V. Sušić, A. Meleš, V. Čizmić INA, d.d. MAZIVA ZAGREB UPRAVLJANJE CILJEVIMA POSLOVANJA Sažetak Maziva Zagreb su u skladu sa svojom Misijom i integriranim sustavom upravljanja, utvrdila politiku kvalitete, zaštite okoliša, zdravlja i sigurnosti. Radi poboljšanja poslovanja postavljeni su ciljevi i utvrđena metodologija upravljanja ciljevima. Za njihovo ostvarenje izrađuje se godišnji program sa zadacima, zaduženjima i rokovima. Poslovodstvo redovito prosuđuje realizaciju programa, a pritom su mu od velike pomoći mjerenja zadovoljstva kupaca, troškova kvalitete, zadovoljstva zaposlenika i analize rezultata. Novi ciljevi utvrđuju se da bi se kontinuirano unapređivali kako sustav upravljanja kvalitetom, zaštitom okoliša, zdravlja i sigurnosti tako i ukupno poslovanje Maziva Zagreb. U radu će biti prezentirana primjena metodologije upravljanja ciljevima poslovanja u Mazivima Zagreb.
Višnja Sušić, Antun Meleš, Vlasta Čizmić INA, d.d. MAZIVA ZAGREB
UPRAVLJANJE CILJEVIMA POSLOVANJA Uvod Nova norma ISO 9001:2000 na mnogo se mjesta bavi ciljevima kvalitete. U njima je rečeno da ciljevi kvalitete moraju biti: · utvrđeni i dokumentirani na relevantnim razinama i funkcijama, · sukladni politici, · mjerljivi, · komunicirani unutar organizacije, · postavljeni i prosuđivani od najvišeg poslovodstva organizacije. Kako su Maziva Zagreb izgradila i certificirala sustav osiguranja kvalitete sukladno normi ISO 9001:1994 još 1996. godine, unaprijeđujući ga, postavljanje ciljeva kvalitete nametnulo nam se i prije donošenja nove norme . Tome je pridonijelo i uvođenje, te 1999. godine i certificiranje sustava zaštite okoliša sukladno normi ISO 14001 koja eksplicitno zahtjeva utvrđivanje ciljeva, zadataka i programa za zaštitu okoliša. Pored toga uveli smo praćenje troškova kvalitete koje se pokazalo izvrsnim alatom poslovodstvu za unapređenja sustava i povećanje učinkovitosti poslovanja. Mjerenja zadovoljstva kupaca kao i mjerenjenje zadovoljstva zaposlenika ukazali su na probleme koji se ciljano trebaju rješavati. U 2000. godini izgradili smo i sustav zaštite zdravlja i sigurnosti prema normi OHSAS 18001 (BS 8800) koji također zahtjeva utvrđivanje ciljeva, zadataka i programa. Budući smo sva tri sustava integrirali u jedan jedinstveni sustav upravljanja poslovanjem, utvrđena je i jedinstvena metodologija upravljanja ciljevima poslovanja. Metodologija upravljanja ciljevima poslovanja U njoj su ciljevi poslovanja definirani kao vrijednosti i dostignuća učinkovitosti koje organizacija želi ostvariti u skladu sa svojom poslovnom politikom. Metodologija omogućuje: · postavljanje, praćenje i ocjenu postavljenih ciljeva; · sustavno registriranje svih odstupanja od ciljeva; · odlučivanje na temelju mjerljivih pokazatelja; · utvrđivanje osnove za postavljanje novih ciljeva; · kontinuirano poboljšavanje. Poslovodstvo Maziva Zagreb postavlja ciljeve poslovanja jednom godišnje na osnovi:
· · ·
rezultata i analiza poslovanja kroz realizaciju prodaje, ostvarenje dobiti, troškove kvalitete, značajnih aspekata okoliša, ocjene rizika za zaštitu zdravlja i sigurnosti i dr., rezultata i analiza zadovoljenja svih zainteresiranih strana mjerenjem zadovoljstva kupaca, zadovoljstva zaposlenika, uzimajući u obzir odluke Uprave INE, zakonsku regultivu i zahtjeve šire zajednice; tehnoloških i financijskih mogućnosti.
Poslovodstvo je odgovorno sa ciljevima upoznati zaposlenike (a po potrebi i ostale zainteresirane strane), kako bi oni svojim aktivnostima pridonijeli ostvarenju tih ciljeva. Za ostvarenje ciljeva utvrđuju se zadaci i programi s rokovima, zaduženjima i potrebnim sredstvima, a za praćenje njihove realizacije pokazatelji. Izuzetno je važno da planirane aktivnosti za postizanje ciljeva nisu nametnute već su rezultat promišljanja zaposlenika onih organizacijskih dijelova u kojima problemi postoje i koje ih mogu riješiti. Listu ciljeva, zadataka i programa odobrava direktor Maziva Zagreb. Nositelji zadataka uz provedbu zadataka iz programa prate, provjeravaju, analiziraju učinkovitost, i po potrebi provode korektivne i preventivne aktivnosti te podnose izvješća poslovodstvu preko pomoćnika direktora za kvalitetu. Pregled ostvarenja ciljeva poslovanja odnosno učinaka aktivnosti iz programa, poslovodstvo provodi dva puta godišnje. Ako su ciljevi postignuti utvrđuju se novi. Ako ciljevi nisu dostignuti, revidiraju se i/ili redefiniraju programi za ostvarenje ciljeva. Ciljevi, zadaci i programi Analizirajući probleme prethodnih godina i postavljajući plan za 2001. godinu Maziva Zagreb su si postavila tri osnovna cilja koji su razrađeni kako slijedi: 1. Povećati prodaju na domaćem i inozemnom tržištu · mjeriti zadovoljstvo kupaca · razviti nove proizvode · unaprijediti kvalitetu postojećih proizvoda · optimirati proces nabave · modernizirati postojeće pogone proizvodnje · uvesti nove tehnologije 2. Smanjiti troškove · unaprijediti planiranje prodaje i proizvodnje · optimirati normative proizvoda · smanjiti troškove vanjskih gubitaka · smanjiti troškove unutrašnjih gubitaka · smanjiti troškove održavanja · smanjiti potrošnju energenata 4. Razvijati image Maziva Zagreb - učiniti tvrtku prepoznatljivom na domaćem i inozemnom tržištu
· · · · ·
unapređivati integrirani sustav kvalitete, zaštite okoliša, zdravlja i sigurnosti te ga uskladiti sa zahjevima norme ISO 9001:2000 uvesti INTRANET podići razinu osposobljenosti, motiviranosti i kulture zaposlenika (uključuje mjerenje zadovoljstva zaposlenika) povećati promotivne aktivnosti ostvariti program zaštite okoliša i zaštite zdravlja i sigurnosti.
Gdje god je moguće, zadaci su kvantificirani, a za sve su utvrđena zaduženja na odgovarajućim razinama i funkcijama organizacije te rokovi i sredstva, ako su potrebna. Umjesto zaključka - rezultati Da bismo pokazali kako upravljanje ciljevima povećava kvalitetu, učinkovitost i uspješnost tvrtke, ovdje ćemo se ograničiti na jedan od ciljeva - smanjenje troškova. Sustavno praćenje troškova kvalitete (od 1998. godine) i njihova analiza jasno nam je ukazalo na veličinu, mjesta nastanka i uzroke gubitaka. Realizacijom zadataka iz programa (bolje planiranje prodaje i proizvodnje, manji tehnološki zahvati, zbrinjavanje rabljenih ulja, i dr.) u prošloj smo godini u odnosu na 1999. za 50% smanjili vanjske gubitke te unutrašnje gubitke u proizvodnji i skladišnom poslovanju. Metodologija upravljanja ciljevima poslovanja koja se primijenjuje u Mazivima Zagreb omogućava neprestano okretanje Demingovog kruga, prepoznavanje potreba i mogućnosti za poboljšanja te provođenje poboljšanja proizvoda, procesa i sustava. Takav pristup omogućava fokusiranje na ciljeve, ukazuje na potrebu promjene ciljeva, i/ili aktivnosti i metoda za njihovo ostvarenje, s promjenama u organizaciji i okruženju što je nužnost opstanka tvrtke na tržištu.