ISKUSTVO U PROCJENI SUSTAVA DOBAVLJAČA U HRVATSKIM TVRTKAMA

BISERKA IVANČIĆ-BOJIĆ IVANKA BAGLAMA PETROKEMIJA, d.d.

44320 Kutina biserka.bojic@petrokemija.hr ivanka.baglama@petrokemija.hr

ISKUSTVO U PROCJENI SUSTAVA DOBAVLJAČA U HRVATSKIM TVRTKAMA Sažetak Petrokemija d.d. je vrlo rano ocijenila potrebu za usklađenjem sustava sa zahtjevima propisanog normnog niza ISO 9000, objavljenog 1987.g. Na osnovi tog opredjeljenja bili smo petnaesta tvrtka u Republici Hrvatskoj koja je dokazala usklađenost svog sustava s propisanom normom, potvrdom od ovlaštene institucije. Od rujna 1995. godine do danas održavamo i stalno unaprjeđujemo sustav upravljanja kvalitetom, čiju usklađenost s propisanom normom ISO 9001 : 2000 smo potvrdili u prosincu 2006. g. peti put.

Usklađenjem sustava s predmetnom normom uspostavili smo i sustav ocjene naših dobavljača. Desetgodišnjom praksom u provjeri sustava naših dobavljača stekli smo i određenu sliku o učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom u našim tvrtkama. To iskustvo želimo razmijeniti s auditorijem naših stručnjaka za upravljanje sustavom kvalitete, s ciljem stalnog poboljšanja i povećanja učinkovitosti naših sustava.

Prema podacima iz Hrvatskog pregleda certifikata sustava upravljanja za 2005. godinu, u Hrvatskoj je 1287 tvrtka, potvrđenih prema jednoj ili više propisanih norma za upravljanje sustavima. Ovaj broj govori o pozitivnom opredjeljenju rukovodstava hrvatskih tvrtka u smislu praćenja svjetskih trendova. Je li on i garancija za učinkovitost potvrđenih sustava?

Ključne riječi: dobavljači, ocjena sustava dobavljača 1. UVOD Važnost kvalitete sustava dobavljača naglasio je svojim radovima Juran još 1968 godine [1].

Kvaliteta nabavljenog proizvoda od velike je važnosti u procesu proizvodnje. Glavni je cilj uspostaviti s dobavljačima takve odnose koji će omogućiti da proizvod proizveden iz dobavljene sirovine ili dijelova, postigne kvalitetu pogodnu za uporabu, uz minimum ulaznog nadzora i potrebnih korekcijskih aktivnosti.

Da bismo postigli željeni cilj neophodne su sljedeće aktivnosti: 1. Definirati proizvod i program kvalitete 2. Razvijati alternativne dobavljače 3. Odabirati dobavljače (selektirati) 4. Uspostaviti zajedničko planiranje 5. Uspostavljati korektne partnerske odnose s dobavljačima 6. Provoditi ispitivanje suglasnosti sa zahtjevima 7. Potvrđivati svoje dobavljače 8. Provoditi programe unapređenja kvalitete 9. Promicati svijest o razini kvalitete kod dobavljača

Odabir dobavljača mora osigurati da željeni proizvod bude pogodan za uporabu, da ima nisku cijenu i da je isporučen na vrijeme.

S tim ciljem razvijen je i zahtjev 7.4. Norme ISO 9001 : 2000 [2], koji obvezuje organizaciju da provede sve potrebne pripremne radnje, neophodne da proizvod ili usluga koje nabavlja, budu u skladu sa zahtjevima navedenim u narudžbi. Vrsta i opseg ocjene dobavljača i nabavljenog proizvoda ovisi o utjecaju nabavljenog proizvoda na daljnje radnje u realizaciji proizvoda i na sam proizvod. Da bi konačni rezultat odnosno nabavljeni proizvod bio zadovoljavajući, potrebno je vrednovati dobavljače temeljem njihove mogućnosti da isporuče naručeni proizvod u skladu sa zahtjevima organizacije.

2. NAČIN PROCJENJIVANJA I IZBORA DOBAVLJAČA U PETROKEMIJI d.d.

Način procjenjivanja dobavljača, te izrada, održavanje i izmjena Liste odobrenih dobavljača Petrokemije d.d. određeni su pisanom uputom.

2.1.

Procjenjivanje dobavljača

U Petrokemiji procjenjuju se dobavljači na sljedeći način: - slanjem upita dobavljaču, - provjerom mogućnosti dobavljanja uključujući referens listu, - posjetom i upoznavanjem s dobavljačem, - procjenom dobavljačevih financijsko komercijalnih zahtjeva i mogućnosti, - prikupljanjem informacija o iskustvima drugih korisnika, - ispitivanjem uzoraka proizvoda, - praćenjem boniteta dobavljača - prosudbom sustava kvalitete dobavljača Komercijalisti primjenjuju jedan ili više načina primjereno prirodi robe ili usluge koja se nabavlja.

2.1.1. Prosudba sustava kvalitete dobavljača Prosudbom sustava kvalitete dobavljača upravlja Predstavnik Uprave za kvalitetu i sustav upravljanja okolišem u suradnji s rukovoditeljima nabave i uvoza, te direktorima odgovarajućih profitnih i troškovnih centara.

Prosudba se može provoditi na jedan od tri načina: 1. Anketiranjem dobavljača putem Upitnika za procjenu dobavljača 2. Ispunjavanjem Upitnika za samoocjenjivanje dobavljača 3. Provjerom kod dobavljača (SECOND PARTY ASSESMENT) Način provođenja prosudbe određuje se na osnovi analize stanja sustava dobavljača i statusa dobavljača.

2.1.1.1. Provjera kod dobavljača Provjere kod dobavljača planiraju se godišnjim planom. Ocjena dobavljača i izrada plana provjere kod dobavljača za iduću godinu pokreću se krajem tekuće godine. Postupak provjere kod dobavljača propisan je dokumentom. Pripreme za provjeru odgovaraju pripremama za unutarnje provjere sustava kvalitete opisane dokumentom. Dobavljač je provjeravano područje u ovom slučaju. Opseg provjere ovisi o predmetu nabave, o ocjeni kvalitete usluge i statusu dobavljača u Petrokemiji. Provjerama koordinira voditelj Tima za kvalitetu. Članovi tima provjeravatelja moraju biti osposobljeni propisanim tečajem prema Programu obrazovanja za kvalitetu. Odabiru se članovi tima stručni za problematiku predmeta nabavljanja i odnosa s dobavljačem. Voditelj tima provjeravatelja mora biti osposobljen za tu funkciju odgovarajućim programom za vodeće provjeravatelje.

Podlogu za provjeru priprema imenovani izvršitelj za kvalitetu komercijalne funkcije, u suradnji s komercijalistom zaduženim za odnose s dobavljačem, te korisnicima proizvoda ili usluge. Podloga obuhvaća informaciju o: - predmetu suradnje između dobavljača i Petrokemije - obimu i statusu poslova - kvaliteti proizvoda i usluga - zadovoljstvu korisnika - statusu dobavljača na Listi dobavljača - prijedlogu korekcijskih aktivnosti koje treba poduzeti Voditelj Tima za kvalitetu ujedno i koordinator provjere, saziva pripremni sastanak kojem prisustvuju: - imenovani izvršitelj za kvalitetu Marketinga i nabave - korisnik usluga ili proizvoda - komercijalist - imenovani Tim provjeravatelja Na osnovi pripremljene podloge utvrđuje se cilj provjere, opseg provjere, predmet provjere, pojedinačni zadaci pojedinih provjeravatelja, detalji organiziranja puta i pripreme kao i strategija Petrokemije. Provjeravatelji pripremaju liste provjere za povjereno im područje.

Provjera kod dobavljača planira se: - kod dobavljača s ukupnim brojem bodova nižim od dozvoljenog - kod dobavljača kojeg je krajnji korisnik ocijenio negativno - kod novih dobavljača.

Zaključno izvješće podnosi se Predstavniku Uprave za kvalitetu Petrokemije d.d., te direktorima vezanim uz predmet nabave i dobavljača. Dobavljaču se upućuje Zaključno izvješće sa zahtjevom za odgovarajućim korekcijskim aktivnostima. O rezultatima provjere kod dobavljača izvješćuje se Odbor za kvalitetu. Rezultati provjere podloga su za donošenje Ocjene sustava Petrokemije na Odboru za kvalitetu.

2.2.

Ocjena dobavljača

Ocjena dobavljača sastavni je dio zapisa o dobavljaču i temelj za svrstavanje značajnih dobavljača na LISTU DOBAVLJAČA. Svaka ocjena mora imati dokumentiranu podlogu.

Komercijalisti izrađuju ocjene prema kriterijima ocjenjivanja, elementima ocjene iz obrasca Ocjena dobavljača. Dobavljač se ocjenjuje najmanje jedanput godišnje, prilikom utvrđivanja nove Liste. Prema mjerilima za ukupnu ocjenu i rangiranje, dobavljači se svrstavaju u 6

kategorija ili rangova. Dobavljači se na listu dobavljača stavljaju prema rastućem broju bodova. Dobavljač s najvećim zbrojem bodova prvi je na rang listi.

Za konačnu listu dobavljača važna je ocjena krajnjeg korisnika. Dobavljači koji imaju ocjenu 0 od krajnjeg korisnika i/ili nalogodavatelja, ne mogu doći na listu dobavljača bez pismenog odobrenja krajnjeg korisnika. Kod dobavljača koji je jedini na listi, a dobije ocjenu 0 od krajnjeg korisnika, obvezno se planira provjera sustava dobavljača u tekućoj godini. Na isti način postupa se, ukoliko takav dobavljač nema dovoljan broj bodova za opstanak na listi.

Ukoliko se dobavljaču provjerom kod dobavljača postavi uvjet za opstanak na listi ili za poboljšanje položaja, treba provesti ponovnu provjeru u dogovorenom roku, te obavijestiti o promjenama. QA izvršitelj i/ili komercijalist o tome vodi zabilješku. Rukovoditelji Nabave odnosno Uvoza nadziru postupak ocjenjivanja i odobravaju ocjenu.

2.3.

Utvrđivanje liste dobavljača

Lista dobavljača sadrži popis značajnih roba i usluga, te značajnih dobavljača poredanih na osnovi ocjene dobavljača. Za svaki proizvod na listi mora biti najmanje tri potencijalna dobavljača, osim ako na tržištu ne postoje tri dostupna dobavljača. Listu dobavljača utvrđuju Marketing i nabava i odgovarajući Profitni i troškovni centri, najmanje jedanput godišnje.

Potencijalni dobavljači prate se prema kriterijima za procjenu dobavljača. Nakon završenog procesa procjene, ukoliko dobavljač zadovoljava kriterije dolazi na listu kao novi dobavljač.

S obzirom na zakonske obveze u nabavljanju roba, moguće je da se mora prihvatiti ponudu dobavljača, koji nije na odobrenoj Listi dobavljača. Takav dobavljač stavlja se na zadnje mjesto na listi i pokreće se postupak njegovog ocjenjivanja.

Dobavljač se briše s Liste na osnovi ocjena i primjedaba iz zapisa koje vodi komercijalist, a u skladu s propisanim kriterijima, zbog neizvršenja ugovornih obveza ili drugih učinjenih štetnih radnji za Petrokemiju d.d.

3.

ISKUSTVO PETROKEMIJE d.d. U PROVJERI SUSTAVA DOBAVLJAČA

Petrokemija prema propisanom sustavu provodi provjeru sustava svojih dobavljača desetak godina, na osnovi propisanih kriterija.

Sljedeći pregled prikazuje status uređenosti sustava dobavljača, kod kojih je provedena provjera: - Kod većine dobavljača sustav je bio certificiran. To su bile tvrtke orijentirane na izvoz.

- Kod devet dobavljača sustav nije bio potvrđen od ovlaštene organizacije.

- Tri tvrtke bile su predstavnici stranih tvrtka u Hrvatskoj, s visoko uređenim sustavom, iako nisu bile potvrđene certifikatom.

- Četiri tvrtke Petrokemija je potakla na certificiranje.

- U tri tvrtke direktno je utjecala na unaprjeđenje kvalitete proizvoda i usluga.

- U svim provjerenim tvrtkama Petrokemija je pokrenula unaprjeđenje sustava.

- U dvije tvrtke nije pronađena niti jedna neusklađenost.

Na slici broj 1. grafički je prikazan odnos ustanovljenih neusklađenosti prilikom provedenih provjera, iz kojeg se može uočiti da najveći broj neusklađenosti, koje su ustanovljene dolaze u području zahtjeva 4.0 Sustav upravljanja kvalitetom i to najčešće u području upravljanja dokumentima, te u zahtjevu 7.0. Realizacija proizvoda, koji je zbog svoje složenosti i važnosti često izvor nedorečenosti u sustavima.

Slika 1. Grafički prikaz odnosa neusklađenosti utvrđenih provjerama

Neusklađenosti koje su se najčešće pojavljivale kod sustava koji nisu bili u potpunosti usklađeni s predmetnom normom bile su: 1. Organizacija tvrtke nije dokumentirana.

2. Sustav dokumenata i podataka nije određen.

3. Planovi obrazovanja i usavršavanja nisu predočeni, kao ni zapisi o provedenom obrazovanju.

4. Ne postoje zapisi o pregledu ugovora.

5. Ne postoji lista odobrenih dobavljača, niti zapisi o ocjeni dobavljača.

6. Sljedivost i identifikacija gotovog proizvoda od sirovine do otpreme iz tvrtke nisu uspostavljene.

7. Ne postoji plan kontrole parametara bitnih za postizanje kvalitete proizvoda.

8. Ulazna kontrola sirovina ne provodi se kontinuirano.

9. Sustav upravljanja mjernom opremom nije određen.

10. Ne postoje zapisi o umjeravanju ključne mjerne opreme.

11. U zapisima o korekcijskim i preventivnim aktivnostima ne postoje, u nekim slučajevima, određene odgovornosti i rokovi izvršenja pojedinih aktivnosti.

12. Sustav upravljanja neusklađenim proizvodom nije dokumentiran.

Neke pojave koje su uočene kod certificiranih sustava, za koje smatramo da ne bi smjele postojati kod sustava potvrđenih prema normi ISO 9001 : 2000: 1. Procesi (zahtjev 4.1.)

Iz predočenih dokumenata nismo nigdje mogli ustanoviti da je tvrtka jasno odredila procese potrebne za upravljanje sustavom kvalitete.

Preporuka: Prema zahtjevu 4.1. Nove norme, tvrtka mora utvrditi procese neophodne za sustav upravljanja kvalitetom, njihovu primjenu u tvrtki kao i međuveze između procesa i kriterije i metode za mjerenje njihove učinkovitosti.

2. Upravljanje dokumentima (zahtjev 4.2.)

Iako je sustav dokumenata razvijen pristup nije sljediv u potpunosti. Broj kontrolirane kopije i važeća revizija dokumenta na pojedinim radnim mjestima nisu odgovarali listama distribucije koje su nam predočene.

3.

4.

5.

6.

Preporuka: Nadzor nad upravljanjem dokumentima mora biti određen, a sljedivost u sustavu potpuna.

Ciljevi kvalitete (zahtjev 5.4.1) Određeni su u tekućoj godini. Nije se mogao dobiti uvid u ispunjenje ciljeva u tekućoj godini jer su bili u pripremi. Ocjena uprave donosi se samo jedanput godišnje, na kraju godine i nije još bila provedena u tekućoj godini. Uvidom u ispunjenje ciljeva za prethodnu godinu, primijetili smo da oni nisu dovoljno mjerljivi, odnosno nije definirana razina pojedinih ciljeva koju uprava zahtijeva od svojih uposlenih, odnosno rukovoditelja odgovarajućih cjelina.

Preporuka: Ciljevi trebaju biti konkretni i mjerljivi i vezani na redovno poslovanje, pa i nadzor od strane uprave treba biti češći kako bi se postavljeni ciljevi i postizali.

Upravina ocjena sustava (zahtjev 5.6.)

Ocjena uprave donosi se samo jedanput godišnje na kraju godine pod nazivom Ocjena kolegija kvalitete i nije još bila provedena u tekućoj godini.

Preporuka: Nadzor od strane Uprave treba biti češći kako bi se postavljeni ciljevi postizali, a planovi izvršavali. U upravljanju poslovanjem tvrtke to se redovito i provodi, ali se ne zove upravina ocjena, odnosno Kolegij kvalitete. Preporučujemo povezivanje stvarnog života tvrtke i postavka iz Poslovnika kvalitete. Svaki kolegij na kojem se preispituje poslovanje tvrtke zapravo je kolegij kvalitete.

Obrazovanje za kvalitetu (zahtjev 6.2.)

Ne postoji program i plan obrazovanja za kvalitetu, a često niti za ostale stručne programe. Pojedini radnici su obrazovani prema “novoj normi”, ali ne postoji sustavno planiranje u tom području. Planovi stručnog obrazovanja nisu stručno i vremenski dimenzionirani. Nema dokaza o provedenom obrazovanju za kvalitetu s osnovama norme ISO 9001 : 2000.

Preporuka: Prema zahtjevu 6.2. “nove norme” potrebno je utvrditi potrebnu osposobljenost za sva radna mjesta i poslove koji utječu na kvalitetu, osigurati obrazovanje, ocjenjivati učinkovitost provedenog obrazovanja i osigurati da svi radnici budu svjesni svoga utjecaja na kvalitetu. Budući da je “nova norma” donijela nove zahtjeve na sustav, potrebno je sve radnike u određenoj mjeri upoznati s njima.

Vlasništvo kupca (zahtjev 7.5.4) Propisanom dokumentacijom nije obuhvaćeno područje norme 7.5.4. Vlasništvo kupca, kao ni područje norme 7.5.5. Čuvanje proizvoda, iako je područje djelatnosti tvrtke isključivo vezano na uslugu skladištenja, utovara i otpreme tuđih roba i pritom moguće narušavanje kvalitete.

Preporuka: Propisati postupanje s vlasništvom kupca, odnosno postupanje, zaštitu, skladištenje i čuvanje proizvoda Petrokemije, kako bi se zaštito naš proizvod i spriječilo eventualno narušavanje kvalitete.

Iz ovih nekoliko učestalih pojava neusklađenosti kod tvrtka, čiji sustavi su potvrđeni od strane ovlaštene institucije, može se vidjeti različitost pristupa i tumačenja propisane norme.

ZAKLJUČAK: Umjesto zaključka otvaramo pitanja: Mogu li sustavi s ovakvim nedostacima biti potvrđeni? Može li sustav u kojem niti jedan radnik nije bio školovan za kvalitetu biti potvrđen? Koliko dugo mogu opstati sustavi u kojima Predstavnik Uprave za kvalitetu nije obrazovan znanjem iz područja kvalitete? Kako on može ispunjavati svoju ulogu prema zahtjevu norme 5.5.2 i doprinositi unapređenju sustava i poboljšanju učinkovitosti procesa? Mogu li se potvrđivati sustavi u kojima jedna osoba “zna sve o ISO 9001”, a ta se nalazi negdje duboko u sustavu, daleko od upravljanja i odlučivanja? Što je s potrebnom praksom i dokazom da sustav određeno vrijeme primjenjuje propisanu praksu, u skladu sa zahtjevima propisane norme? Može li tvrtka dobiti potvrdu o usklađenosti sustava s “novom normom” samo mjesec dana nakon donošenja norme? Mogu li se i šest godina nakon donošenja “nove norme” potvrđivati sustavi u kojima nisu jasno određeni mjerljivi ciljevi i u kojima se ocjena sustava donosi formalno? Mogu li takvi sustavi biti učinkoviti? Može li tvrtka biti potvđena prema “novoj normi”, a da nije ustanovila procese koji se odvijaju u njihovom sustavu?

Gdje je tu uloga naših institucija? Obrazovnih, kontrolnih konzultacijskih? Koji forum u Hrvatskoj može doprinijeti uravnoteženju ponude i kvalitete ovih usluga? HDK, HAA, HGK ili neki drugi?

Kao potporu ovom radu proveli smo anketu o učinkovitosti procjene sustava dobavljača u hrvatskim tvrtkama. Anketirani su bili kolege predstavnici za kvalitetu i kolege ovlašteni provjeravatelji.

Rezultati ankete potvrdili su naše stavove o potrebi i korisnosti provjera sustava dobavljača.

Potvrdili su da se ocjena sustava i provjera sustava dobavljača provodi u većini ispitanih tvrtki. Također smo dobili potvrdu da provjeru kod dobavljača provode većinom školovani i potvrđeni provjeravatelji. Iako ima i iznimaka! Naglasio se i problem obrazovanja vodećih provjeravatelja i praktičnog dijela obrazovanja neophodnog za stjecanje potvrde o ovlaštenosti kod odgovarajućih institucija. Prema zahtjevima norme ISO 19011 : 2002 [3] da bi se stekao status ovlaštenog vodećeg provjeravatelja potrebna je i odgovarajuća praksa, u određenom broju nadgledavanih provjera. U Hrvatskoj je velika ponuda tečajeva za vodeće auditore, ali problem je što institucije iza tečaja ne pružaju mogućnost provođenja praktičnog dijela. Pitamo se je li opravdana visoka cijena takvog obrazovanja, ukoliko ona kandidatu ne omogućuje i program praktičnog dijela?

Iz rezultata ankete, većina anketiranih je izrazila mišljenje da bi u Hrvatskoj trebalo osnovati registar ovlaštenih prosuditelja i kandidata za to. Taj registar bi omogućio ponudu i razmjenu osposobljenih ovlaštenih prosuditelja iz različitih područja. Prijedlog anketiranih je da se registar osnuje u Hrvatskom društvu za kvalitetu (HDK) ili Hrvatskoj akreditacijskoj agenciji (HAA). Povezujući taj prijedlog i pitanja iz prethodnog odlomka, čini se da se nazire potreba da Hrvatsko društvo za kvalitetu (HDK) treba ostvariti i određenu nadzornu i koordinirajuću funkciju, u cilju stalnog poboljšavanja i unapređivanja ponude obrazovanja i konzultacija u području kvalitete, a time i stalnog unapređivanja sustava kvalitete i njihove učinkovitosti u hrvatskim tvrtkama.

LITERATURA [1] J.M.Juran; F.M.Gryna; Quality Control Handbook; Fourth Edition, MC Graw Hill,1998 [2] ISO 9001 : 2000, Third edition, Quality management systems – Requirements [3] ISO 19011 : 2002, First edition, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

EXPERIENCE IN SUPPLIER EVALUATION SYSTEM IN CROATIAN COMPANIES Summary It was quite early that Petrokemija d.d. saw the need to make its system compliant with the ISO 9000 standard series, issued in 1987. In line with this commitment, we were the 15th company in Croatia to prove system compliance with the prescribed standard by obtaining certification from an authorized body. Since September 1995, we have been maintaining and continuously upgrading the Quality Management System. In December 2006, compliance with the prescribed ISO 9001:2000 standard was confirmed for the fifth time.

Upon bringing the system into compliance with the appropriate standard, we implemented a Supplier Evaluation System. In our ten-year experience of checking our suppliers’ systems, we have gained considerable insight into the effectiveness of the Quality Management Systems in Croatian companies. We would like to share this experience with an audience of Croatian experts in Quality Management System, with the aim of continuous improvement and enhancement of the effectiveness of our systems.

According to the data of the Croatian Survey for 2005, as many as 1287 companies have been certified against one or more prescribed management system standards. This number is an indication of the positive commitment of Croatian company managements to following global trends. But is it also a guarantee of the effectiveness of the certified systems?

Key words: suppliers, supplier evaluation system