1
J. Belinić-Gak, J. Borić, V. Jelenić, S. Sertić INA-Industrija nafte, d.d . STRATEGIJA POTPUNOG UPRAVLJANJA POSLOVANJEM INA, d.d
1 UVOD INA-Industrija nafte je dioničko društvo u stopostotnom vlasništvu države. U proteklom desetljeću i ratnim uvjetima kao najveći gospodarstveni subjekt u Republici Hrvatskoj, podržavala je gospodarstvo RH u financijskom, energetskom i svakom drugom obliku. INA je kao i mnoga poduzeća u državama tranzicije gubila tržišta. Podnijela gubitke uslijed ratnih razaranja, osjećala udar opće nelikvidnosti u gospodarstvu RH, bila pod kontrolom cijena države. U vlasništvu države bila je vođena tako da je pokrivala šire interese države, odnosno nije se mogla u potpunosti osposobiti za konkurentsku borbu na otvorenom tržištu. Investicije u revitalizaciju tehnologije bile su neznatne, a zahtjevi kvalitete proizvoda posebno s osnova ekoloških parametara naglo se i višestruko povećavaju u direktivama i normama Europske unije. Unatoč iznesenoga dijelovi INE okrenuti prema tržištu i posebnim zahtjevima kupaca suočili su se prvo sa self-assessment upitnicima naših kupaca, a potom su provedeni prvi auditi kupaca 1986. u INA-Petrokemiji Kutina, a potom i 1993.g. u INA-Rafineriji nafte Rijeka. Od tada su započele aktivnosti na sustavnom ovladavanju kvalitetom u INI. 2.
POSTOJEĆE STANJE
2.1 POSTOJEĆE STANJE -GLOBALNO Danas je proces restrukturiranja u završnoj fazi. Temeljna djelatnost (core business) INE je istraživanje i proizvodnja nafte i plina, prerada nafte, trgovina na veliko i malo INA danas zapošljava 14.000 ljudi. INU vodi Uprava, precizno su utvrđene ovlasti i odgovornosti predsjednika i članova Uprave. Pojedini član Uprave odgovoran je za jednu od temeljnih djelatnosti. Korporacijske funkcije direktno su subordinirane Predsjedniku Uprave. Prema odluci Vlade RH proces privatizacije u INI morao bi se provesti do kraja ove godine, što će biti riješeno posebnim zakonom.
2
2.2 POSTOJEĆE STANJE - SUSTAV UPRAVLJANJA POSLOVANJEM Svi dijelovi INA, d.d. nisu ravnomjerno razvijali sustave upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša i zaštitom zdravlja i sigurnosti. U segmentima djelatnosti INA d.d. uvode se / uvedeni / održavani / certificirani su sustavi sukladno zahtjevima međunarodnih normi ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 i EN 45001 što je vidljivo na slici 1. STUPANJ UVEDENOSTI SUSTAVA KVALITETE, ZAŠTITE OKOLIŠA, ZDRAVLJA I SIGURNOSTI U INI
U P R A V A
TAJNIK DRUŠTVA
URED TAJNIKA DRUŠTVA (CT)
ČLANOVI UPRAVE
PREDSJEDNIK UPRAVE
IZVRŠNI DIREKTOR SEGMENT DJELATNOSTI ISTRAžVANJE I PROIZVODNJA NAFTE I PLINA (PC)
IZVRŠNI DIREKTOR SEGMENT DJELATNOSTI DOBAVA I PRERADA NAFTE I VELEPRODAJA NAFTNIH DERIVATA (PC)
DIREKTOR
SEGMENT DJELATNOSTI TRGOVINA I NABAVA (PC)
POSLOVNA FUNKCIJA FINANCIJE, PLANIRANJE IZVJEŠĆIVANJE, ANALIZE I RAČUNOVODSTVO
URED PREDSJ EDNIKA UPRAVE (CT)
SEKTOR STRATEŠKOG RAZVOJA, ISTRAŽIVANJA I INVESTICIJA (CT)
SEKTOR PROIZVODNJE NAFTEI PLINA (SPC)
SEKTOR ZA DOBAVU NAFTE I LOGISTIKU (CT)
SEKTOR VELEPRODAJE (CT) S T O Ž E R N E F U N K C I J E
IZVRŠNI DIREKTOR
SEKTOR TRGOVINE NA MALO (SPC)
SEKTOR FINANCIJA (CT)
SEKTOR NABAVE (CT)
SEKTOR KONTROLINGA (CT)
SLUŽBA ZA ISTRAŽIVANJE (CT) SEKTOR ZA KADROVSKO-ORGANIZACIJSKE POSLOVE, SUSTAV PLAĆA I OPĆE POSLOVE (CT)
SLUŽBA PLANA, IZVJEŠĆIVANJA I ANALIZA (CT) SEKTOR ZA PRERADU NAFTE (SPC)
SLUŽBA ZA RAZRADU (CT) SEKTOR PRAVNIH POSLOVA (CT)
SLUŽBA RAČUNOVODSTVA (CT)
RAFINERIJA NAFTE RIJEKA (IPC)
SEKTOR INFORMATIKE (CT)
RAFINERIJA NAFTE SISAK (IPC) SEKTOR PRAVNIH POSLOVA (CT) SEKTOR INTERNE REVIZIJE I KONTROLE (CT)
SLUŽBA KOMERCIJALNIH POSLOVA (CT)
LEGENDA MAZIVA RIJEKA (IPC)
CERTIFICIRAN SUKLADNO ISO 9001 UVODI SE SUKLADNO ISO 9001
SLUŽBA PROMOTIVNIH AKTIVNOSTI (CT)
MAZIVA ZAGREB (IPC)
CERTIFICIRAN SUKLADNO ISO 14001 UVODI SE SUKLADNO ISO 14001 UVODI SE SUKLADNO OHSAS 18001
SEKTOR TEHNIČKIH SERVISA (CT)
UVODI SE SUKLADNO EN 45001
Slika 1 Početak je vodio kroz udovoljavanje zahtjevima sustava kvalitete te se principom integracije u njih uvode sustavi zaštite okoliša i zaštite zdravlja i sigurnosti uz neke izuzetke kao u Rafineriji nafte Rijeka gdje je prioritet po odluci direktora Rafinerije bio uvođenje sustava upravljanja okolišem. Sustavi kvalitete nisu uvedeni u sve dijelove INE, a posebno ne u uslužne procese i procese utvrđene kao djelatnost poslovnih funkcija INE. To su procesi vezani za nabavu, kadrove, informatiku, financije i investicije, promotivna djelovanja.
3
3. STRATEŠKO OPREDJELJENJE RAZVOJA INE Strateško opredjeljenje INA, d.d. treba osigurati dosizanje performansi europske naftne kompanije. Vizija, misija, temeljne vrijednosti, strateški ciljevi INE, strateški ciljevi pojedinih dijelova INE kao i programi za ostvarenje strateških ciljeva su elementi koji moraju osigurati: · partnera poznatog po izvrsnosti proizvoda i usluga, · zaštitu interesa naših kupaca, partnera, vlasnika i zaposlenika, · stalno unapređenje poslovanja i kvalitete proizvoda i usluga usmjereno na stvaranje veće vrijednosti i napretka na principima održivog razvoja, · potpuno upravljanje poslovanjem, podržavanje prepoznatljivog image INE izvrsnošću kvalitete proizvoda i njegovanjem odnosa s kupcima, partnerima i javnošću, · poticanje sudjelovanja i motivaciju zaposlenika. Temeljne vrijednosti koje omogućuju ostvarenje misije, vizije i strateških ciljeva su: · partnerstvo s kupcima, · respektiranje zajednice, · korist vlasnika, · dobrobit zaposlenika - kreativnost - jedinstvenost, · zaštita okoliša i zaštita zdravlja i sigurnost. U ostvarenju vizije, misije i strateških ciljeva, značajna odgovornost pada na Upravu i management INE u implementiranju djelovanja koja traže transformiranje INE. 4. ZAHTJEVI STANDARDA ZA SUSTAVE UPRAVLJANJA KVALITETOM PREMA NOVOM NORMNOM NIZU ISO 9000 Usvajanje sustava upravljanja kvalitetom treba biti strateška odluka organizacije. Na kreiranje i implementaciju sustava upravljanja kvalitetom organizacije imaju utjecaja razne potrebe, konkretni ciljevi, ponuđeni proizvodi, uspostavljeni procesi te veličina i struktura organizacije. Sustav upravljanja organizacijom može obuhvaćati različite sustave upravljanja, kao što su sustav upravljanja kvalitetom, sustav upravljanja financijama ili sustav upravljanja okolišem. Uprava želi i mora upravljati svim sustavima (ili podsustavima) koji joj osiguravaju ostvarenje strateških ciljeva. Uvođenje pojedinačnih ili integriranih sustava (alati 9001+14001 +18001) još uvijek joj neće osigurati potpuno upravljanje tvrtkom. ISO 9000:2000 navodi zahtjeve za upravljanje kvalitetom i nove norme temelje se na 8 principa sustava upravljanja: · Organizacija je primarno usmjerena na potrošača - kupca. ·
Vodstvo (uključenost managementa)
·
Uključenost ljudi
·
Procesni pristup
4
·
Sustavni pristup upravljanju
·
Stalno poboljšavanje
·
Djelovanje na temelju činjenica
·
Međusobno korisni odnosi s dobavljačima.
Princip procesnog pristupa prikazan je na slici 2. KONTROLA Postupci Specifikacije Osposobljavanje Ciljevi
ULAZ (INPUT)
IZLAZ (OUTPUT) PROCES
Materijali Informacije RESURSI Oprema Ljudi
Slika 2 Organizacija mora: ·
utvrditi koji su procesi (do kupca) potrebni za sustav,
·
odrediti redoslijed i vezu među tim procesima,
·
zajamčiti potrebne resurse i informacije za potporu rada procesa,
·
mjeriti, nadzirati i analizirati procese,
·
uvoditi potrebne aktivnosti kako bi se postigli planirani rezultati uz neprekidna poboljšavanja
O prednosti vođenja organizacije kroz procese umjesto do sada nezamjenljivog funkcionalnog vođenja i upravljanja dosta je napisano, ali su primjeri takvog upravljanja rijetki. Temeljno je da management imenuje poslovne procese i da ih opiše prema posebnoj metodologiji. Potom slijedi određivanje nadležnosti unutar procesa, povezujući to s funkcionalnom organizacijom i nadležnostima. Za svaki poslovni proces treba pored ostalog odrediti potencijalne kupce i dobavljače, te njihov utjecaj na poslovni proces. Nakon prilagodbe organizacije i restrukturiranja poslovnih procesa treba izraditi mjerne instrumente putem kojih će se mjeriti i
5
ocjenjivati njihova efikasnost. Potrebnim resursima i aktivnostima upravlja se kao s procesima, da se učinkovitije postigne očekivani rezultat. ISO norma ima smisla ako se u svim poslovnim odnosima kupca, dobavljača / partnera, društva itd. uvedu nova pravila procesnog upravljanja, gdje se u svakom trenutku može mjerenjem i analizama pokazati osmišljen pristup, dokumentiran sustav kvalitete, racionalno raspolaganje resursima, dobar sustav povratnih veza i stalno prisutna poboljšanja. Kako bi se dokazalo učinkovito raspolaganje resursima i vođenje procesa, poslovni sustav mora dokumentirati, nadzirati , upravljati poboljšanja koja se odnose na: ·
Mjerenja (audit orijentiran na poslovni sustav, audit orijentiran na procese, audit orijentiran na proizvod i mjerenja zadovoljstva kupaca).
·
Analizu podataka i pokazatelja.
·
Unapređenje procesa.
Definiraju se mjerne veličine kojima se provjerava ostvarenje postavljenih ciljeva. Npr. pokazatelji za upravu bit će: ·
dobit prije i nakon oporezivanja,
·
tržišna pozicija,
·
količina prodaje,
·
zadovoljstvo kupaca,
·
zadovoljstvo zaposlenika,
·
inovativnost,
·
likvidnost,
·
visina investicija,
·
broj proizvoda / usluga,
·
dobit po zaposlenom,
·
troškovi po mjestu nastajanja
Tako su potencijalne koristi od ispunjenja zahtjeva revidirane norme : ·
Približavanje poslovnoj praksi
·
Norma nije isključivo industrijski orjentirana - prilagodljiva je za sve vrste djelatnosti
·
Povećava se povjerenje kupaca
·
Povećava se vrijednost certifikacije treće strane
·
Mogućnost usporedbe s ostalima u istom tržišnom sektoru
6
·
Održava sposobnost konkurentnosti
·
Lakše povezivanje s ostalim normama
5. STRATEŠKI PROJEKTI PODRUČJA SUSTAVNOG UPRAVLJANJA POSLOVANJEM U INI Uvažavajući elemente prijedloga strateškog plana INE, postojeću snimku stanja stupnja uvedenosti sustava upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša i zaštito zdravlja i sigurnosti, zahtjeve Uprave INE koji su daleko širi od zahtjeva utvrđenih u zahtjevima normi, Upravi INE predloženi su projekti pod nazivima · Projekt: Sustav upravljanja poslovođenjem u INI · Projekt: Centralna baza normativnih dokumenata INE na elektronskom mediju “intranetu”. Projekti su odobreni od predsjednika Uprave vođeni i koordinirani s razine INE iz Sektora strateškog razvoja, istraživanja i investicija. Naime, projekti su rezultat proučavanja modela Europske nagrade za kvalitetu kao jedan od alata odnosno pomoć kako ovladati potpunom kvalitetom poslovanja u INI, odnosno potpuno upravljati poslovanja INE na sustavan način. Pri tome se uvažavala informacija o postotku koji ovlašteni ocjenitelji (assessors) po modelu EFQM-a daju organizaciji koja je uspostavila, održava i certificirala samo zahtjeve sustava kvalitete u tvrtki (cca 17%), odnosno sustav kvalitete, zaštite okoliša i zaštite zdravlja i sigurnosti (cca 60 %). Pri tom se razmatrala mogućnost primjene suvremene informatičke tehnologije koja osigurava učinkovito upravljanje informacija a time i efikasnije poslovanje tvrtkom. Cilj je potpuno upravljanje poslovanjem INE (PUP) odnosno TQM. Potpuno upravljanje poslovanjem podrazumijeva učinkovito upravljanje sa svime što može imati značajan utjecaj na poslovanje (gotovo ništa ne može biti prepušteno samo sebi). Također podrazumijeva stalno poboljšanje potpune kvalitete. 5.1 SUSTAV UPRAVLJANJA POSLOVOĐENJEM U INI Sustav upravljanja poslovođenjem u INI predstavlja sustav operativnog rukovođenja s gledišta potpune kvalitete poslovanja u cilju postizanja poslovne izvrsnosti. Temelji se na međunarodno priznatim sustavima upravljanja i modelima filozofije upravljanja usmjerenim na zadovoljstvo svih zainteresiranih strana i stalno unapređivanje svih sfera našeg poslovanja. Projekt: Sustav upravljanja poslovođenjem u INI planiran je u dvije faze. 1. U prvoj fazi treba razviti sustav upravljanja poslovođenjem u INI. To je integrirani sustav upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša i zaštite zdravlja i sigurnosti. Uspješna primjena sustava upravljanja temelj je daljnjeg stvaranja platforme za potpuno upravljanje kvalitetom 2. U drugoj fazi razviti model samoprocjenjivanja sukladno EFQM-u, samoprocjenjivati te neprestano poboljšavati (holistički pristup).
7
Segmenti djelatnosti, ovisno o području djelovanja, moraju pribaviti certifikate za uvedenost sustava kvalitete i zaštite okoliša sukladno normama ISO 9001:2000, ISO 14001:1996. Segmenti djelatnosti uvode sustav zaštite zdravlja i sigurnosti sukladno normi OHSAS 18001:1999. Stožerne funkcije i poslovna funkcija moraju uvesti / održavati / unaprijediti sustav kvalitete prema normi ISO 9001:2000. Sve promjene nastale u okruženju ili INI utječu na sustav upravljanja poslovođenjem i sustavno se ugrađuju. Sustav upravljanja razvija se transparentno zahtjevima normi i Uprave (organizacija). Utvrđeni su projektni timovi: · projektni tim za razvoj sustava upravljanja kvalitetom · projektni tima za razvoj sustava upravljanja zaštitom okoliša · i projektni tim za upravljanje zaštitom zdravlja i sigurnosti Koordinaciju timova vodi voditelj QM tima. Izrađeni su gantogrami aktivnosti i provedena osposobljavanja. U tijeku izrade su obvezujući dokumenti sukladno normama i/ili zahtjevima Uprave. Dokumentaciju sustava upravljanja poslovanjem čine Priručnik poslovne izvrsnosti i postupci sustava upravljanja poslovođenjem u INI utvrđeni normama ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 i OHSAS 18001:1999. Struktura dokumenata prilagođena je važećoj organizaciji INA d.d. i raspodjeli odgovornosti za pojedine zahtjeve sustava. U izradi strukture dokumenata rukovodilo se načelom optimiranja vrsta dokumenata koji bi se umnožavali kada bi se odvojeno gradili dokumentirani sustavi, a koji po logici ovlaštenja, odgovornosti i zahtjeva imaju istovjetne temeljne zahtjeve i odgovornu strukturu INE, d.d. Priručnik poslovne izvrsnosti INE, d.d. temeljni je korporacijski dokument koji sadržIi obveze odnosno zahtjeve koje treba razraditi u području upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, te zaštitom zdravlja i sigurnosti, a i mnogo šire zahtjeve S obzirom da nova norma ISO 9001:2000 potiče usvajanje procesnog pristupa pri razvoju, implementaciji i poboljšanju učinkovitosti sustava upravljanja kvaliteteom te povećavanje zadovoljstva kupaca udovoljavajući njegovim zahtjevima tako se u INA, d.d prepoznaju “core business” procesi (proces istraživanja, razrade i prizvodnje nafte i plina, proces rafinerijske prerade, proces proizvodnje maziva), management procesi (strategija i ciljevi, upravljanje financijama, investicije i projektiranje, upravljanje ljudskim resursima, upravljanje infrastrukturom, upravljanje okolišem, upravljanje sigurnošću na radu, mjerenje i analiza) što je prikazano na slici 3. Tijekom daljnjeg rada u timovima i uz pomoć konzultanta predmnijevamo da će se procesi još dorađivati, mijenjati i nadopunjavati. Projekt Centralna baza normativnih dokumenata INE na elektronskom mediju “intranetu" treba osigurati elektronsko posluživanja dokumentima INE unaprijed utvrđenim korisnicima u INI. U prvoj fazi odobrena su tri modula · NDI IN - uključuje stvaranje baze INA normi približno 400 normi INE, · NDI OA - uključuje stvaranje baze općih akata INE · NDI - UG baza za upravljanje svim ugovorima INE.
8
PROCESI INE
Procesi “core business” Proces istraživanja, razrada i proizvodnja nafte i plina
Management procesi
Proces rafinerijske prerade 1. Strategija i ciljevi planovi
Nabava Razvoj Ispitivanje tržišta (Marketing)
Proces proizvodnje maziva
Proizvodnja
2. Upravljanje financijama 3. Investicije i projektiranje 4. Upravljanje ljudskim resursima 5. Upravljanje infrastrukturom 6. Upravljanje okolišem 7. Upravljanje sigurnošću na radu 8. Mjerenje i analiza
Uporaba Prodaja
Kontrola kvalitete Skladištenje i transport
Slika 3 6. ULOGA GLAVNE UPRAVE SUKLADNO SMJERNICAMA NORME ISO 9004:2000 Uprava provodi skup aktivnosti kako bi postigla ciljeve utvrđene strateškim dokumentima na djelotvoran i učinkovit način. Aktivnosti uključuju: ·
Isticanje važnosti postizanja zadovoljstva kupaca i svih interesnih partnera kao i obvezama utvrđenim zakonskim i podzakonskim aktima,
·
utvrđivanje i provođenje poslovne politike,
·
ciljeve i planove kvalitete, zaštite okoliša i zaštite zdravlja i sigurnosti,
·
analizu i ocjenu prikladnosti i djelotvornosti sustava poslovođenja,
·
osiguranje resursa.
Uprava planira budućnost tvrtke te upravlja promjenama. Načelno nova Uprava INE promovira i afirmira cjelovit razvoj kako ličnosti na poslu tako i cjelovit razvoj tvrtke. Zahtijeva stalno učenje što dokazuje bitno povećanim planiranim sredstvima za osposobljavanja i školovanja. Promovira demokratski tip managera, kvalitetu, razvoj managerske učinkovitosti i timski rad. Vođenje, akcije i odluke glavne Uprave stvaraju okruženje u kojemu se ljudi uključuju u procese promjena koje stvara i sustav upravljanja poslovođenjem sve u cilju učinkovitog funkcioniranja poslovanja a to su:
9
1. utvrđena je vizija, misija, temeljne vrijednosti, strateški ciljevi sukladno viđenim namjerama INE u bližoj budućnosti 2. primjerom vodi korporaciju, razvija iskrenost i poštovanje među ljudima 3. analizira i uvažava zahtjeve kupaca, prigovora te zahtijeva uvođenje kvalitete proizvoda sukladno novim zahtjevima kupaca odnosno sofisticiranih trošila naših naftnih prerađevina 4. podržava razvojne projekte, 5. traži djelotvornost (effectiveness) i učinkovitost (efficiency), u tu svrhu moramo razviti i osigurati ulazne pokazatelje utvrđene točkom 5.6.2 norme ISO 9001:2000 za ocjenu uprave primjerene najvišoj razini rukovođenja s prijedlogom za daljnja poboljšanja i unapređenja 6. promovira organizacijske promjene, osigurava sredstva, razvija proces upravljanja ljudskim resursima 7. razvite su nove metode za mjerenje performansi ostvarenja planiranih ciljeva naročito u području financija, dobiva benchmarking analize odnosno komparaciju INE i vodećih u branši 8. nema sustavne podatke o mjerenju zadovoljstva zaposlenika cjelovito za INU iako postoje pokazatelji u nekim od dijelova INE 9. nema sustavno podatke o mjerenju zadovoljstva kupaca i drugih zainteresiranih strana iako ima pokazatelje reklamacija, pokazatelje s tzv. “besplatnog otvorenog telefona” na koji se mogu javljati sve pritužbe i pohvale naših kupaca i krajnih korisnika, pokazatelje, neutralne od procesnog osoblja o “validaciji” proizvoda po terenu, fokus na zahtjeve kupaca prožet je kroz cijelu organizaciju 10.utvrdila je politiku kvalitete poslovanja 11. Uprava uvodi metode rada kojima povećava svjesnosti, motivaciju i uključivanja svih zaposlenih u novu kulturu korporacije 12.u sklopu kontrolinga financija utvrđena je organizacijska cjelina za upravljanje rizicima 7. ZAKLJUČAK Velika je odgovornost Uprave INE u balansiranju između različitih interesa i zahtjeva države kao vlasnika i potencijalnih novih vlasnika, kupaca, krajnih korisnika, novih potencijalnih kupaca, zaposlenika, zahtjeva sigurnosti, ekoloških zahtjeva, zakonskih propisa, internih troškova, prijetnji s otvorenog kompetitivnog tržišta i drugih interesa. Potpuno upravljanje poslovanjem treba osigurati ostvarenje strateških ciljeva, planova, i projekata te zadovoljstvo svih zainteresiranih strana i omogućiti dosizanje poslovne izvrsnosti. Mijenjanje ponašanja pojedinca spor je i dug proces. Izgradnja nove kulture korporacije, također je relativno spor proces. Predmnijevamo da će privatizacija koja nas očekuje ubrzati te promjene.
10
Literatura 1. 2. 3. 4.
Quality management systems Fundamentals and vocabulary, ISO 9000:2000 Quality management systems-Requirements,, ISO 9001:2000 44 Kongres EOQ, vol 1 str141 i 149 European Foundation for Quality Management, Self- assessment, Guidelines for Companies 1997. 5. I. Oslić, Ericsson NT, Cavtat, studeni, Rezultati samoprocjenjivanja prema EFQM upitniku 6. L'RQA, EFQM model izvrsnosti, Materijali za polaznike tečaja provedenog za djelatnike INE 7. J. Belinić-Gak Upravljanje poslovanjem u INA, d.d., materijal za prezentaciju kolegiju direktora INE