FMEA metoda u upravljanju rizicima

MR. SC. TOMISLAV DOBROVIĆ REGOS, Zagreb

SAŽETAK FMEA je sustavna metoda za identificiranje potencijalnih pogrešaka prije njihova nastanka.

Osnovni parametri pomoću kojih je ova metoda prepoznatljiva odnose se na tri ključna elementa u primjeni FMEA metode: važnosti posljedice, vjerojatnosti pojavljivanja i vjerojatnosti otkrivanja pogreške. Primjena FMEA metode u upravljanju rizicima u poduzeću osobito se odnosi na inicijalnu fazu definiranja i predviđanja svih mogućih rizika te izračuna RPN faktora rizika prioriteta. Pojedine je rizike moguće grupirati prema vrsti pogrešaka koje nastaju njihovom realizacijom. Za efikasnu procjenu rizika i provođenje mjera njihovog smanjivanja, potrebno je provesti FMEA u timu čiji članovi imaju osnovna znanja iz područja generiranja ideja. Bez obzira o kojim rizicima je riječ, FMEA metoda može pouzdano procijeniti mogućnost njihove realizacije kroz izračun RPN faktora, čije su prihvatljive vrijednosti unaprijed zadane.

FMEA METODA U UPRAVLJANJU RIZICIMA

UVOD Ukoliko kvalitetu promatramo kao stupanj zadovoljstva korisnika onime što proizvodimo, nudimo, pružamo ili prodajemo, s težnjom da se krug takvih korisnika sve više širi, potrebno je definirati i ograničenja koja su prisutna u stvaranju kvalitete.

Pojam kvalitete, u širem smislu, obuhvaća i druge grupe korisnika koje je određenim djelovanjem u društvu potrebno zadovoljiti, kako bi se stvaranje kvalitete za kupca uopće moglo realizirati.

Tako je stvaranje kvalitete od strane poduzeća nemoguće bez ostvarivanja osnovnih zakonskih pretpostavki za početak rada, kao što su: radnje potrebne za osnivanje poduzeća, ulaganje temeljnog kapitala, kupnja ili najam prostora, zapošljavanje ljudi, stvaranje pravnih akata kojima se uređuje unutarnji ustroj i poslovanje poduzeća. Sve su to uvjeti koji indirektno utječu na razinu stvorene kvalitete u samom poduzeću i njegovoj okolini.

Ključne riječi: FMEA, upravljanje rizicima

Već u samom početku rada, poduzeće se susreće s osnovnim tržišnim rizicima čiji nastanak može ograničiti ili u potpunosti onemogućiti stvaranje specificirane razine kvalitete. Rizik odobravanja bankovnog kredita u slučaju kada osnivači ne koriste u potpunosti vlastiti kapital, rizik zapošljavanja 209

adekvatnih ljudskih resursa i rizik kupnje resursa samo su neki od rizika koji se pojavljuju na početku poslovanja. Ukratko, poduzeće se susreće sa pojmom rizika u kvaliteti.

POJAM RIZIKA U KVALITETI Rizici u kvaliteti su svi oni rizici koji na bilo koji način onemogućavaju ili u potpunosti eliminiraju mogućnost nastajanja i povećanja kvalitete. Rizici postoje u svakom djelovanju, bilo da je riječ o projektu, upravljanju proizvodnim procesom ili pružanju usluge. Rizika u kvaliteti ne treba se bojati.

Ovi rizici nisu kategorija koja nužno predstavlja nešto loše – oni jednostavno postoje, realni su, a većinu ih se može izbjeći.

Rizici u kvaliteti predstavljaju priliku za poboljšanje ukoliko se na vrijeme prepoznaju i definiraju načini i mjere za upravljanje rizicima kvalitete.

Upravljanje rizicima kvalitete podrazumijeva upravljanje prepoznatim rizicima.

Ukoliko su rizici prepoznati i stvorene su pretpostavke za predviđanje njihovog djelovanja, moguće je govoriti o kategoriji kontroliranog rizika kvalitete, odnosno rizika na koji je moguće aktivno djelovati prema unaprijed određenim pravilima.

Pravila pomoću kojih se upravlja rizicima uključuju mjere, metode i alate kojima se rizici kvalitete identificiraju, rangiraju, obrađuju, kontroliraju, ograničavaju ili umanjuju te se preventivno djeluje na sprečavanje njihova nastanka.

Osnovna definicija rizika govori da rizik predstavlja mogućnost nastupa nekog štetnog događaja te na taj način stvara određene posljedice koje se očituju u smanjenoj ili potpuno onemogućenoj sposobnosti djelovanja i interakcije s okolinom neke osobe, predmeta ili pojave.

Pod pojmom rizika općenito se podrazumijeva određena izloženost djelovanju faktora koji svojom aktivnošću mogu dovesti do neželjenih posljedica, što se u gospodarskoj praksi očituje kao nastanak neke vrste troškova, bilo da je riječ o poznatom trošku ili propuštenoj dobiti zbog stvarnog ispunjenja rizika.

U osnovnoj definiciji kvalitete koja govori o kvaliteti kao stupnju ispunjenja određenih zahtjeva (kupca – korisnika ali i šire) utjelovljena je i sama potreba za minimiziranjem rizika, jer se na taj način stvara okolina koja može proizvesti kvalitetniji proizvod ili uslugu. Ova kvaliteta promatrana s gledišta rizika predstavlja svaku aktivnost kojom

se smanjuje mogućnost ispunjenja štetnih rizika, eliminiraju posljedice rizika ili se svode na najmanju moguću mjeru.

Tako je, na primjer, u proizvodnji kvalitetnog automobila potrebno predvidjeti sve moguće rizike koji mogu dovesti do smanjene sigurnosti automobila u vožnji, kao što su: sudar, prevrnuće automobila, zapaljenje, otkazivanje kočionog sustava i slično, tj. rizika posljedice kojih nemaju samo utjecaja na proizvod (automobil) već i na njegove korisnike (vozača i putnike). Identifikacijom ovih rizika, procjenjuje se i analizira ponašanje automobila u ovakvim izvanrednim okolnostima, pri čemu krajnji ishod u razini sigurnosti automobila uvelike ovisi o sposobnosti proizvođača u percipiranju svih mogućih posljedica te prilagođavanju performansi automobila ovim posljedicama.

U aktivnostima kojima se analiziraju rizici, potrebno je uzeti u obzir činjenicu da potpuna zaštita od rizika gotovo nikada nije moguća.

Najčešće je riječ o većem ili manjem stupnju sigurnosti od nastanka rizika, sigurnosti koja se postiže djelovanjem na uzroke nastanka rizika.

Iz prethodnog primjera jasno je da proizvođač automobila ne može utjecati na vozačeve psihomotoričke sposobnosti za upravljanje automobilom ali može kreirati kočioni sustav koji u otežanim uvjetima vožnje neće zakazati te će tako pomoći vozaču da poveća kontrolu nad vozilom.

Jedna od metoda kojom je moguće upravljati rizicima je i analiza utjecaja i posljedica pogrešaka, osobito u fazi prepoznavanja rizika i definiranja mjera za otklanjanje njihovih uzroka a time i posljedica. U FMEA metodi, ispunjenje rizika promatra se kao nastanak pogreške. Stoga se identificiranjem svih mogućih pogrešaka, identificiraju i svi mogući rizici njihova nastanka. Krajnjeg kupca većinom ne zanima kojim je metodama ukupni rizik s kojim se susreće sveden na prihvatljivu mjeru. Kupac će kupnjom proizvoda ili plaćanjem usluge prihvatiti i ukupni rizik kvalitete koji je u takav proizvod ili uslugu ugrađen.

Rizici se tijekom vremena mijenjaju kroz tri osnovne kategorije koje analizira FMEA: važnost rizika, vjerojatnost pojavljivanja i vjerojatnost otkrivanja ispunjenja rizika u obliku njegovih posljedica. Ovu dinamičnost potrebno je uvažavati prilikom svakog novog projekta, uvođenja procesa ili analize isplativosti posla.

U primjeni FMEA metode, rizici se promatraju kao stvarni i realni rizici bez obzira na vjerojatnost njihova ispunjenja i štete koje mogu prouzročiti, dok se rezultati ostvarenja tih rizika promatraju kao

210

potencijalne pogreške.

FMEA metoda sredstvo je za prepoznavanje rizika, otkrivanje njihovih uzroka, procjenu opasnosti i predlaganje mjera za reduciranje njihova nastanka. Neke od rizika nije moguće izbjeći, a to su oni rizici na nastanak kojih nije moguće utjecati. Čovjek je nemoćan pred elementarnim nepogodama kao što su potresi, poplave, vulkanske erupcije i slično jer ničim ne može spriječiti nastanak ovih rizika. Međutim, moguće se unaprijed pripremiti i pravodobno reagirati ukoliko se oni zaista i dogode.

Vrijednost FMEA metode upravo je u mogućnosti sustavnog prikazivanja svih identificiranih rizika i mjera koje je potrebno učiniti ukoliko oni nastanu.

Korektivne i preventivne mjere koje FMEA tim identificira kao prijedloge za umanjenje posljedica rizika dobra su osnova za primjenu tehnike scenarijskog planiranja. Osim primjene konkretne predložene mjere u praksi, moguće je stvoriti širu sliku o rješavanju problema kroz pisanje nekoliko scenarija koji se mogu ali i ne moraju odvijati.

Izabire se jedan ili više scenarija za koje se procijeni da je njihov nastanak najvjerojatniji. Scenariji se analiziraju i pohranjuju u bazu podataka te se prema njima postupa u slučaju nastanka pojedinačnog rizika ili kombinacije rizika odjednom.

Ciljevi primjene FMEA metode u upravljanju rizicima očituju se u preventivnom djelovanju kako pogreške ne bi nastale i razvoju prikladnog načina rješavanja ukoliko pogreška, bez obzira na poduzete mjere, stvarno nastane. Pritom se ovi ciljevi identificiraju kao «smart» ciljevi.

«SMART» je skraćenica od 5 engleskih riječi te podrazumijeva ciljeve koji su : S M A R T

Specific - jasno i jednoznačno definirani Measurable - mjerljivi Achievable - ciljevi koje je moguće realizirati Related to the customer - orijentirani na korisnika Time targeted – ciljevi sa zadanim vremenom realizacije

• osnovni cilj FMEA – smanjenje mogućnosti nastanka pogrešaka postignut je u trenutku kada su identificirani svi mogući rizici i definirane akcije za smanjenje tih rizika • FMEA metoda po svojoj je prirodi metoda orijentirana kupcu - korisniku proizvoda ili usluge, budući da kvalitetniji proizvod povećava njegovo zadovoljstvo (prosječan razuman kupac će između dva proizvoda istih uporabnih svojstava i iste cijene uvijek izabrati onaj kod kojeg uočava veću razinu kvalitete) • primjena FMEA metode vremenski je ograničena i provodi se u zadanim terminima.

Primjena SMART ciljeva u analizi utjecaja i posljedica pogrešaka najviše dolazi do izražaja u upravljanju rizicima, budući da se i brojčano iskazuje za koliko je utjecaj ukupnog i pojedinačnog rizika umanjen u odnosu na početnu vrijednost.

Vrijednosti RPN faktora, tj. faktora rizika prioriteta mogu znatno varirati u odnosu na procjenu važnosti, vjerojatnosti pojavljivanja i vjerojatnosti otkrivanja pogreške ili posljedice. Cilj primjene FMEA metode nije isključivo identificiranje svih uzroka potencijalnih rizika i njihovih posljedica već bi ova metoda trebala stvoriti i kvalitetnu podlogu za odlučivanje rukovodstvu te odgovoriti na osnovno pitanje: da li primijeniti skup preventivnih mjera i nastojati smanjiti mogućnost ispunjenja rizika ili u potpunosti zanemariti pojedine grupe rizika kao irelevantne za poslovanje poduzeća i daljnji razvoj.

PODJELA RIZIKA SRODNOSTI

PREMA

Postoji mnogo vrsta rizika koje je moguće grupirati prema srodnosti, kako slijedi:

Ciljevi FMEA metode po definiciji spadaju u SMART ciljeve iz nekoliko razloga : • jasan i jednoznačno definiran cilj primjene FMEA metode ključ je njezina uspjeha • mjerljivost cilja očituje se u unaprijed definiranom faktoru rizika prioriteta kojega želimo postići 211

a) b) c) d) e) f) g) h) i)

rizici na koje se može utjecati rizici na koje nije moguće utjecati vidljivi rizici skriveni rizici rizici koji uzrokuju posljedice rizici koji nemaju posljedice vanjski rizici (rizici iz okružja) unutarnji rizici (interni rizici u poduzeću) specifični rizici.

Ukoliko je na rizike moguće utjecati, moguće ih

je i kontrolirati ili barem predvidjeti sve mogućnosti njihova ispunjenja i razviti adekvatne aktivnosti za smanjenje posljedica rizika. Takvim rizicima moguće je upravljati a uključuju potencijalne pogreške iz osnovnih aktivnosti poduzeća: rizik ispunjenja ugovora, rizik plaćanja, rizik portfolia vrijednosnih papira u investicijskom poslovanju i općenito - rizik donošenja poslovnih odluka.

Postoje određeni rizici koje je moguće identificirati ali nije moguće spriječiti njihovo ispunjenje. U ovu vrstu rizika spadaju slučajevi kao što su viša sila i elementarne nepogode. Za umanjenje posljedice ovih rizika moguće je poduzeti konkretne mjere kojima se smanjuje ukupni trošak ispunjenja rizika ali je na uzrok rizika nemoguće utjecati. Stoga potencijalne pogreške koje se za ove rizike identificiraju pomoću FMEA metode imaju najmanju moguću vjerojatnost otkrivanja što rezultira visokim rangom u tablici vjerojatnosti otkrivanja.

Vidljivi rizici predstavljaju rizike koje je moguće identificirati bez dodatnih napora i angažiranja vanjskih stručnih suradnika. Moguće je da pojedinačni rizici budu vidljivi ali na njih nije moguće utjecati.

Skriveni rizici su oni rizici koje nije moguće identificirati u redovnom radu ili projekcijama budućeg poslovanja a postaju očiti tek nakon što uzrokuju neku vrstu promjene. Skriveni rizici ujedno su i najopasniji jer njihova identifikacija i predviđanje pogrešaka koje iz takvih rizika proizlaze nije moguća prije stvarnog nastanka događaja. U grupu skrivenih rizika spadaju i oni rizici ispunjenje kojih nitko nije definirao kao kategoriju potencijalne mogućnosti nastanka pogrešaka te kao takvi nisu niti postali predmetom proučavanja FMEA. Rizici koji uzrokuju posljedice su gotovo svi rizici kojih se FMEA tim može sjetiti u procesu generiranja ideja. Osnovno razlikovanje temelji se na tome da li je pojedina posljedica ispunjenja rizika bitna za predmet FMEA analize. U ovu grupu rizika spadaju svi oni rizici za posljedice kojih se definira njihova važnost te one, kroz vrijednost RPN faktora, ulaze u daljnju obradu u primjeni FMEA. Rizici koji nemaju posljedice su svi rizici čijim ispunjenjem ne nastaju posljedice bitne za bilo koju promjenu na predmetu ili pojavi koju FMEA analizira.

Vanjski rizici (rizici iz okružja) predstavljaju rizike uzroci kojih postoje izvan poduzeća. S točke promatranja gdje FMEA igra važnu ulogu u otklanjanju mogućih posljedica ispunjenja rizika, analizu je potrebno proširiti i na učinke vanjskih utjecaja na aktivnosti poduzeća. Tako se u rizike okružja ubrajaju: rizik promjene zakonske regulative koji rezultira troškom ili nekim drugim negativnim ishodom za poslovanje poduzeća, rizik nemogućnosti plaćanja u roku zbog nesposobnosti institucija za platni promet da izvrše plaćanje prema nalozima za plaćanje s računa poduzeća i sl. Na vanjske rizike većinom nije moguće utjecati jer je njihovo ispunjenje, u pravilu, neovisno od volje menadžmenta poduzeća. Međutim, moguće je napraviti analizu i procjenu potencijalnih negativnih ishoda ispunjenja rizika te se barem djelomično zaštititi od posljedica koje uzrokuju.

Unutarnji rizici (interni rizici u poduzeću) su rizici čije je uzroke nužno tražiti unutar samog poduzeća, bilo da se ovo traženje odnosi na propuste u organizacijskoj strukturi poduzeća koja ne prati promjene u okolini, bilo da je riječ o ostalim vidljivim ili skrivenim uzrocima koji dovode do neželjenih posljedica. U ove rizike potrebno je svakako ubrojiti rizike sigurnosti na radu te rizike od poplave i požara. Adekvatna procjena i poduzimanje konkretnih mjera potrebno je radi postizanja adekvatne razine sigurnosti cjelokupnog poslovnog sustava poduzeća.

U širem smislu, specifični rizici vezani su za pojedinačne, različite aktivnosti ljudske djelatnosti.

Tako razlikujemo: tržišne rizike i ostale rizike poslovanja, rizike u osiguranju života i imovine, rizike informacijske sigurnosti, rizik kupnje i prodaje, rizik osnivanja poduzeća, bankovne rizike te druge rizike čije postojanje predstavlja svakodnevicu.

ŠTO ZNAČI UPRAVLJATI RIZICIMA Nakon što su utvrđeni svi relevantni rizici, njihovi uzroci i moguće posljedice, potrebno je odrediti metode kojima će se na njih djelovati.

Drugim riječima, potrebno je pronaći instrumente pomoću kojih je moguće efikasno upravljati rizicima.

Upravljati rizicima znači pronaći onu prihvatljivu kombinaciju tolerancije uzroka i posljedica rizika

212

koja omogućava akcije smanjivanja troškova, povećanja sigurnosti i zaštite te otklanjanja svih onih čimbenika postojanje kojih dovodi u pitanje normalno funkcioniranje sustava.

Potpuno upravljanje rizicima moguće je ostvariti uz ove osnovne pretpostavke : • Pravodobno identificiranje svih vrsta rizika • Odabiranje onih rizika posljedice kojih imaju na nas utjecaj • Analiza pojedinačnih rizika i njihovo grupiranje po srodnosti • Promatranje međuovisnosti pojedinačnih rizika i njihovih eventualnih posljedica • Formiranje okružja koje njeguje tradiciju timskog rada • Razvoj metoda i tehnika za eliminiranje ili ublažavanje posljedica ispunjenja rizika • Pronalaženje adekvatne razine sigurnosti u zaštiti od rizika • Analiza povijesnih podataka o posljedicama nastanka rizika • Donošenje plana zaštite od rizika i mjera za smanjivanje njihovih posljedica prije ispunjenja rizika • Korištenje informacijskog sustava i informacija iz okoline u svrhu dobivanja podataka koji su temelj za daljnje analize.

Upravljati rizicima znači poznavati uvjete i faktore koji dovode do ispunjenja rizika, za što je potrebno imati određeno znanje o tome što se oko nas zbiva. Ovo znanje strukturirano je u obliku različitih vrsta informacija koje prikupljamo u

svrhu donošenja zaključaka.

Dakle, za efikasno upravljanje rizicima, potrebno je znati upravljati informacijama na temelju kojih se zaključci i odluke donose, tj. potrebno je obratiti pažnju na kvalitetu informacija kojima raspolažemo a osobito onih koje nazivamo strateškim i relevantnim za odlučivanje.

Međuovisnost upravljanja moguće je grafički prikazati na sljedeći način : Slika 1. prikazuje međuodnose u složenom konceptu upravljanja. Kao osnovni preduvjet za efikasno upravljanje sustavom kvalitete, navode se dvije kategorije: upravljanje informacijama i upravljanje rizicima kao podloga za sveobuhvatno upravljanje kvalitetom.

Navedeni koncept razmišljanja moguće je proširiti i posljednjom kategorijom koja sadrži sve prethodno nabrojane a govori o upravljanju promjenama. Ukoliko znamo upravljati kvalitetom, tada vrlo lako možemo upravljati i promjenama kojima je poslovanje izloženo u obliku prijetnji i prilika s kojima se svakodnevno susrećemo.

FMEA metoda u upravljanju rizicima povezuje sve ove kategorije, budući da u sadašnjem trenutku analize daje osnovu za predviđanje budućih posljedica ispunjenja rizika i definira mjere primjenom kojih se može povećati razina kvalitete promatranog sustava, procesa, dizajna proizvoda ili pružanja usluge.

Slika 1: Upravljački mehanizmi u sustavu kvalitete

213

mogućnosti samostalnog kreiranja tablica za procjenu važnosti, vjerojatnosti pojavljivanja i vjerojatnosti otkrivanja, gdje se i opisno mogu karakterizirati intervali rizičnosti pojedine potencijalne pogreške i pripadajućih posljedica.

Ukratko, primjena FMEA omogućava identifikaciju uzroka rizika, njihovo sustavno grupiranje, procjenu važnosti posljedice realizacije rizika, vjerojatnosti pojavljivanja ispunjenja rizika te otkrivanja rizičnih kategorija. Stoga se FMEA može koristiti kao metoda upravljanja rizicima u početnoj fazi predviđanja i analize rizika.

KAKO UPRAVLJATI RIZICIMA UZ POMOĆ FMEA METODE Analiza utjecaja i posljedica pogrešaka (engl.

Failure Mode and Effect Analysis) sustavna je metoda kojom se identificiraju i sprečavaju problemi na proizvodu ili u procesu prije nego što nastanu. FMEA metoda fokusirana je na prevenciju pogrešaka i smanjivanje mogućnosti da se pogreška dogodi te povećanje zadovoljstva kupca.1

Primjena FMEA metode odvija se kroz 15 osnovnih koraka : • Odluka uprave (rukovodstva) • Analiza proizvoda, procesa, usluge ili sustava • Izrada ili dorada FMEA obrasca • Prikupljanje ideja o svim potencijalnim pogreškama koje mogu nastati • Pronalaženje mogućih posljedica svake pojedine pogreške • Procjena važnosti posljedice pogreške • Pronalaženje svih mogućih uzroka nastanka pogreške • Procjena vjerojatnosti pojavljivanja pogreške • Popisivanje postojećih kontrola • Procjena vjerojatnosti otkrivanja pogreške / posljedice • Izračun RPN faktora za svaku posljedicu • Rangiranje potencijalnih pogrešaka po prioritetu • Prijedlog i poduzimanje mjera kojima se eliminira ili smanjuje rizik nastanka pogreške • Izračun RPN faktora pod pretpostavkom da su pogreške eliminirane ili umanjene • Izvještaj upravi (rukovodstvu).

Literatura : 1) Dobrović, T. : Primjena metode analize utjecaja i posljedica pogrešaka u vanjskotrgovinskom poduzeću, magistarski rad, Zagreb, 2004.

2) McDermott, R.E., Mikulak R.J., Beauregard M.R. : The basics of FMEA, Productivity Inc., New York, USA, 1996.

FMEA - METHOD IN RISK MANAGEMENT SUMMARY FMEA is a sistemathic method for identifying potential failures before ther occur. Basic paramatres that define this method in use are severity, occurence and detection. Implementation of FMEA in Corporative Risk Management specially concerns initial phase of defining and forcasting all possible risks and calculation of RPN factor – risk priority number. It is possible to group some partial risks by similarity of failures that occure at risk realization. For effective risk assesment and implementation of risk reducing measures, it is imporatant for team of experts on field of brainstorming to conduct a FMEA. Regardless of risk types, FMEA is a good method for estimating a possibility of risk realization by acceptable value of RPN that is given before starting FMEA.

ZAKLJUČAK U terminima primjene FMEA metode, potencijalna pogreška predstavlja mogućnost ispunjenja rizika a posljedice se projiciraju kao stvarna realizacija rizika.

Prilagodba FMEA metode rješavanju različite problematike, očituje se prije svega u

Key words: FMEA, risk management,

1

McDermott, R.E., Mikulak R.J., Beauregard M.R. : The basics of FMEA, Productivity Inc., New York, USA, 1996., str.3.

214