RANKO NJEGOVAN dipl.ing MARKO KISEL dipl.ing J.R.M.d.o.o., Zagreb ranko.njegovan@zg.htnet.hr VESNA BRATANIĆ-GAJER dipl.ing SREBRENKA SERTIĆ dipl.ing Zvijezda d.d., Zagreb
eNESUKLADNI_PROIZVOD Ključne riječi: nesukladni proizvod, intranet, work-flow Sažetak Zahtjevi Norme HR EN ISO 9001:2002 u točci 8.3. upućuju na potrebu uočavanja, upravljanja i dokumentiranja s proizvodima koji nisu prema zahtjevima. Gotovo svakodnevno se kreiraju «Izvještaji o Nesukladosti» kojima se evidentira nesukladnost sa standardima poduzeća te poduzme odgovarajuća akcija na otklanjanju iste. Vrlo često je pripadajuća dokumentacija nedostatna, nekontrolirana, teško obradiva i nedostupna. Kako bi se riješili navedeni probleni, nakon modeliranja procesa Upravljanja s nesukladnosti kreirana je internet/intranet aplikacija. «eNesukladni_Proizvod» je internet/intranet informatičko rješenje koje osigurava jednostavano, brzo, kontrolirano evidentiranje nesukladnosti, upravljanje rješavanjem (izrada plana rješavanja i praćenje izvođenja) i izvođenje rješavanja nesukladnosti unutar poduzeća te evidenciju zapisa o odluci rješenja neuskladnosti. Aplikacija je instalirana samo na server poduzeća a korisnici sa svojih računala pristupaju do «Izvještaja o nesukladnosti». Na rješavanju nesukladnosti sudjeluju različiti organizacijski odjeli s različitim razinama odgovornosti. Autorizirani korisnici aplikacije, ovisno o svojoj funkciji, imaju mogućnost pristupa i mijenjanja samo "svog dijela dokumenta". U svakom trenutku je osiguran trenutni status svakog dokumenta nesukladnosti. Osiguran je također i ispis dokumenta u svakoj fazi rješavanja neuskladnosti. 1. UVOD Zahtjevi Norme HR EN ISO 9001:2002 u točci 8.3. upućuju na potrebu uočavanja, upravljanja i dokumentiranja s proizvodima koji nisu prema zahtjevima. Gotovo svakodnevno kreiraju se «Izvještaji o Nesukladosti» kojima je evidentira nesukladnost sa standardima poduzeća te poduzme odgovarajuća akcija na otklanjanju iste. Vrlo često je pripadajuća dokumentacija: • nestandardna • nekontrolirana • teško obradiva • nedostupna • negdje «zaboravljena» • negdje «izgubljena» • ...
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Vrlo često na dokumentaciji rade djelatnici: • iz različitih organizacijskih odjela • s različitim odgovornostima • s različitih lokacija unutar matičnog poduzeća • s različitih lokacija izvan matičnog poduzeća • ... Vrlo često QM imaju probleme: • kako prikupiti dokumentaciju ? • kako analizirati prikupljenu dokumentaciju ? • kako predložiti poboljšanja • kako implementirati nova, bolja rješenja ? • ... Iako je problematika naizgled jednostavna, rješenja su često vrlo komplicirana i konačno nisu rješenja problema. 2. ŠTO JE eNEUSUGLAŠENI_PROIZVOD ? «eNesukladni_Proizvod» je internet/intranet informatičko rješenje koje osigurava: • jednostavno evidentiranje nesukladnosti • brzo evidentiranje nesukladnosti • kontrolirano evidentiranje nesukladnosti • upravljanje rješavanjem (izrada plana rješavanja) nesukladnosti • praćenje izvođenja rješavanja nesukladnosti • izvođenje rješavanja nesukladnosti • evidenciju zapisa o odluci rješenja neuskladnosti. Dokumenti su transparentni, uvijek dostupni.Aplikacija je instalirana samo na server poduzeća a korisnici sa svojih računala pristupaju do «Izvještaja o nesukladnosti» nekim od poznatih Internet preglednika npr. Internet Explorer, Netscape. Autorizirani korisnici aplikacije, ovisno o svojoj funkciji, imaju mogućnost pristupa i mijenjanja samo "svog dijela dokumenta". U svakom trenutku je osiguran trenutni status svakog dokumenta nesukladnosti. Osiguran je također i ispis dokumenta u svakoj fazi rješavanja neuskladnosti. Kako radi «eNesukladni_Proizvod» ?: 1. Nesukladnost je uočena i evidentirana aplikacijom 2. Automatski kreirana e-mail poruka obaviještava QM o novoj nesukladnosti QM potom određuje daljni tijek rješavanja nesukladnosti ovisno o tipu nesukladnosti 3. Automatski kreirana e-mail poruka obaviještava sljedećeg djelatnika u procesu o potrebi sudjelovanja u rješavanju nastale nesukladnosti 4. Djelatnik daje svoje mišljenje i automatski prosljeđuju nesukladnost sljedećem u procesu e-mail porukom 5. Odluka o rješavanju nesukladnosti je donešena od autoriziranog djelatnika i nesukladnost je riješena. Dokument dobija status riješenog 6. QM je obaviješten o riješenoj nesukladnosti Neke od prednosti ovakvog sustava: • Jasno definiran i transparentan postupak rješavanja nesukladnosti • Osiguran pregled i status svih nesukladnosti u svakom trenutku
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
• • • • • • • •
Jednostavna i dokumentirana interna komunikacija djelatnika na rješavanju nesukladnosti Pojednostavljeni i smanjeni troškovi rada na poslovima neuskladnosti Smanjeni troškovi arhiviranja dokumentacije Sva dokumentacija (uključujući i pridružene dokumente nalazi se na serveru) Baza podataka nesukladnosti kao podloga za brze i jednostavne analize Zaštita originalne dokumentacije koja prati nesukladnost Centralizirano pohranjeni podaci osiguravaju jednostavan i brz backup podataka Jednostavno administriranje sustava i korisnika Dislociranost djelanika ne utječe na rješavanje nesukladnosti
IT tehnologija: • • • • •
Internet Information Services (IIS) Microsoft .NET Framework Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) Microsoft SQL Server Microsoft Visual Studio Grafički prikaz aplikacije
Slika 1. Grafički prikaz dijela aplikacije «eNesukladni_Proizvod». Lijevi dio ekrana prikazuje opcije koje korisnik (ovisno o autorizaciji) ima na raspolaganju. Desni dio ekrana – gornji dio – prikazuje trenutno aktivne nesukladne dokumente sa podacima: • kreator dokumenta • datum kreiranja dokumenta
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
• • •
zadnja izvršeno akciju na dokumentu tip nesukladnosti evidentiran dokumentom ime sljedećeg korisnika čija se akcija očekuje
Prilikom prijave na aplikaciju crvenom bojom označeni su dokumenti koji očekuju akciju prijavljenog korisnika. Desni dio ekrana – donji dio – prikazuje završene (zatvorene) nesukladne dokumente sa podacima. Mogućnost sortiranja podataka je jednostavan pritiskom na zaglavlja prikazanih kolona. Mogućnost filtriranja prikazanih podataka je također omogućena i to prema sljedećim pojmovima: • Godina (kada je evidentirana nesukladnost) • Kreirao (osoba koja je evidentirala nesukladnost) • Vrsta nesukladnosti • Naziv proizvoda Definiranje filtriranja podataka omogućeno je na nivou svakog korisnika prema njegovim potrebama. Analiziranje podataka o neusuglašenosti Inteaktivne intranet analize o nesukladnostima raslopoložive su prema različitm kriterijima. Analize prikazuju stvarno stanje o nesukladnostima (analiziraju se “živi podaci” iz baze) i predstavljaju izvanrednu mogućnost argumentiranog kreiranja korektivnih akcija. QM je na raspolaganju odabrati željeni vremenski okvir podataka za grafički prikaz. Također je moguće u istom grafičkim prikazu prikazivati različite kategorije podataka. (na slici isti grafikon može prezentirati podatke iz kolona Broj neusuglašenosti ili Neusuglašena količina. Mogućnost ispisa i pohranjivanja analiza je osigurana.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Slika 2. Grafički prikaz analize podataka
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
3. KAKO JE KREIRANO I IMPLEMENTIRANO OVO RJEŠENJE ? Plan-Do-Check-Act je jedini stvarni pravi put do rješenja. Plan
Do
Check Act
Plan Do Check Act
Definiranje zahtjeva djelatnika. Jednoznačno definirano i usklađeno kreiranjem modela Procedure Kvalitete Za Kontrolu Neuskladnim Proizvodom. Popunjavati će se Word template obrasci koji se nalaze na intraneta poduzeća. Prosljeđuju se e-mail porukama. Kreiran jedinstven Word template «Izvještaj o nesukladnosti» i publiciran na intranetu poduzeća. Izvršena edukacija djelatnika o novom načinu rada. Provjera pristigle dokumentacije, analiza dokumentacije. Analiza odziva djelatnika i problema koji su proizašli iz novog načina rada. Izvršena dodatna edukacija djelatnika i otklanjanje problema proizašlih iz novog načina rada. Izrada konceptualnog intranet/internet rješenja. Instalacija i edukacija «ključnih korisnika» o radu s novim rješenjem. Provjera ispravnosti upisanih podataka i analiziranje grešaka te mogućih poboljšanja. Ispravljanje grešaka. Instalacija konačnog intranet/internet rješenja. Izvršena edukacija svih djelatnika o radu s novim rješenjem.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI