Integrirani sustav kvalitete by kvaliteta.net

Mr. sc.

Miroslav Matasović, dipl. ing.

Hrvatska gospodarska komora Centar za unapređivanje kvalitete 10 000 Zagreb, Roosveltov trg 2

INTEGRIRANI SUSTAV KVALITETE Nije problem načiniti kako valja Problem je znati što je to Lyndon Johnson Uvod Kvaliteta: Sveobuhvatnost osobina entiteta koje se odnose na sposobnost zadovoljenja utvrđenih ili očekivanih potreba. O kvaliteti je teško raspravljati, teško ju je definirati, ako se izdvoji od okruženje u kojem nastaje i na koje se odnosi. Kvaliteta je apstraktni pojam, kao država, društvo, ako nije vezana direktno na ljude, tehnologiju, procese, dioničare, norme, zakone – i tako bi se moglo redati do unedogled. Entitet: Cjelovitost, koja ima osobine, koje se mogu pojdinačno opisati ili razmatrati Ako se pak razina kvalitete definira kao - “ harmonični skup djelovanja svih činilaca okruženja u i izvan entiteta”, moglo bi se o kvaliteti govoriti kao rezultatu cjelokupnog djelovanja u okruženju, a dosegnutu razinu kvalitete na tržištu uzeti kao mjeru stanja u širem okruženju. Ne ulazeći u daljnju elaboraciju gore iznešenog, kao ilustraciju gore iznešenog treba usporediti razinu tražene i očekivane kvalitete u Švicarskoj i Hrvatskoj na razini međuzavisnosti djelovanja okru-ženja u obje zemlje; ne ulazeći u razloge, ali i nezaobilazeći posljedice i postavljanje cilja na području kvalitete. Upravljanje kvalitetom: Sve aktivnosti cjelokupne upravljačke funkcije, kojom se u okviru sustava upravljanja kvalitetom utvrđuje politiku kvalitete, ciljeve i odgovornosti i provodi njihovo uvođenje sredstvima planiranja kvalitete, nadzora kvalitete, osiguravanja kvalitete i poboljšavanja kvalitete u cjelokupnom sustavu. Iskazanu kvalitetu svakog entiteta treba smatrati njegovom tržišnom vrijednošću. Tu tržišnu vrijednost uspostavlja i njome upravlja “management” sustavom upravljanja kvalitetom. Ako sustav upravljanja kvalitetom podrazumijeva: “mjere, koje se poduzimaju, u smislu dosizanja optimalnih uvjeta za određeni entitet” i ako se “kvaliteta entiteta prepoznaje kroz politiku i interpretaciju pojma kvalitete” što će reći ne samo kao kvaliteta proizvoda (što podrazumjeva i proizvod i uslugu i proces), nego i kao odnos prema okolišu, sigurnosti na radnom mjestu i radnom okolišu, radnoj atmosferi, prijateljstvu, zadovoljstvu svih koji dolaze u dodir s onim čime povezana kvaliteta onda valja govoriti o “integriranom upravljanju kvalitetom u okviru entiteta” Sumirajući gore iznešeno, integriranje svih djelatnosti u entitetu u sustav, entitet i okruženje dobivaju novu kvalitetu, koja se podiže na višu razinu, što vodi gospodarskom boljitku. Govoriti o dubini i opsežnosti integriranog sustava upravljanja kvalitetom je tema za sebe, no moguće je govoritit o jednostavnom, tehnički definiranom integriranom sustavu,koji se osniva na postoječim normiranim sustavima upravljanja kvalitetom, upravljanja okolišem, upravljanja zdravstvenom ispravnošću namirnica i upravljanja sigurnošću Polazeći od načela upravljanja kvalitetom kao: “ sustavnim usklađenjem svih utjecajnih činilaca na kvalitetu na zakonom uređenom i zakonom neuređenom području u integrirani sustav upravljanja kvalitetom” mogu se postaviti ciljevi kao što su: • • • • • •

Pouzdano i definirano vladanje procesima Racionalno spajanje sustava upravljanja kvalitetom u jedan učinkovit sustav Smanjenje troškova Jedinstvenost sustava dokumentacije Poboljšavanje protoka informacija Poboljšavanje korištenja sredstava i materijala

Prevedeno na jednostavni jezik, korištenje metoda i alata osiguravanja i upravljanja kvalitetom, što pripada u tipično zakonom neregulirano područje, na zakonom uređenim područjima, kao što su zaštita okoliša, zdravstvena ispravnost namirnica ili zaštita na radu u jedinstven sustav u jednom entitetu, može se polučiti učinkovit sustav cijelog entiteta. Harmonično djelovanje tako integriranog sustava postaje prepoznatljiva vrijednost u okruženju unutar entiteta, ali se u vanjskom okruženju iskazuje kao nova tržišna vrijednost, iskazana u ispunjenju očekivanja i zadovoljastva kupca, te učinkovitom ispunjavanju zakonskih obveza. Učinkovit dobavljač sposoban ispuniti očekivanja kupca, vezati uz sebe kupca na osnovu njegova zadovoljstva. No jednako tako učinkovit dobavljač mora biti sposoban cjelovito i jednoznačno ispunja-vati zakonske obveze, obveze prema posloprimcima, zajednici, dioničarima i upravi. Posljedično, kroz takovo djelovanje entiteta, podiže se razina kvalitete zajednice kao kolektivnog entiteta na višu razinu. Ne treba posebno isticati, da gospodarstveni sustav zemlje jednostavnije i učinkovitije funkcionira u sustavnom uređenju radnog i društvenog okoliša. Stoga gospodarstvo mora imati, i prepoznati, potrebu sustavnog uređenja svakog entiteta, kao i svih onih, koji su vezani ili povezani u cjelinu. Sustav države se gradi iz potreba entiteta. Država nema potrebe pojedinačnog djelovanja u entitetu, nego u sustavnom uređenju djelovanja svih entiteta na ravnopravnoj osnovi. Uređen i sustavno djelotvorni entitet će lakše uočiti svoje potrebe, lakše i jednoznačnije će ih znati iskazati u svom okruženju, ali će i lakše doći do spoznaja o svojim mogučnostima, mogučnostima ispunjavanja obveza prema kupcu ili zajednici, kao i mogućnosti i potrebe za ulazak u globalizaciju djelovanja. Kao što je svaka politika, u suštini, djelovanje u granicama mogućeg, tako i u težnji prema napretku, treba krenuti od granica mogućeg - jednostavnog modela, kojega treba učinkovito oblikovati ga i učinkovito primjenjivati. Okruženje, koje djeluje na razinu kvalitete je multidisciplinarno-ljudi, tehnologija, gospodarstvo, zakonodavstvo, ekologija, etika, sociološko i društveno okruženje. Upravljanje kvalitetom pripada u zakonom neregulirano područje, koje se osniva na normama, specifikacijama i metodama, ali norme i alati upravljanja kvalitetom mogu se primjeniti i na zakonom uređena područja, čime se olakšava zadovoljavanje zakonskih obveza uz niže troškova. Upravljanje kvalitetom treba postati obvezni dio strategije upravljanja tvrtkom Ako se pođe od postavke, da sustav upravljanja podrazumjeva mjere koje se poduzimaju u smislu reguliranja optimalnih uvjeta za određenu organizaciju, i a ako se kvaliteta tvrtke prepoznaje kroz politiku i interpretaciju pojma kvalitete, dakle ne samo kroz kvalitetu proizvoda nego i kroz odnos prema prema okolišu, sigurnosti na radnom mjestu, radnoj atmosferi, prijateljstvu, onda valja govoriti o integriranju upravljanja kvalitetom u okviru tvrtke. Takav integrirani sustav upravljanja kvalitetom potrebno je učiniti transparetnim i jednoznačnim, jer on uključuje i zakonom neuređeno područje (osiguravanje kvalitete) i zakonom uređeno područje (zaštita okoliša, sigurnost na radnom mjestu, zdravstvena ispravnost). Sustavni pristup putem osiguravanja kvalitete i upravljanja kvalitetom je najbolji i nabrži put za ostvarenje tog cilja. Da bi se moglo uočiti zajedničke zahtjeve različitih, gore navedenih, sustava, kao i njihove specifičnosti, niže je dan skračeni pregled tih sustava. OSIGURAVANJE KVALITETE Osnovna karakteristika sustava osiguravanja kvalitete je, da održava individualne osobine tvrtke. Kao zakonom neregulirano područje, osniva se na normama niza HRN EN ISO 9000. Načelo: •

Osiguravanje kvalitete se osniva na 20 zahtjeva norme, kojima želi ovladati procesom

Cilj: •

ovladati procesom na jednoznačan i transparentan način

•

smanjenje troškova putem trajnog poboljšanja procesa

•

poboljšati odnos s vanjskim i internim kupcima i dobavljačima

Zaštita okoliša Zakonomi regulirano područje, uređeno Zakon o zaštiti okoliša i pripadnim uredbama i pravilnicima, Zakon o zaštiti zraka i uredbom, Zakon o zaštiti od buke, Zakon o otpadu i pripadnim pravilnicima, a u okviru Europske unije- Council Regulation 1836/93 – (EMAS) Da bi se jednoznačno i učinkovito zadovoljilo zakonskim obvezama načinjene su norme i specifikacije, kao što su: • niz ISO 14000 • specifikacija usporedbe ISO 9000 – ISO 14000 • dokumenti Responsible Care Zakonsko polazište: Procjena opasnosti, kao obveza poslodavca Načela: - odrediti politika tvrtke - analiza stanja kao osnova za usmjerene politike - sustavno istražiti utjecaje: energetike sirovina korištenje voda otpada buke - rezultate usporediti sa zakonskim odrednicama i normativnim zahtjevima - planovi provedbe i poboljšanja - pravilnik - dokumentiranost postupaka i procesa - izvještavanje - obuka - uključivanje svih djelatnika Cilj: • razumno smanjenje štetnog utjecaja na okoliš • • •

povečavanje sigurnosti na području zaštite okoliša uštede prirodnih resursa poboljšanje položaja na tržištu

•

smanjenje troškova

Zdravstvena ispravnost namirnica i sredstava opće uporabe (HACCP) Zakonom regulirano područje uređeno Zakon o zdravstvenoj ispravnosti i zdravstvenom nadzoru nad namirnicama i sredstvima opće uporabe, a u okviru Europske unije – direktivom (93/43/EWG) Norme i specifikacije, kojima se olakšava sustavno vladanjem procesima i zadovoljenje zakonskih obveza su na pr.: •

HACCP koncept - specificirana metoda, razvijena u okviru NASA-e, (zdravstveno ispravna prehrana astronauta), koja se u industriji koristi za sustavni pristup smanjenju mikrobioloških (salmonela), fizikalnih (strana tijela), kao i kemijskih (ostaci sredstava za pranje) opasnosti u pripravljanju hrane Zakonsko polazište: Procjena opasnosti, kao obveza poslodavca Načela: - identificirati potencijalne opasnosti na svim razinama - odrediti kritične kontrolne točke (CCP) - odrediti kritične granice koje osiguravaju zdravstvenu ispravnost - uspostaviti monitoring sustav na CCP - odrediti korektivne akcije ako se pređu granice - uspostaviti postupke verifikacije - uspostaviti dokumentiranost postupaka i procesa (Pravilnik) - obuka

- auditiranje sustava Cilj: • • •

zdravstveno ispravna hrana smanjenje i otklanjanje grešaka smanjenje troškova

SIGURNOST NA RADNOM MJESTU Zakonom regulirano područje, uređeno Zakon o zaštiti na radu, a u Europskoj uniji direktivom (89/392/EWG + brojnim specifičnim direktivama za pojedinu tehničku opremu ili tehnološki proces) Zakonsko polazište: Procjena opasnosti, kao obveza poslodavca Načela: - načiniti analizu stanja - izvještaj stanju sigurnosti - pregled nedostataka i manjkavosti na svoj tehničkoj opremi - obuhvatit sve postupke - od skladištenja preko obrade proizvoda, higijene na radnom mjestu do izdavanja hrane. - izraditi plan poboljšanja i otklanjanja nedostataka (čak i ako nije provodivo) - uključenje svih djelatnika - odrediti nadležnosti i odgovornosti Cilj. • onemogućiti izostavljanje bilo kakove zakonske ili ugovorne obveze • podići motiviranost dobrim i sigurnim uvjetima na radnom mjestu • smanjenje nesreća • smanjenje troškova (bolovanje, liječenje)

Tablični pregled glavnih karakteristika upravljanja kvalitetom, zdravstvenom ispravnošću namirni-ca, okolišem i sigurnošću načinjen je niže, da bi se korak po korak metodom došlo zajedničkih zahtjeva integrirano sustava upravljanja kvalitetom. UPRAVLJANJE KVALITETOM

KONCEPT HACCP

UPRAVLJANJE OKOLIŠEM

UPRAVLJANJE SIGURNOŠĆU

1. Definicija

Procesno usmjereno upravljanje kvalitetom pojačano orjentacijom prema kupcima (vanjskim/unutrašnjim) na osnovu kontrole procesa. Prelazni oblik prema TQM i pruža dobru osnovu za mjere restruktuiranja

Koncept HACCP je način sustavnog predviđanja mirobioloških, kemijskih i fizikalnih manjkavosti u postupku proizvodnje hrane i otklanjanje istih pridruženim mjerama

Razmatranje svih djelatnosti i utjecaja tvrtke, koji imaju utjecaj na okoliš

Svi utjecaji i djelatnosti u tvrtci, koji utječu na zdravlje ljudi

2. Osnove

•

Zakon o zdravstvenoj ispravnosti namirnica • direktiva EU (93/43/EWG) • HACCP-koncept

• •

Zakon o oklišu direktiva EU (1836/93- EMAS (Enviromental Management and Auditing System) normi niza HRN EN ISO 14 000

•

Utvrđivanje politike Analize stanja

•

zakonom neregulirano područje niz normi HRN EN ISO 9000

•

3. Potrebni koraci za usvajanje

•

Analiza stanja procesa i definiranje politike

•

Identifikacija i vrednovanje opasnosti

• •

•

Zakon o zaštiti na radu direktiva EU (89/392/EWG)

Politika sigurnosti Analiza stanja/

•

4. Prednosti i ciljevi

•

kvalitete Reorganiziranje odvijanja procesa i poboljšanje kao i organizacijsko prestruktuiranje na osnovu rada projektnog tima Stvaranje i dokumentiranje sadržano u Pravilniku upravljanja kvalitetom

Osnova za vrednovanje i smanjenje troškova putem poboljšanja procesa Poboljšani odnosi s vanjskim kao i s unutarnjim kupcima/ dobavljačima putem uključenja svih suradnika u projektni tim

• • • • • •

• • •

•

Određivanje CCP i cps Utvrđivanje obilježja nadzora, prave vrijednosti i granica Utvrđivanje procesa nadzora Utvrđivanje korektivnih mjera Dokumentacija HACCP-koncepta Verifikacija HACCP-koncepta

• • •

Spriječavanje grešaka Smanjenje troškova Olakšanje pri reklamaciji, budući je dokumentacija cjelovita Dokaz prema vlastima

•

• •

Definiranje ciljeva Pravilnik Program zaštite okoliša Izvjavu o okolišu Ispitivanje zaštite okoliša u pogonima (Eko-audit)

• • • •

• • •

Prepoznavanje mjesta uštede, na pr. uporaba vode, struje, sirovina povečana sigurnost u području zaštite okoliša olakšani uvjeti osiguravanja povečane šanse na tržištu

•

Izvještaj o sigurnosti Nadgradnja organizacije Dokumentacija u Pravilniku o sigurnosti Obilazak pogona (auditiranje) Periodična provjera

Motivacija djelatnika zbog boljih radnih uvjeta Smanjenje troškova zbog nesreća na radu, manje bolovanja Povečana zakonska sigurnost

Drugi ilustrativan je primjer sinteze zahtjeva, koji vode integriranom sustavu upravljanja kvalitetom, je usporedba elemenata norme ISO 9001 sa zahtjevima, koji se postavljaju na području zaštite okoliša i sigurnosti Elementi norme ISO 9001 (nisu uključeni svi elementi)

Dodatni zahtjevi za zaštitu okoliša u odnosu na ISO 9001

Dodatni zahtjevi za sigurnost u odnosu na ISO 9001

Odgovornost uprave, definiranje politike

Definicija politike zaštite okoliša, ciljevi, provjera zaštite okoliša

Definiranje politike sigurnosti, ciljevi, provjera sigurnosti

Sustav kvalitete

Nema promjena prema ISO 9001

Ocjena ugovora

Provjera ugovora u odnosu na izvedbe konstrukcija

Provjera ugovora u odnosu na sigurnost

Nadzor dizajna

(nije uključeno)

Upravljanje dokumentima i podacima

Dokumenti, usuglašenost sa zakonom mora biti prisutna

Nabava

Recikliranje, odlaganje, sekundarne sirovine

Strojevi prema sigurnosnim normama

Provjera proizvoda dobavljenih od kupca

Identifikacija i sljedivost proizvoda

Identifikacija odlaganja otpada

Ispunjenje sigurnosnih normi

Nadzor procesa

Materijali, recikliranje, razmještaj

Upravljanje opasnosnošću na mjestu rada

10.

Nadzor i ispitivanje

Provjeravanje mjesta rada

11.

Nadzor nad opremom za pregled, mjerenje i ispitivanje

(nije uključeno)

Ovi proizvodi moraju zadovoljiti sigurnosne norme

12.

Status nadzora i ispitivanja

Nadzor transporta materijala

Provjera sredstava, strojeva

13.

Nadzor neusklađenih proizvoda

Pouzdano određenje neusklađenih proizvoda

Neusklađeni proizvodi moraju biti eliminirani

14.

Korektivne i preventivne akcije

Određene akcije za korekciju i prevenciju

15.

Rukovanje, skladištenje, pakiranje,

Raspored kemikalija

Pažljivo rukovanje sredstvima

čuvanje i odprema 16.

Nadzor nad zapisima kvalitete

Zapisa o istraživanju tla

Zapisi o dokumentima sigurnosti

17.

Interni auditi kvalitete

Dodatna provjera s aspekta zaštite okoliša

Dodatna provjera s aspekta sigurnosti

18.

Obuka

Obuka koja se odnosi na zaštitu okoliša

Obuka koja se odnosi na sigurnosti

19.

Servis

(nije uključeno)

20.

Statističke tehnike

(nije uključeno)

(Izvor: 41.EOQ Congress:Dr.A.Pluess: Quality, Enviromental and Safety Management-How to Handle in SME Companies?

Integrirani sustav upravljanja kvalitetom Politika upravljanja tvrtke: ostvarenje što veće kvalitete uz što manje troškova uključivanjem svih djelatnika u realizaciju i provođenje ostvarenja politike Sumirajući gore iznešene stavove zajednički zahtjevi za sve sustave mogli bi se iskazati kao: • • • • • • • •

strateško uspostavljanje politike i ciljeva analiza stvarnog stanja kao osnova za akciju ustrojstvo tvrtke - nadležnosti i odgovornosti uspostava i djelovanje timova za uspostavu i poboljšavanje sustava dokumentiranost postupaka i djelatnosti (pravilnik, dijagrami tijeka) nadzor nad sustavom izvršnog rukovodstva provjeravanje sustava putem internih audita obuka i prijenos informacija

Smjer kojim bi trebalo usmjeravati tvrtku s ciljem povečavanja učinkovitosti upravljanja kvalitetom moglo bi se iskazati kao: • • •

Jedan sustav integralnog upravljanja kvalitetom Jedan Pravilnik Jednoznačno određene i raspoređene nadležnosti i odgovornosti profesionalnih djelatnika za pojedina područja uz maksimalno sudjelovanje svih djelatnika, rukovoditelja i izvršnog rukovodstva u ostvarenju politike kvalitete.

Cilj, kojemu treba težiti: • pouzdano i definirano vladati procesima (koji u sebi sadrže različite sustave upravljanja kvalitetom) • ne stvarati novi sustav, nego samo racionalno spojiti postojeće sustave u jedan učinkoviti • smanjenje troškova dokumentacije • bolji protok informacija • bolje korištenje sredstava i materijal