ISKUSTVA I PRIJEDLOZI POBOLJŠANJA INTERNIH AUDITA

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić GORDANA MEJOVŠEK, ALAN VRDOLJAK, ZORAN NIKOLIĆ INA–Industrija nafte, d.d., Zagreb gordana.mejovsek@ina.hr , alan.vrdoljak@ina.hr , zoran.nikolic@ina.hr

ISKUSTVA I PRIJEDLOZI POBOLJŠANJA INTERNIH AUDITA Stručni rad/Professional paper Sažetak Da bi ispunili svoju svrhu, interni auditi sustava upravljanja (ISO 9001, ISO 14001 i OHSAS 18001) trebaju se stalno poboljšavati i prilagođavati sve složenijim zahtjevima. Radom se žele podijeliti iskustva tih internih audita u velikim sustavima–karakteristični problemi, najčešće greške, mogućnosti poboljšanja. Također, postoje iskustva provedbe procesnih audita te redovitih internih audita prilikom kojih se provjeravaju aktivnosti vezane uz održivost biogoriva u skladu s certifikatom ISCC. Nadalje, u cilju uzajamnog korištenja rezultata i poboljšanja učinkovitosti, moguće je uspostaviti suradnju procesa internih audita sustava upravljanja s drugim srodnim procesima – interna revizija, nadzor zaštite zdravlja, sigurnosti i okoliša (ZZSO), osiguranje usklađenosti s regulativom. Pritom je moguća i istovremena provedba internog audita sustava upravljanja i nadzora ZZSO. S obzirom na navedeno, interni auditi sustava upravljanja postaju sve složeniji te je nužno kontinuirano obrazovanje internih auditora. Konačno, razmatraju se moguće promjene vezane uz ulogu internih audita sustava upravljanja u budućnosti.

Ključne riječi: interni auditi sustava upravljanja, suradnja sa srodnim procesima, obrazovanje internih auditora 1. UVOD U INA, d.d. prepoznat je izazov kako je za proces internih audita ključno da se kupcu – poslovodstvu, te kompaniji u cjelini, osiguraju korisni rezultati audita.

Prilikom provedbe ciljanih procesnih internih audita prepoznate su njihove mogućnosti i pozitivne strane.

S obzirom da postoje srodni procesi (interna revizija, usklađenost s regulativom, nadzori zaštite zdravlja, sigurnosti i okoliša), nameće se suradnja s tim procesima u cilju sinergije.

Kao i svaki proces, i proces internih audita mora biti nadziran, te se uočavaju postojeći nedostaci i potrebna poboljšanja.

Neophodno za proces internih audita, pogotovo u velikim kompanijama, je sustavno upravljanje obrazovanjem internih auditora kako bi se osigurale njihove tražene kompetencije, posebno tražena znanja o načelima i pravilima auditiranja te dovoljan kapacitet za provedbu potrebnih internih audita.

Prepoznata je uloga internih audita u budućnosti, s naglaskom na stvaranje dodane vrijednosti.

2. PROVEDBA INTERNIH AUDITA 2.1 Auditi sustava upravljanja s naglaskom na procese (procesni auditi)

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 215 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić Procesni audit je ispitivanje rezultata kako bi se utvrdilo upravlja li se aktivnostima, sredstvima i postupcima učinkovito i djelotvorno. Razgraničenje audita sustava i procesnog audita: • Audit (sustava) je audit cijelog sustava ili pod sustava u skladu sa zahtjevima određenog sustava upravljanja. Može otkriti sukladnosti ili nesukladnosti sa sustavom te područja za poboljšanja.

• Procesni audit je audit individualnog procesa prema predodređenim koracima procesa ili aktivnostima. Može otkriti neefikasnosti i područja za poboljšanja procesa.

Procesi generiraju rezultate, te procesni audit mora ustanoviti je li proces efikasno vođen.

Značajke procesnih audita: • Identificira ciljeve.

• Utvrđuje postignute rezultate.

• Identificira koji faktori utječu na uspjeh. • Utvrđuje mjerenje izlaza.

• Utvrđuje koji je proces potreban kako bi • Provjerava vjerodostojnost rezultata. se dostigli ciljevi.

• Provjerava da su kontrole konzistentne s • Utvrđuje preispitivanje učinkovitosti i faktorima uspjeha. djelotvornosti.

• Utvrđuje kompetencije i sposobnosti • Utvrđuje poboljšanja, učinkovitosti i potrebne za izlaze procesa. djelotvornosti.

• Utvrđuje učinkovito procjenjivanje kompetencija i sposobnosti.

Auditiranje procesa u fokusu ima ostvarivanje rezultata procesa uz uvažavanje zahtjeva svih internih dokumenata i referentnih norma. U praksi se pokazao kao ključan alat koji osigurava prepoznavanje nedostataka i mogućnosti za poboljšanje. Organizacija mora upravljati vezama među procesima kako bi osigurala učinkovito komuniciranje i jasno dodjeljivanje odgovornosti. U skladu s tim, auditom je, između ostalog, potrebno provjeriti načine odvijanja komunikacije unutar kompanije između pojedinih organizacijskih jedinica te njenu učinkovitost.

S obzirom na dosadašnja iskustva, kroz procesne audite evidentira se znatno veći broj nedostataka i prijedloga poboljšanja u odnosu na ostale interne audite.

Procesni audit osigurava podatke za donošenje poslovnih odluka vezanih uz procese, infrastrukturu, ljudske resurse ili proizvode. Prilikom pripreme procesnog audita potrebno je provesti: • upoznavanje s procesima auditirane organizacije i njihovim međusobnim odnosima • identifikaciju osnovnih elemenata procesa i zahtjeva internih dokumenata i referentnih norma.

Kao i kod svakog internog audita, auditor mora biti upoznat s internim dokumentima koji utvrđuju zaduženja za auditiranu organizacijsku jedinicu, ali s naglaskom na one koji se koriste za kontrolu procesa, kao što su radne upute. Također, potrebno je izraditi upitnik, odnosno dijagram tijeka, kako bi se mogli slijediti koraci procesa.

Prilikom provedbe audita, potrebno je kroz konkretne primjere: • potvrditi slijed aktivnosti od ulaza do izlaza iz procesa, tj. slijediti korake procesa • provjeriti korištenje resursa (opreme, materijala i ljudi) • provjeriti interne dokumente (postupci i upute) koji se odnose na auditiranu organizacijsku jedinicu • provjeriti prikupljene podatke kojima se dokazuje uspješnost procesa i sukladnost s internim dokumentima i referentnim normama.

Prilikom auditiranja procesa, auditori trebaju koristiti princip: Planiraj–učini–provjeri–djeluj (plan-do-check-act, PDCA), koji osigurava uvid u kontrolu procesa, bez obzira je li isti opisan

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 216 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić internim dokumentom. Auditori utvrđuju postoji li plan ili unaprijed određena metoda – znaju li osobe nadležne za pojedine aktivnosti kako se izvršavaju te aktivnosti, postoje li kontrole ili mjere za određivanje prihvaćanja rezultata, poduzimaju li se odgovarajuće mjere u slučaju odstupanja. Tipična pitanja su prikazana na slici 1.[1] Slika 1 – Pitanja i dokazi prema principu PDCA

Prilikom prikupljanja dokaza, auditori promatraju učinkovitost procesa što će također biti korisno poslovodstvu. Auditori bi trebali provjeravati i izvještavati o indikatorima procesne učinkovitosti koji podržavaju napore za poboljšanjima. Ti indikatori uključuju: • čekanje • ponavljanje

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 217 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić • devijacije • odbijanje • putovanje na pretjerano velikim udaljenostima.

Procesni auditi su moćni, jer mogu identificirati slabosti i rizike, kao i područja mogućih poboljšanja procesa. Opseg procesnog audita mogu biti: pojedinačni procesi, dio procesa, nekoliko procesa u seriji ili paralelni procesi. Procesni audit daje dodatnu vrijednost ocjenjujući tijek procesa, njegove kontrole, rizike i postizanje ciljeva. Auditori i poslovodstvo mogu profitirati korištenjem procesnih tehnika kako bi bolje provjerili i procijenili uspostavljene kontrole procesa.

Također, u organizacijskim jedinicama koje su zadužene za održavanje održivosti biogoriva u skladu sa zahtjevima sustava ISCC (International Sustainability & Carbon Certification), prilikom provedbe internog audita sustava upravljanja provode se provjere primjene pravila vezanih uz ISCC sustav. Kriterij provjere su radne upute koje utvrđuju postupanje i evidenciju biogoriva u skladu sa sustavom ISCC te odgovarajući upitnik.

2.2 Specifični interni auditi na benzinskim postajama Na benzinskim postajama INA, d.d. pokrenut je projekt istovremene provedbe nadzora poslovanja i internih audita sustava upravljanja (ISO 9001 i ISO 14001). U skladu s Godišnjim planom nadzora poslovanja benzinskih postaja, svaka je postaja obuhvaćena nadzorom četiri puta godišnje. Također, u skladu s Godišnjim planom internih audita sustava upravljanja, provodi se interni audit na 25-30 postaja po Regiji. Interni audit provodi se od strane jednog certificiranog auditora po Regiji, u pravilu, istovremeno kada se provodi nadzor poslovanja. Rezultat projekta dao je već nakon prve godine provođenja bolje rezultate u odnosu na rezultate audita, prethodnih godina, kad je jednim auditom bilo obuhvaćeno više benzinskih postaja. Naime, novim načinom rada utvrđen je znatno veći broj odstupanja prema definiranim/postavljenim kriterijima, te je isti realnije prikazao stanje, ukazao na dijelove procesa na kojima su moguća poboljšanja i koja trebaju biti obuhvaćena korektivnim radnjama.

Područja obuhvaćena nadzorom poslovanja su: stanje gotovine, robe široke potrošnje, tekućih naftnih goriva, opće stanje postaje (urednost, čistoća, usluga), kao i poznavanje procesa i tehnika prodaje za radnike/voditelje postaja. Provedba audita prema sustavu upravljanja provodi se prema Smjernicama za provođenje internih audita na maloprodajnim mjestima.

U tom smislu istovremena provedba audita sustava upravljanja i nadzora zaštite zdravlja, sigurnosti i okoliša (ZZSO) na postajama sasvim sigurno može rezultirati znatno boljim rezultatima. Ona nedvojbeno može rezultirati stjecanju novih znanja i vještina kako internih auditora tako i radnika koji provode nadzor u cilju osiguranja usklađenosti sa zahtjevima ISO 14001, internim dokumentima i vanjskim propisima.

2.3 Potrebne aktivnosti poboljšanja na osnovi uočenih grešaka Temeljem uočenih grešaka kod pojedinih audita te analize cijelog procesa, proizlaze poboljšanja procesa internih audita: • Planiranje i priprema internog audita: - provoditi detaljnu analizu organizacije i procesa auditirane organizacijske jedinice te prilikom definiranja kriterija poštivati smjernice za audite sustava upravljanja - identificirati potrebne dokumente / zapise potrebne da organizacijska jedinica dostavi prije provedbe internog audita

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 218 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić -

izraditi upitnik audita temeljem prethodne dvije točke; tom prilikom, pitanja trebaju biti prilagođena djelatnosti auditirane organizacije, a ne univerzalna; prilikom definiranja upitnika, nastojati ugraditi sljedeće: o kako se upravlja rizicima poslovanja, vode li se popisi, procjene i analize; također, utvrđuju li se i provode potrebne aktivnosti za umanjenje tih rizika o kako se upravlja promjenama, na koji način se promjene prate, komuniciraju unutar organizacijskih jedinica, planiraju i realiziraju o kakva je učinkovitost komunikacije unutar i s ostalim organizacijskim jedinicama o jesu li zaposleni u auditiranoj organizacijskoj jedinici svjesni značenja i važnosti svoga rada i načina na koji mogu pridonositi ostvarivanju ciljeva kvalitete.

• Provedba internog audita: - nastojati uočiti slaba mjesta, što ne funkcionira, čime se značajno povećava korisnost audita - prilikom provjeravanja provedbe korektivnih radnja, obratiti pažnju je li utvrđen i uklonjen uzrok te je li provedena ocjena djelotvornosti poduzetih aktivnosti - u slučaju da auditirana organizacija ima podugovorene procese, mora se odrediti i provjeriti vrsta i opseg nadzora koji se primjenjuje na takve procese, tj. procese koji su ustupljeni podizvođačima.

• Rezultati internog audita: - prepoznata su poboljšanja vezana uz bilježenje nesukladnosti jer postoje slučajevi da se iste ne bilježe iako postoje dokazi o neispunjenju zahtjeva - izvještaji o provedenim internim auditima trebaju biti dostavljani poslovodstvu auditiranog područja u zadanom roku; pritom se može istaknuti da, bez obzira na kvalitetu sadržaja Izvještaja, njegova korisnost će biti slabija ukoliko se isti dostavi sa zakašnjenjem.

Također, u sve navedene faze procesa internog audita predlaže se uključiti sve primjenjive značajke procesnih internih audita.

• Dostupnost i kompetencije internih auditora–u cilju realizacije prije navedenog, potrebno je da: - nadređeni rukovoditelj internom auditoru osigura dovoljno vremena za sve faze procesa audita; naime, vrlo je važno da auditori imaju podršku rukovodstva te dovoljno vremena za kvalitetnu pripremu audita i definiranja ključnih pitanja, jer to ima velik utjecaj na kvalitetu provođenja, a samim time i povećava korisnost od provedenih audita - se kontinuirano prate i poboljšavaju kompetencije auditora.

Vezano uz specifične interne audite na benzinskim postajama, uočeni nedostatak, tj. područje poboljšanja, u prvoj godini auditiranja odnosi se prvenstveno na potrebu sustavnog nadzora korektivnih radnja po odstupanjima utvrđenih nadzorima, kao što je to u slučaju odstupanja s internih audita, kada su svi podaci dostupni u Aplikaciji za interne audite. Također, poboljšanja su moguća i nužna u kontinuiranoj edukaciji internih auditora i dodatnom stjecanju vještina, tehnika auditiranja kao i dostavljanju preciznijih smjernica/uputa za provođenje audita.

3. SURADNJA S DRUGIM SRODNIM PROCESIMA 3.1 Interna revizija i osiguranje usklađenosti s regulativom

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 219 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić U cilju obostranog korištenja rezultata i poboljšanja učinkovitosti uspostavljena je suradnja sa srodnim procesima: • interne revizije • audita usklađenosti s regulativom.

Princip postojeće suradnje je prikazan slikom 2.

Slika 2 – Princip suradnje s procesom interne revizije / audita usklađenosti s regulativom

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 220 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić

Ovom se suradnjom kroz interne audite osobama zaduženim za pojedinu internu reviziju/audit usklađenosti osigurava: • povratna informacija provedbi korektivnih / preventivnih aktivnosti koje su utvrdili • podloga za planiranje pojedine interne revizije / audita usklađenosti s regulativom.

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 221 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić Moguće daljnje poboljšanje ove suradnje je zajedničko utvrđivanje kriterija što se želi provjeriti pojedinim internim auditom / internom revizijom / auditom usklađenosti s regulativom, u cilju: • sprečavanja mogućih preklapanja kriterija auditiranja • manjeg oduzimanja vremena poslovodstvu auditirane organizacijske jedinice.

3.2 Nadzor zaštite zdravlja, sigurnosti i okoliša (ZZSO) Suradnja se trenutno odvija na različite načine, ovisno o razini i organizacijskoj jedinici koja provodi nadzore ZZSO: • nadzori ZZSO u nadležnosti centralnog sektora za održivi razvoj i ZZSO: - isti princip kao u slučaju interne revizije / audita usklađenosti s regulativom (suradnja je utvrđena te se očekuje neposredna provedba od 2014.)

• nadzori ZZSO u nadležnosti organizacijskih jedinica za održivi razvoj i ZZSO u segmentima djelatnosti (osim nadzora na benzinskim postajama): - suradnja se provodi po principu prikazanom slikom 3.

Slika 3 – Princip suradnje s procesom nadzora ZZSO u segmentima djelatnosti (osim nadzora na benzinskim postajama)

•

u točki 2.2 naveden je princip suradnje u slučaju internih audita na benzinskim postajama.

4. DOSTUPNOST I OBRAZOVANJE INTERNIH AUDITORA

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 222 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić Prema postojećoj koncepciji, svaki segment djelatnosti treba osigurati dovoljan broj internih auditora i njihovu dostupnost kako bi se mogli provesti interni auditi potrebni za održavanje implementiranih sustava upravljanja u tom segmentu djelatnosti.

Organizacijska jedinica koja vodi centralno upravljanje procesom internih audita, u suradnji s poslovnim funkcijama, osigurava interne auditore koji provode interne audite u organizacijskim jedinicama u sklopu poslovnih funkcija, kao i segmenata djelatnosti.

U smjernicama za audite utvrđuju se kvote na koliko internih audita u određenom segmentu djelatnosti / poslovnoj funkciji interni auditor treba biti izvan tog segmenta djelatnosti / poslovne funkcije.

Kao prednost ovakvog pristupa, može se istaknuti: • prijenos dobre prakse između različitih organizacijskih jedinica i procesa • mogućnost da interni auditor bude iz organizacijske jedinice koja je korisnik procesa u nadležnosti auditirane organizacijske jedinice, čime se kroz interne audite može inicirati potreba poboljšanja sučelja procesa • relativno veći broj radnika posjeduje znanja vezana uz sustav(e) upravljanja, te u redovnom poslu može pružiti odgovarajuću podršku poslovodstvu i ostalim radnicima • kroz centralnu organizaciju obrazovanja osiguravaju se niži troškovi.

Kao mogući nedostaci i izazovi, mogu se istaknuti: • zahtjevnija organizacija i nadzor internih audita • zahtjevnija organizacija i provedba organiziranih obrazovanja budućih i postojećih internih auditora.

Sustavnim razvijanjem kompetencija internih auditora mora se osigurati potpuno razumijevanje tehnika auditiranja.

Značajan dio obrazovanja treba biti usmjeren na tehnike auditiranja, jer osposobljenost i iskustvo internih auditora daju značajan doprinos pronalasku nesukladnosti, odnosno prilika za poboljšanja unutar sustava i procesa. Temeljem dosadašnjeg iskustva, najkorisniji način obrazovanja je kroz radionice koje obuhvaćaju sve faze realizacije pojedinog internog audita.

Gledajući procesne audite, auditor treba, uz zahtjeve norma, potpuno razumjeti procesni pristup, osnovne elemente procesa, uključujući povezivanje relevantnih zahtjeva norma s pojedinim procesima ili aktivnostima auditirane organizacijske jedinice.

5. MOGUĆE PROMJENE PROCESA INTERNIH AUDITA Kompanije će i nadalje tražiti područja za postizanje boljih poslovnih rezultata, te će interni auditi sustava upravljanja i interna revizija doći pod povećanu lupu istraživanja. Takva situacija stvara značajne mogućnosti da interni audit proširi svoju ulogu i poveća svoj utjecaj.

Pritom je upravljačka struktura kompanije i postavljanje njenih zahtjeva od ključnog značaja.

Stoga će organizacijske jedinice zadužene za interne audite morati privući ljude koji su kreativni, razumiju upravljanje rizicima, posjeduju komunikacijske vještine te koji su motivirani da preuzmu proaktivnu ulogu u pridonošenju vrijednosti procesa internih audita, a samim time i vrijednosti kompanije.

Vlasnici kompanija imaju sve veća očekivanja od internih audita, tj. auditora. U skladu s tim, javljaju se trendovi: • poslovanje je podržano pristupom dodavanja vrijednosti te navedeno očekuje i od strane internih audita • auditi nisu samo radi dokazivanja i osiguranja funkcioniranja sustava, već dobivaju konzultativnu ulogu uz usmjerenje na poboljšanja • povezanost s funkcijom upravljanja kompanijom te kontrolama.[2]

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 223 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić Pritom, proaktivna i dinamička funkcija internog audita može kompanijama ponuditi povećane prihode, unapređenje poslovnih procesa, veću međufunkcijsku učinkovitost te bolje upravljanje rizicima. No, dobivanje koristi poput ovih, zahtijeva značajne transformacije u kulturi poslovanja na svakoj razini, uključujući i najviše poslovodstvo. U mnogim kompanijama, interni audit se još uvijek vidi kao "nužno zlo", a ne kao konkurentska prednost. Stoga je nužan razvoj svijesti i kulture o njihovu značaju na svim organizacijskim razinama kompanije. U nastavku prikazuju se faze transformiranja internog audita koje su razvijene za klijente PriceWaterhouseCoopers. Te faze čine transformaciju lakšom: • Faza 1–Razvoj strategije: Odredite osnovnu vrijednost internog audita za zainteresirane.

Označite značajne promjene, pitanja i potencijale probleme. Usuglasite misiju i resurse internog audita s kompanijskim ciljevima.

• Faza 2–Procjena mogućnosti: Ocijenite trenutne resurse, mogućnosti i praksu u odnosu na ciljeve ustanovljene u fazi 1. Identificirajte jaz između trenutnih vještina/mogućnosti i projektiranih potreba kompanije. Napravite detaljan taktički plan kako bi premostili jazove brzo i učinkovito.

• Faza 3–Postizanje vrijednosti: Fokusirajte se na upravljanje projektom kako bi osigurali pravovremenu implementaciju. Razvijte sustav mjerenja učinkovitosti internog audita koji je usuglašen s nadležnim službama za praćenje kompanijskih vrijednosti. Zapamtite da je proces dinamičan i da je potrebno stalno prilagođavanje.[3] Nadalje, auditori sustava upravljanja te općenito interni revizori sve više teže analitičkom auditiranju koje uključuje audite procesa, procjene rizika i/ili kontrola te druge metode procjene djelotvornosti. Takav trend naziva se auditiranje s dodavanjem vrijednosti. Za audite s dodavanjem vrijednosti može se reći da imaju sljedeće ciljeve: • istražiti funkcije, procese ili aktivnosti lanca vrijednosti unutar i izvan auditirane organizacijske jedinice • osigurati neovisnu i/ili objektivnu analizu aktivnosti • slijediti sustavan i discipliniran pristup kod procjena • procjenjivati i poboljšavati djelotvornost procesa upravljanja rizicima, kontrola te procesa upravljanja kompanijom • pomoći auditiranoj organizacijskoj jedinici te cijeloj kompaniji u postizanju poslovnih strategija i ciljeva.

Također, kod auditiranja s dodavanjem vrijednosti dolazi do konvergencije između auditiranja sustava upravljanja kvalitetom, kao i ostalih sustava te interne revizije. I auditi sustava upravljanja i interna revizija koncentriraju se na dostizanje viših razina transparentnosti, pouzdanosti rezultata te, prije svega, davanje vrijednosti izvještajima s provedenih audita.

Auditi s ciljem provjere usklađenosti s pravilima neće nestati, s obzirom da je potreban nadzor kako bi se osigurala usklađenost, što predstavlja dodanu vrijednost tih audita.

Međutim, poslovodstvo najviše razine želi i dodatne informacije te sigurnost kod donošenja odluka. Potrebne su mu usluge auditiranja kako bi se procijenila djelotvornost upravljanja rizicima i operativnih kontrola. Mnogi gurui kvalitete smatraju da je auditiranje s dodavanjem vrijednosti profesija budućnosti koja se provodi radi povećanja profitabilnosti i poboljšanja zadovoljstva kupaca.[4] Također, prema planiranom novom izdanju norme ISO 9001, interni auditi trebaju pomoći u otkrivanju operativnih rizika.

U skladu s navedenim, u budućnosti se očekuje: • funkcija internog audita sustava upravljanja integrirat će se s internom revizijom.

• interni auditori sustava upravljanja razvit će se u auditore koji dodaju vrijednost te savjetnike poslovnih procesa.

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 224 -

Gordana Mejovšek, Alan Vrdoljak, Zoran Nikolić •

auditi uz dodavanje vrijednosti kao alat bit će sve više prisutni, no provjere usklađenosti i dalje će se provoditi • zahtjevi za trening auditora će rasti.

Potrebno je naglasiti da postoji i stav kako je interni audit znanost, ali i umjetnost.[2] 6. ZAKLJUČAK Da bi interni audit sustava upravljanja bio moćan alat najvišem poslovodstvu u cilju otkrivanja neusklađenosti u procesima, rizika, kao i pomoći kod donošenja poslovnih odluka, potrebno je planirati te provoditi poboljšanja i transformacije metodologije internih audita.

Naravno, s obzirom na citat: “If you are not failing every now and again, it’s a sign you’re not doing anything very innovative” (Woody Allen), takve promjene nose i moguće privremene neuspjehe. Međutim, potrebna je upornost i podrška najvišeg menadžmenta kompanije kako bi se proces internih audita razvio u željenom obliku.

Potrebno je sustavno planirati i provoditi obrazovanja internih auditora kako bi njihove kompetencije odgovarale ciljevima audita.

LITERATURA [1] J.P.Rusell, The Process Auditing Techniques Guide, ASQ Quality Press, 2003., p. 67 – 61 [2] C. Dittmeier: Audit's critical succes factor: Communication and other interpersonal skills, 3. Internal Audit Conference, Rome, 2006.

[3] G.Price, PricewaterhouseCoopers' Web Journal, 2004.

[4] G.Hutchins, Value Added Auditing: Your Best Assestment Tool, Quality Digest, Vol. 22., No. 10., 2002.

EXPERIENCE AND PROPOSALS FOR IMPROVING INTERNAL AUDITS Summary To fulfil their purpose, management-system internal audits (ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001) should be continuously improved and adapted to the increasingly complex requirements. This paper intends to share the experience of these internal audits in large systems – typical problems, most common mistakes, improvement possibilities. There are also experiences in implementation of process audits, and regular internal audits involving checking of activities relating to biofuel sustainability in accordance with the ISCC Certificate.

Furthermore, for the joint use of the results and efficiency improvements, it is possible to establish cooperation between the management-system internal-audit process and other related processes – internal audit, health, safety and environment (HSE) audit, compliance. It is also possible to simultaneously implement managementsystem internal audit and HSE audit.

In accordance with the above, management-system internal audits are becoming more complex, and continuous education of internal auditors is necessary. Finally, possible changes relating to the role of the managementsystem internal audit in the future are considered.

Keywords: management-system internal audits, cooperation between related processes, education of internal auditors

14. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 5. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU Baška, otok KRK, 15. – 17. svibnja 2014. g.

- 225 -