BOJAN VIVODA Autocesta Rijeka – Zagreb d.d., Zagreb bvivoda@arz.hr
INTEGRIRANI SUSTAV UPRAVLJANJA KVALITETOM I OKOLIŠEM AUTOCESTE RIJEKA - ZAGREB d.d. GARANCIJA ODRŽIVOG RAZVOJA I DRUŠTVENO ODGOVORNOG POSLOVANJA Sažetak Odlučni u namjeri da podignemo razinu kvalitete i zaštite okoliša u svojoj cjelokupnoj djelatnosti i organizaciji uveli smo sustav upravljanja okolišem prema normi ISO 14001:2004 uz postojeći sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2000 te ih integrirali u jedinstveni sustav upravljanja u Autocesti Rijeka – Zagreb d.d. Implementacijom sustava u svim dijelovima organizacije osiguravamo optimalno upravljanje procesima, usklađenost poslovnih aktivnosti sa zakonskim zahtjevima i drugim preuzetim obvezama, kao i planiranje ciljeva prema poslovnim prioritetima te procijenjenim značajnim aspektima okoliša. Namjera nam je osigurati uporabu suvremenih organizacijskih, tehničkih i tehnoloških rješenja u radu i nadzoru te spriječiti moguća onečišćenja i smanjiti ugroženosti od negativnih utjecaja našeg poslovanja na okoliš, a u stalnoj suradnji s korisnicima, partnerima i društvenom zajednicom. Uvođenjem i integracijom sustava upravljanja okolišem kao jedne od strateških odrednica naše tvrtke osiguravamo, uz zadovoljenje zakonskih i drugih preuzetih obveza, ispunjavanje naše misije na načelima održivog razvoja i društveno odgovornog poslovanja. Ključne riječi: Okoliš, integrirani sustav, aspekti okoliša, održivi razvoj, društveno odgovorno poslovanje.
1. UVOD Projekt uvođenja sustava upravljanja okolišem uspješno je priveden kraju, što smo dokazali na certifikacijskom auditu tj. neovisnom ocjenjivanju sustava. Audit je proveden od strane auditora ovlaštene certifikacijske kuće Cro Cert, tijekom 8. i 9. ožujka ove godine, kada smo dobili i konačnu potvrdu da je Autocesta Rijeka – Zagreb d.d. zadovoljila sve zahtjeve norme ISO 14001:2004, uvela i primjenjuje sustav upravljanja okolišem te time stekla uvjete za izdavanje certifikata. Uvođenjem i integracijom sustava upravljanja okolišem kao jedne od strateških odrednica naše tvrtke osiguravamo, uz zadovoljenje zakonskih i drugih preuzetih obveza, ispunjavanje naše misije na načelima održivog razvoja i društveno odgovornog poslovanja. Europska komisija u svojim Smjernicama za politiku društvene odgovornosti poduzeća (EC White Paper on CSR, 2003) društveno odgovorno poslovanje definira kao koncept prema kojem poduzeća na dobrovoljnom principu integriraju brigu za društvena pitanja i zaštitu okoliša u svoje poslovne aktivnosti i odnose s vlasnicima, dioničarima, zaposlenicima, potrošačima, dobavljačima, vladom, medijima, neposrednim susjedima i širom javnošću.
2. UVOĐENJE SUSTAVA UPRAVLJANJA OKOLIŠEM U proljeće 2006. godine, u Autocesti Rijeka – Zagreb d.d. pokrenut je projekt uvođenja sustava upravljanja okolišem prema normi ISO 14001:2004 i njegovog integriranja sa postojećim sustavom kvalitete ISO 9001, a na osnovi već ranije postavljenih općih ciljeva zaštite okoliša: a) aktivan doprinos podizanju svijesti o značaju zaštite okoliša u našoj djelatnosti, te utjecajima autoceste na okoliš i javno zdravlje, b) učinkovita zaštita prirode i životnog okoliša, počevši od faze projektiranja i izgradnje autoceste, sve do korištenja i održavanja autoceste, a kroz suradnju sa svim zainteresiranim stranama te c) uvođenje sustava upravljanja okolišem prema normi ISO 14001:2004, čiji su temeljni zahtjevi obvezatno poštivanje zakona i pravne regulative u području zaštite okoliša, te procjena značajnih aspekata poslovanja i njihovih utjecaja na okoliš, kao i neprekidno poboljšavanje rezultata u odnosu na okoliš. U početnoj fazi izrađen je dokument pod nazivom: „projekt uvođenja sustava upravljanja okolišem“, a zatim je obavljeno informiranje Uprave i poslovodstva o samom sustavu upravljanja okolišem, formiran je tim za provođenje projekta te je odabrana savjetnička kuća Oskar d.o.o., dok su već ranije, a u sklopu pripreme projekta, odškolovani EOQ menadžeri okoliša. Projektom je predviđeno uvođenje i integracija sustava upravljanja okolišem sa postojećim sustavom upravljanja kvalitetom tijekom sljedećih godinu dana. Određeni su i sljedeći ciljevi projekta: 1. Uvesti i integrirati sustav upravljanja okolišem prema normi ISO 14001:2004 sa postojećim sustavom upravljanja kvalitetom. 2. Izraditi analizu postojećeg stanja upravljanja okolišem. 3. Identificirati neučinkovite ekološke procese. 4. Redizajnirati postojeće procese (prema potrebi) temeljem spoznaja iz analize i uspostaviti kontrolu učinkovitosti novih rješenja vezanih za upravljanje okolišem. 5. Izraditi dokumentacijsku osnovu sustava upravljanja okolišem i integrirati ih u postojeći sustav upravljanja kvalitetom. 6. Osposobiti cjelokupni menadžment i zaposlenike iz područja upravljanja okolišem. 7. Educirati Interne auditore sustava upravljanja okolišem. 8. Odrediti matrice nadležnosti (obveza i odgovornost) u projektu Sustav upravljanja okolišem te u integriranom sustavu upravljanja. 9. Informirati javnost i djelatnike o prednostima i zadacima Sustava upravljanja okolišem. 10. Uvesti evidencije nezadovoljstva zainteresiranih strana stanjem okoliša i temeljem toga tražiti rješenja za poboljšanje sustava upravljanja. 11. Planski razvijati motivaciju poslovodstva i zaposlenih pri uspostavi i održavanju Sustava upravljanja okolišem. 12. Certificirati društvo Autocesta Rijeka – Zagreb d.d. prema normi ISO 14001:2004, kao dokaz uspješno dovršenog projekta.
Na početku projekta definirani su i principi sustava upravljanja okolišem te njihova povezanost i mjesto u odnosu na već postojeći sustav upravljanja kvalitetom, a u skladu sa normama ISO 14001 i 9001. Ovo nam je poslužilo kao putokaz i vodič u uspostavi i integraciji sustava. 2.1. Edukacija (poslovodstva i članova tima) Upoznavanje članova Uprave, poslovodstva i članova tima za uvođenje sustava upravljanja okolišem sa planom i programom SUO odrađeno je kroz uvodnu, motivacijsku prezentaciju, održanu od strane voditelja projekta u prostorijama ARZ-a. Nadalje se je edukacija odvijala u skladu sa projektom uvođenja sustava, na dvije razine: I. Edukacija članova Uprave i poslovodstva za sustav upravljanja okolišem: • Uloga menadžmenta u integriranom sustavu upravljanja. • Sustavi upravljanja okolišem. II. Edukacija tima za sustav upravljanja okolišem: • Sustavi upravljanja okolišem. • Dokumentacija integriranog sustava upravljanja okolišem. • Interni auditori. 2.2. Početna ocjena tj. analiza stanja sustava upravljanja zaštitom okoliša Izrađena je početna ocjena tj. analiza stanja sustava upravljanja zaštitom okoliša, prvenstveno od strane savjetnika u projektu uvođenja sustava upravljanja okolišem, a uz aktivno sudjelovanje članova tima i ostalih zaposlenika društva. Za potrebe početne ocjene pripremljen je upitnik te su prikupljene informacije i podaci vezani za zaštitu okoliša iz
organizacijskih jedinica društva i od glavnih izvođača građevinskih radova. Za praćenje troškova zaštite okoliša odnosno investicija u zaštitu okoliša bilo potrebno definirati radove i stavke postojećih ugovornih troškovnika koji se odnose na zaštitu okoliša. Tako smo došli do grubih podataka dosadašnjih investicija u zaštitu okoliša, sa namjerom da kroz sustav uspostavimo kontinuirano praćenje troškova i investicija vezanih za okoliš. Dovršena početna ocjena tj. analiza stanja sustava upravljanja zaštitom okoliša prema normi ISO 14001:2004. bila je dobar putokaz i vodič za sljedeće korake u uvođenju sustava. 2.3. Skladištenje opasnih tvari i otpada u sektoru održavanja U sklopu aktivnosti u projektu obavljen je i obilazak lokacija održavanja i skladišta od strane savjetnika i dijela tima za okoliš, a sa ciljem procjene stanja upravljanja okolišem. • Tehnička jedinica Delnice • Tehnička jedinica Bosiljevo • Tehnička jedinica Lučko Zaključili smo da stanje skladišta i tehničkih jedinica održavanja većim dijelom ispunjava zakonom propisane zahtjeve. Potrebno je bilo ujednačiti nivo upravljanja okolišem u svim tehničkim jedinicama i otkloniti nepotrebne rizike, i to kroz odvojeno skladištenje opasnih i neopasnih tvari, adekvatno razvrstavanje otpada, privremeno skladištenje i zbrinjavanje otpada te osiguranje sredstava zaštite. 2.4. Dokumentacija sustava upravljanja okolišem Usporedo sa izradom početne ocjene, kao članovi tima radili smo i na definiranju zakonskih i ostalih zahtjeva. Tako da je ažurirana sva zakonska i druga regulativa, u području upravljanja okolišem te su analizirani ostali zahtjevi (ugovori o kreditu i sl.). Definiran je postupak za praćenje i primjenu zakonske regulative te postupak za praćenje ostalih zahtjeva.
Prilikom edukacije Uprave i poslovodstva te članova tima odrađena je priprema za izradu nacrta politike okoliša tj. politike integriranog sustava. Uglavnom, politika okoliša trebala je zadovoljiti sljedeće zahtjeve: ‐ Mora uključivati tri glavne obveze: neprestano unapređivanje, prevencija zagađenja i sukladnost sa važećim zakonskim zahtjevima i drugim zahtjevima koje je preuzela ili propisuje organizacija. ‐ Mora biti dostupna javnosti i dostavljena svim zaposlenicima i onima koji rade za organizaciju. ‐ Kao što se očekuje, treba ukazivati na PDCA krug, a radi ulaznih i povratnih informacija. ‐ Politika okoliša pomaže pri određivanju kriterija važnosti i postavljanju ciljeva. Pripremljeni prijedlozi su prodiskutirani u okviru tima, zajedno sa savjetnikom te je konačan prijedlog politike okoliša „ukomponiran“ sa postojećom politikom kvalitete u jedinstvenu politiku integriranog sustava predložen Upravi na usvajanje. Također, tijekom edukacije tima, započeli smo s određivanjem aspekata okoliša i to na način da smo definirali aktivnosti u glavnim i procesima podrške te smo odredili njihove aspekte okoliša, tj. elemente aktivnosti organizacije, naših proizvoda i usluga koji mogu biti u interakciji sa okolišem. U okviru procesa investicijskih radova, a isto i postupaka sektora PUO obuhvaćene su aktivnosti „naših“ izvođača radova i podkoncesionara u koridoru autoceste, obzirom da svojim postupcima direktno utječu na naše upravljanje okolišem te na imidž naše tvrtke. Definirano je više od 250 aktivnosti te 40 aspekata okoliša. Izrađen je postupak određivanja i ocjene aspekata okoliša u okviru kojega je dana metodologija za ocjenjivanje značajnih aspekata, šifrirane su aktivnosti i aspekti te je provedeno preliminarno ocjenjivanje aspekata.
2.5. Komunikacija Uprava Društva odgovorna je za unutrašnju komunikaciju u sustavu upravljanja kvalitetom, informiranost o značaju udovoljavanja zahtjevima kupaca i ostalih zainteresiranih strana te zakonskim zahtjevima. Usvojen je slijedeći način interne komunikacije u području upravljanja okolišem, a i općenito sustava: „Na tjednom kolegiju menadžer kvalitete izvještava o stanju sustava upravljanja te eventualnim nesukladnostima, a detaljan izvještaj o stanju sustava izrađuje i podnosi upravi kvartalno, zajedno s menadžerom okoliša koji je zadužen za praćenje sustava upravljanja okolišem i eventualnih nesukladnosti iz ovog područja. U slučajevima kada nije moguće donijeti mjere poboljšanja i odmah ih primijeniti, formira se tim sastavljen od voditelja područja koji na sljedećem sastanku kolegija informiraju o otklonjenim nedostacima. Svi voditelji područja dužni su informirati zaposlenike u svome sektoru o stanju sustava upravljanja kvalitetom i okolišem i mjerama poboljšanja.“ Po potrebi se održavaju posebni sastanci menadžera kvalitete i voditelja područja na temu sustava upravljanja, a ukoliko se radi o elementima sustava koji se odnose na upravljanje okolišem održavaju se sastanci menadžera okoliša i voditelja područja na temu sustava upravljanja okolišem. Vanjske komunikacije usmjerene su na sve zainteresirane strane, a posebno se odnose na objavu politike kvalitete i okoliša i drugih informacija značajnih za zaštitu okoliša te priopćenja u slučaju izvanrednih događaja, incidenata i akcidenata. Za eksternu komunikaciju odgovorni su Predsjednik Uprave i ostale osobe ovlaštene za komunikaciju izvan tvrtke. Otvorena komunikacija jedan je od instrumenata izgradnje nove kulture organizacije i odgovarajućeg ugleda u javnosti. Transparentnost se postiže potpunim objavljivanjem i korektnom prezentacijom korisnih informacija. Kvalitetnim informiranjem o sustavu upravljanja produbljuje se povjerenje prema Društvu, sprječava pojavljivanje pogrešnih informacija i prikazuju aktivnosti koje Društvo čini kako bi umanjilo ili otklonilo negativan utjecaj na okoliš, zaštitu zdravlja i sigurnost svojih radnika i korisnika. Također se jača svijest svih zainteresiranih strana o zaštiti okoliša i sigurnosti. Informacije o značajnim aspektima okoliša daju se temeljem zahtjeva na uvid nekoj od zainteresiranih strana, a po odobrenju Predsjednika Društva. 2.6. Postupanje u izvanrednim situacijama Identifikacija mjesta pojavljivanja mogućih iznenadnih/izvanrednih događaja i situacija, utvrđivanje i provođenje korektivnih i preventivnih mjera u smislu sprječavanja i ublažavanja mogućih negativnih utjecaja na okoliš i sigurnost osnovni su ciljevi pripravnosti i odziva na izvanredne situacije. U Društvu je utvrđeno postupanje za slučaj nastanka iznenadnih/izvanrednih događaja i situacija. Određen je redoslijed aktivnosti kako bi se organizirano i pravovremeno spriječio nastanak ili, ukoliko iznenadni/izvanredni događaj ipak nastane, umanjila šteta po okoliš i druge štete. Pri tome se uvažavaju zahtjevi zakona, propisa, postupaka i druge dokumentacije integriranog sustava upravljanja.
2.7. Opći i pojedinačni ciljevi Ciljevi se ostvaruju uz stalnu svijest o temeljnim odrednicama Društva, a to su: SIGURNOST EKOLOGIJA USLUŽNOST Analizom značajnih aspekata okoliša, pravnih i drugih zakona kao i tehnoloških i financijskih mogućnosti postavljaju se odgovarajući ciljevi koji dovode do smanjenja ili otklanjanja negativnih utjecaja na okoliš. Opći i pojedinačni ciljevi konkretiziraju politiku prema okolišu, a provedbom zadanih programa omogućuje se postizanje postavljenih ciljeva. Dobro definiranim ciljevima sprječavaju se štetni utjecaji na okoliš i osigurava prevencija onečišćenja. Opći, dugoročni i stalni ciljevi upravljanja okolišem su: Usklađenost sa svim zakonima, provedbenim propisima i normama Smanjenje potrošnje resursa na mogući minimum Smanjenje stvaranja otpada i zagađenja zraka, voda i tla Osiguranje sigurnog i po okoliš prihvatljivog zbrinjavanja otpada Razvoj svijesti zaposlenika o potrebi zaštite okoliša Usvajanje, kad je moguće, novih tehnologija i materijala koji omogućavaju ostvarenje navedenih ciljeva. Godišnji, opći i pojedinačni mjerljivi ciljevi kvalitete i okoliša donose se i razrađuju u Upravinoj ocjeni. Pojedinačni ciljevi mjerljivi su i u potpunosti usklađeni s Politikom kvalitete i okoliša. Na temelju općih ciljeva Društva, pojedine organizacijske jedinice izrađuju svoje pojedinačne mjerljive ciljeve. Na osnovi usvojenih pojedinačnih ciljeva upravljanja okolišem izrađuju se programi ostvarenja ciljeva. Izrađuju ih osobe odgovorne za postizanje ciljeva uz koordinaciju s menadžerom okoliša.
2.8. Nadzor rada Nadzor rada u području zaštite okoliša povezan je s utvrđenim značajnim aspektima okoliša te se provodi u kontroliranim uvjetima opisanim u dokumentiranim postupcima i radnim uputama, da bi se osigurala provedba politike upravljanja okolišem te ispunjenje općih i pojedinačnih ciljeva. Uspostavljanjem, primjenom i održavanjem dokumentiranih postupaka obuhvaćaju se situacije u kojima njihovo nepostojanje može dovesti do odstupanja od politike, općih i pojedinačnih ciljeva. Nadzor rada obuhvaća sljedeće aktivnosti: - Izrada specifikacija za nabavu i ugovaranje uzimajući u obzir zaštitu okoliša; - Nadzor nad temeljnim procesima; - Planiranje i praćenje realizacije investicija u zaštiti okoliša; - Planiranje i praćenje realizacije potrošnje resursa. Naziv dokumenta (postupci, radne upute)
Naziv zapisa za okoliš
Nadzor rada
Program nadzora rada, praćenje i mjerenje značajnih aspekata
- Praćenje izvođenja radova
Kontrolna lista (praćenje investicijskih radova)
- Radna uputa za praćenje i izvršenja radova od strane GI - Izrada plana održavanja - Održavanje mehanizacije - Ophodnja - Redovito održavanje
Kontrolne liste (dionica ACi tehnička jedinica)
- Upravljanje prometom - Održavanje elekt. opreme ceste - Izvanredno održavanje - Izvještavanje i analiza održavanja ac
Provođenje nadzora rada se osigurava kroz dokumentaciju sustava – postupke i radne upute vezane za procese i to na način da se izravno upućuje odgovorne osobe za provedbu i nadzor tj. kontrolu na određene aktivnosti i mjere, a što se u sljedećoj fazi dokazuje kroz vođenje zapisa kao što su kontrolne liste i sl., a koje se periodično ispunjavaju. Na ovaj se način osigurava kontinuirana briga i svijest o odgovornosti svakog pojedinca koji sudjeluje u procesu, kako do sada u području upravljanja kvalitetom tako i zaštitom okoliša.
3. ZAKLJUČAK U konačnici sustav upravljanja okolišem jamči da su pitanja okoliša u vezi s djelatnošću društva Autocesta Rijeka – Zagreb d.d. pokrivena i pod budnim nadzorom, te da Uprava i poslovodstvo koristi sustav upravljanja kao objektivni, dokumentiran i mjerljiv alat za planiranje, praćenje ispunjenja i analizu ciljeva, a koji osigurava smanjenje rizika i kontinuirano poboljšavanje zaštite okoliša. Ovako iskazana briga za zaštitu okoliša bitan je element koncepta održivog razvoja i društvene odgovornost poslovanja, koji u novije vrijeme sve više dobiva na težini te se svojim značajem gotovo izjednačio sa društvenim i ekonomskim parametrima poslovanja. LITERATURA [1] N. Injac, „Mala enciklopedija kvalitete 4. dio; Okoliš i njegova zaštita“, OSKAR, Centar za razvoj i kvalitetu, Zagreb 2004. [2] M. Bešker, „Politika okoliša“, OSKAR, Centar za razvoj i kvalitetu, Zagreb 2005. [3] Serija ISO 14000ff:2004. [4] Serija ISO 9000ff:2000.
THE INTEGRATED QUALITY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM OF “AUTOCESTA RIJEKA–ZAGREB d.d.” AS A GUARANTEE OF SUSTAINABLE DEVELOPMENT AND SOCIALLY RESPONSIBLE OPERATIONS
Summary Determined in the intention to raise the level of quality and environmental protection in our entire operations and organization, we have established an environmental management system under ISO 14001:2004, further to the existing quality management system under ISO 9001:2000, and integrated the two into a single management system in Autocesta Rijeka–Zagreb d.d. By implementing the system in all parts of the organization we ensure optimal process management, compliance of business activities with legal requirements and other obligations undertaken, and also the planning of our objectives according to business priorities and environmental aspects identified as significant. It is our intention to ensure the use of modern organizational, technical and technological solutions in our operations and supervision, prevent potential pollution and reduce the negative impact of our activities on the environment, all in constant cooperation with users, partners and the community. By establishing and integrating the environmental management system as one of the strategic goals of our company we ensure the fulfilment, not only of legal and other obligations undertaken, but also of our mission on principles of sustainable development and socially responsible operations. Key words: environment, integrated system, environmental aspect, sustainable development, socially responsible operations.