Planinka Jakšić Hrvatski zavod za transfuzijsku medicinu Služba za farmaceutsku djelatnost Odjel za osiguranje i kontrolu kvalitete Petrova 3, Zagreb RAZVOJ SUSTAVA OSIGURANJA KVALITETE U HRVATSKOM ZAVODU ZA TRANSFUZIJSKU MEDICINU – SLUŽBA ZA FARMACEUTSKU DJELATNOST Od jeseni 1996. god. u HZTM se radi se na uvođenju sustava osiguranja kvalitete prema normi ISO 9002:1994. Time je HZTM postao prva zdravstvena ustanova u Hrvatskoj koja je prepoznala kvalitetu kao imperativ rada u budućnosti. Na nivou Službe za farmaceutsku djelatnost - proizvodnja parenteralnih otopina, paralelno se radi i na usklađivanju osnovnih zahtjeva Dobre proizvođačke prakse, specijalnih zahtjeva iz njegovog Dodatka 1. za proizvodnju sterilnih lijekova (DPP) i Dobre laboratorijske prakse sa zahtjevima ISO 9002, te na uvođenju metoda ispitivanja ulaznih materijala i proizvoda prema zahtjevima Ph.Eur., USP i BP umjesto Ph. Jug.IV. Težište zahtjeva DPP normi je na osiguravanju uvjeta sigurne proizvodnje i kontrole proizvoda i proizvodnih procesa. Te točke vrlo su detaljno obrađene, za razliku od ISO norme koja uglavnom daje načela. Neke od točaka ISO norme mogu se u DPP prepoznati samo natuknute unutar drugih točaka: ocjena ugovora, nabava i procjena dobavljača, stanje pregleda i ispitivanja, upravljanje proizvodom dobivenim od korisnika, korektivne i preventivne mjere, a nekih uopće nema: odgovornost uprave (govori o odgovornim osobama iz proizvodnje i kontrole, ali ne i o odgovornosti poslovodstva), prepoznavanje i sljedljivost proizvoda, upravljanje nesukladnim proizvodom, održavanje i statističke tehnike. Formiran je tim od 5 stalnih članova iz cijelog HZTM i vanjskog konzultanta koji je u suradnji s djelatnicima izradio dokumentaciju u koju su integirani zahtjevi ISO i DPP normi (usporedbe zahtjeva i izrađene dokumentacije prikazani su u Tablicama 1 i 2). Zajednički dokumenti za farmaceutsku i medicinsku djelatnost: 1. Politika kvalitete – 2 revizije 2. Priručnik kvalitete 3. Postupci osiguranja kvalitete – 50 zajedničkih za cijeli HZTM + 5 specifično farmaceutskih Dokumenti specifični za farmaceutsku djelatnost: 4. Specifikacije – 75 za ulazne materijale + 29 za gotove proizvode 5. Proizvodni postupci i proizvodni listovi za registrirane proizvode 6. Radne upute - 75 za sve bitne procese 7. Prateći obrasce za vođenje zapisa. Paralelno se provodi izobrazba svih VSS i SSS djelatnika po svakom izdanom dokumentu, a sada slijedi i sažetija izobrazba djelatnika ispod SSS. Svaki djelatnik koji je napisao postupak ili radnu uputu od šireg značenja održao je za široki krug
djelatnika predavanje o izrađenom dokumentu, nakon čega je slijedila rasprava i pitanja. Najvažnije teme ponavljane su nekoliko puta. Shodno postojećim zahtjevima i struktura HZTM doživjela je promjenu tako da se o kvaliteti skrbi na tri nivoa i to kroz: kontrolu kvalitete i osiguranje kvalitete na nivou farmaceutske djelatnosti, te upravljanje kvalitetom na nivou cijelog HZTM. 4 djelatnika farmaceutske djelatnosti (ukupno 10 u HZTM) završila su tečaj za interne procjenitelje kvalitete i kontinuirano provode svaki 4-5 procjena godišnje. Procjene se provode prema zahtjevima obje norme. Princip procjena je da ih provode po 2 procjenitelja, od kojih je glavni najčešće iz druge djelatnosti, a pomoćni iz djelatnosti koja se procjenjuje, ali ne iz procjenjivanog odjela. Na temelju rezultata sustavno se provode korektivne i preventivne mjere, koliko to financijske mogućnosti dozvoljavaju. Procjene su pozitivno prihvaćene od strane djelatnika i shvaćene kao prilika za rješavanje problema posebno onih koji zahtjevaju timsku suradnju više odjela. Sustavno se radi kontrola svih ulaznih materijala, povećan je opseg i broj kontrola ulaznih materijala i gotovih proizvoda, stabilnost proizvoda prati se prema posebno izrađenom programu, sve uz povećan broj djelatnika u kontroli i nabavom sve potrebne opreme za kontrolu, koja se redovito kontrolira i umjerava prema regulativi. Redovito se prate i obrađuju reklamacije na ulazne materijale i gotove proizvode, procjenjuju dobavljači, surađuje s kupcima, radi na izobrazbi kupaca o sigurnoj uporabi proizvoda i na upoznavanju s našim radom. U cijelom razdoblju učinjen je veliki iskorak u osiguranju kvalitete proizvoda, a što je najvažnije nova filozofija rada sada je i među djelatnicima duboko prihvaćena. Nažalost, što smo i sami očekivali, probni audit od nezavisne certifikacijske kuće održan istovremeno s certifikacijskim auditom medicinskog dijela HZTM, pokazao je da je sustav dokumentacije detaljno i cjelovito obrađen, ali nisu zadovoljene sve točke DPP, vezane uz specijalne uvjete proizvodnje sterilnih lijekova, a čije ispinjenje iziskuju znatnija materijalna ulaganja. Trenutno se radi na iznalaženju načina na koji bi se osiguralo da buduća proizvodnja infuzijskih otopina udovoljava svim zahtjevima DPP.
Tablica 1: Usporedba zahtjeva ISO 9002:1994 i zahtjeva iz Pravilnika o DPP s postupcima HZTM-FAR Naziv zahtjeva u ISO 9002:1994
Točka u ISO 9002:1994 4.1. 4.2. 4.3. 4.5.
Točka u DPP
4.6. 4.7.
26.
4.8. 4.9.
8.-12., 14., 21., 22., 24.
1.-82.
Pregled i ispitivanje
4.10.
15., 20., 25.,
83.-85.
Nadzor nad opremom za pregled, mjerenje i ispitivanje Stanje pregleda i ispitivanja Upravljanje nesukladnim proizvodom Korektivne i preventivne mjere Rukovanje, skladištenje, pakiranje i dostava Upravljanje zapisima o kvaliteti Unutrašnja nezavisna ocjenjivanja kvalitete Izobrazba Održavanje Statističke tehnike
4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15.
3.40.-3.41. 4.27.-4.29. 3.21. 17., 27., 24., 27. 17.
4.16. 4.17.
13., 23. 18., 28.
4.18. 4.19. 4.20.
21. (2.8.-2.12.) -
Odgovornost uprave Sustav kvalitete Ocjena ugovora Upravljanje dokumentacijom i podacima Nabava Upravljanje proizvodom dobivenim od korisnika Prepoznavanje i sljedljivost proizvoda Upravljanje procesima
Točka u DPP za ster. lijekove
1.-5. 6.,7., 20., 16. 13., 23.
HZTM-FAR postupak POK-01-04; POK-01-05 POK-01-04; POK-01-05; POK-05-01; POK-16-01 POK-03-01; POK-03-02; POK-16-01 POK-05-01; POK-05-02; POK-16-01 POK-06-01; POK-06-02; POK-10-01; POK-15-01 POK-07-01 POK-08-01 POK-05-01; POK-09-02; POK-09-04; POK-09-06; POK-09-08; POK-09-09; POK-09-12; POK-09-13; POK-09-16; POK-09-18; POK-10-02; POK-11-01; POK-18-01 POK-10-01; POK-10-02; POK-10-03; POK-10-05; POK-10-06; POK-12-02 POK-11-01
POK-01-03; POK-09-05; POK-09-11; POK-09-17;
POK-12-02 POK-13-01; POK-13-02 POK-01-05; POK-14-01; POK-14-02; POK-14-03 POK-15-01; POK-15-02; POK-15-05 POK-16-01 POK-01-05; POK-16-01 POK-17-01 POK-18-01 POK-19-01 POK-20-01
Tablica 2: Usporedba zahtjeva iz Pravilnika o DPP i zahtjeva ISO 9002:1994 s postupcima HZTM-FAR Naziv zahtjeva u DPP
Točka u DPP
Opće odredbe Opća načela i smjernice DPP Načela i smjernice DPP za lijekove: Skrb za kakvoću Načelo Osiguranje kakvoće Kontrola kakvoće
I (čl. 1.-5.) II (čl. 6.-19) III
Zaposlenici Opće smjernice Odgovorne osobe Obučavanje Prostor i oprema Načelo Prostor, Opće smjernice Skladišni prostori Pomoćni prostori Oprema Dokumentacija Načelo Opće smjernice Potrebni dokumenti Specifikacije međuproizvoda i proizvoda Specifikacije gotovih proizvoda Receptura proizvodne serije i tehnološki postupak izrade
Točka u DPP za ster. lijekove 1. - 4.
Čl. 20.
Točka u ISO 9002:1994
HZTM-FAR postupak
4.1. 4.2.
POK-01-02; POK-01-03;
4.2.
POK-09-02; Politika i priručnik kvalitete
Čl. 20. (1.2. – 1.3.) Čl. 20. (1.4.) Čl. 21. Čl. 21. (2.1. – 2.2.) Čl. 21. (2.3. – 2.7.) Čl. 21. (2.8. – 2.20.) Čl. 22.
7., 9. – 16.
4.9.
8.
4.1. 4.18. 4.9.
POK-09-02 POK-10-01; POK-10-02; POK-10-03; POK-10-05; POK-09-17; POK-09-04 POK-01-03 POK-09-02 POK-18-01 POK-09-05; POK-09-09
Čl. 22. (3.1. – 3.17.) Čl. 22. (3.18. – 3.29.) Čl. 22. (3.30. – 3.33.) Čl. 22. (3.34. – 3.44.) Čl. 23.
17. – 26.
4.9. 4.15. 4.9. 4.9. 4.5., 4.16.
POK-15-01; POK-15-02 POK-09-05 POK-09-11; POK-09-12; POK-11-01; POK-05-01; POK-05-02; POK-16-01
22. 27. – 31. 55., 58., 63., 70., 72., 77.,
Čl. 23. (4.1. – 4.9.) Čl. 23. (4.10. – 4.11.) Čl. 23. (4.12.)
POK-16-01 RU-UKV-004
Čl. 23. (4.13.) Čl. 23. (4.14. – 4.15.)
RU-UKV-004 RU-UKV-005
Postupak opremanja Dokumentacija izrade serije proizvoda Dokumentacija opremanja serije proizvoda Postupci i evidencija Zaprimanje Uzorkovanje Ispitivanje
Čl. 23. (4.19. – 4.21.) Čl. 23. (4.22.) Čl. 23. (4.23.)
Ostalo
Čl. 23. (4.24. – 4.29.)
Proizvodnja Načelo Opće smjernice Sprečavanje unakrsne kontaminacije u proizvodnji Vrednovanje Sirovine Proizvodnja međuproizvoda i poluproizvoda
Čl. 23. (4.16.) Čl. 23. (4.17.)
RU-UKV-005 POK-10-03; POK-16-01; RU-UKV-005
55., 58., 63., 70., 72., 77.,
Čl. 23. (4.18.)
POK-10-03; RU-UKV-005 4.5., 4.16
Čl. 24. Čl. 24. (5.1. – 5.17.) Čl. 24. (5.18. – 5.20.) Čl. 24. (5.21. – 5.24.) Čl. 24. (5.25. – 5.34.) Čl. 24. (5.35. – 5.39.)
5., 6. Sterilizacija (50. – 79.)
4.9.
POK-15-01 POK-15-01 POK-10-01; POK-10-03 POK-09-17; POK-10-01; POK-10-02; POK-10-03; POK-10-05; POK-10-01; POK-10-03; POK-15-02; POK-09-11; POK-09-12... POK-09-13
5., 6., 32. – 49.
4.9.
POK-09-06; POK-09-08
38., 39., 49., 50., 85.
4.9. 4.6. 4.9.
POK-09-16; POK-09-18 POK-06-01; POK-06-02; -
84. 4.10.
Pakovni materijal Opremanje Gotovi proizvodi Odbijeni, prerađeni i vraćeni materijali Kontrola kvalitete Načelo Opće smjernice DPP u KK Dokumentacija Uzorkovanje Ispitivanje Proizvodnja i analiza po ugovoru Načelo Opće smjernice Naručitelj ugovora Izvršitelj ugovora Ugovor Reklamacije i opoziv proizvoda Načelo Reklamacije Opozivi Samoinspekcija Načelo
Čl. 24. (5.40. – 5.43.) Čl. 24. (5.44. – 5.57.) Čl. 24. (5.58. – 5.60.) Čl. 24. (5.61. – 5.65.) Čl. 25. Čl. 25. (6.1. – 6.4.) Čl. 25. (6.5. – 6.6.) Čl. 25. (6.7. – 6.10.) Čl. 25. (6.11. – 6.14.) Čl. 25. (6.15. – 6.22.)
80. – 82. 4.13. 83. – 85. 83.
4.10.
4.16. 84. 85.
4.10.
Čl. 26.
4.7.
Čl. 26. (7.1. – 7.2.) Čl. 26. (7.3. – 7.5.) Čl. 26. (7.6. – 7.9.) Čl. 26. (7.10. – 7.15.) Čl. 27.
4.13., 4.14.
Čl. 27. (8.1. – 8.7.) Čl. 27. (8.8. – 8.15.) Čl. 28. Čl. 28. (9.1. – 9.3.)
POK-10-01 RU-UKV-005 RU-UKV-005 POK-13-01; POK-15-05
4.17.
POK-10-06 POK-16-01 POK-10-01; POK-10-01; POK-09-17; POK-10-01; POK-10-01; POK-10-02; POK-10-03; POK-10-05; POK-07-01
POK-14-01 POK-13-02 POK-14-02; POK-14-03; POK-17-01