Gordan Glavaš i Stanislav Strešnjak Saponia d.d. – Osijek M. Gupca 2, 31000 Osijek tel. 031 / 513-550 e-mail: gordan.glavas@saponia.tel.hr
GROUPWARE – PODRŠKA SUSTAVU KVALITETE Sažetak: Groupware je skup informacijskih tehnologija koje omogućuju efikasniji zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju. Groupware infrastruktura, ne samo da podržava ova tri aspekta grupnog rada, već tvori sinergijski učinak, daleko veće vrijednosti od zbroja pojedinih komponenti. Mogućnosti primjene groupware-a u poslovnom sustavu su neograničene, a pokazao se kao izuzetno efikasna podrška sustavu kvalitete. Od potpunog upravljanja dokumentacijom i zapisima, preko rješavanja nesukladnosti do postupka razvoja proizvoda, gotovo da i nema elementa sustava kvalitete gdje groupware značajno ne povećava efikasnost sustava. Groupware omogućava zajedničke dokumente i baze podataka, e-mail, grupne i pojedinačne kalednare i planove rada, rasprave, elektronske obrasce i workflow. 1 POJAM GROUPWAREA Po definiciji Englebarta iz 1998. godine groupware je suradnja pomognuta računalom koja povećava produktivnost ili funkcionalnost međuljudskih procesa. Neka "čvrsta" definicija ne postoji, stoga se može koristiti pojednostavljena definicija da je groupware skup oruđa koji omogućuje zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju. No, treba imati na umu da groupware tvori sinergijski učinak - nadilazi puki zbroj svojih komponenti. Groupware aplikacije i programski paketi su se nametnuli kao važna tehnologija koja tvrtkama omogućuje da kreiraju, dijele i upravljaju tvrtkinim znanjem. Da bi aplikacija bila svrstana u groupware mora zadovoljavati barem jednu od slijedećih karakteristika: • mora podupirati suradnju i koordinaciju između ljudi, • mora podupirati dijeljenje informacija • mora omogućiti komunikaciju između grupa ljudi Bitna značajka groupware aplikacija je i ta da one omogućuju rad u grupi, bez obzira na to gdje se ljudi trenutno nalaze. Groupware aplikacije mogu pomoći ljudima i tvrtkama da premoste razne vrste zapreka zemljopisni položaj, vrijeme i organizacijska struktura gube na važnosti u tvrtkama koje su prihvatile groupware. Potreba za groupwareom eksponencijalno raste. Infrastruktura je široko rasprostranjena (računalne mreže i email), današnja računala su dovoljno snažna da se na njima pokrenu aplikacije koje omogućuju zajednički rad. Osnovne funkcije groupware programa su: • elektronska pošta • konferencije • upravljanje dokumentacijom • workflow Danas na tržištu postoji više groupware programskih paketa, najpoznatiji su Lotus Notes, Microsoft Exchange i Novell GroupWise. Svaki do njih doživio je već nekoliko inačica i razvili su se u snažne groupware pakete, čiji izbor ovisi najviše o mrežnoj poslužiteljskoj aplikaciji i/ili o sitnim prednostima koje pojedini paket pruža. Saponia se odlučila za Novell GroupWise kao groupware poslužitelj jer jedini od tri paketa sadržava upravljanje dokumentacijom (kod preostala dva paketa ta mogućnost ili nije dio osnovnog paketa (MS Exchange) ili je postoje aplikacije drugih proizvođača (Lotus Notes). GroupWise omogućava grupe dokumenata, sigurnosne razine, kontrolu verzija i brzo pretraživanje dokumenata koji su spremljeni su librarie.
2 MOGUĆNOSTI PRIMJENE GW-a U SUSTAVU KVALITETE Iz samog opisa mogućnosti groupwarea proizlaze široke mogućnosti njegove primjene za podršku učinkovitosti sustava kvalitete. Komunikacija, upravljanje dokumentacijom, workflow i planiranje vremena elementi su sustava koje groupware nesumnjivo unaprijeđuje. 2.1 Komunikacija Dobra komunikacija unutar nekog sustava jedan je od preduvjeta njegove učinkovitosti. Sustav kvalitete bez dobro razvijenih komunikacija između ljudi i odjela koji ga čine postaje samo sustav na papiru, sustav koji je sam sebi svrhom i koji ne vodi k ciljevima zacrtanim politikom tvtke. Osnovni način kumuniciranja u GW-u je e-pošta. Mogućnosti e-pošte u GW programima znatno su veće od klasične e-pošte. Dodatne mogućnosti (praćenje poruke, zahtjevani odgovor, trajnost, odgođeno slanje itd.) omogućavaju vam jednostavnu, brzu, sigurnu i dokumentiranu komunikaciju s pojedincima ili prethodno definiranim grupama (auditori, direktori, svi koji rade na nekom projektu i sl.). Pošto poruka može sadržavati vezu na određene datoteke, same datoteke ili objekte uz nju možete poslati i konkretnu proceduru, plan ili bilo koji zapis.
Slika 1: Elektronska pošta u GroupWise programu Drugi način komuniciranja su diskusione grupe. Ovakav neobavezujući način komuniciranja može biti svojevrsni, stalno otvoreni i svima dostupni “e-brainstorming” koji generira ideje i informacije za korektivne i preventivne mjere. Diskusija se može voditi i prilikom izrade nove ili izmjene postojeće procedure, prilikom osmišlja-vanja planova i bilo kada kada želite čiti mišljenje više ljudi.
2.2 Upravljanje dokumentacijom
Dobro riješeno upravljanje dokumentacijom je temelj svakog dobrog sustava. GW software, a posebice paket GroupWise omogućavaju idealno upravljanje dokumentacijom bez papira, potpisivanja, raspodjele, dodatnih evidencija i popisa, kopiranja, povlačenja i ostalih “sitnica” koje srednje i velike sustave čine tromima. Kako se pojedini elementi upravljanja dokumentacijom provode putem GW-a? Priprema dokumenata: U GW software automatski se integriraju vaši uobičajeni korisnički programi (obrada teksta, tablični kalkulatori, programi za crtanje i sl.) neovisno o njihovom proizvođaču i operativnom sustavu, znači da dokumente pripremate na uobičajeni način bez potrebe za prevođenjem u poseban format. Potpisivanje-odobravanje: Potpisivanje i odobravanje vrši se potpuno elektronski. Sustavom korisničkih imena i passworda zagarantirana je (i dokumentirana) autentičnost potpisa/odobrenja. Raspodjela se obavlja potem računalne mreže. Izdavač odbire primetelje (ili unaprjed definiranu grupu). Dokument se smješta u određenu “biblioteku”, a korisnici dobijaju obavijest o njegovom izdavanju ili izmjeni.
Slika 2: Dodjela prava korisnicima za pojedini dokumenat Veze k drugim dokumentima ostvaruju se direktno putem hiperlinkova u samim dokumetima. Broj veza i međusobnih povezivanja dokumenata je neograničen pa je moguće ostvariti u praksi tzv. “piramidu dokumentacije” navođenjem referenci i umetanjem veza k njima. Kontrola izmjena i verzija obavlja se automatski. Ako se na dokumentu obavi izmjena program dokumentu dodjeljuje slijedeći broj izmjene. U biblioteci ostaju sačuvane sve verzije dokumenta, a dodjelom parava za pojedinu od njih ograničava se njihova uporaba. Kontrola korištenja: Svaka aktivnost vezana uz bilo koji dokument se bilježi u tzv “Activity log”. Vidljivo je tko je i kada dokument napravio, pogledao, otvorio, zatvorio, izmjenio ovlaštenja korisnika ili napravio bilo kakovu aktivnost vezanu uz dokument. Activita log je moguće vidjeti za pojedinu verziju ili za sve verzije jednog dokumenta.
Slika 3: Zapis korištenja pojedinog dokumenta Povlačenje dokumenata iz uporabe provodi se jednostavnom promjenom pravima korisnika tako da im se ukine pravo da dokument vide. Dokument ostaje pohranjen u biblioteci dokumenata ili može se prebaciti u arhivu. Na prethodno opisani način moguće je decentralizirano upravljati dokumentacijom koja sadrži desetine tisuća dokumentata i ima stotine korisnika na raznim lokacijama u svijetu. 2.3 Workflow Workflow (tijek radnog procesa) se bavi vremenski neovisnimim povezivanjem djelatnika, ovisno o procesu ili sustavu. Sustav uzima ulaz od jednog djelatnika i prenosi ga do sljedećeg djelatnika ili koraka u procesu. Uobičajeno, workflow programi automatiziraju manualne procese koji uklanjaju ili smanjuju pritisak na opterećene ljude u sustavu. Moguć je sekvencijalni (“posao” ide do slijedećeg djelatnika tek pošto prethodni dovrši svoj dio) ili zvjezdasti (svi ga dobiju istovremeno) workflow. Inicijator može pratiti izvršenje, poslati odgovarajuće upute te uz workflow pridodati pojedine dokumente, obrasce ili veze na njih. Mogućnosti primjene workflowa u sustavu kvalitete su neograničene, a kao naočitiji primjeri mogu se navesti priprema dokumentacije, rješavanje reklamacija, nesukladnosti, sve vrste odobravanja, izvještavanje i sl. 2.4 Planiranje vremena GW programi omogućavaju planiranje vremena svakog korisnika, ali i grupe korisnika. Primjenu u sustavu kvalitete nije potrebno posebno isticati i navoditi jer u svakom sustavu u kome djeluju ljudi koji pojedinačno ili u grupama obavljaju određeme zadaće, planiranje vremena ima značajan utjecaj na učinkovitost sustava. Podržani su dnevni, tjedni, mjesečni i godišnji te multiuser prikaz. Planer je potpuno integriran s ostalim komponentama GW-a, a u njemu je moguće i planiranje i praćenje izvršenja projekata.
Slika 4: Primjer za workflow 3. ZAKLJUČAK Preduvjeti učinkovitosti poslovnog sustava su, između ostaloga, komunikacija, suradnja i koordinacija. Bilo da se radi o sustavu s dva ili sa pedest tisuća ljudi groupware programi su se pokazali kao izvrstan alat upravo za povećanje učinkovitosti (čitaj dobiti), ali i zadovoljstva uposlenih zbog načina kako dolaze do informacija i kako ih dijele s ostalima. Groupware ne samo da podržava sve aspekte grupnog rada, već tvori sinergijski učinak, daleko veće vrijednosti od zbroja pojedinih komponenti.