urade test dodjeljuju se odgovarajući certifikati. Sami testovi razlikuju se po kriterijumima ocjenjivanja -- kriterij za ocjenjivanje rukovodioca (direktori sektora, rukovodioci odjeljenja, magacina, laboratorija, optimizatori posla, poslovođe, visoka i viša stručna sprema) dužni su ostvariti rezultat u visini od najmanje 90 posto urađenog testa, a kriterij za ocjenjivanje ostalih zaposlenika je u visini od najmanje 80 posto urađenog testa. Svi zapisi o edukaciji trajno se čuvaju u sektoru UK i UO i čine neophodnu GMP dokumentaciju i dokumentaciju po standardima serije ISO 9001:2000, 9004:2001, 14001. Ova dokumentacija je predmet vanjskih inspekcija, a posebno treba naglasiti da su auditori Holandskog Ministarstva zdravstva tokom GMP inspekcije u Bosnalijeku kao i auditori SGS-a dali visoke ocjene edukacijama i postignutim rezultatima. Obavljeno testiranje nakon edukacije, te evaluacija i statistička obrada podataka su u funkciji praćenja (monitoringa) stečenog znanja. Naime, poštujući tačke standarda koji se primjenjuju u Bosnalijeku, osoblje koje obavlja radove koji utiču na kvalitet proizvoda mora biti kompetentno, a sama kompetentnost se bazira na edukaciji, obučavanju, vještinama i iskustvu. Nakon svake edukacije, sektor UK i UO izradi izvještaj u kojem su sumirani rezultati testiranja, te grafički predstavljeni rezultati prolaznosti zaposlenika na testu, kako po sektorima, tako i po kategorijama stručnosti. Direktori sektora analiziraju ove podatke i predlažu korektivne mjere.
4. NAŠA EVALUACIJA Prva edukacija i testiranje koji su organizirani bili su na temu Vaši prvi dani na poslu sa GMP kojom smo izmjerili nivo znanja zaposlenika po sektorima i stručnoj spremi a što je korišteno kao pokazatelj za određivanje obima i nivoa daljnih GMP edukacija. Evaluacija rezultata urađenih testova nakon ovog tzv. nultog stanja, pokazala je da je svega 62,6 % od ukupnog broja zaposlenika prošlo veoma jednostavan test. Na osnovu ovakvih pokazatelja opredjelili smo se za obim od 11 stručnih GMP edukacijskih tema koje će biti obavljene u ovom prvom ciklusu edukacija. Nakon ove polazne, nulte edukacije, do danas smo obavili još četiri edukacije. Rezultati kao i uočeni trendovi su predstavljeni u nastavku rada. Svi rezultati su prikazani u odnosu na rezultate nulte edukacije što nam i jeste polazna tačka za mjerenje.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Tablica 1. Ukupno prisustvo zaposlenika iz svih sektora po edukacijskim temama redni broj
naziv edukacijske teme
planirani broj zaposlenika
prisustvalo
%
nije prisustvovalo
%
0.
Vaši prvi dani na poslu sa GMP
247
243
98,4
4
1,6
1.
Razumijevanje GMP
247
210
85,0
37
15,0
2.
GMP propisi o higijeni osoblja
240
212
88,3
28
11,7
3.
Procedure i tehnike čišćenja
229
210
91,7
19
8,3
4.
Osnovna kontrola kontaminacije
244
222
90,9
22
9,1
1207
1097
90,9
110
9,1
UKUPNO za sve edukacije
9.1% nije prisustvovalo edukaciji
90.9% prisustvovalo edukaciji
Grafikon 1. Ukupno prisustvo zaposlenika svih sektora na svim edukacijama
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Tablica 2. Ukupna prolaznost zaposlenika iz svih sektora po edukacijskim temama edukacijske teme
0.
1.
2.
3.
4.
procenat zaposlenika koji je zadovoljio na edukaciji
62,6
93,8
91,5
89,1
88,3
% prolaznosti
93.8%
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
91.5% 89.1% 88.3%
62.6%
"nulta" edukacija prva edukacija druga edukacija treća edukacija Ä?etvrta edukacija
Grafikon 2. Ukupna prolaznost zaposlenika iz svih sektora po edukacijskim temama Na grafikonu 3 dat je prikaz rasta procenta prolaznosti nakon nulte edukacije. Plava linija predstavlja liniju trenda. 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
93.8%
91.5%
89.1%
88.3%
62.6%
0.
1.
2.
3.
4.
Grafikon 3. Rast ukupne prolaznosti
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Tablica 2. Ukupna prolaznost zaposlenika po kategorijama struÄ?nosti i edukacijskim temama edukacijske teme procenat rukovodilaca koji su zadovoljili na edukaciji procenat ostalih zaposlenika koji su zadovoljili na edukaciji
100.0% 90.0% 80.0% 70.0% 60.0% 50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0%
0.
1.
2.
3.
4.
62,5
97,3
93,0
96,9
63,6
62,6
91,9
91,0
85,6
98,7
rukovodioci ostali zaposlenici
Grafikon 4. Prikaz rasta/pada procenta prolaznosti rukovodilaca i ostalih zaposlenika
100.0% 90.0% 80.0% 70.0% 60.0% 50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0%
rukovodioci ostali zaposlenici
Grafikon 5. Uporedba linija trenda prolaznosti rukovodilaca i ostalih zaposlenika
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
5. ZNAČAJ INTERNE EDUKACIJE Ono što je iznenadilo jeste činjenica da je unutar Kompanije edukacija razvila jedan vid takmičarskog duha među zaposlenicima. Naime, zaposlenici koji bi na testiranju pokazali najbolje rezultate, bili bi pohvaljeni u internom glasilu Bosanlijeka. S druge strane, imena zaposlenika koji nisu zadovoljili na testu nisu bila dostupna direkorima odgovarajućih sektora. U izvještajima direktorima navodili smo samo brojčane vrijednosti po kategorijama stručnosti i po pojedinim sektorima odnosno odjeljenjima. Zaposlenicima smo ovim putem dali mogućnost da sami provjere vlastitu uspješnost. Istovremeno, sa onima koji nisu zadovoljili na testu, a pokazali su zainteresiranost, radili smo i razgovore o pitanjima na kojima nisu pokazali dobre rezultate. Ovakvim radom smo, nakon nulte edukacije sa veoma lošim rezultatima, već na sljedećoj edukaciji imali vidan napredak i zainteresiranost zaposlenika. Pored ovakve vrste korektivne mjere gdje zaposlenici sami traže analizu rezultata i pomoć pri pitanjima koja su nedovoljno savladana, nakon prve edukacije dobili smo i jedan prijedlog od sektora Proizvodnja, koji je ujedno i najbrojniji sektor na edukaciji. Prijedlog je potekao od radnika koji su tražili da im se rezime o edukacijskoj temi koju trebaju slušati dostavi prije edukacije da bi se mogli ranije pripremiti. Prijedlog je naravno usvojen i svima koji to žele rezime se dostavlja prije same edukacije. Za zaposlenike koji nisu prisustvovali edukacijama kao i za one koji nisu zadovoljili na testovima, organizirati će dodatne edukacije i testiranje.
6. BUDUĆI RAD Nakon što evaluiramo sve ulazne podatke, nakon održanih 11 edukacijskih tema koliko smo za ovaj ciklus planirali, napravićemo matricu kompetentnosti zaposlenika. Matricu kompetentnosti zaposlenika iz ove oblasti ćemo dostaviti menadžeru ljudskih potencijala Bosnalijeka što će omogućiti uvid u obučenost i kompetentnost. Bitno je naglasiti da se paralelno sa procesom edukacije u Bosnalijeku odvija i segment interne GMP inspekcije koja između ostalog za predmet inspekcije ima i provjeru primjene ovog stečenog znanja na radnom mjestu. Posao interne GMP inspekcije obavlja interni inspektor koji je zaposlenik sektora Upravljanje kvalitetom i upravljanja okolinom.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI