MR.SC. RUŽICA GAJIĆ T-Mobile Hrvatska d.o.o., Zagreb
SAŽETAK Pregled ISO 14001 intranet web stranica koje su dostupne svakom zaposleniku TMobile Hrvatska: elektronička dostupnost ISO dokumentacije, mogućnost interaktivnog školovanja, baze podataka o raznim aspektima okoliša, mogućnost anonimnih upita i drugo.
UVOD
PRIMJENA SUVREMENIH TEHNOLOGIJA PRI UVOĐENJU I ODRŽAVANJU ISO 14001 SUSTAVA
T-Mobile Hrvatska d.o.o. je vodeća tvrtka na području pružanja usluga mobilnih komunikacija u Republici Hrvatskoj. S obzirom na stratešku važnost i značaj područja pokretnih komunikacija za gospodarski, znanstveni i kulturni razvoj Republike Hrvatske, T-Mobile Hrvatska d.o.o. svojom najmodernijom infrastrukturom omogućuje integriranu komunikacijsku platformu, spremnu za sve izazove 21. stoljeća. Razvoj novih tehnologija i svjetskih telekomunikacijskih standarda obuhvaća i područje zaštite okoliša. Ekološka orijentiranost i razvijena svjesnost vidljiva je već u samom opredjeljenju za uvođenje Sustava upravljanja okolišem prema normi ISO 14001. Uvođenje ISO 14001 sustava je započelo krajem 2001. godine, a certifikat prvi je dobiven u rujnu 2002. godine.
PROBLEM DOSTUPNOSTI DOKUMENTACIJE
Ključne riječi: ISO 14001:2004, suvremene tehnologije, aspekti okoliša
Tijekom uvođenja Sustava upravljanja okolišem, susreli smo se s jednim problemom koji je vjerojatno vrlo čest i javlja se u svakoj kompaniji. Prema zahtjevima norme, dokumentacija Sustava upravljanja okolišem treba biti dostupna svim djelatnicima kompanije. U manjim kompanijama, koje imaju i manji broj djelatnika, ovaj problem se može riješiti relativno jednostavno. U velikim kompanijama je situacija malo složenija. Na kraju 2004. godine u T-Mobile Hrvatska je bilo zaposleno 1008 djelatnika. Svaki djelatnik treba biti upoznat s dokumentacijom, a ona mu mora biti dostupna u mjeri u kojoj to zahtijeva njegovo radno mjesto i uloga u kompaniji. Jedna od klasičnih opcija distribucije je ispis cjelokupne dokumentacije i distribucija kontroliranih primjeraka dokumentacije. Drugim riječima, svaki djelatnik bi trebao dobiti papirnatu kopiju dokumenta ISO 14001 sustava koji su vezani s njegovim radom te potpisati primitak tih
219
dokumenata. Još veći problem predstavljaju promjene u dokumentaciji: uklanjanje nevažećih dokumenata i podjela novih verzija dokumentacije. Kako je u proteklilh nekoliko godina T-Mobile doživio mnogobrojne organizacijske i tehnološke promjene, i sama ISO 14001 dokumentacija je usklađivana i mijenjana sukladno tim promjenama. Problem distribucije izmjena u dokumentaciji je još osjetljivije pitanje, jer uključuje i povlačenje stare, nevažeće dokumentacije. Potrebno je osigurati da svi djelatnici imaju pristup samo važećim dokumentima. Oslanjanje na klasičan način rješavanja ovog problema (distribucija kontroliranih papirnatih kopija) dovodi do neefikasnog sustava. Osim što je takva distrubucija dokumenata vrlo zahtjevna i dugotrajna, postavlja se i pitanje usklađenosti takvog načina rada s ISO 14001 standardom i temeljnim zahtjevima tog standarda. Imajući u vidu efikasno upravljanje okolišem koje ISO 14001 standard zagovora, treba uzeti u obzir i potrošnju papira za ovakvu distribuciju dokumentacije. Već i površan proračun pokazuje da je potrošnja papira ogromna i u potpunoj suprotnosti s osnovnim ciljevima ISO 14001 standarda. U takvoj situaciji T-Mobile se odlučio poslužiti prednostima suvremenog elektroničkog načina poslovanja te je uveden elektronski pristup dokumentaciji.
PREDNOSTI ELEKTRONIČKOG PRISTUPA DOKUMENTACIJI Čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku podrazumijeva dostupnost dokumentacije preko pristupa internim serverima. 2001. godine, kada je zapečelo uvođenje ISO 14001 sustava, u T-Mobile Hrvatska je postojalo nekoliko intranet stranica, koje su imale specifične namjene (čuvanje tehničkih podataka i slično). Intranet web stranica posvećena Sustavu upravljanja okolišem je pokrenuta krajem 2001. godine. U prvoj fazi na toj intranet stranici su bili objavljeni samo svi dokumenti ISO 14001 sustava. Svi dokumenti se mogu otvoriti i po potrebi ispisati na pisaču, ali se ne mogu mijenjati. Prilikom ispisa dokumenata pri dnu stranice se uvijek ispisuje i datum ispisa. Original dokumentacije se čuva kod menadžera okoliša. Sva dokumentacija je dvojezična (hrvatski i engleski), pa postoji i engleska verzija ISO 14001 stranica. Kako
je T-Mobile Hrvatska kompanija s izvrsnom informatičkom infrastrukturom, svaki djelatnik ima pristup računalu. Osigurano je da svi djelatnici imaju pristup ISO 14001 stranici. Kako su u vrijeme uspostave ISO 14001 sustava mobilne komunikacije bile jedna od poslovnih jedinica tadašnjih Hrvatskih telekomunikacija d.d., pristup stranici su imali svi djelatnici Hrvatskih telekomunikacija d.d. Nakon izdvajanja u zasebnu tvrtku posebna pažnja je posvećena kontroli pristupa ISO 14001 stranici, pa danas pristup imaju isključivo djelatnici T-Mobile Hrvatska d.o.o. Prilikom revizija dokumentacije, postupak s uklanjanjem nevažeće dokumentacije je izuzetno jednostavan. Potrebno je samo sa servera ukloniti nevažeću dokumentaciju i staviti novu. Istog trenutka svi djelatnici imaju pristup novoj verziji dokumentacije. Naravno, u praksi se djelatnici o promjenama izvješćuju internim načinom komuniciranja, obavijesti su stavljene i na ISO stranice a ukoliko je promjena u dokumentaciji bila značajna, provode se i dodatna školovanja. ISO stranice administrira jedna osoba koji je zadužena za stavljanje pripremljenih sadržaja na stranice i rješavanje grafičkog sučelja, u skladu sa smjernicama T-Mobile International. Sam sadržaj stranica određuje menadžer okoliša sa svojim timom (ukupno 3 osobe). Tijekom vremena ISO 14001 stranice su postale više od mjesta za skladištenje dokumentacije u elektronskom obliku. Vrlo brzo je uočen i iskorišten veliki komunikacijski potencijal. ISO 14001 stranice služe kao mjesto interaktivne komunikacije o pitanjima zaštite okoliša, a ponekad se ažuriraju i nadopunjavaju novim informacijama i nekoliko puta tjedno. U prosjeku mjesečno ISO stranice posjeti oko 250 djelatnika. Gledajući samo 2005. godinu, maksimalna posjećenost je bila u svibnju 2005, kada su ISO stranicama pristupila 542 djelatnika. Očito je da su ISO stranice redovno posjećivane, pa je potreba za redovnim obnavljanjem sadržaja razumljiva. Dakle, danas su ISO intranet web stranice puno više od običnog virtualnog prostora za skladištenje dokumenata. Nekoliko je osnovnih rubrika:
Aktualno U ovoj rubrici redovno objavljujemo vijesti o događanjima vezanim za zaštitu okoliša unutar kompanije ali i izvan nje (vijesti iz svijeta, zanimljivosti i slično). Osnovna namjena ove rubrike je da posjetiteljima ovih stranica da više od
220
šturih informacija o ISO 14001 sustavu te ih na taj način privuče i potakne na redovno posjećivanje. Između ostalog, tu se nalaze informacije o svim važnijim eko akcijama T-Mobile Hrvatska (gašenje NMT mreže te zbrinjavanje NMT mobitela i opreme, akcija u suradnji s Nokiom o povratu starih uređaja i njihovom ekološkom zbrinjavanju), informacije o događanjima vezanim za ISO 14001 (najave internog audita, popis okvirnih pitanja za interni audit, najave školovanja), događanjima u kompaniji (provođenje vježbe evakuacije, zbrinjavanje istrošenih tonera, količine prikupljenog papira, ispitivanje električnih instalacija) te ostale vijesti (npr. članak o štetnosti pušenja, članak o sunčanju i solarijima i dr.).
Članci U ovoj rubrici se nalaze skenirani članci iz novina i drugih medija, a koji se odnose na aspekte okoliša.
Zakoni i norme Popis svih zakona objavljenih u Narodnin novinama, sortiran prema temi. Naravno, navode se samo zakoni i podzakonski propisi koji imaju dodira s poslovanjem T-Mobile Hrvatska ili sa zaštitom okoliša. Tu se također nalaze i dokumenti raznih organizacija u čijem radu sudjeluju djelatnici T-Mobile Hrvatska.
Dokumenti sustava
Prezentacije
Kao što i ime govori, u ovoj rubrici su svi dokumenti ISO 14001 sustava, ali i drugi dokumenti vezani za ISO 14001 u zaštitu okoliša (odluke Uprave, certifikati, razne politike T-Mobile grupe i dr.). Također se tu nalaze izvješća o provedenim auditima druge strane te programi za školovanja.
U ovoj rubrici su navedeni sve prezentacije koje se koriste prilikom školovanja djelatnika (osnovna prezentacija o ISO 14001 sustavu, prezentacija o načinu praćenja ISO troškova te prezentacija o aspektima okoliša u našoj kompaniji i njihovom utjecaju na okoliš i zdravlje).
Slika 1: Izgled ISO 14001 stranica
221
EM zračenje S obzirom na veliki interes javnosti ali i djelatnika o ovoj temi, u rubrici EM zračenja se transparetno mogu pogledati rezultati svih obavljenih mjerenja EM zračenja u prostorima TMobile Hrvatska ili na nekim drugim lokacijama. Sva mjerenja koja se rade na vanjskim lokacijama su obavljena od tvrtki koje posjeduju ovlaštenja Ministarstva zdravstva. Također se mogu naći i vrijednosti zračenja mobitela.
Kontakti Ovdje se mogu pronaći kontakt informacije svih članova ISO 14001 tima (svaki sektor ima jednu ili više osoba koje su dodatno odškolovane za ISO 14001 tematiku), menadžera okoliša i internih auditora.
Pitanja i odgovori Tijekom provođenja školovanja za ISO 14001, uočena su neka pitanja koja se često postavljaju te su upravo ta pitanja, s odgovorima, objavljena. Također se može i anonimno postaviti pitanje (anonimnost je zajamčena).
djelatnika. Teme školovanja su ISO 14001 sustav, način praćenja ISO troškova te aspekti okoliša u našoj kompaniji i njihov utjecaj na okoliš i zdravlje. Školovanja su dobro posjećena te se vodi evidencija koja se također može pronaći na ISO stranicama. Uobičajeno se seminari organiziraju 2-4 puta godišnje, ovisno o promjenama u dokumetnaciji i o fluktuaciji djelatnika. Naravno da samo postojanje intranet web stranica ne može biti jedini način informiranja djelatnika. Djelatnici su redovno izvješteni o promjenama i putem uobičajenih kanala informiranja unutar kompanije – odlukama Uprave te hijerarhiskim načinom distribucije dokumenata i odluka. Koncepcija ISO 14001 stranica u T-Mobile Hrvatska je takva da zahtijeva redovito ažuriranje. Ukoliko bi se intranet stranice koristile samo za čuvanje dokumentacije, takva potreba bi bila puno manje izražena. Međutim, kako se na ISO stranicama nalazi cijeli niz informacija i raznih aktualnosti, ažuriranje mora biti redovito i zahtijeva angažman više djelatnika. Međutim, taj angažman ne zahtijeva puno radno vrijeme, tj. riječ je o povremenim poslovima. Sadržaj ISO stranica pripremaju 3 osobe a administrira ih jedna osoba. U svakom slučaju, potreban je kontinuirani rad.
NEDOSTATCI I NJIHOVO RJEŠAVANJE Najslabija strana elektroničkog prisutupa dokumentaciji je sam stav krajnjeg korisnika. Međutim, to nije problem elektroničkog pristupa, već se isti problem javlja i prilikom dostavljanja papirnate verzije dokumentacije. Dakle, kako se osigurati da krajnji korisnik pročita dokumentaciju? Na žalost, na to pitanje nema jednoznačnog i jednostavnog odgovora. Međutim, na temelju našeg iskustva, uočili smo da dodatna školovanja znatno doprinose razvoju ekološke svijeti djelatnika. Ne samo da se prilikom školovanja djelatnici upoznaju s ISO sustavom i dokumentacijom, već se i na nizu praktičnih primjera pokušava djelovati na njihov način razmišljanja. Tijekom 3 godina uočeni su znatni pomaci i općenito se može reći da je u TMobile Hrvatska ISO 14001 sustav dao izvrsne rezultate. Internim školovanjima su obuhvaćeni svi djelatnici, a prati se i dolazak novih djelatnika te se i oni uključuju u programe školovanja. Do sada je školovanjima obuhvaćeno ukupno 1006 222
ZAKLJUČAK Ukratko rečeno, osnovne prednosti elektroničkog pristupa dokumentaciji putem uspostave intranet stranica su: - dokumentacija je dostupna svakom djelatniku; - jednostavna promjena dokumentacije te uklanjanje nevažećih verzija; - velike mogućnosti komuniciranja ostalih srodnih tema. Za uspostavu elektroničkog pristupa dokumetnaciji moraju biti ispunjeni neki osnovni preduvjeti: - svaki djelatnik mora imati pristup računalu; - uspostavljena kvalitetna intranet mreža; - zahtijeva se povremeni angažman djelatnika na osmišljavanju sadržaja i administraciji. Međutim, imajući u vidu veličinu tvrtke i jednostavnost s kojom je riješena problematika dostupnosti dokumentacije, može se smatrati da su ISO 14001 stranice izvrsno rješenje. Još je važnije da je u praksi dokazana učinkovitost i primjenjivost ovakvog rješenja. Izvrsna posjećenost ISO 14001 stranica govori o tome da je sadržaj osmišljen dovoljno zanimljivo
da korisnike privuče na redovno pregledanje stranica. Stalna posjećenost stranica znači da je nađen još jedan način komuniciranja ekoloških i ISO 14001 tema.
APPLICATION OF MODERN IT TECHNOLOGIES IN IMPLEMENTATION AND MAINTENANCE OF ISO 14001 MANAGEMENT SYSTEM SUMMARY Review of ISO 14001 intranet web site that is available to every employee of T-Mobile Croatia: electronic availability of ISO documentation, the possibility of interactive training, data bases on different environmental aspects, the possibility of anonymous queries, etc.
LITERATURA 1. Nenad Injac: Mala enciklopedija kvalitete, Okoliš i njegova zaštita 2. Viljem Strašek: Upravljanje poduzećem s aspekta okoliša u skladu s zahtjevima norme ISO 14001
Key words: ISO 14001:2004, modern technologies, environmental aspects
223