Integrirani sustav upravljanja - put do uspjeha

Page 1

MR. SC.VLASTA ČIZMIĆ MAZIVA-ZAGREB d.o.o. ČLAN INA GRUPE

SAŽETAK U Mazivima Zagreb izgrađen je i implementiran integrirani sustav upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravljem i sigurnošću. Orijentacija na kvalitetu čini organizaciju sposobnijom u sve oštrijoj konkurenciji na tržištu, a certifikat prema ISO 9001 dokaz je opredjeljenja za kvalitetu i omogućava mjerenje napretka u neprekidnom poboljšavanju poslovanja. Primjena međunarodne norme ISO 14001 dokaz je odgovornog pristupa i brige za okoliš kroz identifikaciju, kontrolu i nadzor aspekata okoliša a isto tako daje mogućnost za upravljanjem i poboljšavanjem cijelog sustava. Certifikacija prema OHSAS 18001 specifikaciji omogućava poznavanje i upravljanje svim mogućim rizicima usmjerenim na zaštitu zdravlja i sigurnost, znak je opredjeljenja za održivim razvojem, neprekidnim poboljšavanjem i novim izazovima uslijed globalizacije. Početkom 2004. počelo se raditi na izgradnji sustava upravljanja kvalitetom u laboratoriju po normi ISO/IEC 17025 kako bi se dokazalo da laboratorij provodi sustav kvalitete, da je tehnički osposobljen, da može davati tehnički valjane rezultate i nuditi svoje usluge drugima. U radu će biti naznačeni neki pokazatelji uspješnosti primjene sustava upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravljem i sigurnošću u praksi proizvodnje i prodaje maziva.

INTEGRIRANI SUSTAV UPRAVLJANJA PUT DO USPJEHA

UVOD

Ključne riječi: sustav upravljanja, kvaliteta, misija, strategija, zaštita okoliša, zdravlje, sigurnost, konkurentnost, održivi razvoj, aspekti okoliša, upravljanje rizicima

Mnoga su poduzeća posebice japanska, izradila predviđanja daleko u budućnost, neka za razdoblje od 100, 20 i 10 godina, međutim nekim je poduzećima vrlo teško nazrijeti situaciju i za pet godina. Vrijedno je razviti dugoročni pogled u budućnost i to od pet do sedam godina unaprijed. Međutim za ona poduzeća koja nisu preuzela dugoročne obveze trogodišnji horizont planiranja bit će sasvim dovoljan. Vizija je iskaz gdje želimo biti u budućnosti. Druga točka promatranja je današnjica - Misija ono što treba činiti kako bi se ostvarila Vizija. Na budućnost utječe i sustav vrijednosti do kojih tvrtka drži, jer dobro izrađeni iskazi vrijednosti (value statement) mogu djelovati na metode rada menadžera odnosno dovesti do boljih rezultata. Ništa ne vodi bolje prema rezultatima kao jasno usmjereni strateški ciljevi tvrtke. Dobro iskazani

105


«pametni» ciljevi imaju nekoliko karakteristika: jasni su (specific) i mjerljivi (measured), prihvaćeni (agreed), odnose se na relevantna područja poslovanja (relevant) i izražavaju vrijeme u kojima ih je potrebno dosegnuti (timed). Prva slova značajki čine riječ SMART-koja u hrvatskom prijevodu znači pametan. Sve ciljeve treba ispitati s obzirom na neke važne kriterije: uravnoteženost, usmjerenost, izazovnost i motivacijsku snagu. Stvarni pokretači dobre budućnosti leže u znanju, posvećenosti, visokim standardima rada, visokoj energiji koja se ulaže u posao, timskom duhu. Stoga nastavak postojanja sve češće ovisi o svakodnevnom pokretanju svakoga, pa i zadnjeg grama raspoložive pameti u poduzeću. Najuspješnije tvrtke posjeduju sustav za pretvaranje strateških namjera u akcije koje vrijede. To je sustav profesionalnog upravljanja koji pomaže menadžerima u obavljanju njihovog posla na konzistentan i svrhovit način. Prosječne tvrtke imaju samo poslovne planove (Business plan). Koriste ih samo kod izrade godišnjeg proračuna. Vodeća poduzeća ih održavaju u životu u glavama i rukama menadžera - znači da su to živi aktivni planovi po kojima se ravna čitavo poslovanje, a to je posljedica izgrađenog i implementiranog sustava upravljanja. U Japanu opisani se pristup naziva hoshin kanri. U zapadnim zemljama poznat je kao politika provedbe (policy deployment) ili strateška provedba (strategy deployment). Neka poduzeća, poput američkog Hewlett-Packarda, spojila su istočna i zapadna iskustva u jedan pristup, nazvan hoshin planiranje. Druga poduzeća sličan pristup opisuju svojom terminologijom, kao što je provedba ciljeva (goal deployment), pretvaranje strategije u akciju (strategy into action). Samo ime nije toliko važno, važniji je sadržaj ovog procesa, te što se njime postiže. Suština je spuštanje ciljeva tvrtke na niže razine izvođenjem nižih podupirajućih ciljeva iz viših, jer tako rastu izgledi za uspjeh strategije. (1)

Kvaliteta proizvoda i usluga mora biti takva da se: • zadovolje utvrđene potrebe i zahtjevi kupaca uz optimalne troškove; • kupcima pruže dokazi da je utvrđena kvaliteta proizvoda, ili izvršenih usluga postignuta ili će biti ostvarena; • kupcima daju uputstva i osigura stručna pomoć za pravilnu primjenu proizvoda, te i na taj način stvara i održava zadovoljstvo kupaca. Za zadovoljavanje navedenih zahtjeva nužno je: • stvaranje povjerenja i partnerskih odnosa s dobavljačima i kupcima i stalno unapređenje tih odnosa; • kontinuirano praćenje, razvoj i poboljšanje poslovnog sustava, tehnologije i opreme; • stalno praćenje Sustava kvalitete internim i eksternim prosudbama i pravodobno poduzimanje korektivnih radnji da bi se uklonile nesukladnosti; • preventivnim radnjama spriječiti nastajanje grešaka i • osposobljavati i motivirati djelatnike da kontinuirano poboljšavaju procese rada. Sadašnjost i budućnost osniva se na dugogodišnjem iskustvu i tradiciji proizvodnje visokokvalitetnih proizvoda. Položaj na tržištu gradi se bliskim odnosom s kupcima/korisnicima kroz neposredne i redovite kontakte. Izlazi se u susret različitim zahtjevima kupaca jer je dan naglasak na vlastito znanje, koje omogućuje proizvodnju proizvoda prema potrebama praktične primjene kod kupaca. Položaj na tržištu određuju zaposleni kod kojih se razvija specifični osjećaj pripadnosti tvrtki. Svi zaposleni obvezuju se za primjenu Sustava upravljanja kvalitetom i za njegovo kontinuirano unapređenje. Osnovno poslovno načelo je:

UPRAVLJANJE POSLOVANJEM Danas učiniti kako treba, sutra još bolje!

Politika kvalitete

Metodologija upravljanja ciljevima

Sustavom upravljanja kvalitetom u Mazivima Zagreb prema normi ISO 9001 postiže se bolje i racionalnije upravljanje poslovanjem tvrtke i stvaraju se uvjeti za pružanje kvalitetnijih usluga i proizvoda prema zahtjevima i očekivanjima kupca.

Primijenjena je jedinstvena metodologija upravljanja ciljevima za sva tri sustava koja se provodi na sljedeći način: • postavljanje, praćenje i ocjena postavljenih

106


ciljeva; • sustavno registriranje svih odstupanja od ciljeva; • odlučivanje na temelju mjerljivih pokazatelja; • postavljanje temelja za utvrđivanje novih ciljeva; • neprekidno poboljšavanje. (4)

Što se dobiva pravilnom implementacijom sustava upravljanja poslovanjem? Korektno izgrađen i implementiran Sustav upravljanja po normi ISO 9001:2000 znači dobitak za tvrtku odnosno, profit. Dobici mogu biti vanjski i unutarnji, a iznos dobitaka direktno je proporcionalan uspješnosti implementacije i uključenosti svih zaposlenih.

Koji su vanjski dobici implementiranog i certificiranog sustava? Vanjski dobitak je mogućnost ulaska u društvo najboljih i mogućnost suradnje sa svijetom. Posjednika međunarodno priznatog certifikata svjetsko tržište prihvaća u društvo najboljih, ne sumnja se u kvalitetu proizvoda i usluga koji se nude partnerima i korisnicima. Tvrtkama sa certifikatom raste image i povećava im se konkurentnost na tržištu.

Koji su unutarnji dobici implementiranog i certificiranog sustava? • Potpuno zaštićeni interesi kupca/korisnika u prvom redu putem maksimalno moguće kvalitete proizvoda i usluga; • Mogućnost optimalizacije organizacijske strukture, proizvodnih procesa i sustava; • Mogućnost smanjivanja svih troškova; • Svjesno i dugoročno upravljanje kvalitetom; • Porast kvalitete u svim vidovima života tvrtke: • Stvaranje i razvoj svijesti o kvaliteti kod svih zaposlenih; • Jačanje kolektivnog duha i stvaranje zdravih odnosa; • Omogućavanje obavljanja posla uz minimum zastoja i smetni. Ako se želi uspješno implementirati procesni model prema novoj normi ISO 9001:2000 tada se

mora obavezno poštovati osam načela upravljanja kvalitetom: usmjerenje na korisnika (kupca) i dobro poznavanje njegovih želja, jasno i odlučno vođenje tvrtke, uključivanje svih zaposlenih, procesni pristup, sustavni pristup upravljanju ujedinjenjem hijerarhije i procesa, stalna poboljšavanja, odlučivanje na osnovi objektivnih činjenica, te partnerski odnosi sa svim učesnicima vanjskih i unutarnjih procesa. (5) Poslovodstvo Maziva Zagreb prihvatilo je ovih osam principa kao uobičajeni način rada a time i put do ostvarenja potpunog upravljanja kvalitetomposlovne izvrsnosti. Kvaliteta je dinamična kategorija. Primjenom zahtjeva iz normi, te pravilnom implementacijom sustava u poslovni sustav, uprava Maziva Zagreb ima u svojim rukama izvanredan alat nužan za bilo koji oblik razvoja.

Sustav upravljanja zaštitom okoliša Danas sve veći broj menadžera vjeruje da je za osiguranje budućnosti njihovih poduzeća opravdano ugraditi načela održivog razvoja u sve oblike djelovanja kako bi se: shvatilo da nema dugoročnog gospodarskog rasta ako nije ekološki održiv; dokazalo da proizvodi, usluge i procesi moraju pridonositi stvaranju održivog svijeta; zadržalo povjerenje društva, nužno za poslovni opstanak; ostvario dijalog sa svim zainteresiranim stranama, uočili problemi i mogućnosti i preko njihovih reakcija gradila vjerodostojnost; stvorila motivacija za zaposlene i održala poduzetnička sloboda dobrovoljnim inicijativama umjesto zakonske prisile. (2) Sve stroži ekološki propisi, sve veći pritisak «zelene javnosti«, sve zahtjevnija očekivanja potrošača u pogledu ekološki prihvatljivijih proizvoda i rješavanja zbrinjavanja rabljenih proizvoda dovodi do toga da briga za okoliš danas znači minimiziranje rizika i štetnih učinaka tijekom proizvodnje, distribucije, uporabe i zbrinjavanja rabljenih proizvoda. Politika zaštite okoliša osnova je za postavljanje općih i pojedinačnih ciljeva, te zadataka u sustavu upravljanjem okolišem. Stoga izgradnja i primjena sustava upravljanja okolišem donosi sljedeće prednosti: • bolju poziciju na tržištu; • uvažavanje zahtjeva potrošač• a i ostalih zainteresiranih strana; • uspostavu bolje komunikacije prema višim i nižim strukturama; • poboljšanje komunikacije i odnosa s

107


javnošću; • predviđanja daljnjeg razvoja zakonodavstva; • usmjeravanje razvoja na proizvode manje štetne za okoliš; • smanjenje rizika od nesreća; • povoljnije uvjete kreditiranja i osiguranja; • lakše ishođenje dozvola; • bolje upravljanje troškovima; • manji broj prekršaja i kazni; • optimalnu potrošnju sirovina i energije; • smanjenje troškova gospodarenja otpadom; • bolje uvjete rada zaposlenika. Maziva Zagreb proizvode industrijska maziva i srodne proizvode za domaće i inozemno tržište i pri tom se velika briga posvećuje zaštiti okoliša. Uprava je odlučila u politiku, od planiranja do donošenja poslovnih odluka, uključiti sustavne aktivnosti unapređenja zaštite okoliša jer one su bitne za dugoročno uspješno poslovanje i osiguranje održivog razvoja. Imperativi održivog razvoja nalažu da poduzeće koje želi opstati i napredovati mora postati «organizacija koja uči« kako bi se moglo prilagoditi brzim promjenama i djelotvornije od svojih konkurenata nalaziti kreativna rješenja. Za ostvarivanje održivog razvoja potrebno je da poduzeća donose odluke imajući na umu istodobno i zdrav okoliš i učinkovito poslovanje, a to znači da su okoliš i gospodarstvo isprepleteni kao partneri u općoj težnji za boljom kvalitetom življenja. No ponašanje poduzeća prema okolišu ne ovisi samo o njima nego i o ponašanju cjelokupnog okruženja u kojem žive i rade. Zakon o zaštiti okoliša Republike Hrvatske određuje da je okoliš: prirodno okruženje zrak, tlo, more, klima, biljni i životinjski svijet u ukupnosti uzajamnog djelovanja i kulturna baština kao dio okruženja koje je stvorio čovjek. Politika zaštite okoliša danas se shvaća kao javno upravljanje okolišem, kao zajedničkim dobrom, a obuhvaća: 1. sprječavanje daljnjeg širenja degradacije okoliša i svih vrsta onečišćenja, 2. javni nadzor nad svim izvorima onečišćenja, 3. racionalno iskorištavanje postojećih prirodnih resursa, 4. usmjeravanje svih proizvodnih procesa, prometa i raznih usluga na čiste i bezopasne tehnologije. (3) Maziva Zagreb vezano za značajne aspekte okoliša, tehnološke i financijske mogućnosti, a prema jedinstvenoj metodologiji upravljanja ciljevima, postavila su ciljeve, zadatke i izradila programe za njihovu realizaciju. Nositelji zadataka osim što sudjeluju u izradi programa, utvrđuju

pokazatelje praćenja, provjeravaju realizaciju, prate učinkovitost, provode korektivne radnje, te izvještavaju o tome najviše poslovodstvo. (4) Na razvoj i proizvodnju maziva uvijek su utjecali zahtjevi u zaštiti okoliša i zdravlja ljudi, što je razumljivo jer proizvođači maziva utječu na stanje okoliša neposredno - emisijama i ispuštanjima kao posljedicom tehnološkog procesa, ali i posredno korištenjem gotovih proizvoda u primjeni. Maziva Zagreb svjesna tih, kao i činjenice da su njezina postrojenja smještena na vodozaštitnom području i u blizini naselja, već niz godina prate trendove u zaštiti okoliša. Osim nadzora nad posljedicama koje sam tehnološki proces može imati na stanje okoliša, stručnjaci Maziva Zagreb su tijekom višegodišnjeg rada, a prateći nastojanja razvijenih zemalja u zapadnoj Europi, razvili asortiman maziva i srodnih proizvoda koji manje štetno djeluju na okoliš. Maziva Zagreb su uvela i certificirala sustav upravljanja zaštitom okoliša prema ISO 14001 1999. godine kao četvrta tvrtka u Hrvatskoj i prva u INI i integrirala ga u cjeloviti sustav upravljanja kvalitetom. Politika zaštite okoliša i njena provedba dokaz su visoko razvijene svijesti i osjećaja odgovornosti uprave i menadžmenta, a i svih zaposlenih za provedbu prvenstveno zakonskih propisa i razvojnih projekata u području zaštite okoliša. Izgradnjom i implementacijom integriranog sustava upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravljem i sigurnosti poslovodstvo Maziva Zagreb može upravljati svim poslovnim procesima i uspješno ostvarivati postavljene ciljeve. (3)

Politika zaštite zdravlja i sigurnosti Uvođenjem Sustava upravljanja zaštitom zdravlja i sigurnosti prema normi OHSAS 18001 Maziva Zagreb su odlučna ustrajati u očuvanju i unapređenju zaštite na radu, zaštite zdravlja zaposlenika, zaštite od požara, te zaštite objekata i prostora. Program za povećanje sigurnosti i sprječavanje gubitaka osnova je Politike zaštite zdravlja i sigurnosti, koja dovodi do više razine poslovanja.

108

Politika sadrži sljedeća načela: • Sustav upravljanja zdravljem i sigurnosti sastavni je dio sveukupnog poslovnog sustava tvrtke, koji omogućuje sprječ• avanje gubitaka uzrokovanih ozljedama zaposlenika, profesionalnim bolestima, drugim bolestima u svezi s radom i oštećenjem imovine;


4. Čizmić, V.: Provedba politike zaštite okoliša u industrijskoj praksi proizvodnje maziva, 5. Hrvatska konferencija o kvaliteti, Zbornik radova, Šibenik, 2004. 5. Poslovnik upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravljem i sigurnošću, Maziva Zagreb d.o.o., Zagreb, 2003. 6. Injac, N : Mala enciklopedija kvalitete, Oskar, Zagreb 2002.

• Visoki stupanj zaštite temelji se na ispunjenju svih zakonskih i ostalih propisa, ali se istodobno i unapređuje kroz kontinuirano poboljšanje učinkovitosti Sustava zdravlja i sigurnosti; • Za provedbu ove Politike Maziva Zagreb osiguravaju odgovarajuća sredstva, primjerena stupnju opasnosti, poštujući zakonske, tehničke, financijske i druge zahtjeve; • Ciljevi zaštite zdravlja i sigurnosti objavljuju se u internom glasilu, kako bi se informirali svi zaposlenici, te osiguralo njihovo uključ• ivanje u provedbu i primjenu Politike u praksi; • Ostvarivanje ciljeva, kao i provedba i održavanje cjelokupnog Sustava, odgovornosti su rukovoditelja svih razina; • Periodična prosudba Sustava zaštite zdravlja i sigurnosti i ocjena sukladnosti s Politikom, obavlja se u sklopu prosudbi postojećeg integriranog Sustava upravljanja. Za prihvaćanje navedenih načela pri provođenju konkretnih mjera zaštite, Maziva Zagreb ulažu napore na razvoju svijesti i osposobljavanju zaposlenih. (4) Sustav upravljanja zdravljem i sigurnošću prema OHSAS 18001 specifikaciji omogućava poznavanje i upravljanje svim mogućim rizicima usmjerenim na zaštitu zdravlja i sigurnost, znak je opredjeljenja za održivim razvojem, neprekidnim poboljšavanjem i novim izazovima uslijed globalizacije.

AN INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM IS THE PATH TO SUCCESS SUMMARY Within Maziva Zagreb an integrated system of managing quality has been developed and implemented encompassing environmental protection, health and safety. Focusing on quality results in organisations being better within a sharply increasing competitive market. An ISO 9001 certificate is clear proof that choosing quality enables measuring success towards continuous improvement of business. Application of international standards of ISO 14001 indicates responsible behaviour and care for the environment through identification, control and supervision as well as ability to manage and improve the entire system. Acquiring OHSAS 18001 certification in accordance with it’s specifications enables knowledge and management of all of its possible risks geared towards protection of health and safety, and is a symbol of choice for sustained development, continuous improvement and new challenges of globalisation. During the onset of year 2004, development of a new system for managing quality was embarked upon based on the standards of ISO/IEC 17025 so as to show that laboratory is based on a system of quality, is technically equipped an can offer technically valid results and services to others. The work shall be noted with some inferences of success indicated by using the quality system for management for environmental protection, health and safety in practical production and sales of industrial lubricants.

ZAKLJUČAK Integracijom sva tri sustava u jedan cjeloviti sustav upravljanja poslovanjem omogućeno je organizaciji da se razvija, uči i trajno poboljšava, da se brzo prilagođava promjenama, da postavlja vlastite ciljeve i razvija programe za njihovo dostizanje. Izgradnja jedinstvenog sustava upravljanja gledajući dugoročno je isplativa.

Literatura 1. Smith, S.: Strateg, M.E.P. CONSULT, Zagreb, 2003. 2. Črnjar, M.: Ekonomika i politika zaštite okoliša, Ekonomski fakultet Sveučilišta i Glosa Rijeka, Rijeka, 2002

Key words: managing system, quality, mission, strategy, environmental protection, health, safety, competition, sustaining development, environmental aspects, managing risk

109


Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.