Jadranka Belinić-Gak, Jasna Špoljar Kasabašić, Nada Jambrec, Hrvoje Raukar, Zoran Nikolić INA-Industrija nafte, d.d. Zagreb jadranka.belinic-gak@ina.hr, jasna.spoljar@ina.hr, nada.jambrec@ina.hr , hrvoje.raukar@ina.hr, zoran.nikolic@ina.hr
PROJEKT IZGRADNJE INFORMACIJSKOG SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA INA, d.d.
Sažetak U radu se opisuju rješenja i očekivane koristi od elektronskog načina upravljanja bazama dokumenata u INA, d.d. Nabavljeni su softveri koji funkcioniraju na principu intraneta, što omogućuje dostupnost dokumenta svakom zaposleniku INA, d.d. koji može pristupiti informatičkoj mreži. Softver za upravljanje dokumentima i sadržajem («document and content management») omogućuje pohranu elektroničkih oblika dokumenata (kao i novih verzija tih dokumenata) i njihovih obilježja. Dokumenti se mogu pretraživati na osnovu riječi iz teksta i obilježja. Svakoj grupi dokumenata, odnosno pojedinom dokumentu, određeno je pravo pristupa na osnovu korisničkog imena («username»). Nabavljeni softver za podršku procesima («workflow» alat) omogućuje informatizirani proces izrade dokumenata sustava upravljanja poslovanjem. U radu se prikazuju dobrota i isplativost korištenja suvremene informacijske tehnologije što je jedan od preduvjeta efikasnog sustava upravljanja poslovanjem. Ključne riječi: Dokument, informatička baza dokumenata, upravljanje dokumentima, sustav upravljanja poslovanjem, intranet, softver.
UVOD Potreba sustavnog, jedinstvenog i jednoznačnog upravljanja svim vrstama dokumenata na svim razinama, trend u suvremenim tvrtkama, među koje i INA, d.d. želi biti svrstana, te mogućnosti informatičke tehnologije rezultirali su projektom razvoja novog informatičkog sustava za upravljanje dokumentima INA, d.d. Ciljevi i svrha ovog projekta bili su slijedeći: - stvoriti informatičke baze dokumenata sustava upravljanja poslovanjem u INA, d.d. čime će se ostvariti potpora upravljačkoj funkciji na osnovu pregledno i na suvremen način «složene» dokumentacije - obaviještenost, ažurnost i dostupnost dokumenata za sve zaposlenike - definiranje jedinstvenih postupaka izrade, odobrenja, distribucije, korištenja i čuvanja dokumenata - omogućiti informatičku podršku gore navedenim postupcima te tako ubrzati vrijeme donošenja novih dokumenata te razviti sustav upravljanja dokumentima bez korištenja velikih količina papira (worklow) - svi softveri trebaju funkcionirati na principu intraneta. REALIZACIJA I REZULTATI PROJEKTA Informatičke baze dokumenata Informatičke baze dokumenata sustava upravljanja poslovanjem obuhvaćaju baze obvezujućih dokumenata, obrazaca i zapisa za koje postoji potreba informatičke evidencije. Navedene baze se nalaze i dostupne su u sustavu intraneta tvrtke. Softver za upravljanje dokumentima i sadržajem («document and content management»), kroz koji se izgrađuju baze dokumenata, omogućuje stvaranje informatičkih baza elektronskih oblika dokumenata te njihovih obilježja. Naime, dokumenti su u bazama podijeljeni prema svojim vrstama-kategorijama: - priručnici - postupci - norme - opći akti - itd.
Za svaku navedenu vrstu određena su karakteristična obilježja (atributi) koja čine «osobnu kartu» dokumenta, kao npr.: - datum donošenja - datum primjene - broj dokumenta - vrsta dokumenata - ključne riječi - donositelj - itd. Preko jednog od navedenih obilježja, odnosno njihovih kombinacija, moguće je pretraživanje dokumenata (npr.: «interesiraju me svi opći akti doneseni nakon 15.09.2002. i to samo oni koji su doneseni u određenom dijelu INA, d.d.»). Obilježja, koja se upisuju prilikom unosa dokumenata u baze, dijele se na ona čije se vrijednosti upisuju preko tastature i ona čije se vrijednosti odabiru među ponuđenim vrijednostima iz padajućeg izbornika (npr. vrste dokumenata, procesi, donositelj, …). Kako se ujedno radi o softveru za upravljanje sadržajem, moguće je pretraživanje prema riječima koje se nalaze u tekstu dokumenata. Dokumentima koji se nalaze u informatičkim bazama korisnici pristupaju na osnovu korisničkog imena i lozinke. Pored dokumenata koji nemaju ograničenje pristupa i kojima mogu pristupiti svi zaposlenici, postoje dokumenti i grupe dokumenata kojima mogu pristupiti samo određeni korisnici ili grupe korisnika. Do sada su realizirane baze normativnih dokumenata (opći akti i INA norme) te je istima određena dostupnost. Osim što je višestruko smanjena potrošnja papira, ovime je osigurana ažurna baza važećih obvezujućih dokumenata te tako znatno smanjena vjerojatnost korištenja dokumentima koji su stavljeni izvan snage. Želimo također naglasiti i prestanak klasične kontrolirane distribucije dokumenata slanjem papirnatih fotokopija. U tijeku je daljnji razvoj sustava informatičkih baza kojima će se obuhvatiti svi dokumenti sustava upravljanja poslovanjem tvrtke, uključujući i stvaranje korporacijske baze obrazaca. Workflow alat Softver za podršku procesima (workflow alat), omogućuje informatizirani proces izrade i donošenja dokumenata sustava upravljanja poslovanjem. Prvo se kreće s njegovom primjenom na postupak nastajanja INA normi. Za konkretnu primjenu i prilagođavanje korisnicima bilo je potrebno izvršiti dodatno programiranje. Kroz softver se projektiraju procesi izrade dokumenata s definiranim aktivnostima i njihovim izvršiteljima. Za vrijeme odvijanja procesa svakom izvršitelju putem informatičke mreže dolazi aktivnost s opisom izvršenja (npr. unos primjedbi i prijedloga na predloženi tekst dokumenta). Aktivnosti se može dodijeliti rok za izvršenje.
Korištenjem takvog alata skraćujemo vrijeme izrade dokumenta, pogotovo što će se sastanci članova tima održati samo kad to bude neophodno. Kroz softver se pohranjuje i grupira sva dokumentacija (odluke, imenovanja, radni materijal, primjedbe, ...) nastala u procesu izrade dokumenta. Ista je pregledno “složena” bez korištenja papira i registratora te dostupna svim zaposlenicima koji sudjeluju u procesu. Preduvjeti i rezultati projekta Pored preduvjeta za realizaciju projekta u obliku opisanih softvera i njihovog projektiranja za konkretnu primjenu, trebalo je izraditi primjerene upute za rad s bazama dokumenata te provesti širu edukaciju zaposlenika. Također, rukovodstvo INA, d.d. donijelo je potrebne dokumente kojima se formalizira način informatičkog upravljanja dokumentima INA, d.d. Projekt je podijeljen na podprojekte prema vrsti dokumenata na koje se odnosi. Za svaki podprojekt imenovani su timovi sastavljeni od zaposlenih iz raznih funkcija tvrtke: razvoj, informatika, pravni i komercijalni poslovi. Naravno, u cijelom tijeku realizacije projekta neophodna je stalna podrška poslovodstva. Uz prelazak na suvremeni informatički način upravljanja dokumentacijom, kao poslovnu korist projekta, navodimo slijedeće: -
osigurana je potpora upravljačkoj funkciji jedinstveni i suvremeni postupci upravljanja dokumentima propisani su načini identifikacije pojedinih zapisa smanjeni su troškovi.