ŽARKO JAKOVLJEVIĆ, KREŠIMIR SEČAK Deloitte, Zagreb zjakovljevic@deloittece.com
UPRAVLJANJE POSLOVANJEM UZ POMOĆ METODOLOGIJE „20 KLJUČEVA“ Sažetak Metodologija „20 ključeva“ je sustav za kontinuirano poboljšanje rezultata poslovanja tvrtke, temeljen na Toyotinom proizvodnom sustavu (TPS). Metodologija obuhvaća dvadeset praktičnih i integriranih metoda koje se primjenjuju da bi se unaprijedila konkurentnost poboljšanjem proizvoda i usluga, njihovom bržom isporukom i nižim cijenama. Ključni cilj je uspostaviti i njegovati kulturu neprekidnog poboljšanja u tvrtkama. Osnovno usmjerenje programa je uklanjanje aktivnosti koje ne dodaju vrijednost i maksimalno iskorištenje ljudskog potencijala kroz rad u malim grupama. U Republici Hrvatskoj metodologija je temelj Programa poboljšanja konkurentnosti sufinanciranog od Vlade Republike Hrvatske, usmjerenog ka povećanju konkurentnosti i kvalitete na nacionalnoj razini. U programu trenutno sudjeluju 43 pretežno izvozne hrvatske tvrtke, s ukupno više od 22.000 zaposlenih. U radu se predstavlja koncept unaprjeđenja poslovanja korištenjem alata „20 ključeva“ u područjima upravljanja ljudskim potencijalima, optimiranja procesa, razvoja tehnologije, smanjenja gubitaka i poboljšanja protočnosti kroz procese, pod motom „Kako poslovati brže, bolje i jeftinije, uz motivirane zaposlenike“. Ključne riječi: „20 ključeva“, upravljanje, poboljšanje 1. OKVIR ZA IMPLEMENTACIJU METODOLOGIJE „20 KLJUČEVA“ Metodologija „20 ključeva“ je sveobuhvatan i pragmatičan sustav usmjeren na neprekidna poboljšanja poslovnih rezultata poduzeća. Sustav je koncipiran kao skup „alata“ čijim se sinergijskim djelovanjem ostvaruje napredak u dvadeset poslovnih područja. Metodologiju je razvio japanski autor Iwao Kobayashi, temeljeći je na Toyotinom proizvodnom sustavu. Zbog širine područja i sveobuhvatnosti tema koje pokriva, uočljiva je bliskost elemenata metodologije s brojnim drugim inicijativama usmjerenim na unaprjeđenje poslovanja, poput Kaizena, Lean pristupa, Balanced Scorecard sustava, TQM sustava itd. Osnovna ideja je poboljšati proizvode i usluge, ubrzati njihovu isporuku i sniziti cijene, uključujući u aktivnosti unaprjeđenja sve zaposlenike. Stoga se kao prepoznatljivo obilježje ovakvog pristupa prihvaća moto „Kako poslovati brže, bolje i jeftinije, uz motivirane zaposlenike“. U svjetskim razmjerima metodologiju primjenjuje više od pet stotina poduzeća, u nekoliko desetaka država, na svim kontinentima. U Republici Hrvatskoj metodologija je temelj Programa poboljšanja konkurentnosti, kojeg od konca 2003. sufinancira Vlada Republike Hrvatske, usmjerenog ka povećanju konkurentnosti i kvalitete na nacionalnoj razini. Predviđeno je da inicijalna sufinancirana faza implementacije u pojedinom poduzeću traje dvije godine. U programu od 2004. sudjeluju 43 hrvatske tvrtke, pretežno usmjerene na izvoz proizvoda i usluga, s ukupno više od 22.000 zaposlenih. Domaći konzultanti Deloittea –
eksperti „20 ključeva“ – vode implementaciju metodologije kroz aktivnosti izobrazbe, savjetovanja i provjere. 2. POSLOVANJE UZ PRIMJENU ALATA „20 KLJUČEVA“ Suvremena poduzeća nastoje unaprijediti vlastitu konkurentnost poboljšanjem proizvoda i usluga, njihovom bržom isporukom i nižim cijenama. Primjenom metodologije „20 ključeva“ uvodi se dvadeset praktičnih i međusobno povezanih metoda, čiji sinergijski učinci doprinose uspostavi i razvijanju kulture neprekidnog poboljšanja, kao temelja održivog uspjeha i stalnog napretka poduzeća. Teme pojedinih ključeva i njihova međusobna povezanost prikazani su na slici 1. Slika 1: 20 ključeva
Upravljanje primjenom alata „20 ključeva“ usmjereno je, s jedne strane, na ljudske potencijale poduzeća, s ciljem stvaranja pogodnih uvjeta za povećanu motiviranost zaposlenika, prvenstveno kroz rad u malim grupama. U tu svrhu posebno su važne teme: − usklađenost ciljeva (što je izravno predmet ključa 2 – K2), − sudjelovanje zaposlenika u pronalaženju i primjeni poboljšanja (K3, K14), − organiziranost radnog prostora (K1, K5), − (samo)disciplina (K10), i − raznovrsnost vještina (K15). S druge strane, alati su usmjereni na procese/potprocese/aktivnosti koji karakteriziraju poslovni sustav, te su u tom smislu prioritetna područja djelovanja: − optimiranje procesa: razlučivanje aktivnosti koje dodaju vrijednost od onih koje predstavljaju gubitak (K6, K13), te osiguranje ispravne provedbe (K7);
− poboljšanje protoka materijala i informacija: „nedovršena proizvodnja“ i zalihe (K4), međusobna povezanost procesa (K8), planiranje aktivnosti i praćenje učinkovitosti (K16, K17), prepoznavanje odnosa „kupac-dobavljač“ (K11, K12); − iskorištenje resursa: način korištenja strojeva i opreme (K9), odnosno energije i materijala (K19); − razvoj tehnologije: uvođenje novih tehnologija i potrebnih znanja (K20), osiguranje informatičke potpore (K18). Za ostvarenje željenih rezultata u primjeni metodologije nužno je osigurati uspješnu „ugradnju“ alata „20 ključeva“ u svakodnevne poslovne aktivnosti, kao dio nove kulture te novih pravila i načina ponašanja. U tu svrhu osobito je važno izgraditi tzv. infrastrukturu projekta, što u praksi znači: − formirati projektni tim s jasnim odgovornostima i ovlastima (voditelj projekta, „voditelji ključeva“), − osigurati potporu te stalnu i izravnu uključenost rukovoditelja svih razina – od najvišeg vrha unutarnje hijerarhijske strukture na niže, do voditelja malih grupa, − osigurati redovitost i učestalost koordinacijskih i edukacijskih susreta, „unutar kuće“ i uz vanjsku potporu (konzultante), − pratiti izvršenja planova aktivnosti i napredak u primjeni novih alata, − integrirati alate koje donosi metodologija u postojeće sustave upravljanja (kvalitetom, zaštitom okoliša, i sl.). 3. REZULTATI PRIMJENE METODOLOGIJE „20 KLJUČEVA“ Tvrtke-sudionice u implementaciji metodologije „20 ključeva“ predstavljaju svoja postignuća na redovitim godišnjim konferencijama nacionalne, regionalne i/ili međunarodne razine. Zadnje takvo okupljanje održano je u studenom 2006. u Zagrebu, kao „2. Regionalna konferencija 20 ključeva“. Prema prikazima samih sudionika skupa – predstavnika uključenih tvrtki, a temeljeno na njihovim vlastitim neposrednim iskustvima u primjeni metodologije, među osnovnim rezultatima primjene „20 ključeva“ istaknuti su: − Olakšano postizanje poslovnih ciljeva Prijenos i prepoznavanje ciljeva kroz cijelu organizaciju – od poslovnih ciljeva uprave društva do pojedinačnih ciljeva svih organizacijskih jedinica, vizualizacija praćenja ostvarenja ciljeva, te poboljšana višerazinska komunikacija najčešće su isticani elementi primjene s izravnim doprinosom lakšem postizanju poslovnih ciljeva. − Uključenost zaposlenika Zaposlenici organizirani u male grupe sudjeluju u postavljanju ciljeva, planiraju aktivnosti kojima će ostvariti postavljene ciljeve, prate izvršenje aktivnosti i ostvarenje ciljeva, prikazuju rezultate u svojim radnim prostorima, te predlažu poboljšanja (u rasponu od uređenja radnog mjesta i prostora do inovacija na proizvodima). − Ostvarenje izravnih financijskih ušteda Najznačajnije uštede, jednokratne ili trajne, rezultat su racionalizacija u procesima koje su rezultirale smanjenjem utroška vremena u provedbi aktivnosti ili smanjenjem utroška materijala i energenata. Pozitivni financijski efekti ostvaruju se i izravnim djelovanjem na smanjenje škarta, realizacijom „malih“ poboljšanja koja su predložili sami zaposlenici ili prodajom nepotrebnih materijala i opreme. − Postupna izgradnja i razvitak nove kulture – kulture neprekidnog poboljšanja
Shvaćajući kulturu neprekidnog poboljšanja kao cjelokupnost postojanja i međudjelovanja raznovrsnih pozitivnih inicijativa usmjerenih ka boljem poslovnom rezultatu i ukupnom jačanju konkurentnosti, tvrtke-sudionice prepoznaju u primjeni metodologije „20 ključeva“ vrijedan iskorak koji zahtijeva uporan, dosljedan i strpljiv angažman. MANAGING THE BUSINESS ACCORDING TO THE “20 KEYS” METHODOLOGY Summary The “20 Keys” methodology is a system of continuous business results improvement, based on the Toyota Production System (TPS). The methodology combines twenty practical and integrated methods implemented to improve competitiveness through higher quality of products and services, their faster delivery and lower prices. The main aim is to develop and foster the culture of continuous improvement within the company. The program is oriented towards removing non-value-adding work and maximizing utilization of human potential through small group activities. This methodology is the fundamental element of the “Competitiveness Improvement Program”, co-financed by the Croatian Government, focused on improving competitiveness and quality at the national level. There are currently 43 Croatian companies with more than 22,000 employees participating in the program. The paper introduces the concept of business improvement through implementation of the “20 Keys” tools in the fields of human resources management, process optimization, technology development, cutting losses and improving process throughput, under the slogan “How to operate better, faster and cheaper, with motivated employees”. Key words: “20 Keys”, management, improvement