DARIO RAJN Podravka d.d., Koprivnica dario.rajn@podravka.hr
Q-PULSE TCS RJEŠENJE ZA DOKUMENTACIJU SUSTAVA KVALITETE Sažetak Kod većine kompanija koje imaju integrirani sustav upravljanja kvalitetom (ISO, HACCP, Poslovna Izvrsnost, IFS, BRC...) javlja se problem kako upravljati s kompletnom dokumentacijom sustava kvalitete. Obično se taj problem rješava uz pomoć intraneta ili file sustava. Jedno od mogućih i boljih rješenja je Q-Pulse TCS, aplikacija koja omogućava praćenje dokumentacije sustava kvalitete putem LAN-a, WAN-a ili modema. Sastoji se od nekoliko modula koji obrađuju dokumentaciju, audite, korektivne radnje, treninge, opremu, dobavljače i kupce. Prednost Q-Pulsa je da putem e-maila automatski šalje obavijest o novoj reviziji ili novom dokumentu svim primateljima s liste distribucije. U novoj verziji biti će nadograđen Incident modulom koji obrađuje sljedivost i recall proizvoda te olakšava djelovanje u kriznim situacijama. U Podravki koristimo Q-Pulse TCS već tri godine, te se pokazao kao odlično rješenje za sustavno vođenje prilično obimne dokumentacije sustava kvalitete. Ključne riječi: Q-Pulse TCS, dokumentacija sustava kvalitete
1. UVOD Kod većine kompanija koje imaju integrirani sustav upravljanja kvalitetom (ISO, HACCP, Poslovna Izvrsnost, IFS, BRC...) javlja se problem kako upravljati s kompletnom dokumentacijom sustava kvalitete. Obično se taj problem rješava uz pomoć intraneta ili file sustava. Jedno od mogućih rješenja je Q-Pulse TCS aplikacija, proizvod škotske kompanije Gael Quality. Q-Pulse TCS (Thin Client Services) verzija ove aplikacije uz pomoć Citrix Metaframe XPe software-a omogućava praćenje dokumentacije sustava kvalitete, bez obzira na vrstu konekcije, dakle na LAN, WAN mreži ili putem modemske veze.
2. Q-PULSE TCS Q-Pulse TCS aplikacija se sastoji od 8 glavnih modula: Dokumenti (engl. Documents), Auditi (Audits), Korektivne radnje (Corrective Actions), Oprema (Equipment), Edukacija (Training), Kupci (Customers), Dobavljači (Suppliers) i modul za pokretanje inicijativa (Initiatives).
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
Postoji još Administration modul u kojem se obavlja kompletna administracija aplikacije i modul za Q-mail (Message) pomoću kojeg se šalju obavijesti korisnicima.
Slika 1: Izgled glavnog ekrana Q-Pulse aplikacije Otvaranjem Documents modula pojavljuje nam se Document Register gdje imamo prikaz svih dokumenata kod kojih smo na listi distribucije. Vidimo šifru dokumenta, naziv, broj zadnje revizije te datum od kad je ta revizija aktivna. Dvostrukim klikom otvaramo dokument, a zatim ga možemo pregledavati, printati ili snimiti lokalno na disk. Kad izađe nova revizija dokumenta automatski se e-mailom šalje obavijest svim korisnicima koji su na listi distribucije za taj dokument. Pomoću Draft Register ekrana omogućeno nam je praćenje izrade novih revizija dokumenata, dakle, definira se tko je odgovoran za izradu nove revizije, tko odobrava, mogu se dati komentari dok je dokument u draft verziji, a kad se dođe do finalne verzije, dokument se preseli u aktivne dokumente, te podigne broj revizije. Cijeli proces je pregledan i s korisničke strane prilično jednostavan za upotrebu. U Audit modulu omogućeno nam je praćenje internih i eksternih audita. Definira se okvirni plan audita sa popisom auditora, check listama i sl., a zatim nakon realizacije audita unosi se izvještaj s popisom nesukladnosti. Upravo su nesukladnosti veza s modulom korektivnih radnji. Na temelju nesukaldnosti diže se korektivna radnja, navode se odgovorne osobe za njeno rješenje te rok u kojem bi se to trebalo obaviti. Također, mogu se vršiti razne analize, koliko je korektivnih radnji obavljeno na vrijeme, koliko sa zakašnjenjem, a koliko ih još nije
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
uspješno provedeno. Svaki izvještaj, zapis o nesukladnostima ili zapis o korektivnim radnjama. može se pridružiti kao dokument. Training modul koristimo za evidenciju svih edukacija naših zaposlenika iz područja upravljanja kvalitetom. Tako imamo na jednom mjestu pregled edukacija za svakog zaposlenika, podatke o edukaciji, predavaču, lokaciji, da li se edukacija ciklički ponavlja ili ne i slično. Equipment modul namjenjen je za praćenje održavanja radnih strojeva i mjerne opreme. Tako imamo centralizirano praćenje za svu mjernu opremu, sustav nas obavještava kad je potrebno izvršiti umjeravanje za pojedini uređaj, te se vode svi podaci vezani uz životni vijek i održavanje uređaja ili radnih strojeva. Potrebno je uložiti dosta vremena da se unesu svi podaci za sve mjerne uređaje i radne strojeve, ali kad se to napravi praćenje održavanja i umjeravanja strojeva i uređaja uvelike je olakšana. Postoje još moduli koji se bave odnosima s kupcima i dobavljačima, rangiraju njihov status, obrađuju žalbe kupaca i slično. Zadnji modul služi za pokretanje inicijativa, traženje poboljšanja i unapređenje sustava poslovanja.
3. PREDNOSTI I NEDOSTACI Q-Pulse je aplikacija koja se licencira po broju trenutnih korisnika, znači možete imati 200 korisnika, a samo 20 licenci, pa će se u istom trenutku moći spojiti 20 korisnika. Uz pomoć Citrix Metaframe XP-e software-a olakšano je spajanje korisnika s bilo kakve vrste mreže, printanje i mapiranje diska tj. snimanje dokumenata na lokalni disk. S obzirom na broj korisnika, treba se definirati snaga servera koji će ih posluživati. Mi smo odabrali dvoprocesorski server s taktom od 2.8 GHz i 4.5 GB RAM memorije. To je dovoljno za posluživanje 100 korisnika u isto vrijeme. Prednosti ovog software-a su mnogobrojne, jer s jednog mjesta možete imati uvid u cijeli sustav kvalitete. Istaknuo bih automatsko obavještavanje korisnika prilikom izlaska nove revizije dokumenta koje se može uklopiti u već postojeći mail sustav, ako ga kompanija ima ili vlastiti Q-mail koji stoji na raspolaganju. Vrlo zgodno je pratiti audite, te analizirati nesukladnosti i pratiti rješavanje korektivnih radnji s jednog mjesta. U Administration modulu se mogu jako precizno odrediti prava za svakog korisnika, da su mu dostupni samo oni podaci koji su neophodni. To je jako važno s obzirom da se obično stavljaju podaci koji spadaju u domenu poslovne tajne. Moguće je izvršiti i razne prilagodbe, tako da software prilogodite svojim potrebama. Zgodno je da možete podatke iz drugi baza importirati u Q-Pulse, npr. popis svih zaposlenika.
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
700
Broj korisnika
600 500 400 300 200 100 0 2002
2003
2004
2005
Godina
Slika 2: Porast broja korisnika Q-Pulsa u Podravka d.d. Prema mojim saznanjima ovo je jedina instalacija Q-Pulse aplikacije u Hrvatskoj, tako da nije lokaliziran, dakle sve je na engleskom jeziku te ne podržava naše znakove. Q-Pulse koristi na Borladnovu bazu podataka koja ne spada u najnovija dostignuća IT tehnologije na području baza podataka, tako da tu postoji određeni prostor za poboljšanje. Gael Quality, kompanija koja je proizvela ovaj software, najavila je novu verziju Q-Pulsa za sredinu ove godine. U toj verziji bi postojeću bazu zamijenili novom Microsoft SQL bazom podataka. Uveden je Incident modul, koji se bavi problematikom incidentnih situacija i povlačenja proizvoda s tržišta. Također, omogućen je pristup dokumentima preko web sučelja što dodatno olakšava stvari. Moram napomenuti da Podravka ima uveden SAP R/3 sustav koji prati sve bitne faze poslovanja, pa se dio stvari kod nas prati u SAP-u, npr. postoji modul koji prati održavanje radnih strojeva i mjernih uređaja, pa se to onda prati u SAP-u, a ne u Q-Pulsu.
4. ZAKLJUČAK Q-Pulse aplikacija se pokazala kao odlično rješenje za praćenje dokumentacije sustava kvalitete. Primjenjiva je na veće firme, jer omogućava konekciju s različitih tipova mreža, a također i na manje firme gdje se pomoću te aplikacije može pratiti pozamašan dio poslovanja. S obzirom da je cijena licenci relativno prihvatljiva mislim da je to nedvojbeno bolje rješenje od intraneta.
LITERATURA [1] Gael Quality, Q-Pulse TCS, User Manual [2] www.q-pulse.com
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.
Q-PULSE TCS SOLUTION FOR MANAGING QMS DOCUMENTATION Summary Majority of companies with integrated Quality Management System (ISO, HACCP, Bussiness Excellence, IFS, BRC...) have problems with managing QMS documentation. Usually, problems are solved throught intranet or file system. One of better solutions is Q-Pulse TCS. This is an application which enables monitoring QMS documentation on LAN, WAN or modem. Q-Pulse TCS application has few moduls: Documents, Audits, Corrective Actions, Training, Equipment, Suppliers, Customers etc. One of the benefits of Q-Pulse is that by e-mail automaticaly informs of new documents or new revision of a document to all recipients. New version of Q-Pulse will have a new modul called Incident modul that manages traceability and product recall and helps in crisis situation. Podravka use Q-Pulse TCS almost three years and we have very good experience with managing large QMS documentation. Key words: Q-Pulse TCS, QMS documentation
6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.