NENAD INJAC Quality Austria, Beč, Austrija nenad.injac@qualityaustria.com
NOVO PODRUČJE – INTEGRIRANI SUSTAVI UPRAVLJANJA Sažetak Stalna pojava stalno novih sustava upravljanja, temeljenih na nizu novih međunarodnih ISO normi, polako počinje postajati kontraproduktivna u realnom životu i u bilo kojem tipu i veličini organizacije. Odnosi sa vrhovnom upravom, međusobni statusi pojedinih rukovoditelja (menadžera), usklađivanje poslova, prioriteti i svi drugovi oblici i tipovi odnosa donose (već danas) u nizu slučajeva brojne konfuzije, sporove, usporavanje i zastoje na svim razinama. Još je neugodnija i kompliciranija situacija kod onih koji se bave konzaltingom, implementacijom i auditiranjem organizacije. Ovaj rad ima za cilj da pokaže moguće izbjegavanje svih poteškoća novim pristupom teoriji i praksi integriranih sustava upravljanja kao potpuno novoj profesiji. Ključne riječi: Integrirani sustav upravljanja, ISO norme, koordinacija sustava upravljanja, novi pristup, nova profesija 1. UVOD U zadnjih nekoliko godina, prije svega u sustavima upravljanja kvalitetom, razvilo se novo područje koje je dobilo službeni naziv – Integrirani sustavi upravljanja ili IMS (eng. Integrated Management Systems). I ne samo to, danas se smatra uobičajenim da su integrirani sustavi upravljanja prije svega skup od tri sustava upravljanja uspostavljenih na osnovu normi: ‐ ISO 9000ff (orijentirani na upravljanje sustavom kvalitete kroz temeljnu normu ISO 9001), ‐ ISO 14000ff (orijentirani na upravljanje okolišem kroz temeljnu normu ISO 14001) i ‐ OHSAS 18000ff (orijentirani na upravljanje zdravljem i sigurnošću kroz temeljnu normu OHSAS 18001). 2. SADAŠNJE STANJE Prema literaturi i izvještima iz neposredne prakse, postojeći integrirani sustavi menadžmenta se formiraju na slijedećim jednostavnim pravilima: 1. Tri osnovna sustava se implementiraju pojedinačno ili u grupi (obično se počinje sa sustavom kvalitete, 2. Dokumentacija se „sažima“ (jasnije, pretapa u jedinstvenu dokumentaciju u kojoj su prisutna sva tri sustava – obično označena na različite načine, osim potpuno istih odredbi i zahtjeva sve tri norme), 3. Interni i eksterni auditi provode se istovremeno (po principu malo o ovome, malo o onome, odnosno malo jedan sustav upravljanja, malo drugi sustav upravljanja). 4. Potpuno je nejasno tko treba biti nadređeni u ovakvim sustavima (iako se obično predlaže voditelj upravljanja sustavom kvalitete).
5. Ponekad se neki od navedenih sustava zamjenjuje potpuno drugim sustavima upravljanja (na primjer, sigurnost informacija umjesto osiguranja zdravlja i sigurnosti, socijalni aspekti umjesto sustava upravljanja okolišem itd.). 6. Porast broja potpuno novih sustava upravljanja se manje-više ignorira u razmatranju integriranih sustava upravljanja, 7. Posjećuju se seminari za „Integrirane sustave upravljanja“ koji obično objašnjavaju tri osnovna sustava i prednosti „integracije“. 3. NORMATIVNA PODLOGA Trenutno ne postoji norma koja govori o integriranim sustavim upravljanja. Jedini dokument koji je trenutno dostupan je PAS 99:2006. PAS 99:2006 je javno dostupna publikacija (PUBLICLY AVAILABLE SPECIFICATION) izdana od Instutucije za britanske norme (British Standard Institution) pod nazivom Specifikacija općih zahtjeva sustava upravljanja kao okvir za integraciju („Specification of common management system requirements as a framework for integration”). U PAS 99 se vide dvije osnovne postavke na kojima leži njegova kompletna opredjeljenost i filozofija integracije: - temeljenje na Demingovom PDCA krugu i - spajanje ili stapanje zahtjeva. U biti, filozofija PAS 99 se u potpunosti poklapa s postojećim radnjama i intencijama u području integriranih sustava upravljanja, Ukoliko su postojeće informacije o namjerama ISO u ovom području korektne, ne treba očekivati neku novu normu u bližoj budućnosti. 4. REALNI PROBLEMI Bez obzira na postojeće relativno mirno stanje, u području integriranih sustava već postoji niz vrlo neugodnih problema koji neproporcionalno brzo rastu. Stoga je logično očekivati vrlo ozbiljne poteškoće, sve do potpunog raspada integriranog sustava upravljanja. O čemu je riječ? Brz porast sustava upravljanja, kako općih, tako i po područjima, uvijek znači i porast broja odgovarajućih voditelja (menadžera), administracije, prostornih zahtjeva, propisanih prava i obveza, budžeta i projekata. Sve skupa vrhovna uprava firme počinje osjećati kao nepotrebno opterećenje i odvlačenje od osnovnih zadataka firme. Prema nizu intervjua i izvještaja od strane vrhovnih uprava u zemlji i inozemstvu, niz implementacija novih sustava znači ogromne nove troškove, ispreplitanje poslova, plaćanje niza audita i certifikata i nejasne glavne prioritete. S postojeća tri sustava još se nekako može izaći na kraj, ali šta raditi kada se pojavi pet, šest ili više novih „obveznih“ sustava upravljanja. Tko donosi odluke, kako se treba nositi s koordinacijom, kako dokazati materijalne i nematerijalne prednosti (o nedostacima je ionako manje-više sve poznato)? Sadašnji trendovi „spajanja“ i „topljenja“ sve više pokazuju svoju negativnu stranu. 5. PREDLOŽENO RJEŠENJE Postoji niz struka koje su se pojavile s pojavom civilizacije i države, i koje su u sebi obuhvaćale niz podsustava upravljanja.
Najočitiji takav primjer je vojska kao organizacija. Koordinacija djelovanja niza vrsta i rodova vojske uvijek je bila dodijeljena specijalnoj službi – stožeru (ili štabu). Organizacija stožera je počinjala s manjim jedinicama da bi uvijek završavala s vrhovnim stožerom (ili generalštabom). U današnje doba je bilo kakva vojna operacija jednostavno nezamisliva bez složenih proračuna, logistike, preračunavanja svih mogućih varijanti i rizika. Sve su to poslovi stožera koje se ne mogu tek tako obavljati – u stožeru uvijek rade visokoškolovani kadrovi s dugogodišnjom praksom i dokazanim vrhunskim kompetencijama. Kao dodatni primjeri može se uzeti ravnanje simfonijskim orkestrom ili odnos interniste i specijalista kada je medicina u pitanju. U ovom radu predlaže se potpuna analogija. Budući integrirani sustavi upravljanja moraju se oslanjati na iskustvu starijih integriranih sustava (primjer vojske) i ugraditi propisane zahtjeve novih integriranih sustava upravljanja. Dan je izbor temeljnih pravila za novu filozofiju integriranih sustava (prema intencijama ovog rada) : 1. Vođenje integriranih sustava upravljanja podrazumijeva svojevrstan stožer kome su podređeni svi ostali sustavi upravljanja. 2. Sustav vođenja integriranih sustava vode posebno školovani ljudi (koji su, što je svakako optimalno, potekli iz redova menadžera sustava upravljanja kvalitetom). 3. Dokumentacija integriranog upravljanja sustavima je zasebna cjelina. 4. Rad menadžmenta integriranih sustava upravljanja usko je povezan sa svim strateškim ciljevima organizacije i radom vrhovne uprave kroz usklađeno djelovanje svih njegovih podsustava. 5. Auditi pojedinih podsustava se nikada ne mješaju i ne rade zajednički („stopljeno“) već se prepoznavaju kroz audit samog stožera integriranih sustava menadžmenta. To ni slučajno ne znači da se auditi (ako to ne remeti previše radne procese organizacije) ne mogu provoditi paralelno. 6. Rad stožera integriranih sustava upravljanja se može ocjenjivati samo kroz punu podršku vrhovnoj upravi organizacije i dobicima koje organizacija ima od integriranog sustava upravljanja (u svim oblicima svoga rada i ispunjavanja zadataka – na primjer, vezano uz preporuke, norme i zakone). 7. Primjena procesnog pristupa i Demingovog kruga na svim razinama su primarni zadaci stožera integriranog sustava upravljanja. 6. ZAKLJUČAK Prema postojećim kretanjima u oblasti integriranih sustava upravljanja, radi se o nastanku potpuno nove struke čiji je zadatak puna koordinacija svih podsustava i objedinjavanje na razini strateških ciljeva organizacije. LITERATURA [1] ISO 9001:2008 [2] ISO 9004:2009 [3] ISO 14001:2009 [4] OHSAS 18001:2007
[5] PAP 99:2006 (BS) [6] Nenad Injac, Integrirani sustavi upravljanja, knjiga u pripremi
THE NEW AREA - INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEMS Summary: The continual appearance of new management systems based on new series of international ISO standards is slowly becoming counterproductive in real life and in any type and size of organization. Relations with top management, the mutual status of each manager, job compliance activities, priorities and all other forms and types of relationships in many cases (even today) lead to major confusion, disagreement, slowdown and delay at all levels. The situation is even more complicated and uncomfortable for those who are engaged in consulting, implementation and auditing. This paper aims to demonstrate possibilities for avoiding the difficulties with a new approach to the theory and practice of integrated management systems as a brand new profession. Keywords: integrated management system, management systems coordination, ISO standards, new approach, new profession