Mr.Sc. IVAN LEŽ dipl. inf. Biro Data Servis d.o.o. , Zagreb ivan.lez@bds.hr
DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVI Sažetak Cilj rada je prezentirati područje dokument menadžment sustava, sa osnovnim elementima dokument menadžment sustava. Iznosi se pregled razvoja dokument menadžment sustava sa pregledom funkcija dokument menadžment sustava. Analizom regulatornog okruženja dolazimo do preduvjeta uvođenja i implementacije dokument menadžment sustava. Sagledavanje koristi uvođenja dokument menadžment sustava u organizacije, s obzirom na načine implementacije dokument menadžment sustava. Analiza kretanja na tržištu proizvođača softvera dokument menadžment sustava. Ključne riječi: Dokument menadžment sustavi, elementi, funkcije, koristi uvođenja, tržišna kretanja
1. UVOD Dokument menadžment sustavi predstavljaju novi poslovni model, koji u startu negira postojeći način rada sa papirima. Ovaj rad pokušava predstaviti dokument menadžment sustave kroz osnovne elemente, pregled funkcija, arhitekturom sustava te pregledom razvoja samih sustava, Definira se okvir regulatornog okruženja, te dolazi do preduvjeta uvođenja i implementacije. Na kraju se pokušavaju sagledati koristi uvođenja, sa analizom tržišnih kretanja.
2. ELEMENTI DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA Dokument menadžment sustav je sustav za upravljanje obuhvaćanjem (nakon kreiranja i primanja dokumenata), klasifikaciju, spremanje, dohvaćanje, reviziju, dostupnost i ponovno korištenje dokumenata. [1] Informacijski menadžment ima tri osnovne komponente: • Dokument menadžment • Workflow menadžment (sustav upravljanja procesima) • Digitalna arhiva Dokument menadžment sustav u aplikativnom smislu je aplikacija za sistemsku kontrolu kreiranja, reviziju, objavu, distribuciju i održavanje datoteke dokumenta. [2] Gartner navodi sljedeće karakteristike konvencionalnog rada sa dokumentima: • "Bijeli ovratnici" gube 30-40% svog radnog vremena na aktivnosti vezane uz dokumentaciju • svaki papirnati dokument kopira se 9 -11 puta • 25% dokumenata poduzeća izgube se i nikad ne budu pronađeni 6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
• • • •
85% jednom arhiviranih dokumenata nikada se više ne vadi iz arhive troškovi manipulacije dokumentima iznose od 6 do 15% realizacije 20% svih podataka je strukturirano ( nalaze se u bazama podataka ,… ) 80% svih podataka je ne strukturirano ( interni podaci, word dokumenti, excel tablice, i.t.d., te eksterni podaci poput ugovora, i.t.d.) • korporativni podaci svake se godine udvostruče Izvor Gartner Consalting Profili dokument-content menadžment sustava [3] Profil 1: Odlaganje i računovodstveni sustav Težište: Klasični dokument menadžment i arhiviranje Profil 2: Elektronički dokument menadžment Težište: Upravljanje elektronskim predlošcima dokumenata Profil 3: Content menadžment Težište: Obrada sadržaja, prezentacija i fleksibilno prikazivanje oblika i sistem uređivanja. Profil 4: Procesni dokument menadžment i sustav arhiviranja Težište: Pravila za koordinaciju zbivanja oko dokumenata Postoji izuzetno veliki broj dokument menadžment sustava, proizašlih iz različitih aplikativnih područja: digitalnih arhiva, portala, groupware aplikacija. Uslijed toga je potrebno definirati sadržaj i granice područja dokument menadžment sustava.
3. FUNKCIJSKI PREGLED TIPIČNOG DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA 1. Kreiranje i obuhvaćanje sadržaja: a. obuhvaćanje sadržaja, b. transformacija sadržaja, c. kreiranje sadržaja, d. revidiranje sadržaja, e. editiranje sadržaja, f. povezivanje sadržaja, g. verziranje sadržaja, h. prevođenje sadržaja, i. formatiranje sadržaja 2. Menadžment sadržaja: a. registriranje sadržaja, b. spremanje sadržaja, c. distribucija sadržaja, d. menadžment repozitorija sadržaja, e. publiciranje sadržaja 3. Menadžment metapodataka: a. kreiranje sheme metapodataka, b. kreiranje strukture metapodataka,
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
c. menadžment repozitorija metapodataka, d. menadžment uvoz/izvoza metapodataka, e. revizija kreiranja i menadžmenta metapodataka, f. čuvanje i raspolaganje shemama kreiranja i menadžmenta metapodacima, g. punjenje shema kreiranja i menadžmenta metapodataka 4. Organizacija sadržaja: a. selektiranje sadržaja, b. katalogiziranje sadržaja, c. klasifikacija sadržaja, d. indeksiranje sadržaja, e. apstrakcija sadržaja, f. punjenje sadržaja 5. Agregacija sadržaja: a. pretplata na sadržaj, b. udruživanje sadržaja, c. agregacija sadržaja, d. disagregacija sadržaja 6. Menadžment prava pristupa: a. menadžment prava pristupa sadržaju, b. transfer i izvoz sadržaja, c. određivanje redoslijeda i ocjenjivanje sadržaja, d. raspolaganje sadržajem, e. uklanjanje sadržaja 7. Menadžment korištenja sadržaja: a. kreiranje i menadžment klasa sigurnosti sadržaja, b. dozvole nad sadržajem, c. praćenje transakcija korištenja sadržaja 8. Menadžment korisnika: a. kreiranje i menadžment uloga i sigurnosti korisnika, b. kreiranje i menadžment shema sigurnosti, c. kreiranje dokumentacije korisnika, d. razvoj obuke korisnika 9. Pretraživanje i pregled: a. konfiguriranje indeksa za sustav pretraživanja, b. konfiguriranje sučelja pretraživanja, c. definiranje parametara upita, d. definiranje struktura pretraživanja 10. Administracija i konfiguracija sistema: a. Beckup & Recovery sustav, b. menadžment sustava upravljanja spremištima, c. menadžment performansama sustava, d. DBMS menadžment 11. Workflow menadžment: a. praćenje logova workflow transakcija, b. menadžment predlošcima/formama dokumenata 12. Menadžment izvješćivanja: a. kreiranje i menadžment standardnim izvješćima, b. kreiranje i menadžment slobodnih izvješća, c. definiranje i pokretanje kontrolnih izvješća
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
Dokument menadžment je metoda za spremanje, lociranje i praćenje poslovno važnih informacija. Osnovne karakteristike dokument menadžment sustava su mogućnost upravljanja informacijama, mogućnost suradnje kod kreiranja informacija, distribucija informacija i mogućnost sigurnog pristupa informacijama velikog broja korisnika. [4] Elektronički dokument je kolekcija elektronskih podataka koji mogu biti producirani kreiranjem originalnih podataka (tipično tekstualnih dokumenata, malih setova podataka, tablica, grafike proizvedene u poslovnom okruženju), ili kombinacijom postojećih podataka (koji mogu uključivati podatke izvučene iz baza podataka). Elektroničkim dokumentom treba upravljati kao jedinstvenim entitetom u punom značenju standardnog seta opisa.
4. REGULATORNO OKRUŽENJE Sve organizacije trebaju identificirati regulatorno okruženje koje utječe na njihove aktivnosti i zahtjeve za dokumentiranošću njihove poslovne aktivnosti. Politike i procedure organizacije trebaju reflektirati primjenu regulatornog okruženja poslovnim procesima. Organizacije trebaju pružiti adekvatne dokaze njihovog pridržavanja regulatornog okruženja u dokumentiranju njihove aktivnosti. Slika 1. Svjetsko regulatorno okruženje, neki od 25.000 zakona
Regulatorno okruženje se sastoji od: 1. Statuti i zakoni, te važeća pravila za specifičnosti sektora, te osnovno poslovno okruženje, uključujući zakone i regulativu koja se odnosi na dokumente, digitalne zapise, digitalni potpis, prava pristupa, privatnost, sudski važeće dokaze, elektronsku trgovinu, zaštitu podataka i informacija. 2. Važeće standarde i praksu 3. Primjere najbolje prakse i slučajeva 4. Primjere najboljeg upravljanja i etike 5. Identificirana očekivanja zajednice u svezi prihvatljivog ponašanja za specifičan sektor ili organizaciju Priroda organizacije ili sektor u kojemu se posluje najbolje određuje koji regulativni elementi (pojedinačno ili kombinirajući) utječu na regulaciju upravljanja dokumentima organizacije. Hrvatska kasni sa reguliranjem digitalnog potpisa, elektroničkog dokumenta i ostalih regulatornih elemenata okruženja potrebnih za uvođenje dokument menadžment sustava.
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
Pitanje je mogu li si tvrtke u Hrvatskoj dozvoliti kašnjenje u uvođenju dokument menadžment sustava s obzirom na europske integracije i tržišnu konkurenciju.
5. ARHITEKTURA SUSTAVA DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA: Obično su DMS aplikacije izgrađene u troslojnoj arhitekturi: • Prezentacijski nivo • Aplikativni nivo • Podatkovni nivo Podatkovni nivo obuhvaća: bazu podataka za pohranjivanje metapodataka, datotečni sustav pohranjivanja elektronskih dokumenata te sustav trajnog pohranjivanja podataka na odgovarajućem mediju (jukebox,….). Aplikativni nivo sadrži aplikativnu logiku dokument menadžment sustava, uključujući punu integraciju sva tri dijela informacijskog menadžmenta: dokument menadžment, workflow menadžment te digitalnu arhivu. Prezentacijski nivo obuhvaća desktop klijenta, web klijenta za rad preko Internet preglednika te integracija sa portalima. Pored ova tri osnovna sloja u arhitekturi obično još imamo: ulaze u sustav, te integracije sa drugim sustavima. Ulazi u dokument menadžment sustav predstavlja sve moguće načine kreiranja, obuhvata i pripreme dokumenta za ulaz u dokument menadžment sustav. Ovo obuhvaća sve oblike skeniranja, obuhvaćanja ispisa iz raznih računalnih aplikacija, kreiranje dokumenata i spremanje istih u dokument menadžment sustave iz raznih office (uredskih) aplikacija, CAD i CAM sustava i sl. Integracija sa drugim sustavima nam omogućuje da povezujemo dokument menadžment sustave sa ostalim aplikacijama. Ova funkcionalnost je od izuzetne koristi kod povezivanja strukturiranih i nestrukturiranih informacija, jer se nad strukturiranim informacijama obično izvode neke računske operacije i vode se u klasičnim bazama podataka i aplikacijama, a nestrukturirane informacije nam omogućuju sagledavanja cjelokupnog poslovnog događaja dokumentiranog istim. Ovdje se najčešće kao primjer koristi mogućnost povezivanja dokument menadžment sustava sa ERP sustavima (npr: SAP, Navision, Baan…). Ostale mogućnosti povezivanja sa drugim sustavima su integracija sa sustavima elektronske pošte, integracije sa CRM sustavima, integracija sa groupware sustavima, i.t.d. Ovdje je također bitno spomenuti integraciju sa portalima, čime elektronički dokumenti mogu biti vidljivi na portalima (intranet, Internet) ovisno o definiranim pravilima, automatizirano ili jednostavnim akcijama. Integracija sa portalima se postiže transformacijom komunikacije preko XML-a i XSL-a Osnovni zahtjev za funkcionalnošću sustava je puna funkcionalnost u omogućavanju standardnih operacija sa klasičnim papirom, samo ovaj puta nad elektronskim dokumentom. Ovaj zahtjev pretpostavlja izrađeno kompletno sučelje prema korisniku i to preko desktop i preko web klijenta. Ergonomska dorađenost klijentske strane je jedan od najvažnijih čimbenika za uspješnost implementacije dokument menadžment sustava. Korisnik mora jednostavno vidjeti u kojoj strukturi organizacije se nalazi dokument, njegove metapodatke i osnovne podatke o samom dokumentu, povezanost sa ostalim dokumentima te po mogućnosti vizualni pregled dokumenta. Jednostavnost u korištenju od strane krajnjeg korisnika, mogućnost preglednog, intuitivnog rada sa sustavom je preduvjet izbjegavanja otpora informatizaciji. Korisnik mora jednostavno moći doći do traženog dokumenta, kroz napredne mogućnosti pretraživanja ili kroz strukturu i organizaciju dokumenata. Mogućnost preuzimanja metapodataka odnosno jednostavnog upisa istih, uz kontrolu kvalitete sadržaja pojedinog metapodataka je također preduvjet jednostavnog rada sa sustavom. Ovdje kao primjer navodimo mogućnost kontrole unosa dobro strukturiranih podatka tipa urudžbeni broj: UR-
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
9999/99-AA/9999, kod kojeg je bitan raspored slova i brojaka, dužina pojedinih brojčanih polja, dodatne oznake unutar strukture (/-\). Ovo se obično postiže kroz „Regular expession“ funkciju. Jednostavan upis komentara na pojedini dokument, dodavanje nove verzije dokumenta, tekstualnih i grafičkih anotacija na dokument, koje predstavljaju klasično korištenje markera za označavanje dijelova teksta, crtanje raznoraznih strelica ili krugova na pojedinom papirnatom dokumentu je također neizostavan čimbenik uspješne implementacije dokument menadžment sustava. Nadalje mogućnost jednostavnog povezivanja dokumenata (parent-child) u cijeloj vertikali poslovanja je gotovo najvažnija za komforan rad sa sustavom. Poželjno je da ova funkcija radi automatski kroz mogućnost definiranja istovrsnih metapodataka (n.p.r. Svi dokumenti jednog kupca postaju automatski povezani, a ukoliko tome nije tako da bude moguća jednostavnim (drag&drop) povuci i pusti funkcijom.
6. KORISTI UVOĐENJA DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA Dokument menadžment aplikacija je sustav koji se koristi za upravljanje dokumentima i koji omogućuje korisnicima da spremaju, dohvaćaju, dijele dokument sa kontrolom sigurnosti i verzija. Dokument menadžment aplikacija se ponekad naziva Electronic Document Menadžment System (EDMS) [5] Dokument menadžment sustav u tvrtku uvodi definiranu praksu upravljanja dokumentima od strane bilo koje osobe koja kreira ili koristi dokumente u svrhu poslovnih aktivnosti. Dokument menadžment u organizaciju uvodi: 1. Uspostavu standarda i pravila rada sa dokumentima 2. Pridružuje odgovornosti i autoritete 3. Uvodi i unapređuje procedure i poslovnike 4. Osigurava set aktivnosti vezanih na upravljanje i korištenje dokumenata 5. Dizajnira, implementira i administrira specijalizirane sustave za upravljanje dokumentima 6. Integrira dokument menadžment sustave u poslovne sustave i procese Dokumenti sadrže informacije koje su vrijedan resurs i važan čimbenik poslovanja. Sustavni pristup dokument menadžment aplikacijama je važan za organizaciju i zajednicu radi zaštite i osiguranja dokumentacije poslovnih aktivnosti. Dokument menadžment sustav je relevantan izvor informacija o poslovnim aktivnostima koji omogućuje bolje praćenje aktivnosti i bolje donošenje poslovnih odluka. Dokument menadžment sustav omogućuje organizaciji da: 1. Upravlja poslovanjem na standardiziran, učinkovit i efikasan način 2. Pruža usluge na konzistentan i pravilan način 3. Podržava formiranje kreiranje dokumenata i donošenja menadžerskih odluka 4. Osigurava konzistentnost, kontinuiranost i produktivnost u upravljanju i administraciji 5. Povećava efikasnost aktivnosti u organizaciji 6. Osigurava konzistentnost i kontinuiranost u slučaju ispada sustava 7. Koordinira sa pravnim i regulacijskim zahtjevima za arhivom, revizijom i potpisnim aktivnostima 8. Osigurava zaštitu i podršku u sudskim sporovima uključujući upravljanje rizicima povezanima sa postojanjem dokaznih materijala o aktivnostima organizacije 9. Štiti interese organizacije i prava zaposlenika, klijenata i vlasnika 10. Prati i dokumentira istraživanja, razvoj tvrtke i pruža povijesne dokumente 11. Osigurava dokaze poslovanja, osobnih aktivnosti i dokaze aktivnosti zajednice
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
12. Osigurava poslovni, profesionalni, osobni i kulturalni identitet 13. Osigurava korporacijsku, osobnu i kolektivnu svijest i memoriju Mjerljive koristi uvođenja sustava upravljanja dokumentima u organizaciju: • Reduciranje trajanja procesa • Skraćenje vremena pretraživanja i traženja • Poboljšano izvješćivanje • Smanjenje troškova arhiviranja • Smanjenje troškova papira • Povećanje dostupnosti informacija • Transparentnost i poboljšanje kvalitete • Smanjenje troškova kopiranja • Povećanje produktivnosti djelatnika • Povećanje prometa • Povećanje zadovoljstva kupca • Povećanje zadovoljstva suradnika Iako se navedene koristi mogu konkretno izmjeriti, prava korist implementacije dokument menadžment sustava predstavlja novi poslovni model, čijim uvođenjem organizacija prelazi na potpuno drugačiji način rada i razmišljanja. Čovjek već tisućama godina radi sa papirom, naučen je raditi sa papirom i u shvaćanju dokumenata im je dokument u papirnatoj formi. Upravo zato prelazak na novi način rada predstavlja problem, jer shvaćanje dokumenta digitalno predstavlja problem imaginacije, koji kod korisnika treba zaživjeti. Upravo uslijed toga je bitan način implementacije sustava u organizaciju.
7. RAZVOJ IMPLEMENTACIJE DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA Dokument menadžment sustavi su nastali kao odgovor na sve veće potrebe za organizacijom i upravljanjem digitalnim sadržajem. U tvrtkama u kojima nije uveden sustav upravljanja elektroničkim dokumentima ili sustav upravljanja sadržajem troši se 30 % vremena na lociranje, kopiranje, ispunjavanje i prezentiranje dokumenata. Dokument menadžment sustav je posljednji korak u izbacivanju papirnatog medija iz poslovanja, proces koji je započeo mogućnošću proizvodnje dokumenata elektronskim putem i sustavima razmjene dokumenata elektronskom poštom. Digitalni format dokumenata nam nudi nove mogućnosti organizacije i upravljanja dokumentima. Sam razvoj implementacije dokument menadžment sustava obično počinje digitalnim arhivama, kojima mijenjamo format pohranjivanja dokumenata. Uobičajeno je da se organizacija poslovanja ne mijenja u takovim slučajevima, već se samo arhiva na kraju poslovnog procesa transformira u drugi medij. Učestalo korištenje dokumenata iz arhive u poslovnom procesu uzrokuje sljedeći korak u implementaciji. To je dokument menadžment odnosno upravljanje dokumentima. Tu se već počinje koristiti verziranje dokumenata, nova organizacija dokumentacije, prava pristupa, transformacija sadržaja, i.t.d. Također u tom slučaju dolazi do razvoja shvaćanja dokumenta, pa se unutar tvrtke pojavljuju brojni grafički formati, te audio dokumenti. U današnje vrijeme digitalizacije nije nimalo čudno vidjeti servisere, montere i slično osoblje sa digitalnim fotoaparatima, kojima stvaraju foto dokumentaciju poslovnog događaja. Takve nove vidove poslovne dokumentacije je potrebno pohraniti, organizirati i distribuirati. Time su stvoreni uvjeti za korištenje workflow menadžmenta, odnosno aplikacija za upravljanje poslovnim procesima. Kod digitalnog sadržaja postoji problem cirkuliranja istog, odnosno definiranja putova distribucije. Analize poslovnih procesa te dizajniranje istih u workflow aplikacijama ukazuje
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
na razliku između putovanja dokumenata i samog efektivnog rada nad dokumentima u poslovnom procesu. Korištenjem workflow alata se može postići značajno ubrzanje poslovnih procesa (recimo, sa 17 dana na samo 2 dana). Aktivnosti u workflow aplikaciji mogu imati čovjeka za nosioca, ali isto tako može biti i računalna aktivnost. To otvara nove mogućnosti integracije dokument menadžment i workflow menadžmenta sa aplikativnim okruženjem. Puna poslovna integracija cjelokupnog sadržaja, s naglaskom na upravljanje dokumentima, sa upravljanjem poslovnim procesa, omogućuje nam potpunu kontrolu nad znanjima sadržanim u poslovanju tvrtke. Time smo došli do knowledge menadžment sustava odnosno sustava upravljanja znanjem, kojima možemo efektivno upravljati intelektualnim kapitalom i znanjima tvrtke. Slika 2: Razvoj implementacije dokument menadžment sustava
Upravo je razvoj informatizacije u poduzećima, a samim time i zrelosti u korištenju informacijskih tehnologija, osnovni preduvjet uspješnosti implementacije dokument menadžment sustava. Širenje vizije novog poslovnog modela je kritični faktor uspjeha u dokument menadžment projektima. Odabir kvalitetnog aplikativnog rješenja koje dopušta takovo sazrijevanje poslovanja je možebitna krucijalna strateška odluka koju informatički menadžeri mogu donijeti. Intenzivne migracije sa jednog aplikativnog rješenja, na drugo, na IT tržištima koja su po pitanju implementacija dokument menadžment sustava otišla puno dalje od Hrvatske, pokazuje je donošenje odluka o odabiru dokument menadžment sustava izuzetno složeno, te zahtijeva detaljne analize, jer se potrebe digitalnog poslovanja neprestano razvijaju, a dokument menadžment aplikacije bi ih trebale pratiti u punoj funkcionalnosti.
8. ZAKLJUČAK Dokument menadžment sustavi predstavljaju novi poslovni model, koji u startu negira postojeći način rada sa papirima. Ovim radom su predstavljeni dokument menadžment sustavi kroz osnovne elemente, pregled funkcija, arhitekturom sustava te pregledom razvoja samih sustava, Definiran je okvir regulatornog okruženja, kojim dolazimo preduvjeta uvođenja i implementacije. Na kraju su sagledane koristi uvođenja, sa analizom tržišnih kretanja.
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
LITERATURA [1] Integrated Document Menadžment System for the Govt. of Canada RFP Glossary, 2004, str 18. [2] ORNL Doc. Mgmt. Glossary, 2004, str 15. [3] BARC-Studie „Dokumenten-Management und Archivierung – 12 Systeme im Vergleich“ 2.Auflage, February 2005. str 16. [4] Integrated Glossary of Electronic Document Management System andElectronic Records Management Systems Terms Version 1.3 – January 11, 2003 str 21. [5] DESIGN CRITERIA STANDARD FOR ELECTRONIC RECORDS MENADŽMENT SOFTWARE APPLICATIONS DoD 5015.2-STD, June 19, 2002 5015.2-STD DL1.1.36. 2002. str 13.
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Summary Scope is to present document management systems area, with basic elements of document management systems. Overview of development and progress of document management systems, with brief functionality of document management systems. Regulatory environment lead us to the prerequisite for implementation and usage of document management systems. Benefits of usage of document management systems based on different implementations methods. Software providers market overview. Key words: Document management system, elements, functionality, implementation benefits, and market overview
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.