POVEĆANJE KVALITETE POSLOVANJA UVOĐENJEM FILENET SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE KORPORATIVNIM SADRŽAJIMA

GORDAN TOPIĆ Ericsson Nikola Tesla d.d, Zagreb gordan.topic@ericsson.com

POVEĆANJE KVALITETE POSLOVANJA UVOĐENJEM FILENET SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE KORPORATIVNIM SADRŽAJIMA Sažetak Najveći problemi tvrtki doalze iz područja organizacije i interne komunikacije. Firme bez interne komunikacije su firme velikih problema. Procjenjuje se da 62% problema svjetskih firmi nastaje u području rukovođenja dokumentima i zapisima, što čini bitnu komponentu interne komunikacije. Poseban problem je u područjima upravljanja korporativnim sadržajima i poslovnim procesima. Čak 80% poslovno vrijednih poslovnih informacija zapisano je u nestrukturiranim oblicima sadržaja, što poslovne procese u kojima se intenzivno radi npr. s papirom, čini skupim, sporim i nepouzdanim. Zadaća timova koji upravljaju promjenama poslovnih procesa je automatizacija manualnih i dugotrajnih poslovnih procesa te digitalizacija papirnatih dokumenata koji predstavljaju najskuplji oblik nestrukturiranog sadržaja. U članku su obrađene dosadašnje prakse i prednosti FileNet ECM sustava koje omogućavaju brzu prilagodbu poslovnih procesa te povećanje poslovne efikasnosti i brzi povrat investicija.

Ključne riječi: upravljanje korporativnim sadržajima, nestruktuirani dokumenti, poslovni procesi, FileNet, ured bez papira 1.

UVOD

U skladu s istraživanjima eminentnih poslovnih analitičara (npr. Enterprise Storage Group, lipanj 2003. [2]) čak 80% poslovno vrijednih informacija nalazi se zapisano u raznim nestrukturiranim oblicima sadržaja. Nestrukturiranim sadržajem smatraju se dokumenti zapisani na papiru, kao npr. “Microsoft Office“ dokumenti, elektronička pošta, HTML, tj. svi oblici informacija koje nisu organizirano pohranjene u bazama podataka. Kontinuirano gomilanje poslovnog relevantnog nestrukturiranog sadržaja, potaknulo je 80-tih godina prošloga stoljeća razvoj specijaliziranih informacijskih sustava za upravljanje takvim sadržajima, gdje ti sustavi doživljavaju značajniju ekspanziju tijekom 90-tih godina prošlog stoljeća. Pojavljuju se sustavi za upravljanje dokumentima (DMS – “Document Management System”) i sustavi za upravljanje korporativnim sadržajima (ECM – “Enterprise Content Management”) koji čine specijalizirana informacijsko-komunikacijska rješenja. Ona omogućuju cjelovito upravljanje elektronički pohranjenim poslovnim sadržajima i kvalitetno praćenje elektroničkih dokumenata kroz čitav životni vijek. Spoznaja o neophodnosti implementacije sustava za upravljanje korporativnim sadržajem u ozbiljnim tvrtkama bila je rezultat višegodišnjih nastojanja da se način rada u tvrtci u cijelosti uskladi s konceptom ureda bez papira. S druge strane, od takvih se rješenja zahtijevalo i mogućnost integracije sa specijaliziranim poslovnim sustavima u kojima se generiraju različite poslovne informacije, što podrazumijeva optimizaciju ulaganja u informacijske tehnologije (IT – “Information Technology”). Upravljanje korporativnim sadržajima ECM uključuje i upravljanje poslovnim

procesima (BPM – “Business Process Management”), svodi se na praksu automatizacije, integracije i optimizacije poslovnih procesa u poduzećima.

Informacijska rješenja koja nastaju kao posljedica primjene mehanizama upravljanja promjenama (CM – “Change Management”) imaju za cilj povećanje operativne i troškovne učinkovitosti.

Zajednički zahtjev projektima kod razvoja informacijskih poslovnih rješenja je distribucija dokumentacije kompanijom elektroničkim putem prema unaprijed definiranim pravilima.

Dosadašnja negativna iskustva ukazuju da razvoj vlastitih aplikacija nije uvijek najbolje rješenje, budući da je taj proces nerijetko dug te angažira brojne resurse, a kasnije održavanje velikog broja različitih aplikacija zahtjeva različita specifična znanja što uvelike poskupljuje projekte. Činjenica da sustavi upravljanja korporativnim sadržajem minimiziraju potrebu za programiranjem, a istovremeno osiguravaju značajnu prilagodljivost i brzinu promjena, dovoljan je razlog da se nastojanja različitih projektnih timova konsolidiraju te da se takav sustav implementira kao nova platforma koja bi nadomjestila potrebu za klasičnim programiranjem aplikacija. FileNet-ova rješenja za upravljanje sadržajima i poslovnim procesima integriraju se s postojećim informacijskim infrastrukturama kompanije te rješavaju probleme nestrukturiranog sadržaja, dostupnosti i sigurnosti informacija, automatizacije poslovnih procesa te kontrole poslovanja. Ova platforma je napredno rješenje koje modernim organizacijama pomaže unaprijediti svoje poslovanje korištenjem učinkovitih, prilagodljivih i specijaliziranih eBusiness rješenja koja se približavaju poslovnim modelima poput mobilnih ureda ili ureda bez papira [1].

2.

KORPORATIVNA ARHITEKTURA I FILENET SUSTAV

Tržište softvera za upravljanje korporativnim sadržajem i poslovnim procesima jedno je od najdinamičnijih tržišta u sferi upravljanja informacijama, jer se nalazi na presjeku ključnih pokretača korporativne infrastrukture - IT, financija, pravne službe, upravljanja ljudskim resursima, marketinga i prodaje. Korporativna arhitektura je prije svega planski okvir koji djeluje kao integrirajuća sila između četiri različite domene poslovnog planiranja, a to su: • upravljanje poslovnim informacijama; • upravljanje poslovnom strategijom, organizacijskim strukturama i poslovnim procesima; • razvoj i implementacija aplikacija koje podržavaju poslovanje; • upravljanje tehnološkom infrastrukturom poslovanja.

Moderna korporativna arhitektura treba omogućiti da se učestale promjene u poslovanju prema potrebi implementiraju brzo i u kontroliranim uvjetima koji će omogućiti prepoznavanje potencijalnih područja za daljnje unapređenje i optimizaciju poslovanja.

Ključne karakteristike modernih korporativnih arhitektura: • Servisno orijentirane arhitekture: omogućavaju da se specifične aplikacije za podršku poslovanju podijele u servise čije funkcionalnosti tada mogu koristiti ostale aplikacije i sustavi.

• Reagiraju na poslovne događaje: mehanizmi koji omogućavaju automatizirano pokretanje odgovarajućih poslovnih procesa i sustava na temelju nastanka unutarnjeg ili vanjskog poslovnog događaja.

• Usklađenost sa životnim ciklusom poslovnog procesa: Velike organizacije često samostalno razvijaju poslovne aplikacije koje podržavaju poslovne procese. Takve

okoline ne mogu se pravovremeno prilagoditi promjenama poslovnih prilika, jer ne mogu brzo i učinkovito mijenjati poslovne procese. Zbog toga se u moderne arhitekture implementiraju integrirana rješenja za dizajn i analizu poslovnih procesa koja mogu omogućiti pravovremenu optimizaciju poslovanja.

• Mogućnost integracije: kada su specifične poslovne aplikacije segmentirane u manje funkcionalne jedinice integracija je ključna. U prošlosti je programiranje bilo jedini put do tog cilja. Danas, servisno orijentirana tehnologija za upravljanje procesima omogućava fleksibilnost i integraciju aplikacija sa smanjenom ili potpuno eliminiranom potrebom za dugoročnim i skupim programiranjem.

• Mogućnost iskorištavanja predefinirane infrastrukture aplikacije: Poslovne organizacije traže načine kako optimizirati ulaganja u informacijsko-komunikacijske tehnologije tako da odluke o novim ulaganjima promatraju iz perspektive kompatibilnosti i mogućnosti integracije s postojećim investicijama.

FileNetovi proizvodi su usluge i alati za razvoj nezavisne, ali i potpuno integrirane aplikacije koje ispunjavaju različite potrebe za upravljanje poslovnim informacijama i procesima. Sustav FileNet P8 je prema potrebama proširiva platforma koja omogućava korisnicima jedinstveno korisničko sučelje za pristup svim poslovnim informacijama unutar organizacije.

Administratori FileNet sustava imaju na raspolaganju jedinstven alat za administraciju poslovnih informacija i procesa, što samoj organizaciji osigurava manje operativne troškove, veću dobit, usklađenost s propisima i zakonskim regulativama, te veće zadovoljstvo krajnjih korisnika. Platforma FileNet P8 podržava protokole za pristup imeničkim servisima preko kojih se kontrolira pristup sustavu, što osigurava strukturiranu zaštitu povjerljivih poslovnih informacija. Napredne usluge za integraciju kao što su Java messaging, web usluge te COM, .NET i Java API (“Application Programming Interface”) omogućavaju povezivanje s cjelokupnim informacijskim sustavom kompanije [1].

3.

OSNOVNE FUNKCIJE FILENET SUSTAVA

Osnovne funkcionalnosti FileNet-ovog rješenja jednostavno se mogu podijeliti na funkcionalnosti za upravljanje korporativnim sadržajem, upravljanje poslovnim procesima i integraciju. Dva su osnovna modula: “Content Manager” i “Business Process Manager”.

“Content Manager” je jedinstveni repozitorij dokumenata koji organizira, čuva, isporučuje i upravlja svim vrstama sadržaja (dokumenti zapisani na papiru, “Microsoft Office” dokumenti, elektronička pošta, PDF, HTML …).

“Business Process Manager” objedinjuje sve funkcionalnosti koje treba imati moderan sustav upravljanja poslovnim procesima, a to su sposobnost dizajniranja i automatizacije poslovnih procesa, praćenje poslovnih procesa u stvarnom vremenu, analiza povijesnih podataka te mogućnost simulacije poslovnog procesa. Također FileNetov sustav upravljanja poslovnim procesima ima napredne mogućnosti za integraciju s postojećim korporativnim aplikacijama koje mogu sudjelovati u poslovnim procesima.

Centralni dio platforme FileNet P8 su usluge za upravljane sadržajem i ostalim poslovnim podacima zajednički nazvanim - poslovni objekti. Usluge su grupirane pod zajedničkim nazivom “Content Engine” i omogućuju kreiranje i upravljanje dinamičnim elektroničkim dokumentima s funkcionalnostima kao što su produkcija različitih verzija dokumenta, dodjela sigurnosnih politika, pretraživanje i povezivanje s poslovnim procesima. “Content Engine” omogućava brz pristup kompleksnim dokumentima u sigurnom okruženju te kombinira standardne funkcije za upravljanje elektroničkim dokumentima s objektno-orijentiranom

tehnologijom. Poslovna informacija pohranjena u sustavu tretira se kao poslovni objekt koji može biti opisan pomoću indeksa (atributa), sigurnosne politike, životnog ciklusa, poslovnih događaja, pridruženih poslovnih procesa, veze s drugim sustavima, jednim ili više elektroničkih dokumenata, veze s drugim dokumentima itd. Prednosti objektno orijentirane tehnologije očituju se kroz jednostavno upravljanje objektima.

Dokument klasa se upotrebljava kada želimo da poslovni objekt kojeg kreiramo sadrži neki elektronički dokument, iako se klasa može kreirati i bez elektroničkog dokumenta. Koristimo klase za objekte koji ne sadrže elektroničke dokumente, nego samo podatke kao što su podaci o korisniku, dobavljaču i slično “Slika 1”. Klasa direktorij ima istu ulogu kao i klasični direktoriji u operativnim sustavima, a za razliku od klasičnih direktorija moguće je pretraživanje po indeksima. Indeksi ili atributi se definiraju kako bi opisali poslovne objekte sa svrhom lakšeg pretraživanja. Svaki dokument koji se sprema u sustav mora biti indeksiran i kategoriziran, stoga mu se automatski dodjeljuju sistemski indeksi (autor, datum kreiranja i dr.) i indeksi koje definiraju korisnici. Indeksi mogu biti konfigurirani tako da već imaju predodređene vrijednosti, također moguće je ograničiti vrijednosti nekog indeksa s predefiniranom listom vrijednosti. Primjer liste vrijednosti je popis država, dobavljača i slično.

Poslovni objekti mogu se pohranjivati u različitim verzijama, što omogućava praćenje promjena i dodjeljivanje autorizacija prema fazama životnog ciklusa dokumenta. „Content Engine” podržava dva načina kategoriziranja različitih verzija dokumenta: glavna verzija (“major”) i izvedena verzija (“minor”). Neke od dodatnih mogućnosti koje nudi “Content Engine” su mogućnost definiranja različitih sigurnosnih politika, mogućnost odjave dokumenta koji se obrađuje i prijave kada je obrada završena (“Check in & Check out”) itd.

Za dizajniranje poslovnih procesa FileNet koristi JAVA aplikaciju (paleta “Process Designer”) koja se poziva iz korisničkog sučelja FileNet “Workplace”.

Kreiranje procesa započinje povlačenjem procesnih točaka te povezivanjem istih ruta na kojima se definiraju uvjeti usmjeravanja. Definiraju se potrebne informacije za svaku rutu i procesnu točku te sudionici poslovnog procesa. Uz unaprijed definirane faze moguće je i kreiranje vlastitih procesnih faza koje se mogu pohraniti i ponovno koristiti. Ovisno o vrsti procesne faze određujemo da li informacijski sustav izvršava poslovni zadatak automatski (sistemski korak) ili je za njegovo izvršavanje potrebno sudjelovanje jednog ili grupe korisnika (opći korak).

Aplikaciju za kontrolu i praćenje procesa “Process Tracker” svaki korisnik koji za to ima ovlasti može pokrenuti iz aplikacije “Workplace”. Preko grafičkog sučelja alat informira korisnika u kojoj fazi se trenutačno nalazi poslovni proces. Faze kroz koje je proces prošao i točka u kojoj se proces trenutačno nalazi, označene su simbolički.

Aplikacija “Process Simulator” omogućava simulaciju poslovnih procesa prije njihove implementacije u stvarnu okolinu. Pomoću ovog alata sprječavaju se pogreške za vrijeme dizajna poslovnih procesa te prepoznaju kritične točke poslovnog procesa prije uvođenja u realnu okolinu. Analitičari poslovnih procesa koriste simulator koji ima isto grafičko sučelje kao i aplikacija Process Designer kako bi definirali parametre koji su potrebni za simulaciju rada poslovnog procesa.

Korisnik može biti obaviješten elektroničkom porukom za različite poslovne događaje kao što su: • dolazak novog radnog zadatka u njegov sandučić (“Inbox”) • podsjetnik da mora završiti zadatak u određenom vremenskom roku. dok administratori sustava mogu primati poruke preko elektroničkih poruka kao što su: • obavijest o grešci u sustavu prilikom provođenja poslovnog procesa; • obavijest da neki poslovni proces nije završio u predviđenom vremenu.

Alat “Process Administrator” koriste administratori poslovnih procesa za pretraživanje aktivnih i neaktivnih procesa i radnih zadataka. Izravnim pristupom procesnim točkama i procesima omogućuje se efektivno analiziranje grešaka i problema u provođenju poslovnih procesa.

Integracija s alatima u sustavu “Microsoft Office” omogućuje korisnicima jednostavno upravljanje “Office” dokumentima i elektroničkim porukama kroz standardne “Office” aplikacije. Podržane su sve osnovne funkcionalnosti kao što su pozivanje dokumenata iz FileNet repozitorija, ubacivanje dokumenata u repozitorij, funkcije za kreiranje i pohranjivanje različitih verzija i slično.

Pomoću sučelja FileNet “Workplace” korisnici mogu pretraživati, kreirati direktorije i poslovne objekte, kreirati i pohranjivati različite verzije dokumenata i brisati dokumente te obavljati i sve ostale radnje karakteristične za sustave upravljanja poslovnim procesima.

Rješenje FileNet se isporučuje s dva korisnička sučelja: FileNet “Enterprise Manager” i FileNet “Workplace”, a osim njih moguće je izraditi i vlastito sučelje. FileNet “Enterprise Manager” je klijent koji isključivo služi za administriranje sustava “Slika 1”.

Slika 1: Tok procesnih aktivnosti s obzirom na atribute tj. indekse klase dokumenta u implementaciji procesa ulaznih računa (lijevo). Prikaz “Enterprise Manager” sučelja (desno) na kojem je vidljiva struktura i spisak definiranih indeksa klase “CONTRACT” procesa odobravanja nabavnih ugovora.

“SitePreference” aplikacija administratorskog dijela “Workplace” aplikacije, korisničko sučelje je moguće potpuno prilagoditi pojedinom korisniku ili grupi korisnika. “Workplace” aplikacija je podijeljena u nekoliko portleta tako da administrator može definirati izgled sučelja za grupu korisnika ili, ako za to ima ovlasti, korisnik može i sam upravljati izgledom vlastitog sučelja. Također moguće je za grupu korisnika odrediti listu akcija za koje je korisnik autoriziran [1].

4.

IMPLEMENTACIJA POSLOVNIH PROCESA SUSTAVOM FILENET

Postavljeni ciljevi implementacije, od projektnog su tima tražili analizu sustava za upravljanje korporativnim sadržajem koji se nude na tržištu s aspekta elektroničkog arhiviranja, upravljanja sadržajem te upravljanja poslovnim procesima. Za taj zahtjevni zadatak formiran je poseban tehnički tim koji je napravio analizu velike većine dostupnih sustava na tržištu.

Postavljeni su osnovni kriteriji koje takav sustav mora zadovoljiti: • vrhunska kvaliteta upravljanja sadržajima i zapisima; • učinkovito upravljanje poslovnim procesima; • fleksibilna integracijska platforma prema drugim sustavima; • standardno korisničko sučelje s minimalnim potrebama za programiranjem.

Superioran konkurenciji pokazao se FileNetov sustav upravljanja korporativnim sadržajem i poslovnim procesima. Kao pilot dokumenti odabrana su tri procesa: proces knjiženja ulaznih računa, dokumentacija vezana uz arhiviranje obračuna plaća te proces odobravanja nabavnih ugovora. Proces odobravanja ulaznih računa je odabran kao predložak za sve dokumente koji izvana dolaze u kompaniju. Potrebno ih je transformirati u elektronički oblik (digitalizirati) te proslijediti u elektronički proces. Kod procesa ulaznih računa glavni poslovni cilj bio je definiran kao implementacija efikasnog, brzog i transparentnog procesa u kojem su pristigli računi arhivirani, elektronički distribuirani svima koji s njima moraju operativno raditi i to po točno definiranim pravilima, a istovremeno moraju biti osigurane formalne kontrole troškovnih objekata, dobavljača, narudžbi te automatsko knjiženje digitaliziranog računa. S tehničke strane realizacija ovako zacrtanih poslovnih ciljeva znači osigurati metodologiju digitalizacije dokumenata, uz sinkronizirano kreiranje i korištenje elektroničke arhive (CM) i upravljanje procesom (BPM) te integraciju s drugim sustavima (SAP/R3 i drugi). Saznanja stečena realizacijom ovog procesa poslužit će kao temelj za upravljanje distribucijom ulazne pošte, zaprimanjem potvrda narudžbi od kupaca i slično.

Dokumentacija vezana uz arhiviranje obračuna plaća predstavlja predložak dokumentacije koja se redovito pohranjuje u „fizičku“ arhivu, čije je pretraživanje u potrazi za potrebnim podacima često dugotrajno i mukotrpno. Elektronički pohranjeni podaci (elektronička arhiva) bitno povećavaju efikasnost toga radnog procesa. Realizacija podrazumijeva punjenje sustava za upravljanje sadržajem iz različitih izvora, dijelom iz nepreglednih mapa klasične arhive, a dijelom iz postojećeg sustava za obračun plaće. Jasno je da se realizacijom ovog rješenja osiguravaju preduvjeti za formiranje elektroničke arhive bezbroj drugih dokumenata koji se čuvaju na različitim mjestima i u različitim formatima. U ovom članku bit će ukratko opisana implementacija procesa nabavnih ugovora.

Proces knjiženja nabavnih ugovora je odabran kao predložak za dokumente koji kreiraju, nadopunjuju, odobravaju i ispravljaju mnogi sudionici u poslovnom procesu, a sve to uz potrebu držanja promjena pod kontrolom kroz automatizirano vođenje revizija i statusa dokumenta. Sličan proces prolaze i mnogi drugi dokumenti (npr. prodajni ugovori), pa kreiranje i usuglašavanje nabavnih ugovora predstavljaju model za slične tipove poslovnih procesa.

Već u fazi definiranja ovih ciljeva nametnulo se razmišljanje o budućem razvoju situacije s aspekta gomilanja elektroničkog sadržaja i vrlo izvjesne potrebe za pohranjivanjem elektroničke arhive na eksterne medije po strogo definiranim pravilima (RM – “Records Management”). Međutim, taj dio zadatka ostavljen je za fazu značajnijega rasta elektroničke arhive [1].

Na primjeru procesa nabavnih ugovora, u kratkim smjernicama bit će objašnjen postupak implementacije poslovnog procesa u informacijski oblikovani proces u sustavu FileNet. U početnoj fazi pripreme, nakon što se krenulo u izvršnu fazu projekta implementacije procesa, potrebno je pripremiti ulaznu dokumentaciju u kojoj su sadržane sve relevantne informacije prikupljene iz razgovora s korisnicima i “AS-IS” snimke procesa s terena. Na temelju tih podataka potrebno je definirati “TO-BE” izgled poslovnog procesa kao i njegovu strukturu. Pri tom je potrebno definirati i točke povezivanja s drugim sustavima s kojima proces mora biti integriran. Za tu svrhu može poslužiti izrada detaljnijeg procesnog dijagrama “Slika 2”. U dokumentu specifikacije, potrebno je tako definiran proces dekomponirati do razine opisa radnih aktivnosti, pri čemu je svakoj radnoj aktivnosti potrebno precizno definirati njene ulaze i izlaze (npr. dokumente) kao informacije za njeno pravilno izvršavanje.

Kao primjer opisan je slučaj procesa nabavnih ugovora.

Slika 2: Skica poslovnog procesa nabavnih ugovora na kojoj su vidljive procesne aktivnosti, uloge koje u njima učestvuju, okolni procesi koji učestvuju u pravilnom odvijanju procesa odobravanja i životni ciklus dokumenta nabavnog ugovora .

Svaka dekomponirana aktivnost treba biti opisana i sa stajališta procesne uloge koja je dodijeljena i obavlja tu procesnu aktivnost. U dokumentu specifikacije procesa potrebno je definirati atribute dokumenta (tj. zapisa) za kojeg se dizajnira proces, u ovom slučaju nabavnog ugovora. Atributi služe za kasniju definiciju indeksa kao sastavnih dijelova buduće

klase dokumenta nabavnog ugovora. Za proces odobravanja nabavnih ugovora to mogu biti podaci kao što su: broj ugovora, tip ugovora, ime i adresa dobavljača, nabavno područje, datum početka važenja i istek ugovora, odobravatelji i kontrolori, bilješke i komentar itd.

Također, potrebno je definirati životni ciklus dokumenta, pri čemu je potrebno posebnu pažnju pridijeliti definiranju ovlasti i odgovornosti za dotični dokument u svakoj procesnoj fazi životnog ciklusa. Na temelju dokumenta specifikacije procesa procjenjuju se resursi i potrebno vrijeme za implementaciju procesa i shodno tome se izrađuje plan implementacije [5].

Kad su prikupljene i dokumentirane sve ili velika većina potrebnih informacija o procesu, pristupa se početnoj definiciji potrebnih elemenata za početak implementacije unutar sustava.

U tako stvorenoj okolini pristupa se definiciji elemenata buduće klase dokumenta. Ti elementi definiraju se s pomoću “Enterprise Manager” sučelja, a to su indeksi klase dokumenta i relacije među ostalim klasama dokumenata te uloge koje će učestvovati u procesu s odgovornostima. Iz određenih skupova indeksa izrađuju se klase dokumenata koje će se koristiti u procesu. U ovom slučaju to su klasa “ugovor”, “annex”, “prilog ugovoru ”, “korespondencija” i sl. Ukoliko je potrebno, moguće je definirati i klase direktorija ili posebnih objekata koje će biti korištene u budućem procesu. Nakon definicije svih klasa dokumenata i relacija među njima prelazi se na dizajniranje samog procesa u “Process Manager” alatu FileNet sustava, a to znači da se nakon deklaracije početnih varijabli potrebnih za odvijanje procesa i definiranja privitaka procesa, crta proces na način da se svakoj procesnoj aktivnosti pridijeli jedan ili više gradivnih procesnih elemenata “Slika 3” [4].

Slika 3: Prikaz glavnog procesa odobravanja nabavnih ugovora u kojemu su vidljiva 3 potprocesa koji sadrže svoj prikaz procesa (lijevo). Prikaz potprocesa odobravanja ugovora koji je sastavni dio glavnog procesa nabavnih ugovora prikazanog (desno).

Takvi elementi se povežu prema utvrđenim procesnim smjerovima, doznače im se uloge i odgovornosti i po potrebi dodatno oblikuju dodatnim kodiranjem potrebnim npr, za povezivanje i integraciju procesa s drugim sustavom. Prema potrebi moguće je kompleksniji proces razlomiti u sustav potprocesa i shodno tome deklarirati te potprocese i ugraditi ih u hijerarhijsku strukturu tj. shemu glavnog procesa, “Slika 3” [4].

Nakon izrade procesa pristupa se definiranju korisničkih ekrana unutar “Workplace” sučelja sa svim potrebnim elementima prikaza. Svaki korisnički ekran može se sastojati od više potkategorija, te se shodno tome pristupa takvom dizajnu ovisno o tome što sve treba od informacija biti sadržano za uspješno obavljanje pojedine procesne aktivnosti od određene procesne uloge “Slika 4”.

Slika 4: Prikaz glavnog i sporednog korisničkog ekrana referenta nabave definiranog u “Workplace” sučelju

Tokom dizajniranja i implementacije cjelokupnog procesa, potrebno je vršiti testiranje i u završnim fazama validaciju procesa s korisničkim timom, kako bi se uz manje preinake dotični proces u potpunosti prilagodio korisniku ispunivši njihove zahtjeve. Zbog toga je dobra praksa biti cijelo vrijeme u kontaktu s korisnikom kako bi se na taj način uštedjelo vrijeme i izbjegle moguće nesukladnosti. Završne radnje vezane su uz prijenos dizajniranog procesa u produkcijsko okruženje gdje se vrši sigurnosno dotjerivanje i provjera, te završni test pred puštanje u probnu fazu korištenja procesa, nakon koje se mogu još uvijek vrlo lako ukloniti manje nesukladnosti i implantirati dodatni zahtjevi od strane korisnika. Tako implantirani proces spreman je za puštanje u pogon. Sve daljnje nesukladnosti rješavaju se putem službe održavanja.

5.

ZAKLJUČAK

Neizostavni dio rasprava o korporativnoj arhitekturi je uloga ECM i BPM tehnologija, zato što se u većini organizacija više od osamdeset posto informacija, koje se koriste u ključnim poslovnim procesima, nalazi zapisano u nestrukturiranim oblicima sadržaja. Zbog visokog stupnja automatizacije poslovanja te sistematizacije velikih količina nestrukturiranih informacija implementacija platformi za upravljanje korporativnim sadržajem i poslovnim procesima utječe na povećanje produktivnosti. Jedinstvena i trenutačnim potrebama lako prilagodljiva platforma, omogućava optimizaciju operativnih troškova te nizak trošak vlasništva. Visok stupanj integriranosti platforme i poslovnih procesa sa specifičnim poslovnim aplikacijama te informacijskom infrastrukturom osigurava transparentno poslovanje te kontrolu poštivanja propisa i pravne regulative. Sistematizacija i dostupnost informacija te automatizacija, kontrola i optimizacija poslovnih procesa, koje u poslovanju osiguravaju FileNetove tehnologije, omogućavaju brže, kvalitetnije i troškovno učinkovitije odlučivanje. Ovakav pristup temelj je suvremenih kompanija. Najpoznatiji ekonomski analitičari se slažu i ističu da one kompanije koje žele ostati konkurentne na svjetskom tržištu neće moći zaobići mogućnost povećanja poslovne učinkovitosti korištenjem rješenja za upravljanje korporativnim sadržajem i poslovnim procesima.

Opisani primjer implementacije poslovnog procesa odobravanja nabavnih ugovora, u cijelosti je rezultat generičkog dizajniranja procesa u FileNet sustavu, bez dodatnog programiranja.

Svojom implementacijom i povezivanjem s trenutnim sustavima, proces omogućuje vrlo brzi povrat investicija i znakovit porast poslovne efikasnosti. Također, otvorio je put za daljnju integraciju, optimizaciju i automatizaciju poslovnih procesa unutar kompanije, što rezultira daljnjim uštedama.

LITERATURA [1] B. Kranic, G. Miočić, “Upravljanje korporativnim sadržajima i procesima”, Ericsson Nikola Tesla Revija 19/2006/2, 17 – 32. str.

[2] Enterprise Storage Group, june 2003, http://searchwebservices.techtarget.com/magLogin/1,291245,sid35_gci941220,00.html [3] V. Bosilj-Vukšić, “Upravljanje poslovnim procesima”, Sinergija-nakladništvo d.o.o, Zagreb, 2004.

[4] FileNet, “The FileNet P8 Process Designer”, Student Guide Book 1&2, August 16, 2004 (3.0.0), Model No. 201487 [5] FileNet, “Build the Content Structures”, Application Builder, Workbook, FileNet P8 Platform, Rev. 1.0

INCREASING BUSINESS QUALITY THROUGH FILENET SYSTEM IMPLEMENTATION FOR ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Summary The greatest problems of companies come from the area of organization and internal communication. Companies without internal communication are companies with serious problems. It's estimated that 62% of the problems of world companies arise in document management, and that is a very important component of internal communication. There is a special problem in the areas of Enterprise Content Management and Business Process Management. As much as 80% of valuable business information is stored in non-structured content format, so that business processes that deal with paper are made more expensive, slower and unreliable. The tasks of

business process management teams are automation of manual and longlasting business processes, and digitization of paper documents, which represent the most expensive format of non-structured content. The article deals with previous practices and the advantages of the FileNet ECM system that enables fast adaptation of business processes, increase in business efficiency and speedy investment returns.

Key words: Enterprise Content Management, non-structured content, business processes, FileNet, paperless office