MENADŽMENT DOKUMETNIMA I PODACIMA U INTEGRISANOM SISTEMU MENADŽMENTA by kvaliteta.net

Prof.dr VOJISLAV STOILJKOVIĆ Mašinski fakultet & CIM College d.o.o., Niš vojas@cimcollege.co.yu PREDRAG STOILJKOVIĆ, dipl.el.ing. CIM College d.o.o., Niš pedas@cimcollege.co.yu

MENADŽMENT DOKUMETNIMA I PODACIMA U INTEGRISANOM SISTEMU MENADŽMENTA Sažetak Integrisani sistem menadžmenta najčešće čine tri sistema menadžmenta: sistem menadžmenta kvalitetom, sistem menadžmenta zaštitom životne sredine i sistem menadžmenta zdravljem i bezbednošću na radu. Sva tri sistema menadžmenta zahtevaju veliku količinu dokumentacije. Ako se kompanija bavi još i proizvodnjom hrane, tada ima obavezu da uvede i standard ISO 22000, što dalje povećava obim dokumentacije. Upravljanje tako velikom količinom dokumenata i zapisa danas je nezamislivo bez korišćenja softvera za upravljanje dokumentima i podacima. U ovom radu se izlaže proces menadžmenta dokumentacijom i podacima u elektronskom obliku. Na primeru realizovanih projekata u kompanijama različitih veličina ukazuje se na mogućnost značajnog smanjenja troškova upravljanja dokumentacijom i oslobađanje nepotrebno utrošenog vremena zaposlenih. Ključne reči: menadžment (upravljanje) dokumentima, integrisani sistem menadžmenta 1. UVOD Integrisani sistem menadžmenta najčešće čine tri sistema: sistem menadžmenta kvalitetom, sistem menadžmenta zaštitom životne sredine i sistem menadžmenta zdravljem i bezbednošću na radu [1]. Sistem menadžmenta kvalitetom zahteva obimnu dokumentaciju, uključujući i veliki broj zapisa o kvalitetu [2]. U tački 5.6.6 standarda ISO 9001:2000 od organizacije se zahteva da uspostavi procedure nivoa sistema menadžmenta kvalitetom za kontrolu dokumenata koje su potrebne za funkcionisanje sistema menadžmenta kvalitetom. U tački 5.6.7 istog standarda od organizacije se zahteva da vodi zapise o kvalitetu koji treba da se održavaju da bi pokazali usaglašenost sa zahtevima i efektivnom funkcijom sistema menadžmenta kvalitetom. Pored toga, organizacija treba da uspostavi i održava proceduru za internu komunikaciju između različitih nivoa i funkcija, koje se odnose na sistem menadžmenta kvalitetom i njegovu efektivnost (tačka 5.6.4 standarda ISO 9001:2000). U delu projektovanja i razvoja (tačka 7.3) od organizacije se zahteva da obezbedi ulaze za projektovanje, da prati izlaze iz projektovanja, verifikaciju projektovanja i kontrolu izmena, kao i da čuva dokumentaciju koja se odnosi na projektovanje i razvoj. Jasno je da se tu radi o velikoj količini podataka i dokumenata. Ako se tome doda i obaveza organizacije da vodi podatke o mernoj opremi, zadovoljstvu kupaca, performansama procesa i sistema i analizi svih tih podataka radi poboljšanja, dolazi se do logičkog zaključka da je u pitanju veliki obim poslova koji zahteva angažovanje većeg broja zaposlenih. Iste zahteve postavlja i standard ISO 14001:2004 za sistem menadžmenta zaštitom životne sredine [3], kao i standarda OHSAS 18001:1999 za sistem menadžmenta zdravljem i 7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

bezbednošću na radu [4]. Ako organizacija implementira integrisani sistem menadžmenta, odnosno sva tri navedena sistema menadžmenta, obim dokumentacije i zapisa, kao i obim podataka može najmanje da se udvostruči. Upravljanje tako velikom količinom dokumenata i zapisa, kao i analizu i obradu podataka koji nastaju u sistemima menadžmenta, u današnjim uslovima oštre konkurencije, teško je moguće realizovati na klasičan način, odnosno «ručno». Takav način rada podleže Pareto pravilu i može da potroši i do 80% raspoloživog vremena zaposlenih na administrativne poslove u radu sa dokumentacijom, ostavljajući im samo 20% vremena za kreativne poslove koji stvaraju dodatnu vrednost. Dramatična promena tog odnosa, odnosno postizanje da se 80% vremena zaposlenih troši na kreativne poslove, a 20% na «fizičke» poslove upravljanja dokumentacijom i podacima može da se postigne promenom procesa upravljanja dokumentacijom i podacima. Promena procesa znači reinženjering postojećeg procesa i prelazak na upravljanje dokumentima i podacima u elektronskom obliku. To je put ka stvaranju organizacije bez papira. U ovom radu se izlaže proces upravljanja dokumentacijom i podacima u elektronskom obliku. Za podršku je odabran softver OPISys™ EDM razvijen od strane preduzeća CIM College d.o.o, a čije su razne verzije u praktičnoj primeni već duže od 10 godina. Najnovija verzija pomenutog softvera razvijena je na .NET tehnologiji krajem 2005, odnosno početkom 2006. godine, sa posebnim osvrtom na on-line upravljanje dokumentacijom. 2. MENADŽMENT DOKUMENTIMA I PODACIMA U ELEKTRONSKOM OBLIKU Kada se dizajnira novi proces upravljanja dokumentacijom i podacima isti je moguće i informaciono podržati. Jednu takvu informacionu podršku obezbeđuje softver OPISys™ EDM (Electronic Document and Data Management System), sistem za elektronsko upravljanje dokumentima i podacima (www.cimcollege.co.yu\softver\opiedm.htm). Ovaj softver je razvijen na OPISys™ (Object Process Integration System) platformi, u potpunosti zasnovanoj na procesnom modelu, koja je osim široke praktične primene u privrednim organizacijma, prepoznata i od strane naučnih konzorcijuma pod pokroviteljstvom Evropske Unije. OPISys™ je zaštićena tržna marka platforme za razvoj procesno orjentisanih informacionih sistema (www.cimcollege.co.yu\softver\OPISysHTML\opi1.htm). OPISys™ EDM predstavlja jednu od aplikacija razvijenih na OPISys™ platformi koja pomaže uređenje i održavanje procesa upravljanja dokumentacijom. Kada se govori o dokumentaciji u OPISys™ EDM, misli se i na «običnu» dokumentaciju, ali i na podatke koji postoje u informacionom sistemu. Konvencionalna softverska rešenja strogo razdvajaju te dve kategorije, ponekada čak identifikujući i više njih. Međutim, u OPISys™ EDM sve je na jednom mestu: • «Papirna» dokumentacija - OPISys™ EDM pruža mogućnost vođenja evidencije o svoj dokumentaciji, čak i kada ona nije u elektronskom obliku. Na primer, moguće je voditi kompletnu evidenciju o spisima nekog sudskog spora, od toga gde se nalazi koji dokument, kome je distribuiran, koje su revizije aktuelne, do toga ko vodi određeni spor, kada su bila ročišta, itd. • Skenirana dokumentacija - Prvi korak u prevođenju dokumentacije u elektronski oblik je obično njeno skeniranje. Dokumentacija koja je na taj način prebačena na računar ne može se menjati, ali se zato može pretraživati i pregledavati kao bilo koja druga elektronska dokumentacija. Specijalni modul OPISys™ EDM omogućava i simultano skeniranje više dokumenata u jedinstveni dokument. • Elektronska dokumentacija - Dokumentacija koja se izrađuje na računaru. Radi se o datotekama koje se sačinjavaju u nekom Windows programu. To mogu biti dokumenta sačinjena u nekom od kancelarijskih paketa (npr. Microsoft Word, Microsoft Excel,

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

Microsoft PowerPoint, Microsoft Project i sl.), to mogu biti crteži, slike, audio i video zapisi (CorelDraw, Photoshop, SolidWorks, AutoCAD i sl.) ili neki drugi popularni format datoteka (Adobe PDF i sl.). Ovakva dokumenta se mogu direktno modifikovati na računaru, skladno privilegijama korisnika. • Podaci iz informacionog sistema - OPISys™ je uveo pojam UniDoc, univerzalne forme za dokument iz informacionog sistema. Tim dokumentima može da se pristupa jednoznačno, na identičan način kao elektronskoj dokumentaciji i na isti način se pretražuju ili pregledavaju. Više ne mora da se brine o bazama podataka, aplikacijama, brojnim opcijama i izveštajima - jedino treba da se zna kako se zove objekat OPISys™ koji je potreban. Zadatak OPISys™ EDM je da brine o dokumentaciji u organizaciji, bez obzira na njenu vrstu. OPISys™ EDM pokriva ceo životni ciklus dokumenta, od njegovog kreiranja, preko distribuiranja i modifikovanja, do arhiviranja i uništavanja. Pored toga, omogućava efikasno korišćenje i upotrebu tih dokumenata, uključujući i upravljanje revizijama. OPISys™ EDM omogućava: • definisanje tipova dokumenata; • ubacivanje postojećih datoteka u EDM kao dokumenata; • kreiranje dokumenta na osnovu tipa i šablona dokumenta; • kreiranje cirkularnih dokumenata; • skeniranje papirnih dokumenata, uz eventualno automatsko prepoznavanje; • pretraživanje dokumenata, uključujući i složena pretraživanja; • pregledavanje dokumenta u Document Explorer-u, • rad sa UniDoc-ovima, • rad sa dokumentima (pregled statusa, informacija, komentara, istorijata, atributa i sl.), • izdvajanje podataka iz UniDoc-ova, • razmenjivanje informacija i dokumenta korišćenjem internog sistema poruka, e-mail poruka i oglasne table, • praćanje fizičke ulazne i izlazne pošta, • arhiviranje dokumentacije i distribucija preko CD-a, • definisanje korisnika i njihovih privilegija, • štampanje Windows dokumenata preko EMD Printer-a u EDM dokumente, • detaljni adresar poslovnih subjekata, klijenata i zaposlenih, • rad sa više servera koji čuvaju podatke o dokumentima i sa više host-ova koji čuvaju datoteke dokumenata; • mogućnost kompletnog čuvanja dokumentacije u bazi podataka • snimanje pretraživanja dokumenata i adresa • itd. 3. ELEKTRONSKO UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U SISTEMIMA MENADŽMENTA Radi poboljšanja procesa upravljanja dokumentacijom CIM College d.o.o. je snimio taj proces i pripremio Priručnik o procesu upravljanja dokumentacijom [5]. Zbog ograničenog obima rada ovde navodimo samo sadržaj pomenutog priručnika: 1. Svrha, primena i područje važnosti 1.1 Svrha 1.2 Primena

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

1.3 Područje važnosti 1.4 Distribucija dokumenta 1.4.1 Revizije dokumenta

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

2. Definicije i pojmovi 2.1 Dokumenta 2.2 Tip dokumenta 2.3 Kreator dokumenta 2.4 Distributer 2.5 Original dokumenta 2.6 Tajnost dokumenata

3. Organizacija 3.1 Organizaciona šema upravljanja dokumentacijom 3.2 Odgovornost / Nadležnost

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

4. Sistematizacija dokumentacije 4.1 Planiranje dokumentacije 4.2 Klasifikacija dokumentacije 4.3 Tipizacija dokumentacije 4.4 Formalizacija dokumentacije

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

5. Poboljšanje 5.1 Tim za poboljšanje dokumentacije

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

6. Postupci upravljanja dokumentima 6.1 Kreiranje i modifikovanje dokumenata 6.2 Verifikacija dokumenata 6.3 Revizije dokumenata 6.4 Odobravanje dokumenata 6.5 Distribucija dokumenata 6.6 Arhiviranje dokumenata 6.6.1 Backup podataka 6.7 Povlačenje i uništavanje dokumenata 6.7.1 Povlačenje starih revizija 6.7.2 Uništavanje zastarelih dokumenata 6.8 Propisivanje procedura rada

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

7. Uvođenje nove dokumentacije 7.1 Period uvođenja dokumentacije 7.2 Uvođenje tipskih dokumenata 7.3 Obuke zaposlenih 7.4 Primedbe i poboljšanja dokumenta

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

8. Distribucija dokumentacije 8.1 Interna distribucija dokumentacije 8.1.1 Nekontrolisani primerci 8.1.2 Distribuiranje kopija 8.1.3 Uzimanje kopija iz arhive 8.1.4 Kopiranje i štampanje dokumenta 8.1.5 Uzimanje originala iz arhive 8.1.6 Specijalna prava distribucije 8.2 Distribucija eksterne dokumentacije 8.2.1 Opšta pravila o formiranju eksternog dokumenta

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

8.2.2 Slanje eksterne dokumentacije

Error! Bookmark not defined.

9. Informacioni sistem 9.1 EDM 9.1.1 Obaveze korisnika EDM 9.1.2 Obaveze sistem administratora 9.2 Integracija podataka 9.3 Formalizacija podataka

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

10. Auditi sistema upravljanja dokumentacijom 10.1 Provera raspoloživosti dokumenata 10.2 Provera poštovanja postupaka

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

11. Specijalni postupci upravljanja 11.1 Odobravanje eksterne distribucije 11.2 Privremena pravila upravljanja dokumentima

Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

12. Klasifikacija dokumenata

Error! Bookmark not defined.

13. Postupak šifriranja

Error! Bookmark not defined.

14. Matrica upravljanja dokumentima

Error! Bookmark not defined.

Pošto je uređen i poboljšan proces upravljanja dokumentacijom naredni korak je da se isti informaciono podrži. Nažalost, još uvek postoji mišljenje da je dovoljno da se informaciono podrži proces bez njegovog poboljšanja. U tom slučaju, kako je to rekao Jack Welch, svi nedostatci u procesu brže isplivaju na površinu, a kompanija uđe u veće probleme nego što je to bilo pre uvođenja informacione podrške. CIM College d.o.o. u svom poslovanju primenjuje prvi pristup i to isto preporučuje i svim svojim partnerima. Kada je proces uređen i poboljšan moguće ga je softverski podržati, tako da se omogući njegovo brže odvijanje, odnosno odvijanje sa manje napora. OPISys™ EDM je razvijen da podrži proces upravljanja dokumentacijom u kompaniji bilo koje veličine i na bilo kojoj lokaciji. Početni meni OPISys™ EDM, tzv. «Lite» verzije za svakodnevnu upotrebu, prikazan je na slici 1 [6]. Slika 1: Početni meni OPISys™ EDM

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

«Lite» verzija programa OPISys™ EDM za svakodnevno korišćenje pruža korisnicima osnovne i napredne opcije. U osnovne opcije spada kompletno upravljanje dokumentacijom preduzeća, što podrazumeva: pretraživanje postojećih dokumenata, dodavanje novih dokumenata, izradu novih dokumenata, adresar poslovnih partnera, dokument eksplorer, i korisnička podešavanja. Najčešće korišćena opcija je «nađi». Naime, zaposleni mnogo puta u toku radnog vremena imaju potrebu da pronađu neki dokument koji im je potreban. Korišćenjem programa OPISys™ EDM to je veoma lako i jednostavno. Dovoljno je da se klikne na ikonu «nađi» i da se pojavi meni za pretraživanje celokupne dokumentacije koja postoji u sistemu. Ako, na primer, korisnik želi da pronađe sve priručnike o procesima koji postoje u dokumentaciji sistema menadžmenta kvalitetom, dovoljno je da u meniju za pretraživanje odabere Tip dokumenta «ISO Priručnik». Klikom na ikonu sa levkom pojavljuju se sva dokumenta tog tipa (slika 2). Slika 2: Pretraživanje ISO Priručnika u programu OPISys™ EDM

Ako korisnik želi da vidi detaljne podatke o nekom od priručnika dovoljno je da klikne na taj priručnik i otvoriće se meni koji nudi sve neophodne podatke, a na osnovu korisničkih privilegija (slika 3). Slika 3: Priručnik o upravljanju kvalitetom

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

Ukoliko je pak potrebno da korisnik pronađe neku od procedura dovoljno je da u meniju za pretraživanje potraži tip dokumenta «ISO Procedure». Posle klika na levak za filtriranje dobija se lista svih procedura koje postoje ispod programa EDM (slika 4). Slika 4: Lista procedura koje postoje u organizaciji

Klikom na bilo koju proceduru korisnik prelazi na meni koji daje detaljne informacije o tom dokumentu. Sa tog menija, kao što je bilo i u slučaju priručnika, može se pristupiti i samom dokumentu. Na slici 5 vidi se kako se klikom na jednu proceduru dobijaju detaljni podaci o toj proceduri, što se u primeru odnosi na «QSP-00-018 Definisanje i sprovođenje korektivnih – preventivnih mera». Za pregled same procedure dovoljno je da se klikne na ikonu «Pregled» i da se pojavi dokument koji se odnosi na tu proceduru, što je već pokazano u primeru sa priručnikom. Ovde postoji još jedna posebno korisna opcija, a to je dobijanje podataka o svim dokumentima koji su povezani sa «QSP-00-018 procedurom». Da biste dobili takve podatke, dovoljno je da se u meniju «detaljne opcije» klikne na ikonu «linkovi», te da se pregledaju sva pridružena dokumenta. U razmatranom primeru reč je o formularima «QF-00-004 Analiza problema» i «QF-00-09 Krektivna i preventivna mera» (slika 6).

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

Slika 6: Detaljni podaci o jednoj proceduri

Slika 7: Nalaženje povezanih dokumenata sa nadređenim dokumentom

Kao što smo pristupili procedurama moguće je pregledati i sva radna uputstva koja postoje u organizaciji. Za to je dovoljno da se u formi za pretraživanje potraži tip dokumenta «ISO Radno uputstvo». Rezultat pretraživanja prikazan je na slici 8. OPISys™ EDM nije ograničen na dokumentaciju sistema kvaliteta, već može pružiti podršku svakoj drugoj vrsti dokumentacije koja cirkuliše unutar organizacije.

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

Slika 8: Lista radnih uputstava koja se koriste u organizaciji

Pristupanje samim radnim uputstvima realizuje se na isti način kako je to već ranije opisano. Deo jednog radnog uputstva za remont elektroenergetskih objekata prikazan je na slici 9. Slika 9: Radno uputstvo pronađeno preko OPISys™ EDM sistema

Program OPISys™ EDM ima i mnogo moćnije opcije za pretraživanje. Moguće je pretraživati po bilo kom od sledećih parametara: «Naziv», «Opis», «Ko je kreirao dokument», «Kada je kreiran» i još preko 50 atributa, bilo pojedinačno ili u kombinaciji. OPISys™ EDM omogućava i pretraživanje dokumenata, što korisnicima dalje omogućava da nađu i jedan jedini dokment u moru dokumenata koji mogu da postoje u integrisanom sistemu menadžmenta. Iskustva stotina korisnika programa OPISys™ EDM su veoma povoljna. Zajednička njihova konstatacija ogleda se u pitanju «Kako ljudi i dalje mogu da rade sa dokumentacijom na klasičan način?». Autori se sa tim pitanjem u potpunosi slažu. OPISys™ EDM danas u 7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.

potpunosti podržava rad u Internet okruženju i prilagodljiv je svakoj vrsti jezičkih zahteva. Više detalja o prednostima OPISys™ .NET platforme možete naći na: www.cimcollege.co.yu\softver\OPISysHTML\opinet.htm.

4. ZAKLJUČAK Integrisani sistemi menadžmenta zahtevaju da budu dokumentovani, odnosno da postoje odgovarajući zapisi. Usled tog zahteva nastaje velika količina dokumentacije i zapisa unutar sistema. Upravljanje tom dokumentacijom i podacima koji se nalaze u njoj, u uslovima snažne konkurencije, upućuje kompanije na korišćenje informacione podrške. OPISys™ EDM je softversko rešenja koje u potpunosti podržava proces upravljanja dokumentacijom i podacima u integrisanom sistemu menadžmenta. Korišćenjem takve podrške kompanija može da ostvari značajne uštede i da ubrza odvijanje poslovnih procesa koji stvaraju dodatnu vrednost.

LITERATURA [1] V.R. Stoiljković, Integrisani sistemi menadžmenta, CIM College d.o.o. i Mašinski fakultet Niš, Niš, 2006., str. 554. [2] ISO 9001:2000, Sistemi menadžmenta kvalitetom – Zahtevi, Savezni zavod za standardizaciju, Beograd, 2001. [3] ISO 14001:2004, JUS ISO 14001:2005, Identičan sa ISO 14001:2004, Standard Srbije i Crne Gore, Savezni zavod za standardizaciju, Beograd, 2004. [4] Health and Safety Regulations 1996. and the Safety Representatives and Safety Committees Regulations 1977. [5] V.R. Stoiljković, i drugi autori, Promenama do svetske klase – Poboljšanje i reinženjering procesa, CIM College d.o.o., Niš, 1998. [6] CIM College d.o.o., Uputstvo za korišćenje OPISys™ EDM softvera, CIM College d.o.o., Niš, 1994-2006.

DOCUMENT AND DATA MANAGEMENT IN INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM Summary Integrated Management System usually comprises of three management systems: quality management system, environmental safety management system, and occupational health and safety management system. All the three systems require lots of documentation. In case an organization is operating in the food industry it further needs to implement ISO 22000 standard, which further increases the need for documentation. Today, in the information age, it is impossible to think of managing vast quantities of documentation without adequate information support. This paper describes an effective and efficient process of documentation and data management in electronic form. Using examples of realized projects in successful organizations of different size, we point out the possibility of enormous cost reductions as well as time savings, by implementing adequate document management strategy. Key words: document management, integrated management system

7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.