ZORAN NIKOLIĆ ROSANA ASIĆ PUKLJAK INA–Industrija nafte, d.d., Zagreb zoran.nikolic@ina.hr rosana.asic-pukljak@ina.hr
INFORMATIČKA APLIKACIJA ZA PODRŠKU PROCESU INTERNIH AUDITA Stručni rad / Professional paper Sažetak Aplikacija je razvijena na temelju Specifikacije izrađene od strane INA, d.d., sa svrhom osiguranja dostupnosti podataka o internim auditima sustava upravljanja ovlaštenim zaposlenicima uključenim u proces internih audita: rukovodstvu auditiranih organizacijskih jedinica, internim auditorima te odgovornim za organizaciju audita i održavanje uspostavljenih sustava upravljanja. Podaci o internim auditima dostupni su na Intranetu i sve potrebne informacije su na raspolaganju svima koji sudjeluju u procesu internih audita bilo da se radi o onome tko provodi audit, ili predstavnicima auditiranog područja. Za sve faze procesa postoji informatička podrška (npr. praćenje uklanjanja nesukladnosti) te se informacije o internim auditima pohranjuju u elektroničkom obliku. Upravljanje procesom internih audita je transparentnije, a omogućena su i razna pretraživanja te izvještavanja. Aplikacija je povezana s drugim informatičkim bazama kompanije – dokumenti sustava upravljanja na Intranetu, organizacijska struktura i baza zaposlenika, čime se osigurava konzistentnost podataka i referenciranja. Ključne riječi: interni audit, informatička aplikacija. 1. UVOD – PROCES INTERNIH AUDITA Aplikacija za podršku procesu internih audita (u daljnjem tekstu: Aplikacija) razvijena je na temelju Specifikacije izrađene od strane INA, d.d. – Sektor razvoja organizacije i upravljanja procesima (tada Sektor upravljanja kvalitetom). Navedena Specifikacija nastala je na osnovi procesa internih audita opisanog u dokumentiranoj proceduri. Obuhvaćeni su interni auditi sustava upravljanja kvalitetom, okolišem te zaštitom zdravlja i sigurnosti. Slika 1 prikazuje dijagram tijeka procesa internih audita. Prije početka izrade Specifikacije funkcionalnosti Aplikacije utvrđeni su njena buduća svrha te su postavljeni ciljevi: Svrha Aplikacije je dostupnost podataka o auditima svim uključenim u proces internih audita. Aplikacijom se postiže: - transparentno upravljanje procesom internih audita; - informatička podrška svim fazama procesa od planiranja, preko pripreme i provedbe, do aktivnosti koje slijede proces internog audita, kao što je izrada Izvještaja i praćenje rješavanja nesukladnosti; - pohrana informacija o svim elementima audita u elektroničkom obliku, što omogućuje njihovo transparentno praćenje i dostupnost; - analize i izvještavanje.
dijagram tijeka
aktivnost / napomena
odgovoran
izvršitelj
a1 izrada, odobrenje i distribucija smjernica za buduće interne audite
a1 predstavnik Uprave
a1 predstavnici poslovodstva, odgovorni za proces internih audita (glavni auditori)
a2 zahtjev, izrada te odobrenje godišnjeg plana internih audita
a2 predstavnik a2 Uprave / uprava predstavnici poslovodstva / glavni auditori
dokumentacija
početak (upravljanje internim auditima)
izrada smjernica za izradu plana ciklusa internih audita a1
izrada godišnjeg plana internih audita a2
a1 smjernice za interne audita
a2 odobreni godišnji a2 odobreni godišnji plan internih audita plan internih audita
izrada plana audita, pregled dokumentacije te izrada upitnika a3
a3 usklađivanje, izrada te odobrenje plana pojedinog audita, pregled dokumentacije te izrada upitnika
a3 voditelj auditorskog tima/glavni auditor
a3 tim internog audita
a3 plan i upitnik za interni audit
provođenje internog audita, izrada izvještaja te distribucija zapisa po auditu a4
a4 provođenje audita, izrada zapisa o nesukladnosti (po potrebi), izvještaja te distribucija zapisa
a4 voditelj auditorskog tima
a4 tim internog audita
a4 izvještaj o provedenom internom auditu te, po potrebi, zapisi o nesukladnosti
a5 analiza zapisa o nesukladnosti (ako postoje) i izvještaja o provedenom auditu te donošenje plana: korektivne/ preventivne radnje/ poboljšavanje
a5 rukovoditelj auditiranog područja
a6 provjera popravaka/ korektivnih radnja koje je poduzelo auditirano područje na osnovi nesukladnosti
a6 rukovoditelj auditiranog područja / voditelj auditorskog tima
a6 auditirano područje / tim internog audita
a6 ažurirani Zapis o nesukladnosti
a7 izvještavanje o djelotvornosti i učinkovitosti procesa internih audita
a7 glavni auditor na razini tvrtke
a7 glavni auditori
a7 izvještaj o procesu internih audita
analiza rezultata audita te donošenje plana o potrebnim aktivnostima a5
a5 predstavnik poslovodstva i zaposlenici auditiranog područja
postojanje nesukladnosti o1
da uklanjanje nesukladnosti, provjera provedenih radnja a6
izvještavanje o procesu internih audita skupno izvještavanje o rezultatima internih audita a7
završetak (upravljanje internim auditima)
ne
skupno izvještavanje o nesukladnostima, korektivnim i preventivnim radnjama te aktivnostima radi poboljšavanja
Slika 1. Dijagram tijeka procesa internih audita
skupni izvještaj o rezultatima internih audita
2. FUNKCIONALNOSTI APLIKACIJE PO FAZAMA PROCESA 2.1 Planiranje ciklusa internih audita Utvrđuju se Smjernice i Godišnji plan internih audita, a njihovi podaci unose se u Aplikaciju. Smjernice za audite sadrže ciljeve, opseg, kriterije te metodologiju planiranja, pripreme i provedbe internih audita u određenoj godini. Izrađuju se za razinu cijele tvrtke, a potom razrađuju za razine pojedinih djelatnosti/funkcija, tj. organizacijskih dijelova. U Aplikaciju se izravno unose podaci o opsegu, broju audita te kriterijima za provjeru. Vezano uz podatke o Godišnjem planu internih audita unose se podaci o organizacijskoj jedinici i mjesecu audita te voditelju i članovima auditorskih timova. Slike 2, 3 i 4 prikazuju izglede ekrana za Smjernice i Godišnji plan internih audita.
Slika 2. Skupni prikaz Smjernica za interne audite za razinu tvrtke te za razine pojedinih organizacijskih dijelova
Slika 3. Prikaz Smjernice za interne audite za razinu djelatnosti
Slika 4. Skupni prikaz Godišnjeg plana internih audita 2.2 Planiranje i priprema pojedinog internog audita Prilikom izrade Plana pojedinog internog audita automatski se preuzimaju postojeći podaci (organizacijska jedinica, opseg, kriteriji, auditorski tim) iz Smjernica i Godišnjeg plana internih audita. U Plan internog audita još se unose sljedeći podaci: kriteriji – utvrđuju se podaci o dokumentima i vezanim zahtjevima norme čija će se primjena auditirati (slika 5); prisutni na auditu (slika 6); vremenski raspored audita (slika 7); opseg internog audita – po potrebi, ako se audit razlaže u implementirane sustave upravljanja te organizacijske jedinice u sastavu organizacijske jedinice u kojoj se planira audit. Tada je za svaki sustav/organizacijsku jedinicu moguće definirati posebnog predstavnika, kriterije i članove tima internog audita.
Slika 5. Kriteriji internog audita
Slika 6. Prisutni na auditu
Slika 7. Vremenski raspored audita Tijekom pripreme audita utvrđuje se lista za provjeru, tj. upitnik. Aplikacija omogućuje da se uz određeni kriterij internog audita (dokument i/ili zahtjev norme), naveden u Planu, utvrde specifična pitanja, odnosno teme za raspravu na auditu. Slika 8 prikazuje primjer Upitnika.
Slika 8. Upitnik za interni audit
2.3 Postupanje s nesukladnostima Aplikacija omogućuje praćenje podataka o nesukladnostima (slika 9): interni auditor evidentira podatke o nesukladnosti: kriterij (dokument i/ili zahtjev norme) uz koji je utvrđeno odstupanje i opis nesukladnosti; na osnovi navedenih podataka, nakon analize, rukovoditelj auditiranog područja utvrđuje način i rok za uklanjanje nesukladnosti te njezin uzrok; sukladno utvrđenom roku uklanjanja nesukladnosti, interni auditor provjerava uklanjanje nesukladnosti i evidentira rezultat provjere.
Slika 9. Podaci o nesukladnosti evidentirani u Aplikaciji 2.4 Izvještaj o provedenom internom auditu Prilikom izrade Izvještaja o provedenom internom auditu automatski se preuzimaju postojeći podaci iz Plana i Upitnika (organizacijska jedinica audita, vrijeme i mjesto audita, auditorski tim, prisutni na auditu te kriteriji audita i vezana pitanja). Interni auditor unosi sljedeće podatke u Izvještaj o provedenom internom auditu: opći podaci: evidentiranje tema uvodnog i završnog sastanka te zaključka–sažetka audita (slika 10); prisutni na auditu: evidentiranje stvarno prisutnih sudionika na auditu te onih koji su bili odsutni; stvarno provjereni kriteriji: lista kriterija iz Plana ažurira se tako da sadrži samo kriterije koji su bili provjereni; odgovori/dokazi: odgovori/dokazi dobiveni tijekom provedbe audita evidentiraju se u rubrike pitanja iz Upitnika, uz mogućnost promjene/brisanja teksta pitanja (slika 11); preporuke: posebno evidentiranje preporuka za poboljšanje koje se mogu vezati uz određeni kriterij (dokument/zahtjev norme) (slika 12).
Slika 10. Opći podaci o provedenom internom auditu
Slika 11. Pitanja i odgovarajući odgovori/dokazi–izvadak
Slika 12. Preporuke za poboljšanje
2.5 Zbirni prikazi podataka o internim auditima Aplikacija omogućuje preglede i pretraživanja podataka vezanih uz interne audite te se na osnovi postavljenih filtara dobivaju rezultati. Navedena pretraživanja i pregledi, među ostalim, uključuju: - pojedine interne audite; - organizacijske jedinice – obzirom na planove i rezultate internih audita; - interne auditore – obzirom na kompetencije te planirane i provedene audite; - kriterije – obzirom na provjere te zabilježene preporuke i nesukladnosti u određenom organizacijskom području; - nesukladnosti (slika 13); - preporuke za poboljšanje (slika 14). Također, postoje predefinirani izvještaji, npr. realizacija internih audita, zauzetost auditora, nesukladnosti. Odabirom pojedinog retka (ikone za detalje) u rezultatu pregleda i pretraživanja dobivaju se ostali podaci vezani uz odabrani redak. Dobiveni rezultati pregleda, pretraživanja i skupnih izvještaja mogu se prikazati u MS Excelu.
Slika 13. Pregled nesukladnosti – filtri i rezultati pregleda
Slika 14. Pregled preporuka – filtri i rezultati pregleda 2.6 Dodatni podaci o Aplikaciji U cilju održavanja integriteta podataka i referenci, Aplikacija je programski povezana sa sljedećim informatičkim resursima: - sustav SAP – organizacijske jedinice, tj. organizacijska struktura – radi utvrđivanja organizacijskih jedinica u kojima se planiraju auditi te pregleda rezultata audita po organizacijskim područjima; - sustav SAP HR – baza zaposlenika – radi definiranja internih auditora i predstavnika auditiranog područja; - baza dokumenata sustava upravljanja – radi definiranja kriterija za provjeru na auditima te kasnijih pregleda rezultata audita. Nakon što su utvrđeni podaci za pojedini zapis internog audita (Plan, Upitnik, Izvještaj o provedenom internom auditu, Zapis o nesukladnosti), sve ovlaštene osobe za uvid u sadržaj mogu generirati navedene zapise u MS Wordu. Putem opcije „Slanje e mail–a“ ostvaruje se veza prema Microsoft Outlooku te se prema utvrđenim primateljima upućuje poveznica na određene podatke u Aplikaciji. Npr., tako se auditiranom području dostavljaju Plan i Izvještaj o provedenom auditu te Zapisi o nesukladnosti. Nakon što je programsko rješenje realizirano i testirano, provedene su jednodnevne praktične edukacije internih auditora za rad u Aplikaciji.
3. POBOLJŠANJA APLIKACIJE Premda Aplikacija udovoljava predviđenoj svrsi i svim glavnim zahtjevima, prepoznata su neka moguća poboljšanja: 1. Preslikavanje podataka o kriterijima i pitanjima s jednog na drugi interni audit ili grupu audita. 2. Poboljšanje komunikacije o zapisima s internih audita – nakon što je pojedini zapis internog audita potvrđen, on će se automatski distribuirati utvrđenim primateljima. 3. Uvođenje procesnog pogleda – omogućavanje praćenja audita procesa (pored praćenja audita na razini (makro)organizacijskih jedinica). 4. Automatsko omogućavanje pristupa podacima rukovodećim osobama u području njihove nadležnosti – na osnovi podataka o njihovim funkcijama koji se nalaze u bazi organizacijskih jedinica. 4. ZAKLJUČAK Aplikacijom razvijenom temeljem navedene Specifikacije izrađene u INA d.d postigla su se značajna poboljšanja procesa internih audita, kao i određene uštede: dobra informiranost svih sudionika u procesu internih audita; učinkovita komunikacija uz informatičku podršku, umjesto distribucije zapisa u papirnatom obliku; informatička podrška svim fazama procesa kroz unos i ažuriranje podataka o internim auditima; prijenos znanja između auditora; kvalitetnije izvješćivanje i mogućnost različitih analiza na temelju rezultata internih audita; uštede na papiru, kopiranju i ostalom uredskom materijalu.
IT APPLICATION TO SUPPORT THE PROCESS OF INTERNAL AUDIT Summary The Application was developed in accordance with a Specification prepared by INA plc, to ensure the availability of internal-audit data to authorised employees involved in the process of internal audit: the management of audited organisations, their internal auditors, and employees responsible for the organization of internal audits and the maintenance of established management systems. Data concerning internal audits are available on the Intranet, and all necessary information is transparent to all participants in the internal-audit process, regardless of whether they are auditors or representatives of the audited area. There is IT support for all process phases (e.g. follow-up on non-conformities) and data on internal audits are stored electronically. Management of the internal-audit process is more transparent, and there are options for various searches and reports. The Application is connected to other IT databases – the organisational structure, the employee database, and management-system documents on the Intranet. This connection ensures data and reference consistency. Key words: internal audit, IT application.