ĐURO TUNJIĆ, IVAN SAMARDŽIĆ, MILAN KLJAJIN TÜV Croatia d.o.o., Slav. Brod, Strojarski fakultet Slav. Brod tunjic@tuv-croatia.hr, Ivan.Samardzic@sfsb.hr, mkljajin@sfsb.hr
ETHICS MANAGEMENT SYSTEM I PROCES CERTIFIKACIJE Sažetak Stalno zaoštravanje globalnog tržišnog natjecanja sve više obilježava tržište i borbu za opstanak na nemilosrdnom tržištu kapitala. U borbi za ostvarenjem što većeg profita često se zaboravlja na osnovna moralna načela i na poštivanje osnovnog ljudskog dostojanstva. Osnove etičkog ponašanja su često prve žrtve globalizacije i bezobzirnog stremljenja ka uspjehu. Praksa nas svakodnevno uči da što je tržište slobodnije postoji i veća opasnost da se sudionici u njemu ne ponašaju pravovaljano. Sve više smo svjedoci gubitaka teško stečenog renomea a ponekad i same gospodarske propasti čitave djelatnosti i privredne grane zbog neetičnog ponašanja pojedinih poduzetnika i/ili poteza vodećih kadrova. Uvođenje Ethics Management System može biti jedan od prvih koraka u smjeru sprečavanja ovakvih situacija. Ovim sustavom tvrtka određuje smjernice i vrijednosti, koje su od iznimne važnosti za ophođenje sa svim relevantnim ciljnim skupinama. Ovaj sustav je instrument koji osigurava pravne i etičke procedure u organizaciji i djeluje preventivno na pojavu raznih vrsta skandala i gubitka ugleda. Kao sustav nadograđuje se na postojeće sustave u organizaciji kao npr. ISO 9001, a također je moguća i njegova certifikacija. Ključne riječi: etika, sustav upravljanja, zakonske i etičke procedure, certifikacija
1. UVOD Stalno zaoštravanje globalnog tržišnog natjecanja te sve veći zahtjevi u smislu "Shareholder Value" sve više obilježavaju tržište i borbu za opstanak na nemilosrdnom tržištu kapitala. U teškoj borbi za ugovore i nove poslove ništa se ne čini nemogućim. Postavljanje samo jednog cilja u poslovanju ili bolje rečeno stalnom težnjom za ostvarenjem što veće profiti, često se zaboravlja na osnovna moralna načela i na poštivanje osnovnog ljudskog dostojanstva. Osnove etičkog ponašanja su često prve žrtve globalizacije i bezobzirnog stremljenja ka uspjehu. Kao nikada do sada, tržišta su sve kreativnija i flexibilnija. Istovremeno, praksa nas svakodnevno uči da što je tržište slobodnije postoji i veća opasnost da se sudionici u njemu ne ponašaju pravovaljano. Sve više smo svjedoci gubitaka teško stečenog renomea, a ponekad i gospodarske propasti čitave djelatnosti i gospodarske grane zbog neetičnog ponašanja (prema zaposlenim, dioničarima, dobavljačima, kupcima,..) pojedinih poduzetnika i/ili poteza vodećih kadrova. U ovom radu opisan je jedan od načina sprečavanja takove situacije. To sasvim sigurno može biti ETHICS MANAGEMENT SYSTEM (EMS). Ovim sustavom organizacija određuje smjernice i vrijednosti, koje su od iznimne važnosti za ophođenje sa svim relevantnim ciljnim skupinama. Certifikacija EMS-a posredstvom neovisne institucije osigurava i stvarnu primjenu postavljenih principa i vrijednosti te organizacije.
2. POTREBA ZA ETHICS MANAGEMENT SYSTEM Uprave odgovornih tvrtki su sve više zabrinute da osiguraju da su odluke, a koje donose u svakodnevnom radu i za koje često nemaju dovoljno vremena za preciznije analize, vođene ponašanjem koje je u skladu sa poslovnom etikom. Žestoko i snažno globalno natjecanje, rastući pritisak inovacija i sve snažniji zahtjevi tržišta su čimbenici koji vladaju poslovnim životom danas. Dinamika tržišta i fleksibilnost s kojima je se mora nositi svaki gospodarstvenik koji želi opstati i uspješno nastaviti sa svojim poduzetničkim aktivnostima nužno ostavljaju mjesta sumnji da bi sudionici tržišta mogli ponekad skrenuti s ispravnog puta. Svaki posao koji se sam ne podvrgne poslovnoj etici može riskirati određenu štetu na svojem imidžu i određene poslovne gubitke kao rezultat mogućeg skandala. Sve industrije ili bolje rečeno sve djelatnosti su pogođene ovakvim razvojem tržišta i na nacionalnoj i na međunarodnoj razini. Svjedoci smo u nedavnoj prošlosti pokrenutih rasprava na ovu temu jer se sve više tvrtki suočava s kritikom na njihovo neprikladno ponašanje prema kupcima, dobavljačima, zaposlenicima ili dioničarima. Posljednji slučaj u Hrvatskoj povezan s Karlovačkom pivovarom jedna je od vjerojatno nama najpoznatijih situacija povezanih s etikom u poslovanju i štetom koja može nastati (ne ulazeći uopće u odgovornosti koje će tek biti utvrđene). 3. ETIKA OSIGURAVA SIGURNOST U današnjem svijetu se ne očekuje samo od pojedinaca primjena etičkih vrijednosti i principa. I organizacija, a posebno vodeći kadrovi su pod velikom prismotrom stranaka i "tržišnih natjecatelja" u neposrednoj okolini. Naposljetku, vrednovanje tržišnog uspjeha se određuje prema tome i kako je nastao. Prema tome, poslovna kultura građena na etičkim principima u ophođenju sa svim ciljnim skupinama je neophodna. I više od toga – individualni Ethics Management System kreiran za svaku pojedinu organizaciju, osigurava zaštitu gubitka dobre reputacije, koja se nakon toga, vrlo teško može ponovno izgraditi. Kriminalnoj energiji i nezakonitim radnjama se "oduzima plodno tlo" već time da se stane na put "Kavalirskim deliktima" (misli se na sitne lopovluke) i kažnjavanjima istih. Time organizacije dobivaju sigurnost da u svim važnim natječajima mogu nastupiti djelotvorno, preuzeti ulogu i biti uspješne. 4. KORISTI ETHICS MANAGEMENT SYSTEM Glas za gospodarsko-etičkim vođenjem trvtki je u posljednje vrijeme sve glasniji prvenstveno zbog raznovrsnih unutarnjih i međunarodnih gospodarskih skandala. Posebice dioničari i članovi uprava, ali i interesni partneri zahtjevaju od uprava tvrtki djelotvoran instrument kao preventivu za mogući gubitak ugleda i/ili tržišne vrijednosti. Sveobuhvati Ethics Management System je instrument koji osigurava kod poduzeća pravne i etičke procedure. No, Ethics Management System može i više: poduzeće se promiče u strategijskom i gospodarskom smislu, tako da: -
razvija osjećaj odgovornosti kod vodećih kadrova,
-
jača integritet i natječajne sposobnosti poduzeća,
-
potiče učinke i rezultate svih djelatnika, …
Ovakav sustav će na jednu stranu imati opise prihvatljivih tipova ponašanja u svim procesima organizacije, pazeći posebno na zakonske i poslovne aspekte. Na drugu stranu, dati će poduzeću stratešku i ekonomsku pomoć, kroz bolje definiranu i razvijenu odgovornost uprave, cjelovitost i konkurentnost tvrtke se ojačavaju, a kultura nastupa svih zaposlenika se poboljšava. Prema tome, Ethics Management System se uvijek izgrađuje iz postojećih vrijednosti i postojećih sustava upravljanja, npr. ISO 9001, ISO 14001... Postojeći kodovi i sustavi uspoređuju se s preporukama i smjernicama EVW-a - Njemačkim udruženjem za poslovnu etiku. Certifikacija ovisi od mogućnosti da se istražuje i potvrdi svaki element sustava. Nadalje, ovaj sustav mora biti povrgnut ocjeni i daljnjem nadzoru svake godine, tako da su tvrtke stalno suočene s novim situacijama i zahtjevima kojima se moraju prilagoditi. 5. DVOSTRUKA SIGURNOST PUTEM CERTIFIKACIJE I najbolji EMS je bez vrijednosti, ako ga ne primjenjuju vodeći kadrovi i suradnici. Razlog tomu može biti, da se svakodnevne vrijednosti i zahtjevi poduzeća ne primjenjuju te uprava nedovoljno komunicira i ne inzistira na provedbi istih. Protiv ovoga je moguće učiniti mjere opreza, a jedna od njih je i certifikacija sustava. Certifikacijom sustava ova se opasnost minimalizira. Tijekom certifikacijskog procesa, postojeći se sustavi ispituju putem neutralnog tijela. To je za poduzeće dobra početna osnovica za poboljšanje postojećeg sustava, ali i bitan preduvjet za kontinuirano prilagođavanje promjenama unutar poduzeća. Dobrovoljna certifikacija sustava je dakle bitna investicija za naprednu budućnost poduzeća. Uspješna certifikacija je obveza za upravu i poticaj za sve uposlenike da i u budućnosti očuvaju certifikat. Stalno potiče, da se zacrtani etički principi i načini ponašanja provode i primjenjuju u praksi. U ovakvom sustavu, kompanija definira filozofiju, principe i vrijednosti koji odgovaraju poslovanju sa ciljnim skupinama. Međutim, takvi principi su često u suprotnosti sa svakodnevnim poslovnim životom, a isto tako i nisu dovoljno podržani od uprava. Certifikacija smanjuje rizik svega ovoga, budući da iskusni ocjenitelji procjenjuju postojeću etiku izvana i ispituju je. Oni gledaju da su definirane vrijednosti i načela primjenjeni i ostvareni. Sustav upravljanja etikom napravljen posebno za tvrtku i stavljen u praksu nudi zaštitu od gubitka ugleda kojega je vrlo teško povratiti i nudi sigurnost u konkurentskim situacijama. Primjena certifikacijskih procedura na procese na osnovi načela poslovne etike i pravila ponašanja je puno drugačija od primjene na standardne procese. Organizaciji je također važno da su principi koje slijede i koje uprava zahtjeva da ih slijede i drugi, ocijenjeni od nepristranog tijela. TÜV NORD CERT je prvo neovisno tijelo u Njemačkoj koje nudi certifikaciju Ethics Management System. To čini zajedno u suradnji sa EVW – Njemačkim udruženjem za poslovnu etiku. Ova suradnja je čimbenik koji predstavlja jednu dodatnu vrijednost u odnosu na ostale oblike certifikacije, jer znači da profesionalno tijelo s višim stupnjem sposobnosti utječe na certifikacijsku odluku. Bilo koji posao koji certificira svoje poslovne etičke principe sada će biti pionir u ovom polju. 6. PREDUVJET ZA EMS-CERTIFIKACIJU Poduzeća koja žele rabiti prednosti certificiranog, gospodarsko-etičkog poslovnog vodstva, trebala bi već imati postojeći Ethics Management System u organizaciji ili moraju biti spremna isti izgraditi. Budući da nema općih etičkih nazora (prihvatljivih koncenzusom), niti
opće priznatih vrijednosti, Ethics Management System se izgrađuje na postojećim, u poduzeću prisutnim specifičnim načelima, vrijednosnim pretpostavkama ili sustavima upravljanja, npr. ISO 9001 ili 14001. Iste se uspoređuju i nadopunjuju sa smjernicama i preporukama "EVW-a". Preduvjet za certifikaciju je da su svi čimbenici sustava razumljivi i da se mogu provjeriti. Spremnost na evaluaciju, pomoću godišnjih nadzornih provjera za daljnji razvoj sustava također su preduvjet za certifikaciju. Jer, kao i svi procesi u gospodarstvu, tako se i etičko vođenje poduzeća mora stalno poticati i prilagođavati odgovarajućim načelima i zahtjevima. 7. PUT DO CERTIFIKACIJE Vrijednosti, principi i etička ponašanja u gospodarskom životu se drugačije prezentiraju nego npr. standardizirani proizvodni tokovi. Na početku se s poduzećem vode iscrpni osnovni razgovori, kako bi se odredili kriteriji i odvijanje (slijed) individualno, a time i procedure. Nakon toga evaluira se status quo u organizaciji i daje se na svim razinama certifikacijskog procesa direktni "Feedback". Tako se sustav može nadopunjavati i poboljšavati.
Slika 1 Prikaz procesa certifikacije
8. ŠTO SE ISPITUJE Spektar ispitnog sadržaja je raznolik i varira od poduzeća do poduzeća. Presudni su postavljeni kriteriji dani od strane predstavnika organizacije pri uvodnom razgovoru. Načelno, uvijek se ispituje da li su se od strane poduzeća potrebe i očekivanja stranaka dovoljno istražila i odredila. Nadalje se provjeravaju kadrovski i financijski preduvjeti za uvođenje, održavanje i poboljšavanje sustava. Također, važni dijelovi ispitivanja su komunikacija, trening, mjerenje uspjeha i daljnji strateški razvoj: -
kako se uveo EMS u poduzeće?
-
ima li edukacijskih ponuda?
-
kako se mjeri uspjeh?
-
ima li planova i procesa za poboljšavanje dosljednosti?
Tek kada se nađu zadovoljavajući odgovori na sva ova pitanja, između ostalog za vrijeme razgovora sa vodećim kadrovima, suradnicima, radničkim vijećem, nadzorima, kupcima, dobavljačima i drugim relevantnim interesnim skupinama, tek tada može uslijediti certifikacija. Procedure certifikacije Ethics Management System su utemeljene na postojećim načelima, vrijednostima i sustavima upravljanja koja se provode u tvrtki. Odlučni čimbenici su dakle kriteriji određeni kao rezultat uvodne rasprave. Procjenitelji određuju status quo i daju povratne informacije o mogućnosti poboljšanja. Ovaj proces vodi pripremi procjene i odnosi se na sljedeća pitanja: -
kako je sustav upravljanja uveden,
-
kako su potrebe i očekivanja kupaca tvrtke određene i zapisane,
-
koji ljudski resursi unapređenje sustava,
-
kako bi se uspjeh trebao mjeriti,
-
kako bi se sustav trebao strateški razvijati, i
-
kakvi planovi i procedure mogu poboljšati procese?
i financiranje su na raspolaganju za uvod, održavanje i
Odgovori na ova pitanja se ne traže samo u tvrtki od uprave, zaposlenika i osoblja, nego također i od zastupnika u nadzornim tijelima, kupaca, dobavljača i ostalih zainteresiranih skupina. Uspješan certifikacijski proces vodi izdavanju certifikata sadržavajući i detaljni izvještaj EVW. U Njemačkoj je već određeni broj većih tvrki započeo proces usklađivanja poslovanja sa zahtjevima Ethics Management System i uskoro se očekuju i prve certifikacije. 9. ZAKLJUČAK U ovom radu opisan je jedan od načina sprečavanja situacije mogućeg gubitaka teško stečenog renomea, a ponekad i same gospodarske propasti čitave djelatnosti i privredne grane zbog neetičnog ponašanja (prema zaposlenim, dioničarima, dobavljačima, kupcima itd.) pojedinih poduzetnika i/ili poteza vodećih kadrova. Pokazano je da taj način sasvim sigurno može biti Ethics Management System. S ovim sustavom organizacija određuje smjernice i vrijednosti, koje su od iznimne važnosti za ophođenje sa svim relevantnim ciljnim skupinama. Certifikacija EMS-a posredstvom neovisne institucije osigurava, da se postavljeni principi i vrijednosti te organizacije i u stvarnosti primjene. Organizacije koje žele iskoristiti prednosti certificiranog, gospodarsko-etičkog poslovodstva, trebale bi već imati postojeći Ethics Management System ili moraju biti spremne izgraditi novi sustav. Budući, nema općih etičkih nazora (prihvatljivih koncenzusom), niti opće priznatih vrijednosti, Ethics Management System se izgrađuje na postojećim, specifičnim načelima koja postoje u organizaciji, vrijednosnim pretpostavkama ili sustavima upravljanja, npr. ISO 9001, 14001 ili drugim. Načela se uspoređuju i nadopunjuju sa smjernicama i preporukama EVW-a (Njemačkog udruženja za poslovnu etiku). Preduvjet za certifikaciju je razumljivost svih čimbenika sustava i mogućnost njihove provjere, odnosno spremnost na evaluaciju putem godišnjjh nadzornih provjera u smislu daljnjeg razvoj sustava. Kao i svi procesi u gospodarstvu, tako se i etičko vođenje organizacije mora stalno poticati i prilagođavati odgovarajućim načelima i zhtjevima. Kako je u Njemačkoj određeni broj većih tvrki već započeo proces usklađivanja poslovanja sa zahtjevima Ethics Management System i kako uskoro se očekuju i prve certifikacije, za očekivati je proširenje ove aktivnosti i u drugim zemljama pa i u Hrvatskoj.
LITERATURA [1] H. G. Seewald; The way to certification Ethics management system, InterNORD, Staff magazine TÜV NORD Group, 12/2006 [2] Volker Klosowski; Step by step to certified ethics management system, InterNORD, Staff magazine TÜV NORD Group, 12/2006 [3] ISO 9001:2000, Treće izdanje, 15.12.2000. [4] Ž. Kondić; Kvaliteta i ISO 9001 – primjena, TIVA, Varaždina, 2002. [5] Crosby Philip: Quality without Tears, Papaerback, 1995.
ETHICS MANAGEMENT SYSTEM AND THE CERTIFICATION PROCESS Summary Global competition, which grows fiercer and fiercer, and ever more exacting requirements in terms of ‘Shareholder value’ are factors that dominate business life and characterize the struggle for survival in a ruthless capital market. Fighting for the achievement of ever more profit, moral principles and respect for basic human dignity are often forgotten. The bases of ethical behavior are often the first victims of globalization and a heedless striving for success. Although the markets are more and more creative and flexible, we have been taught by everyday practice that the more liberal the markets are, the greater is the danger that the market players will not play legitimately. We are able to witness that whole industries and branches of the economy have experienced substantial damage to their images, and also some commercial losses, and sometimes even commercial collapse, due to the improper behavior of certain entrepreneurs or executives towards staff, customers, suppliers and shareholders. Introducing EMS could be a first step towards avoiding this kind of situation. This system enables the company to determine objectives and values which are of great importance for communication with all relevant groups. This system is a tool that ensures legal and ethical procedures within the organization and acts as prevention for possible scandal and loss of reputation. This system is an upgrade from existing systems such as ISO 9001 and others, and its certification is also possible. Key words: ethics, management system, legal and ethical procedures, certification