KATARINA GAŽI-PAVELIĆ Podravka d.d., Koprivnica katarina.gazi@podravka.hr
UPRAVLJATI KVALITETOM PROJEKTA Sažetak Tvrtke koje su uspostavile sustav kvalitete moraju procese upravljanja projektima uskladiti sa već postojećim sustavom. Naime, upravljanje projektima važan je dio upravljanja kvalitetom, već i zbog toga što se većina sustava kvalitete, bilo oni prema zahtjevima ISO normi, bilo oni tipa Six Sigma, implementira ili poboljšava kroz projekte. Usprkos tome, funkcionalna cjelina koja je u tvrtki zadužena za upravljanje projektima ne smatra da je kvaliteta, osim one koja se odnosi na krajnji rezultat projekta – proizvod ili usluga – važna za samo odvijanje projekta. No, da upravljanje bilo kojim projektom bude uspješno, neophodno je u projekt ugraditi zahtjeve kvalitete, a to olakšavaju smjernice za upravljanje kvalitetom u projektu, ISO 10006:2003, kao i vodič kroz upravljanje projektima sastavljen od strane PMI. Ključne riječi: kvaliteta projekta, upravljanje kvalitetom, upravljanje projektima. 1. UVOD Upravljanje projektima već duže vrijeme plijeni pažnju istovjetnu onoj koja je poslovni svijet zaokupljala prije 10-ak godina vezano na upravljanje kvalitetom. Tvrtke su zaključile da će im biti lakše i jednostavnije pratiti, usklađivati i nadzirati poslovanje preko projekata. Organizacijske sheme užurbano ucrtavaju dodatnu kućicu s nazivom PMO – ured za upravljanje projektima. Ovaj ured trebao bi biti ljevak u koji ulaze deseci različitih ideja za projekte, a izlaze samo odabrani projekti za koje je moguće osigurati sve potrebne resurse i koji će dati određene tražene rezultate. No, upravljati projektom nije jednostavno, naročito ako voditelji projekata nemaju dovoljno znanja iz tog područja, već su prisiljeni učiti „u hodu“. Dodatni problem javlja se u organizacijama u kojima je već implementiran neki od sustava upravljanja kvalitetom, bilo prema zahtjevima ISO 9001, bilo na primjer Six Sigma. Problem nastaje prvenstveno stoga što PMO ne povezuje upravljanje kvalitetom s upravljanjem projektima. Obično se, u početku, smatra da su dva sasvim razdvojena i različita sustav. Vrlo brzo postaje jasno da su oba sustava itekako povezana, te da je upravljanje projektima sastavni dio upravljanja kvalitetom, baš kao što je i upravljanje kvalitetom sastavni dio upravljanja projektima. Za što bolje poslovne rezultate organizacija mora integrirati ove sustave. Korist će biti više nego velika, kako za poboljšanje sustava kvalitete, tako i za uspješnost svakog pojedinog projekta. Smjernice i pomoć kako najbolje izvršiti ovu integraciju nalaze se u ISO 10006:2003 i vodiču kroz upravljanje projektima koje je sastavio Project Management Institute.
2. SMJERNICE ZA UPRAVLJANJE KVALITETOM U PROJEKTU – ISO 10006:2003 Norma ISO 10006:2003 daje smjernice za sve zahtjeve kvalitete koji izravno utječu na projekte. Primjenjiva je na potpuno različite projekte, a cilj joj je ugradnja i sustavno održavanje kvalitete u projektima. Prvenstveno je namijenjena organizacijama koje već imaju implementiran sustav upravljanja kvalitetom prema zahtjevima ISO 9001:2000 i žele biti sigurne da se upravljanje projektima odvija u okviru zahtjeva norme. Značajni argument za primjenu ove norme također je i veličina projekta. Naime, veliki projekti koji zahtijevaju znatne resurse, dugo traju i izloženi su velikim rizicima, moraju biti iscrpno dokumentirani, traže visoki stupanj sljedivosti i kontrole svake pojedine faze. ISO 10006:2003 ne određuje kako upravljati projektom, već savjetuje kako ugraditi kvalitetu u procese vođenja projekta, upravo kao što ISO 9004 savjetuje kako poboljšati procese koji se odnose na proizvod projekta. Smjernice u normi ISO 10006:2003 temelje se na principima upravljanja kvalitetom kako je to određeno u normi ISO 9000:2000. To se prvenstveno odnosi na slijedeće principe: -
Usmjernost na kupca/ korisnika Uključenost zaposlenika Procesni pristup Stalno poboljšanje
Ugradnja principa upravljanja kvalitetom u projekte odnosi se na kvalitetu projektnog procesa i proizvoda procesa, tj. dobvenog rezultata. S obzirom da norma ISO 10006:2003 daje samo smjernice, njezina implementacija i primjena ne podliježu zasebnoj certifikaciji. Uobičajen je zajednički audit ISO 9001 i ISO 10006 koji vrše za to osposobljeni auditori. 2.1. Procesni pristup ISO 10006:2003 preporuča procesni i sustavni pristup planiranju projekta u svrhu postizanja zacrtanih ciljeva. Projekti su definirani kao procesi, te se njima mora upravljati kao procesima, a ne kao međusobno manje ili više nepovezanim zadacima projektnog tima. Tako shvaćeni i vođeni procesi imaju veću vjerojatnost uspjeha jer se njima upravlja prema unaprijed utvrđenim zahtijevima kvalitete. Procesni pristup ISO 10006:2003 omogućio je identifikaciju dviju osnovnih grupa procesa: procese koji se odnose na proizvod projekta i procese koji se odnose na upravljanje samim projektom. U slijedećoj tabeli navedeni su procesi na koje usmjerava ISO 10006:2003, te njihovo praktično značenje za vođenje projekta.
Tablica 1: Procesi projekta Naziv
Značenje
Strateški proces
Planiranje i uspostava sustava upravljanja kvalitetom zasnovanog na 8 principa upravljanja kvalitetom
Procesi koje se odnose na resurse
Utvrđivanje, procjena i dinamičko planiranje potrebnih resursa. Pomažu u utvrđivanju sveukupnih problema koji bi se mogli pojaviti u logistici, opremi, financijama, informatičkom sustavu, materijalima, ljudima, uslugama i dr.
Procesi koje se odnose na osoblje
Njima se determinira kvaliteta i uspjeh projekta. Cilj im je stvoriti okolinu poticajnu za učinkovit i efikasan rad osoblja.
Procesi koje se odnose na upravljanje međuzavisnostima
Procjena zahtjeva korisnika/ naručioca i ostalih zainteresiranih strana, definiranje plana upravljanja projektom shodno ovim zahtjevima i ciljevima. Upravljanje interakcijama, promjenom, zatvaranjem projekta i povratnim iformacijama o rezultatu projekta.
Procesi koje se odnose na proizvod/ rezultat projekta
Opis proizvoda projekta, njegovih svojstava, aktivnosti koje će se provoditi kako bi se ostvario cilj projekta, te načina na koji će se rezultati mjeriti i procjenjivati.
Procesi koje se odnose na vrijeme
Utvrđivanje povezanosti i trajanja aktivnosti, te osiguranje izvršenja projekta u predviđenom vremenu
Procesi koje se odnose na troškove
Planiranje troškova i upravljanje troškovima u cilju odvijanja projekta unutar planiranog budžeta.
Procesi koje se odnose na komunikaciju
Lakša izmjena potrebnih informacija neophodnih za realizaciju projekta. Pravovremeno i prikladno utvrđivanje, prikupljanje, distribuiranje i arhiviranje podataka koji se odnose na projekt.
Procesi koje se odnose na rizik
Upravljanje rizicima projekta tijekom cijelog trajanja projekta. Smanjenje utjecaja potencijalno negativnih događaja i korištenje mogućnosti koje se mogu pojaviti za poboljšanje. Važno je ove procese i njihove elemente dokumentirati. Rizici se odnose i na proizvod projekta i na procese projekta.
Procesi koje se odnose na nabavu
Kupnja, nabava ili opskrba proizvodima namijenjenima za projekt
Procesi koje se odnose na poboljšavanje
Prikupljanje, mjernje i analiza podataka neophodnih za stalno poboljšanje.
Upravljanje gore navedenim procesima zahtijeva odgovornost upravljačkih struktura tvrtke i aktivno sudjelovanje najvišeg rukovodstva u primjeni zahtjeva sustava upravljanja kvalitetom na projekte. Također zahtijeva njihovo izravno sudjelovanje u preispitivanju i vrednovanju napretka projekta, kao i stvaranje organizacije koja je poticajna za timski rad u projektima – projektne organizacije. 3. UPRAVLJANJE KVALITETOM PROJEKTA – SMJERNCE PMBOK - A Upravljanje kvalitetom projekta jedno je od devet područja znanja u Project Management Body of Knowledge (PMBoK®) Instituta za upravljanje projektima (Project Management Institute ® - PMI). Iako postoje i drugačiji pristupi ovoj temi, smatra se da PMBoK objedinjuje najbolju praksu upravljanja projektima. Prema PMBoK smjernicama, osnovna svrha upravljanja kvalitetom projekta je da se njime na adekvatan način zadovolji specifikacija projekta, tj. svi zahtjevi navedeni u planu projekta. Plan projekta stoga mora utvrditi, jednoznačno i jasno, mjerljive ciljeve projekta. PMBoK navodi da upravljanje kvalitetom projekta obuhvaća „sve aktivnosti ukupne upravljačke funkcije koje određuju politiku kvalitete, ciljeve i odgovornosti, a implemetiraju se planiranjem, kontrolom, osiguranjem i poboljšanjem kvalitete unutar sustava kvalitete“[2] Smjernice PMBoK-a vezano na kvalitetu projekta nastoje biti u skladu sa zahtjevima norme ISO 9000, ali i sa različitim pristupima upravljanju sustavom kvalitete kao što su Juranov, Demingov ili TQM i Kaizen. Upravljanje kvalitetom projekta također znači zadovoljenje zahtjeva kvalitete i za proizvod projekta i za upravljanje projektom. Neispunjenje bilo kojeg od ovih zahtjeva kvalitete stvara dalekosežne negativne posljedice za neke ili sve zainteresirane strane u projektu. 3.1. Procesi upravljanja kvalitetom projekta Najvažniji procesi u upravljanju kvalitetom projekta, prema smjernicama PMBoK-a su planiranje, osiguranje i kontrola kvalitete. Planiranje kvalitete ključni je proces koji mora teći paralelno sa svim ostalim procesima planiranja projekta. Obuhvaća utvrđivanje standarda koji su važni za projekt, te načine zadovoljenja njihovih zahtjeva. Osiguranje kvalitete proces je koji omogućuje da sve planirane aktivnosti budu ugrađene u sustav upravljanja kvalitetom, a u cilju osiguranja zadovoljenja relevantnih zahtjeva kvalitete. [1]
A Guide to the Project Management Body of Knowledge
Kontrola kvalitete proces je koji se odvija tijekom cijelog projekta. Svrha mu je praćenje određenih rezultata projekta, ukupno i po fazama, a u cilju provjere sukladnosti sa zadanim standardima kvalitete. Pod rezultatima projekta podrazumijevaju se i proizvod i rezultati upravljanja kao što su, na primjer, trošak i vrijeme. Također pomaže u utvrđivanju načina za uklanjanje uzroka nezadovoljavajućih rezultata. 4. INTEGRACIJA SMJERNICA U UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Smjernice za upravljanje kvalitetom projekta ISO 10006:2003 i PMBoK predstavljaju najbolju praksu u upravljanju projektima i stoga su nezaobilazni skup znanja koje projektno usmjerena organizacija mora usvojiti. Istovremeno, primjena ovih smjernica ne znači da će se projektima zaista uspješno upravljati. Iako su smjernice više nego neophodne, potrebno je puno dodatnih znanja za uspjeh u vođenju projekata. Razlog ovome leži u činjenici da smjenice prilično općenito govore o procesima kojima se upravlja projektom, ali ne govore o koracima unutar tih procesa, kao ni o redoslijedu procesa. Također nije posve vidljivo kako primjeniti smjernice u malim, a kako u zaista velikim projektima. Faze unutar upravljanja projektom jasno su istaknute unutar i jednih i drugih smjernica. PMBoK navodi pet faza projekta: inicijaciju, planiranje, kontroliranje, izvršenje i zatvaranje. ISO 10006:2003 navodi šest faza projekta: planiranje, organiziranje, praćenje, izvještavanje i stalne korektivne aktivnosti. Također objašnjava koji procesi se odvijaju unutar svake pojedine faze. Za projektno usmjerenu organizaciju koja već ima implementiran sustav upravljanja kvalitetom najbolje je primjeniti kombinaciju norme ISO 10006:2003 i smjernica PMBoK-a. Ovo olakšava i auditiranje, kako projekta, tako i sustava upravljanja kvalitetom jer će kvaliteta projektat zadovoljavati zahtjeve ISO 9001:2000. Problem nastaje pri auditiranju projekata kojima se upravlja prema smjernicama PMBoK-a jer tako upravljani projekt neće imati jasno definirane procese koji bi osiguravali ispunjenje zahtjeva kvalitete, a samim time i uspješnost projekta. 5. ZAKLJUČAK Upravljanje projektima koji će imati ugrađene zahtjeve kvalitete znači dobro poznavanje kako smjernica ISO 10006:2003 tako i smjernica PMBoK-a. Iako se smjernice vrlo često preklapaju, u pojedinim područjima su različite. Zajednička primjena najbolja je strategija za uspješno upravljanje kvalitetom projekta. Ova strategija obuhvaća slijedeće: • Dobro poznavanje smjernica PMBoK-a • Dobro poznavanje zahtjeva smjernica ISO 10006:2003 • Razvoj jasnog procesa ili metodologije za upravljanje projektima: mora biti u skladu s veličinom i važnošću projekta, te stoga prilagodljiv. • Utvrđivanje procesa za ključne sastavnice projekta kao što su proces upravljnja promjenama, rizicima, komunikacijama i td. • Utvrđivanje standarda kvalitete jer samo tako može se osigurati da, od početka do završetka projekta, budu zadovoljeni ciljevi projekta, zahtjevi svih zainteresiranih strana, a da upravljanje dodijeljenim resursima teče prema planu.
LITERATURA [1] T. Bonjour, ASO – Presentation a la gendarmerie du canton de Vaud du 21aout 2002, p. 67 – 69. [2] R. Cusolito, The High Cost of Low Quality, http://www.butrain.com/ [3] W.R. Duncan, PMI Standards Cometee, A Guide to the Project Mnagement Body of Knowledge, 1996. Project Management Institute, p. 83 – 93 [4] K. Gaži Pavelić, Priprema za vođenje projekta, Zbornik radova HDMK, 2005, p. 43- 48 [5] N. Turbit, Project Quality Planning, The Project Perfect White Paper Collection, www.projectperfect.com.au, p. 1-8 [6] Interview de Monsieur Champaloux, auditeur AFAQ - Evaluation ISO 10006, http://www.afaq.org/web/Espace_clients.nsf [7] ISO 10006:2003 [8] Maitriser la Qualite de ses Projets: Appliquer la Norme ISO 10006:2003, http://www.projetonline.com/index.htm [9] Project Management Guidebook, 2003 Method123 Ltd., www.Method123.com, p. 5-10 [10] Project Quality Audit, www.ProjectAuditors.com PROJECT QUALITY MANAGEMENT Summary Companies which have implemented a Quality Management System need to include Project Management processes with those already existing in Quality Management. Project Management is an important part of Quality Management because most Quality models, whether ISO or Six Sigma, are implemented or improved through projects. Nevertheless, PMOs of many companies do not consider quality – other than that of the final product or service – an important factor for the success of the project. In order to have successful PM it is necessary to incorporate quality into the project. ISO 10006:2003, guidelines for quality management in projects, and A Guide To Project Management by PMI, make it easier to implement quality demands within project management. Key words: quality in projects, quality management, project management.