HUSEIN KRAJINA, DIPL.ING.
SAŽETAK
JAKUB DREKOVIĆ, DIPL.ECC.
Elektronsko upravljanje dokumentima sa jasno definisanim procedurama omogućava brzo i efikasno upravljanje dokumentima posebno u sferi izmjena dokumenata.
ZIJAD SKAKA, DIPL.ING. KJKP Vodovod i kanalizacija Sarajevo, Bosna i Hercegovina
Dosadašnji način upravljanja dokumentima putem kontrolisanih kopija (hard dokumenti) zbog potrebne sljedivosti dokumenata u znatnoj mjeri je otežavao rad sa dokumentima sistema kvaliteta. To je posebno izraženo kod preduzeća koja su organizaciono dislocirana na više različitih lokacija. U ovakvim preduzećima se proces izmjene i distribucije dokumenata odvija otežano. Ukoliko to postojeća infrastruktura informatičke mreže omogućava, poželjno je preći na elektronsko upravljanje dokumentima sistema kvaliteta.
ELEKTRONSKO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA SISTEMA KVALITETA
U ovom radu su prezentirana praktična iskustva prelaska sa klasičnog na elektronski način upravljanja dokumentima sistema kvaliteta kao i primijenjena metodologija u KJKP “Vodovod i kanalizacija” Sarajevo.
UVOD Dokumentacija koju zahtjeva sistem upravljanja kvalitetom ISO 9001:2000 mora biti kontrolisana. To podrazumjeva da se upravlja aktivnostima koje osiguravaju da su:
Ključne riječi: elektronsko upravljanje dokumentima, izmjene dokumenata
1. dokumenti odobreni, preispitani i ažurirani, 2. da su relevante verzije primijenjenih dokumenata raspoložive na mjestima na kojima se koriste 3. da su izmjene i trenutni status revizije dokumenta identificirani uz preventivno spreč4. avanje upotrebe zastarjelih dokumenata. Većina organizacija koja uvodi sistem kvaliteta u prvom momentu se odlučuje za klasičan način upravljanja dokumentima sistema kvaliteta. Važeće verzije na mjestima korištenja obezbjeđuju se putem kontrolisanih kopija dokumenta sistema kvaliteta. U manjim organizacijama ovo ne predstavlja neki veći problem. Međutim, u većim organizacijama gdje je veći broj dokumenata i veći broj korisnika na više prostorno udaljenih lokacija ovakav način
257
upravljanja dokumentima može biti komplikovan i znatno otežan. Problemi se javljaju zbog: • sporog provođenja izmjena i povlačenja zastarjelih dokumenata, • nemogućnosti da se brzo odgovori organizacionim promjenama kao i • čestih kadrovskih promjena i loše provedenih primopredaja dokumenata sistema kvaliteta Osim toga troškovi upravljanja dokumentacijom su značajni. Iz ovih razloga tamo, gdje to materijalna računarska infrastruktura dozvoljava, poželjno je i korisno preći na elektronski način upravljanja dokumentacijom sistema kvaliteta. Preduzeće “Vodovod i kanalizacija” Sarajevo ima oko 200 računara uvezanih u lokalnu Intranet mrežu raspoređenih prostorno u krugu od 15 kilometara. Ovako postavljena infrastruktura daje idealnu poziciju za uspostavljanje modela “Elektronskog upravljanja dokumentima”, tako da nije bilo teško donijeti odluku da se ide u poboljšanje procesa upravljanja dokumentima.
DEFINISANJE ZADATKA
PROJEKTNOG
Cijeneći prednosti koje pruža model elektronskog upravljanja dokumentima menadžment preduzeća je donio odluku da se uđe u ovaj projekt i odredio projektni tim multidisciplinarnog sastava sačinjen od osoblja koje se profesionalno bavi kvalitetom kao i stručnjaka iz AOP-a. Projektni tim je definisao faze po kojima će se izvršiti realizacija projekta. Za sve faze određeni su nosioci aktivnosti kao i termini za realizaciju tih aktivnosti.
U ovom radu su prenesena vlastita iskustva na uspostavi sistema elektronskog upravljanja dokumentima kao i primijenjena metodologija prelaska, sa ciljem da naša pozitivna iskustva prenesemo drugima.
Projekat je realizovan kroz sljedeće faze: 1 Ažuriranje postojećeg stanja i izrada pratećih procedura za rad sa elektronskim dokumentima 2 Nabavka odgovarajućeg aplikativnog softvera za prevođenje dokumenata u pdf. format 3 Priprema odgovarajuće platforme za unos podataka na server 4 Prebacivanje dokumenata sistema kvaliteta u format za elektronsko praćenje 5 Popunjavanje baze podataka i linkovanje dokumenata prema pripremljenoj platformi 6 Probno testiranje i puštanje u rad 7 Verifikacija i validacija projekta
Slika 1. Intranet servis VIK Sarajevo 258
Ažuriranje postojećeg stanja i izrada pratećih procedura za rad sa elektronskim dokumentima U procesu ažuriranja radi obezbjeđenja potrebne sigurnosti pri prenošenju dokumenata u elektronski oblik išli smo postepeno dokument po dokument. Usporedili smo stanje originalne dokumentacije iz arhive sa stanjem dokumentacije na elektronskom mediju, izvršili potrebne korekcije te na taj način ažurirali elektronsku bazu podataka. Po organizacionoj shemi smo sačinili specifikacije dokumenata sistema kvaliteta (procedure, radna uputstva, obrasce, procese) za svaku organizacionu cjelinu posebno. Za elektronsko upravljanje dokumentima bilo je potrebno izraditi odgovarajuće procedure sa jasno definisanim odgovornostima i obavezama. Kod izrade dokumentirane procedure vodili smo računa da su važeći samo ovjereni i odobreni originalni dokumenti u papirnatom obliku, kao i trenutno stanje dokumenata u elektronskom obliku na ekranu korisnika predstavljeno putem Intranet servisa
Nabavka odgovarajućeg aplikativnog softvera za prevođenje dokumenata u pdf. format Za potrebe elektronskog praćenja obezbjedili smo odgovarajući aplikativni softver za prevođenje
dokumenata iz Word formata sa ekstenzijom doc u dokumente u pdf formatu. Za ove potrebe smo procijenili da je najpodesniji softver ADOBE ACROBAT. PDF format dokumenta omogućava korisniku gledanje dokumenta i njegovo printanje ali bez mogućnosti rada na tom dokumentu.
Priprema odgovarajuće platforme za unos podataka na server Dokumenti sistema kvaliteta se plasiraju korisnicima preko INTRANET servisa. Kod definisanja platforme vodili smo računa da se iskoristi postojeća rješenja. Opredijelili smo se da iskoristimo postavljenu organizaciju kao jedno od mogućih rješenja . (Slika 2 ) Po organizacionoj shemi su urađene specifikacije dokumenata sistema kvaliteta (procedure, radna uputstva, obrasce, procese) za svaku organizacionu cjelinu posebno. Ove specifikacije su bile osnova za potrebna linkovanja sa glavnom bazom podataka.
Prebacivanje dokumenata sistema kvaliteta u format za elektronsko praćenje Svi dokumenti koji su stavljeni korisnicima na raspolaganje su u obliku prilagođenom za elektronsko praćenje (pdf. doc ili xls). Koristeći se iskustvima drugih opredijelili smo
Slika 2. Postavljena platforma projekta 259
se da: poslovnik, procese, eksterna dokumentaciju i radna uputstva prebacimo u PDF format a obrasce radi potrebne operativnosti ostavimo u izvornom obliku (doc ili xls.). Dio obrazaca smo preveli u obrasce sa formom elektronskog popunjavanja. Spisak ovih obrazaca određuje vođa projekta na osnovu vlastite ocjene i dogovora sa korisnicima.
Popunjavanje baze podataka i linkovanje dokumenata prema pripremljenoj platformi Na osnovu pripremljene platforme projekta, pripremljenih dokumenata u odgovarajućim formatima kao i spiskova dokumenata po
organizacionim jedinicama popunili smo glavnu bazu podataka na serveru. Preduzeće posjeduje web server (MS IIS) na kojem se bazira lokalni INTRANET. Koristeći IIS, HTML, ASP i MS Access bazu korisnicima je omogućeno da na svom računaru pregledaju ISO dokumentaciju putem web brawsera (MS Internet Explorer). Time je obezbjeđena centralna administracija dokumentacije (na serveru). Ovime je omogućeno brzo i lako pristupanje dokumentima po grupama dokumenata i po organizacionoj strukturi preduzeća kojoj pripadaju specifični dokumenti. (Slika 3 ) Glavna baza je dostupna samo administratoru sistema iz službe AOP-a. Administrator sistema
Slika 3. Izbornik grupe dokumeta za organizacionu jedinicu
Slika 4: Izbor vrste dokumenata za OJ 260
prema dostavljenim spiskovima po organizacionim jedinicama vrši potrebna linkovanja dokumenata.
Probno testiranje i puštanje u rad Nakon uspostavljanja i linkovanja glavne baze sa potrebnim dokumentima izvršili smo probno testiranje fukcionisanja elektronskog upravljanja dokumentima. Potrebne korekcije su izvršene u postupku probnog testiranja.
Verifikacija i validacija projekta Kada je ocjenjeno da je sistem stabilan , timovi za verifikaciju i validaciju , su predložili generalnom direktoru preduzeća da se projekat odobri i ozvaniči te da se sistem elektronskog upravljanja dokumentima zvanično pusti u rad.
PRISTUP I KORIŠTENJE DOKUMENTACIJE Pristup dokumentaciji imaju svi korisnici uvezani u lokalnu Intarnet mrežu preduzeća. Korisnik u par koraka dolazi do traženog dokumenta na sljedeći način:. 1. Otvara glavni prozor Intranet servisa (slika1) 2. Vrši odabir “ISO dokumentacije (slika2) 3. Bira odgovarajuću organizacionu jedinicu (slika3) 4. Vrši izbor vrste dokumenata (poslovnik procedure, procesi, radna uputstva itd.).
Izbornik omogućuje izbor kategorije opštih dokumenata (dokumenti koji se koriste u svim organizacionim cjelinama) ili specifičnih dokumenata (dokumenti koji su specifični za pojedinu organizacionu cjelinu) (slika 4). U prozoru se otvara specifikacija tražene grupe dokumenata iz koje se može direktno vidjeti: oznaka, naziv, važeće izdanje kao i datum primjene dokumenta. 5. U sljedećem koraku korisnik vrši odabir konkretnog dokumenta. (slika 5). Korisnik ima mogućnost samo da pregleda dokument ili da ga isprinta s tim što preuzima obavezu da prati stanje izmjena i ažurira kopiju dokumenta. U slučaju da se radi o obrascima oni su operativni za korištenje i popunjavanje a korisnik ih može sa servera spasiti u svojoj bazi podataka.
PRAĆENJE IZMJENA Intranet servis omogućava ON LINE komunikaciju sa korisnicima. Bilo kakve promjene na dokumentaciji, bilo da se radi o izmjenama, uvođenju novog ili povlačenjima dokumenata, korisnicima su dostupne trenutno. Za ovo po klasičnom sistemu provođenja izmjena za dostavu ili povlačenje dokumenta trebalo je ranije i po 7 dana zbog teritorijalne disperzije preduzeća. Korisnici se obavještavaju o nastalim promjenama putem rubrika “Novo u zadnjih 30 dana” na dvije lokacije: • centralnom mjestu gdje se objavljuju promjene za cijelo preduzeće (slika 2) i
Slika 5: Izbor određenog dokumenata 261
Slika 6: Promjene u dokumentaciji u zadnjih 30 dana
• za svaku organizacionu jedinicu posebno gdje se objavljuju promjene samo za tu organizacionu jedinicu (slika 3) Obavještenja o promjenama ostaju aktivna 30 dana. Klikom na dugme “Novo u zadnjih 30 dana” korisniku se otvara tabela promjena sa dokumentima na kojima je urađena promjena. U tabeli je jasno naznačen status promijenjenog dokumenta (nevažeći, nov ili promjena) sa datumom primjene ili datumom prestanka važenja dokumenta, ukoliko se radi o povlačenju zastarjelog dokumenta (Slika 6 ).
MJESTA NA KOJIMA NIJE DOSTUPAN “INTRANET” SERVIS Za mjesta i korisnike koji nisu uvezani u mrežu računara, dokumenti sistema kvaliteta se obezbjeđuju putem kontrolisanih kopija u papirnatom obliku. Ovaj postupak se definiše dokumentiranom procedurom. ZAKLJUČAK Elektronsko upravljanje dokumentima sistema kvaliteta sa jasno definisanim procedurama omogućava brzo i efikasno upravljanje dokumentima sistema kvaliteta. Uspostavljen sistem “Elektronskog upravljanja dokumentima” omogućava između ostalog: 1. Smanjenje vremena dostave i izmjene dokumenata sistema kvaliteta na minimum, a to znači da se proces izmjene i dostave dokumenata obavlja trenutno 2. Izbjegavaju se problemi upravljanja dokumentacijom u slučajevima kadrovskih promjena u preduzeću 262
3. Efikasno se odgovara svim organizacionim promjenama 5. Troškovi upravljanja dokumentacijom se smanjuju na minimum 6. Broj korisnika kojima su dokumenti direktno dostupni se proširuje ELECTRONIC MANAGEMENT OF QUALITY SYSTEM DOCUMENTATION SUMMARY: Electronic management of quality system documentation is, with clearly defined procedures,allowing fast and efficient management of dokuments, particularly in the document exchange sphere. The former classical way of documentation management that controlled hard copies of documenat and a need for follow up were considerable burden to the work with the quality system documentation.This was particularly noticed in companies that had offices on various locations. In such companies,exchange and distribution of dokuments process was very difficult. In the case that existing computer network infrastructure can support it would be advisable to transfer to the electronic management of quality system documents. During this work we shall present practical experiences gained during the transfer from classical to electronic way of quality system document management as well as the applied methodologies in CPUC “Waterworks and Sewage” Sarajevo. Key words: Electronic management of quality system documentation, exchange and distribution of documents