1 Ericsson Nikola Tesla d.d. Dubravka Bačun, Josipa Jurinić HRN EN ISO 14001 SUSTAVI UPRAVLJANJA OKOLIŠEM PROVEDBA ZAKONSKIH I OSTALIH ZAHTJEVA S PRIJEDLOZIMA ZA POBOLJŠAVANJE, ISKUSTVA ERICSSONA NIKOLE TESLE d.d.
Sadržaj 1 2 3 4 5
Uvod Definicije Zahtjevi norme Provedba propisa prema zahtjevima norme Proces poboljšavanja umjesto zaključka
1
UVOD
Uvođenje sustava upravljanja okolišem u okviru postojećeg sustava upravljanja u dioničko društvo Ericsson Nikola Tesla (ETK) je značilo, između ostalog, osigurati provedbu točke norme koja se odnosi na zakonske i ostale zahtjeve. Sustavnim radom na provedbi tog zahtjeva postale su jasne i posljedice provedbe tog zahtjeva na unutrašnju organizaciju ETK kao i cjelokupno poslovanje. U radu su opisana višegodišnja iskustva provedbe te točke norme, problemi koje je trebalo rješavati i kako su riješeni, te prijedlozi za poboljšavanja. Važno je naglasiti da se uočeni problemi kao i prijedlozi temelje isključivo na iskustvu korisnika, tj. osoba odgovornih za provedbu propisa u praksi. Jasno je da je često zatražena pomoć pravnice iz organizacijske jedinice Pravni poslovi za tumačenje pojedinih dijelova. Ipak, u završnici proveba propisa u organizaciji većinom ovisi o osobama koje nisu pravnici i zato bi bilo dobro da u pripremi propisa aktivno sudjeluju i pravnici i stručnjaci za pojedina područja, ali i korisnici, predstavnici gospodarstvenika, o kojima će ovisiti uspješnost provedbe. 2
DEFINICIJE/SKRAĆENICE
U radu su korišteni pojedini termini. Boljeg razumijevanja radi navedene su i službene definicije ili definicije koje je ETK interno odredila. 2.1
DEFINICIJE
2
Održivi razvoj Održivi razvoj je definiran kao proces promjene u kojem su iskorištavanje resursa, smjer ulaganja, orijentacija tehničkog razvoja i institucionalne promjene* u međusobnom skladu i omogućavaju ispunjavanje potreba i očekivanja sadašnjih i budućih generacija. Svjetska komisija za okoliš i razvoj, Izvještaj “Naša zajednička budućnost”, 1987. Godina. * institucionalne promjene znače promjene u političkom, obrazovnom, pravnom, financijskom itd. sustavu Okoliš Okoliš je okruženje u kojem neka organizacija radi, uključujući zrak, vodu, zemlju, prirodne izvore, biljni svijet, životinjski svijet, ljude I njihove međusobne odnose. (Norma HRN EN ISO 14001 Sustavi upravljanja okolišem, točka 3.29 Okoliš Okoliš je prirodno okruženje: zrak, tlo, voda I more, kljima, biljni I životinjski svijet u ukupnosti uzajamnog djelovanja I kulturna baština kao dio okruženja kojeg je stvorio čovjek. (Zakon o zaštiti okoliša, NN 82/94, članak 5.) Organizacija Pojam organizacija odnosi se na kompaniju, korporaciju, tvrtku, poduzeće, predstavnike uprave ili institucija, odnosno spoj svih njih, zakonski utvrđena ili ne, javna ili privatna, koja ima vlastite djelatnosti ili administraciju. Propis Propis je pravni akt, a pojam se odnosi na: deklaracije, konvencije, zakone, pravilnike, naredbe, uredbe, naputke i ostale dokumente kojima se nešto propisuje/regulira na međudržavnoj, državnoj ili lokalnoj razini. Aspekt okoliša Aspekt okoliša je sastavni dio djelatnosti, proizvoda ili usluga neke organizacije koji može s okolišem uzajamno djelovati. 2.2
SKRAĆENICE
ETK=Ericsson Nikola Tesla d.d. OJ= organizacijska jedinici SUO=sustavi upravljanja okolišem 3
ZAHTJEVI NORME
Uobičajeno je i smatra se da je provedba propisa nešto normalno , nešto bez čega se ne može itd. Očito da u takvom pristupu postoje “pukotine” koje se pokušavaju premostiti normom. Norme su pomagala jer sadrže smjernice, koje organizacija dobrovoljno prihvaća i koje joj pomažu da sustavno pristupa određenom području. Odluka je same organizacije kako daleko i kako detaljno će u tome ići. Norma HRN EN ISO 14001 je prvi dokument koji tako jasno
3 naglašava provedbu i nadzor provedbe propisa, kao i potrebu stalnog (trajnog) poboljšavanja. Propisi, i ono što je njima regulirano, su izričito spomenuti u nekoliko točaka norme dok se u drugima ne spominju izričito, ali ih se vrlo brzo može prepoznati. U točki 4.2 Politika upravljanja okolišem stoji: “Poslovodstvo mora odrediti politiku upravljanja okolišem organizacije i osigurati da (između ostalog): - uključuje obvezu usklađivanja s odgovarajućim zakonima i propisima te ostalim zahtjevima koje je organizacija potpisala” Točka 4.3.2 Zakonski i ostali zahtjevi obvezuje da “Organizacija mora uspostaviti i održavati postupak za utvrđivanje te imati pristup zakonskim i drugim zahtjevima kojih je potpisnik, koji se mogu primijeniti na aspekte okoliša njezinih djelatnosti, proizvoda ili usluga.” Još je potrebno navesti točku 4.5.1 Praćenje i mjerenje u kojoj je propisano da “ Organizacija mora uspostaviti i održavati dokumentiran postupak kojim će u određenim razmacima, ponovno vrednovati usklađenost s odovarajućim zakonima i propisima.” 4
PROVEDBA PROPISA PREMA ZAHTJEVIMA NORME
4.1
POLITIKA UPRAVLJANJA OKOLIŠEM
U Ericssonu Nikoli Tesli primjenjuju se korporacijska pravila, a područje okoliša je jasno istaknuto u mnogim dijelovima poslovanja. Korporacijska politika upravljanja okolišem je jasna: Ericsson će pridonositi održivom razvoju razvijajući , proizvodeći i nudeći proizvode i usluge s izvrsnim pokazateljima okoliša koji omogućavaju kupcima da i oni smanje svoj utjecaj na okoliš. - pratiti i ispunjavati zakonske i ostale zahtjeve, ili čak biti bolji, no što se traži, kako bismo zaštitili okoliš. 4.2 POSTUPAK Za početak u ETK je postignut dogovor da se prvo u praksi provjeri odvijanje procesa, a tek onda da se definira postupak. 4.2.1 IMATI PRISTUP PROPISIMA ILI IZVORIMA INFORMACIJA Narodne novine na državnoj razini, odnosno Službeni glasnik grada Zagreba na lokalnoj razini za područje Grada Zagreba i Zagrebačke županije, su službeni izvori informacija o novim/promijenjenim propisima. Propis stupa na snagu i počinje njegova primjena nakon objavljivanja u jednom od službenih glasila. Zahvaljujući modernim komunikacijskim tehnologijama Narodne novine, i u njima objavljeni propisi, dostupni su korisnicima i kao tiskovina i u elektroničkom obliku tj. na Internet stranicama na adresi www.nn.hr.
4 Nakon pojedinačnog objavljivanja u Narodnim novinama, propisi se povremeno objavljuju ili kao dio tematskih zbirki ili uz dodatna tumačenja ili kao pročišćeni tekst, odnosno zavedeni su i razvrstani prema internim pravilima ING registra, tj. prema prema njima određenom načinu razvrstavanja. Zaključak: dostupnost propisa je osigurana 4.2.2 UČESTALOST DONOŠENJA Ne postoji dostupan Plan i program donošenja/promjene propisa bilo da ih donosi Sabor bilo državna upravna organizacija. Povremeno se može u dnevnom tisku naći informacija da će se neki zakoni mijenjati ili čak i popis propisa koji će se donositi odnosno mijenjati, ali ništa više od toga. Ova informacija bi bila vrlo korisna jer bi omogućila točnije i kvalitetnije planiranje aktivnosti organizacijskih jedinica i odgovornih osoba i u ETK. Prijedlog: svaka državna upravna organizacija bi trebala krajem godine objaviti Plan i program donošenja/promjene propisa za narednu godinu i objaviti i u tisku i na Internet stranicama vlade RH kao integrirani Plan i program. 4.2.3 PREPOZNAVANJE PROPISA KOJI SE ODNOSE NA OKOLIŠ Na temelju definicije okoliša za neke je propise odmah jasno da se odnose na okoliš, ali i na druga područja, dok se za druge određuje na temelju iskustva, npr propisi koji se odnose na buku, energiju, mirise itd. Sljedeći korak je upisati ključne pojmove na kopiju propisa i propis upisati u određene skupine, npr. otpad, buka emisije u zrak itd. Prijedlog: na državnoj razini definirati ključne riječi, pojmove, i upisati ih na propis. 4.2.4 OBVEZE IZ PROPISA Sljedeći korak je upoznati se s područjem koje propis regulira i prepoznati obveze iz propisa. Da bi se taj korak olakšao priređuje se sadržaj propisa jer je iz pregleda točaka koje sadrži propis jasnija njegova struktura. Prilikom pripreme propisa za korisnike bi bilo jasnije kada bi struktura propisa bila usklađena sa slijedom odvijanja procesa koji se regulira. Obveze mogu biti npr. uvođenje nove interne evidencije, novog načina rada, mjerenje emisija, analize, dojavljivanja podataka itd. Zanimljivo je da se obveze postavljaju u najvećem postotku pred gospodarstvenike, a i kaznene se odredbe odnose isključivo na tu skupinu iako i procesu donošenja propisa ima više sudionika. Poticajne mjere su slabo ili nikako prisutne. Prijedlog: na početak propisa dodati sadržaj točaka propisa. Slijed obveza iz propisa uskladiti sa slijedom odvijanja procesa. U propise uvesti poticajne instrumente.
5
4.2.4 DEFINIRANJE ODGOVORNOSTI I ORGANIZACIJE Kada se unutar organizacije odrede odgovornosti tko će što raditi slijedi postepena provedba pojedinih obveza. Problem je da uz propis nema pomoćnih uputa koje bi korisniku olakšale primjenu propisa i ubrzale sam proces.Primjerice: organizacija se obvezuje na vođenje različitih očevidnika, a već predloženi način ne odgovara onome što zahtijeva propis. Sustavnim praćenjem provedbe propisa brzo postaje jasno da se zahtjevi različitih propisa preklapaju, ponavljaju i sl. Dodatni problem je i povezivanje određenog propisa s ostalim propisima. Te su veze za sada potpuno nejasne i ostaju na razini da je neko područje propisano posebnim propisom ili će biti propisano posebnim propisom. Prijedlog: - prije donošenja provjeriti provedbu propisa na modelu. Posebno bi bilo korisno da oni koji donose propis sami pokušaju provesti obveze iz propisa - prirediti upute koje bi olakšale provedbu propisa. - koordinacijom između državnih upravnih organizacija izbjeći preklapanje i ponavljanje obveza iz propisa - na kraju svakog propisa navesti propis(e) s kojima je u vezi 4.2.5 INFORMIRANJE I OSPOSOBLJAVANJE ZA PROVEDBU Sljedeći korak je informiranje zaposlenika o onim dijelovima propisa koji se odnose na sve ili osposobiti određene skupine zaposlenika za provedbu određenih dijelova propisa. Za informiranje se mogu koristiti letci, interna glasila, intranet stranice i sl. Svi pregledi ovlaštenih institucija za osposobljavanje su dobro došli. U okviru ove točke u ETK su priređeni popisi propisa, koji imaju neposredne ili posredne veze s okolišem, po različitim kriterijima, npr. popis propisa koji se odnosi na otpad, popis propisa koji se odnosi na buku i sl. Zatim je priređen popis propisa za određenu godinu itd. Svi ti pristupi se temelje isključivo na internim pravilima jer službenih podjela koje se temelje na dogovorenim i propisanim područjima nema. 4.2.6 IZVJEŠTAVANJE Različitim propisima predviđeni su različiti izvještaji. Problem je da da se nejasno definirani podaci za isto područje dojavljuju na različite načine raznim državnim organizacijama bilo na lokalnoj bilo na državnoj razini. Prijedlog: jasno definirati pokazatelje, način i koga izvještavati, te osigurati povratne informacije. Izbjeći višestrukost prijavljivanja. 4.2.7 NADZOR PROVEDBE Osim internog nadzora provedbe propisa u samom propisu je određena inspekcija koja nadzire njegovu provedbu. Vrlo brzo je uočeno da različite inspekcije prilikom nadzora provjeravaju provedbu različitih propisa koji se
6 odnose na isto područje. Da bi situacija postala jasnija u ETK je priređen pregled inspekcija koje nadziru provednu propisa koji se odnose na područje okoliša u općem značenju te riječi. Prijedlog: uskladiti rad i djelovanje inspekcijskih službi 5
PROCES POBOLJŠAVANJA UMJESTO ZAKLJUČKA
Jedan od temeljnih zahtjeva norme je zahtjev za stalnim (neprekidnim) poboljšavanjem. Proces poboljašavanja temelji se na Demingovom krugu kvalitete PDCA (Plan-Do-Check-Act), što u praksi znači: Planiraj: ŠTO: odredi problem, npr. propis koji treba provesti ZAŠTO: analiziraj uzroke KAKO: predvidi rješenja KADA: priredi plan aktivnosti Uradi Primjeni najbolja rješenja Provjeri Mjeri rezultate u odnosu na postavljene ciljeve. Provjeri učinkovitost rješenja Djeluj Ako je potrebno popravi. Uspostavi nove načine rada. Primjeni naučeno. Takav je pristup prisutan u organizacijama koje su odlučile uvesti sustav upravljanja okolišem prema normi HRN EN ISO 14001. Prijedlog:uvesti takav pristup i kada je u pitanju provedba propisa. U svakom propisu dodati obvezu nadzora njegove provedbe i promjene ako je potrebno. Uvažavajući neke od prijedloga korisnicima bi bila olakšana provedba, podaci bi bili točniji, predstavnici državnih upravnih organizacija bi lakše planirali i izrađivali različite programe, kao i odlučivali o potrebnim ulaganjima. Bila bi to dobitna kombinacija za sve sudionike u procesu jer bi se poboljšala kvaliteta propisa i efikasnost provedbe.