POSTUPAK OCJENE DOBAVLJAČA by kvaliteta.net

Zlatko Bedeković Biserka Ivančić-Bojić

POSTUPAK OCJENE DOBAVLJAČA Zahtjev 4.6. Norme ISO 9001 : 1994 i propisi Republike Hrvatske Uvod Donošenjem Zakona o nabavi roba, usluga i ustupanju radova (NN broj 142 od 31. prosinca 1997) detaljno su propisani temeljna pravila, uvjeti, način i postupci za provedbu nabave roba i usluga i ustupanje radova. Člankom 3. i 4. utvrđeni su subjekti koji nabavu moraju obavljati sukladno ovom Zakonu. Pod točkom 3. članka 3. našle su se i pravne osobe u cijelosti u vlasništvu ili većinskom vlasništvu države. Određeni broj trgovačkih društava koja pripadaju ovoj kategoriji, uskladio je i potvrdio sustav upravljanja sa zahtjevima norme ISO 9001 : 1994. Te tvrtke uredile su postupke nabavljanja u skladu sa zahtjevom 4.6. Nabavljanje, navedene norme. Donošenjem Zakona morale su prilagoditi postojeću praksu zahtjevima Zakona. Pritom su otvorena određena pitanja: Jesu li postavke propisa u Republici Hrvatskoj u suprotnosti sa zahtjevima norme ISO 9001 : 1994? Provode li se paralelni postupci poštujući zahtjeve propisa Republike Hrvatske i odabrane norme. Je li to suvišno birokratiziranje, koje predstavlja gubljenje vremena i novca i usporava tvrtke u nastojanju hvatanja koraka u tržišnoj utakmici. Jesu li važeći propisi Republike Hrvatske u duhu tržišnog gospodarstva i u duhu europskih propisa, kojima težimo orijentacijom Europskim integracijama. Mogući odgovor na njih i naša razmišljanja na tu temu pokušat ćemo prikazati ovim radom. Postupak nabave u Petrokemiji d.d. Poslovodstvo Petrokemije d.d. još je 1991. godine donijelo Odluku o usklađenju sustava kvalitete sa zahtjevima tada važeće norme ISO 9001 : 1994. Petrokemija je 1995. potvrdila usklađenost svoga sustava s normom ISO 9002 : 1994, a 1998. usklađenost sustava za razvoj i proizvodnju gnojiva i čađa s normom ISO 9001 : 1994. Upravo su u tijeku aktivnosti pripreme za novu potvrdnu prosudbu u listopada ove godine. U skladu s navedenim jasno je da je Petrokemija uskladila sustav nabavljanja sa zahtjevom 4.6. Nabavljanje, navedenih normi. Proces nabave planiran je i kontroliran. Pribavljeni proizvodi i usluge moraju odgovarati u narudžbi specificiranim zahtjevima, a nabavljati se od prethodno odobrenih dobavljača i kooperanata. Proces nabavljanja i prateći procesi opisani su odgovarajućim dokumentima. Postupak jamči sukladnost nabavljenog proizvoda specificiranim zahtjevima. Kontrolirani proces nabave primjenjuje se na sirovine, tehničke kemikalije, katalizatore, procesnu i mjernu opremu, rezervne dijelove, potrošni materijal, repromaterijal i usluge u Petrokemiji.

Narudžbe se mogu plasirati samo dobavljačima koji su na listi odobrenih. Dobavljači se odabiru s Liste dobavljača na osnovi njihovih mogućnosti udovoljavanja specificiranim zahtjevima. Procjena uključuje prije svega udovoljavanje zahtjevima sustava kvalitete, ali i šire procjenu financijskih i tehničkih mogućnosti dobavljača. Kvaliteta dobavljača i kooperanata se prati. Lista dobavljača izrađuje se održava i ovjerava. Zapisi i izvještaji o ocjeni dobavljača i kooperanata podliježu postupku o upravljanju zapisima kvalitete, izrađuju se , koriste, distribuiraju, održavaju i čuvaju u skladu s njim. Dokumenti nabave sadrže sve podatke koji jasno određuju proizvod ili uslugu, koji se nabavljaju. Oni se pregledavaju i odobravaju prije dostavljanja dobavljačima. Propisana je izrada specifikacija za nabavu sirovina. Ukoliko je potrebna ovjera nabavljenog proizvoda na lokaciji dobavljača, metode i načini se utvrđuju dokumentima nabave, te ugovorom s dobavljačem. Našem se kupcu dozvoljava ovjera usklađenosti nabavljenog proizvoda, sirovina ili drugih nabavljenih materijala kod našeg dobavljača ili u Petrokemiji, ako je to precizirano ugovorom. Kupčeva ovjera ne oslobađa našu tvrtku odgovornosti za isporuku kvalitetnog proizvoda. Budući da je Petrokemija u vrijeme donošenja Zakona već imala uređen i odobren djelotvoran sustav nabavljanja, a prema strukturi vlasništva stekla obvezu primjene Zakona, postavilo se pitanje usklađenja tih zahtjeva. Otvorilo se niz pitanja kao: Jesu li to dva paralelna sustava? Jesu li postavke Zakona sukladne postavkama norme ili različite. Hoćemo li dosljednim provođenjem zakona dva puta prelaziti isti put do odabira dobavljača? Moramo li uzeti dobavljača koji nije na listi, ukoliko je najpovoljniji? Je li najjeftiniji dobavljač i najpovoljniji? Možemo li ubrzati propisani postupak nabavljanja, kako bismo na vrijeme mogli snabdjeti svoje kontinuirane procese sirovinama. Možemo li ishoditi oslobađanje od obveze javnog nadmetanja, ukoliko dokažemo djelotvornost uspostavljenog sustava? Iz svih tih razloga izvršili smo analizu zahtjeva Zakona i usporedili sa zahtjevima norme ISO 9001 : 1994, po kojoj smo usklađeni. Zakonske obveze i sustav nabavljanja Analizirali smo obveze subjekata navedenih člankom 3. Stavkom 3, Zakona o nabavi roba, usluga i ustupanju radova, dakle svih pravnih osoba u cijelosti u vlasništvu ili većinskom vlasništvu države. Prema stavku 1. članka 4. odredbe Zakona primjenjuju se na svaku nabavu koju obavljaju subjekti iz čl. 3, a čija je ukupna vrijednost robe, usluga i radova u proračunskoj godini veća od 200.000,00 kuna. Stavkom 2 određeno je da se vrijednost nabave ne smije dijeliti na svote, koje su ispod propisanih stavcima 1 i 4, s ciljem izbjegavanja obveze. Stavkom 4 propisana je obveza međunarodnog javnog nadmetanja za vrijednosti robe ili radova većih od 12,000.000,00 kn, te 6,000.000,00 za usluge. Stavkom 9 navedenog članka propisane su iznimke u primjeni ovog Zakona. Analizom i usporedbom došli smo do zaključka, da Zakon o nabavi roba i usluga i ustupanju radova ima niz sličnih ili gotovo identičnih određenja o postupku nabavljanja kao i naš postupak u Petrokemiji d.d, koji je uređen u skladu sa zahtjevima norme ISO 9001 : 1994, ali postoje i neke značajne razlike. Sličnosti postupka nabavljanja Petrokemije d.d. i Zakonskih propisa su: 2

Osnivanje povjerenstva za nabavu Potpuno tehničko definiranje predmeta nabave Prikupljanje najmanje tri ponude gdje god je to moguće Utvrđivanje boniteta dobavljača Praćenje solidnosti dobavljača kroz prethodni vremenski period Utvrđivanje liste dobavljača koji ispunjavaju uvjete Odabir najpovoljnijih ponuda Sklapanje poslova s najpovoljnijim dobavljačima,

Osnovna i najbitnija razlika je sljedeća: Sustav Petrokemije d.d. koncepcijski je zamišljen da traje kontinuirano, fleksibilan je i podložan promjenama u skladu s potrebama i mogućnostima Petrokemije. U njemu se pozicija dobavljača koji udovoljavaju zahtjevima kvalitete može mijenjati tokom vremena, ovisno o njihovoj mogućnosti praćenja komercijalno-financijskih zahtjeva Petrokemije (uvjeti i način plaćanja, rok odgode, kompenzacija potraživanja robama i slično), te o njihovoj mogućnosti sudjelovanja u tržišnoj utakmici, koja je stalna i otvorena (bonifikacije na cijenu, količinu isporuke i sl.). Sustav razrađen Zakonom u ovim je elementima okamanjen, krut, predviđen je da traje za jedan posao ili period (uglavnom godinu dana) i njegova pretpostavka je da se za vrijeme tog perioda ništa ne može, niti smije mijenjati. I u tom segmentu je on nažalost neživotan, jer nema ugrađene mehanizme, koji bi mu omogućili prilagodbu promjenjivim tržišnim uvjetima. Sam Zakon daje mogućnost da se i putom njega, kroz utvrđivanje sposobnosti ponuditelja i postupka prednadmetanja, formira neka uvjetno nazvana lista dobavljača, ali u drugom koraku kod biranja najpovoljnije ponude, odabir ostaje na jednom dobavljaču, koji uz iste ostale uvjete ponudi najnižu cijenu. I ta je odredba zakona upitna, jer svojom obvezujućom prisilom fiksira cijenu, uvjete i jednog dobavljača, tako da sve oscilacije kojima je tržište podložno tokom vremena od godinu dana, praktično može neutralizirati. Odredbom članka 34. stavka 1. zabranjene su u postupku ispitivanja i ocjenjivanja ponuda bilo kakve bitne promjene u ponudi, uključujući promjene cijene. Ako i prihvatimo da je zakonodavac ovime htio zadržati “fer” postupak, džentlmenskim postupkom nadmetanja, pitanje je ipak što je s dobavljačima koji se mogu tokom ugovorenog perioda pojaviti sa značajno povoljnijom cijenom i/ili kvalitetom? Znači li obveza preuzimanja ugovornih obveza po Zakonu o nabavi roba i usluga i ustupanju radova, da se ugovor mora poštivati i kad vodi gubitku ili ugrožava opstanak tvrtke? Na jednom hipotetičkom primjeru pokazat ćemo kakav nedostatak ima u sebi Zakon i kako, bez obzira na dobre namjere zakonodavca, ovakvi Zakoni nisu korisni za tržišnu privredu. Pođimo od pretpostavke da na domaćem tržištu djeluje pet proizvođača nekog proizvoda A. Od navedenih pet proizvođača samo je jedan pod imenom “Godina” u pretežitom vlasništvu države. Pretpostavimo nadalje da svaki od pet proizvođača proizvoda A drži 20 % domaćeg tržišta i da je cijena proizvoda A na domaćem tržištu 100,00 kuna, pri čemu svaki od proizvođača ostvaruje 3 % dobiti. U promatrani proizvod A ugrađuje se komponenta AX koja čini 30 % prodajne vrijednosti proizvoda ili 30,00 kuna i nju isporučuju dva proizvođača domicilne proizvodnje, te jedan uvoznik koji zastupa inozemnog proizvođača. Na javnom natječaju raspisanom za snabdjevanje komponentom AX, proizvođač “Godina” u 3

vlasništvu države odabrao je kao najpovoljnijeg dobavljača, jednog od domaćih proizvođača koji je proizvod ponudio po cijeni od 29,55 kn/komad, uz valutnu klauzulu da će se cijena proizvoda mjenjati ukoliko se tečaj U$ promjeni za više od 3 %. Izbor je obavljen u siječnju, a ugovor je sklopljen 1. veljače s važnošću od jedne godine dana. U vrijeme sklapanja ugovora cijena je bila najpovoljnija. Ostala dva ponuđača nudila su isti proizvod po 29,75 kn/komad. Nakon dva i pol mjeseca drugi domaći proizvođač komponente AX uspio je realizirati novu tehnologiju proizvodnje komponente AX, dodatno je poboljšavši uz smanjenje cijene za 15 %, tako da već od 1. svibnja prodaje taj proizvod po cijeni od 25,75 kn/komad. Sva četiri ostala proizvođača proizvoda A uzimaju komponente AX od njega, te na tržištu spuštaju cijenu proizvoda na 96,50 kn. Naš proizvođač “Godina” u pretežno državnom vlasništvu, našao se slijedom Zakona i poštujući ga u potpunosti u situaciji, da je primoran spustiti cijenu i poslovati s gubitkom. Može li on tražiti naknadu štete u ovakovom slučaju i od koga? Prema odredbama Zakona raskid ugovora nije moguć. Ponuda je u vrijeme sklapanja ugovora bila najpovoljnija, ali dobavljač ne može na novonastalim okolnostima pratiti novu tržišnu cijenu. Zbog promjenjenih tržišnih okolnosti ispada da štetu mora u našem primjeru snositi tvrtka koja je pretežito u državnom vlasništvu. Nasuprot Zakonskom rješenju, rješenje koje se bazira na normi ISO 9001, je puno životnije, fleksibilnije i samo po sebi ima ugrađene mehanizme, koji ne dozvoljavaju pojavu štete. Zaključak Iz svega što smo naveli proizlaze odgovori na postavljena pitanja. - Zakonodavac je u dobroj namjeri, da propiše detaljan postupak nabave i zaštiti interese vlasnika, donio jedan težak i prevelik propis, neprikladan za primjenu. - Tvrtke koje imaju sustav nabavljanja uređen prema zahtjevu 4.6. norme ISO 9001, doista moraju provoditi paralelan sustav, a često su prisiljene sklopiti ugovor s neprovjerenim dobavljačem, jer je njegova ponuda najniže cijene. Rješenje u postojećoj situaciji je stavljanje novog dobavljača na listu i rad s njim putom provjera sustava dobavljača. Sustavnim radom s novim neocjenjenim dobavljačem mogu se ukloniti eventualni nedostaci. - Postupak nadmetanja je spor i dugotrajan i otežava postupak nabavljanja, te dovodi u pitanje blagovremenost isporuke. Budući da su zakoni Republike Hrvatske uglavnom vrlo glomazni i teško primjenjivi potrebno ih je sustavno analizirati i revidirati, te uskladiti sa zakonima tržišno razvijenih zemalja. Očito je da zakonodavac ne poznaje suvremene postavke sustava kvalitete i ne poznaje vrijednosti koje ima sustav usklađen prema normi ISO 9001, te potvrđen i nadziran od neutralne ovlaštene institucije. Ovdje vidimo važnu ulogu Hrvatskog društva za kvalitetu: Pronaći put do nadležnih funkcija. Prezentirati i promovirati sustav upravljanja kvalitetom. Omogućiti poseban tretman tvrtkama s uređenim sustavom. Stalno promicati filozofiju kvalitete.