KATARINA ŠIBER MAKAR, dipl.inž. GABRIJELA JURIĆ, dipl.inž. GBS-IT d.o.o., Zagreb Katarina.Siber-Makar@gbs-it.com gabrijela.juric@gbs-it.com
STRIX- PORTAL ZA UPRAVLJANJE ZNANJEM Sažetak STRIX je sustav za upravljanje znanjem baziran na Open Source tehnologijama. Njegova osnovna uloga je unaprjeđenje integracije kompanije snažnijim povezivanjem zaposlenika putem kreiranja i razmjene vanjskog i internog znanja. Sustav omogućava svakom korisniku da objavljuje dokumente (uz definiranje prava pristupa), predlaže vijesti, popunjava ankete i održava svoje podatke koji se prezentiraju u obliku Blue Pages stranica. U radu će biti detaljnije objašnjeni svi benefiti korištenja STRIX-a, kao što su pristup relevantnim informacijama, smanjenje vremena i povećanje kvalitete pretraživanja, brže donošenje odluka, smanjenje administrativnog posla i povećanje motiviranosti zaposlenika za dijeljenje znanja. Sustav posjeduje napredno pretraživanje i kategoriziranje sadržaja što omogućava jednostavno pronalaženje ljudi, njihovih područja interesa i radnih zadataka, dokumenata koji sadrže određene riječi ili fraze, kao i sličnih sadržaja korištenjem hijerarhijskog stabla znanja (knowledge map) i navigacije kroz portal. Svaka stranica portala sastoji se od modula koji će u radi biti detaljno objašnjeni, a koji mogu biti smješteni u sredinu (gdje zauzimaju veći prostor što omogućava da se više sadržaja ispisuje na stranici) ili u lijevom ili desnom stupcu. U svakom stupcu može biti više modula. Ključne riječi: upravljanje znanjem,, portal, integracija
1. UVOD
STRIX je sustav za upravljanje znanjem baziran na Open Source tehnologijama. Njegova osnovna uloga je unaprjeđenje integracije kompanije snažnijim povezivanjem zaposlenika putem kreiranja i razmjene vanjskog i internog znanja. Sustav omogućava svakom korisniku da objavljuje dokumente (uz definiranje prava pristupa), predlaže vijesti, popunjava ankete i održava svoje podatke koji se prezentiraju u obliku Blue Pages stranica. STRIX-a omogućuje pristup relevantnim informacijama, smanjenje vremena i povećanje kvalitete pretraživanja, brže donošenje odluka, smanjenje administrativnog posla i povećanje motiviranosti zaposlenika za dijeljenje znanja. Sustav posjeduje napredno pretraživanje i kategoriziranje sadržaja što omogućava jednostavno pronalaženje ljudi, njihovih područja interesa i radnih zadataka, dokumenata koji sadrže određene riječi ili fraze, kao i sličnih sadržaja korištenjem hijerarhijskog stabla znanja (knowledge map) i navigacije kroz portal. Svaka stranica portala sastoji se od modula, a koji mogu biti smješteni u sredinu (gdje zauzimaju veći prostor što omogućava da se više sadržaja ispisuje na stranici) ili u lijevom ili desnom stupcu. U svakom stupcu može biti više modula
7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.
2. ŠTO JE STRIX? STRIX web sustav je dinamički i fleksibilan web portal koji pruža niz naprednih kolaboracijskih mogućnosti te omogućava jednostavan unos i pregled informativnog i dinamičkog web sadržaja. Ovakav portal omogućava integracijsku snagu kompanije na razini poslovanja, znanja i informacija 80% intelektualnog vlasništva kompanije nalazi u njenim zaposlenicima. STRIX pomaže onima koji traže znanje, pronaći one koji ga imaju. Portal je zamišljen kao komunikacijski “backbone” koji integrira podatke, informacije i znanje iz različitih IT sustava te decentralizira unos podataka Svaka kompanija tijekom svog poslovanja postavlja pitanja kako smanjiti gubitak relevantnog znanja i poslovnih podataka unutar kompanije, efikasnije iskoristiti postojeće znanje, povezati zaposlenike, povećati suradnju i motivaciju za dijeljenje znanja? Jedan od mogućih rješenja je integracija svojih poslovnih podatka u jedinstveni web sustav za upravljanje znanjem kompanije. Portal omogućava upravljanje poslovnim podacima kompanije te unapređenje integracije snažnijim povezivanjem zaposlenika putem kreiranja i razmjene vanjskog i internog znanja. Kompanijski portal standardiziranog sadržaja i stila omogućava jednostavnu suradnju na globalnoj razini. STRIX je: • informacijski portal – organizira informacije kroz teme, orijentiran je na pronalaženje i dostavu informacija. Pritom informacije teku na slobodan, ali upravljan način, čineći STRIX „demokratskim“ portalom u upravljačkom smislu. • suradnički portal – usmjeren je na pružanje različitih mogućnosti suradnje korisnika odnosno korisničkih timova (konferencije, planiranje i praćenje vremena, upravljanje dokumentima, pristup aplikacijama) • ekspertni portal – želi povezati korisnike temeljem njihovog znanja i iskustva na nekom stručnom području.
3. FAZE ZA USPJEŠNU IMPLEMENTACIJU PORTALA ZA UPRAVLJANJE ZNANJEM
1. Imati jasnu strategiju i koristiti je kao ključ za uspjeh. Imati odgovore na pitanja: Zašto želimo portal/intranet? Što želimo postići portalom na najvišoj razini? Zašto i kako želimo da se korisnici služe intranetom? Najčešći razlozi za implementaciju portala su: • bolja interna komunikacija • poboljšanje procesa u kompaniji • dijeljenje best pratice • povećanje efikasnosti • smanjenje obima papirnatog posla • dijeljenje informacija u vremenu • smanjenje troškova • veća produktivnost 7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.
• interni marketing • razvoj online community-ja • poboljšanje podrške korisnicima • poticati inovativnost • povećati transparentnost organizacije 2. Efikasno organizirati portal. Razmišljati kao korisnik portala i uključiti razne stručnjake za pojedina područja znanja. Nedavna istraživanja su pokazala da je na portalu dobro imati i horizontalnu i vertikalnu navigaciju, a same stranice portala najbolje je vizualno podijeliti u tri stupca 3. Internim marketingom popularizirati dijeljenje znanja među zaposlenicima: naučiti korisnike kako se portal zove, kako ga koristiti, kako doći do informacija. 4.
Sve strane u implementaciji moraju biti jednako jake i pružati podršku jedni drugima
Slika 1. Primjer involviranih strana pri implementaciji portala za upravljanje znanjem
5. Ostvariti želje i zahtjeve korisnika. Ovo je najteže jer ne samo da se mora dobro poznavati buduće korisnike portala, već se moraju znati i njihova očekivanja ta kako im to pružiti.
4. ŠTO PORTAL ZA UPRAVLJANJE ZNANJEM TREBA ZNAČITI ZA KOMPANIJU •Pristup relevantnim informacijama Kod proračuna relevantnosti pojedine informacije uzima se u obzir ocjena kvalitete (od strane korisnika portala), mora se osigurati mogućnost preplate na pojedini sadržaj, posjedovati mapu znanja koja omogućava lagano snalaženje kroz portal, 7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.
Glavni je cilj organizacijskog portala (što je jedno od osnovnih karakteristika STRIX-a) integracija podataka jedne organizacije. Kompleksnu strukturu podataka organizacije često komplicira činjenica da podaci nisu jedinstveno organizirani već čine otoke podataka. Mapa znanja ujedinjuje te „izolirane“ otoke, koristeći: taksonomiju pojmova koji klasificiraju određena područja interesa, od širih prema užim (hijerarhijska struktura),podršku za sinonime, podršku za težinske vrijednosti pojedinog pojma, uvid u sve postojeće sadržaje vezane uz određeni pojam, integraciju s vijestima i upravljanjem dokumentima •Smanjenje vremena i povećanje kvalitete pretraživanja Cilj pretraživanja baze dokumenata (odnosno weba kao baze dokumenata) je pronaći sve relevantne dokumente za traženu temu (postići potpuni obuhvat) i pronaći samo informacije relevantne za zadani upit (postići potpunu preciznost), odnosno rangirati pronađene informacije po važnosti (relevantnosti). STRIX prepoznaje više vrsta pretraživanja: 1. konceptualno pretraživanje i rangiranje dokumenta pretraživanje prema punom tekstu, ključnim riječima, datumu objavljivanja i tipu sadržaja (za sav sadržaj raspoloživ unutar sustava) pretraživač koristi povratnu informaciju korisnika (ocjena sadržaja) prilikom rangiranja relevantnosti rezultata podrška za pretraživanje bez obzira na oblik riječi unutar samog sadržaja (npr. godišnji izvještaj će pronaći vijest Novi linkovi na financijske godišnje izvještaje) za hrvatski i engleski jezik 2. Sustav klasificiranja dokumenata grupiranje rezultata prema tipu sadržaja (vijesti, diskusije, linkovi, često postavljanja pitanja, itd.)te pretraživanje samo određenog tipa podataka ili pretraživanje prema zadanom vremenskom periodu promjene sadržaja 3. Pretraživanje kroz mapu znanja. •Brže donošenje odluka Raspoloživost informacija iz različitih izvora (SAP, Microsoft Sharepoint, Documentum, Intranet, programska rješenja i dr.) i jednostavan uvid u informacije te analiza informacija omogućuje brži pristup informacijama (nema posrednika) omogućuje brže donošenje odluka. •Smanjenje administrativnog posla Smanjena je administracija jer distribucija dokumenata ide putem portala (umjesto mail-om ili u papirnoj kopiji). Brzo je i jednostavno definiranje prava pristupa te postoji mogućnost predlaganja i odobravanja sadržaja. Također postoji izbor autorizacije suradnika (tajnica/ zamjenik) da “potpisuje” sadržaj u Vaše ime. •Povećanje motiviranosti zaposlenika za dijeljenje znanja People Connect i Recent Visitors funkcionalnosti omogućavaju zaposlenicima da prepoznaju kolege koji im mogu pomoći. Na People Connect-u vidljive su aktivnosti pojedinog korisnika. Timska mjesta su virtualne zajednice korisnika koji dijele zajednički poslovni interes odnosno stranice na kojima timovi mogu kreirati, razmjenjivati i pohranjivati dokumente, voditi diskusije i virtualno održavati sastanke.
7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.
5. ZAKLJUČAK: KLJUČNE PREDNOSTI IMPLEMENTACIJE PORTALA ZA UPRAVLJANJE ZNANJEM
Ključne prednosti za zaposlenike: • mogućnost za bolji profesionalni razvoj • kreiranje novih kompetencija, znanja i sposobnosti • prepoznavanje eksperata u radnoj okolini • bolje izvođenje posla na radnom mjestu • pomoć u kreiranju prilagodljive, pristupačne, dinamične i fleksibilne radne okoline • povezivanje s ljudima koji imaju slične interese • brže rješavanje problema • razvoj osobne mreže eksperata Ključne prednosti za kompaniju: • smanjivanje mogućnosti gubitka intelektualnog kapitala • učenje iz iskustva • povećanje postotka iskorištenja postojećeg znanja u kompaniji • povećanje efektivnosti korištenjem zajedničke baze znanja u kompaniji • razvoj 'mreža' zaposlenika (povezivanje eksperata) • poboljšanje kolaboracije između različitih odjela i lokacija • razvoj jakog internog benchmarking-a (korporativni eksperti) • kreiranje novog znanja baziranog na “gap” analizi postojećeg znanja • povećanje konkurentnosti
LITERATURA [1] Enabling Knowledge Creation : How to Unlock the Mystery of Tacit Knowledge and Release the Power of Innovation, Georg Von Krogh, Kazuo Ichijo, Ikujiro Nonaka [2] Managing Knowledge: Building Blocks for Success, Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt [3] Enterprise Knowledge Portals: Next-Generation Portal Solutions for Dynamic Information Access, betterdecision making and maximum results, Heidi Collins [4] Case Studies in Knowledge Management, Murray Jennex
STRIX knowledge management portal Summary STRIX is a scalable and flexible solution which enables simple entry and review of dynamical web content, but is also Knowledge Management System, Content Management System, Collaboration Tools, Portal and Intranet. The benefits for the company, which will be explained later in the paper, are: access to the relevant information, reducing the time and increasing the quality of the search, faster decision making, reducing the administrative work and increasing the motivation of employers for knowledge sharing. Finally, by using STRIX we can enhance efficiency, reduce expenses and increase the competitiveness. All the relevant information from different sources is displayed in one interface, which ensures easy access to the required information and enables quick and high-quality decision making. Each page of the system is consisted of different modules which will be described in paper in the details. Modules can be placed in the middle (with more space to display content on the page) or in the left or right columns. Each column can have multiple modules Key words: Knowledge Management, portal, integration
7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.