mr.VESNA ŽERJAV, dipl.ing NEDA ORTNER, dipl.ing dr. MILJENKO KOŠIĆEK, dipl.ing Pliva Hrvatska d.o.o., Zagreb vesna.zerjav@pliva.hr, neda.ortner@pliva.hr, miljenko.kosicek@pliva.hr
TROŠKOVI ODSTUPANJA Ključne riječi: troškovi kvalitete, ocjene, odstupanja, preventive Sažetak: Troškovi kvalitete su mjerilo uspješnosti i sastavni su dio svake aktivnosti prilikom realizacije poslovnog procesa, a posebno su pogodni kao sredstvo za definiranje, usmjeravanje i planiranje unapređenja te planiranja korektivnih aktivosti prilikom rješavanja odsupanja. Dugogodišnjim praćenjem svih mogućih odstupanja tijekom cjelokupnog procesa nastajanja lijeka kao proizvoda, u PLIVI sve prepoznate trškove kvalitete svrstali smo u tri osnovne grupe: - troškovi preventive - troškovi ocjene - troškove odstupanja. Evidencija o nastalim troškovima odstupanja provodi se paralelno sa evidencijom odstupanja i uključene su sve organizacijske cjeline koje pridonose rješavanje odstupanja. Na osnovu tih podataka izrađuje se mjesečni izvještaj te jednom godišnje analiza troškova odstupanja i to: - po trošku odstupanja - po uzroku odstupanja - po mjestu troška - po proizvodu/pogonu Ovakvim načinom praćenja troškova i kontinuiranom edukacijom želimo podići nivo svjesti o kvaliteti te očekujemo unapređenje svih poslovnih procesa. UVOD Troškovi kvalitete su mjerilo uspješnosti i sastavni su dio svake aktivnosti prilikom realizacije poslovnog procesa, a posebno su pogodni kao sredstvo za definiranje, usmjeravanje i planiranje unapređenja te planiranja korektivnih aktivosti prilikom rješavanja odsupanja. VRSTE TROŠKOVA KVALITETE U PLIVI Dugogodišnjim praćenjem svih mogućih odstupanja tijekom cjelokupnog procesa nastajanja lijeka kao proizvoda, u PLIVI sve prepoznate troškove kvalitete svrstali smo u tri osnovne grupe: 1. Troškovi preventive Troškovi preventive su troškovi ulaganja u fazi razvoja proizvoda s ciljem sprečavanja grešaka. Pod troškovima preventive podrazumijevaju se troškovi vezani uz razvoj proizvoda/usluga/proizvodnje. 1.1. Planirani troškovi preventive su troškovi koji nastaju provođenjem aktivnosti koje su propisane “Planovima aktivnosti” za svaku kalendarsku godinu u cilju poboljšanja sustava kvalitete (npr. audit dobavljača ili kupaca, obrazovanje, izrada dokumentacije, interni auditi, izrada planova kvalitete, uvođenje sustava, kvalifikacije laboratorijske opreme, validacija, razni timovi / projekti).
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
1.2. Vanplanski troškovi preventive su troškovi neplaniranih aktivnosti tijekom kalendarske godine. Aktivnosti koje mogu biti neplanirane uglavnom su iste kao i planirane. 2. Troškovi ocjene Troškovi ocjene su troškovi svih radnji usmjerenih na procjenu kvalitete u cilju održavanja definiranog nivoa kvalitete. Pod troškovima ocjene podrazumjevaju se troškovi analize ulazne, procesne i završne kontrole, te troškovi umjeravanja mjerne i ispitne opreme. 2.1. Troškovi analize su troškovi koji nastaju na temelju praćenja kvalitete ulazne, procesne i završne kontrole, praćenja kvalitete energenata i uvjeta, analize u svrhu validacije, analize uzoraka dobavljača, praćenje stabilitetnih uzoraka i dr. 2.2. Troškovi umjeravanja su troškovi koji nastaju umjeravanjem potrebne opreme/sustava u cilju osiguranja kvalitete analitičkog mjerenja. Cijena troškova umjeravanja temelji se na godišnjem planu održavanja, a obuhvaća umjeravanja: • laboratorijske opreme • mjerno upravljačke sustave • energetske i kemijske procese • upravljačko-nadzorne sustave 3.
Troškove odstupanja 3.1.Unutarnji troškovi odstupanja su troškovi koji nastaju u slučaju dorada, prerada, ili uništenja proizvoda odnosno to su troškovi koji su nastali kao posljedica odstupanja od postavljenih zahtjeva u cijelokupnom procesu. 3.2. Vanjski troškovi odstupanja su troškovi koji nastaju u slučaju reklamacija proizvoda, vraćanja robe, povlačenja proizvoda iz prometa, odnosno troškovi koji su nastali kao posljedica nezadovoljstva kupaca/korisnika proizvoda/usluga.
NAČIN VOĐENJA TROŠKOVA ODSTUPANJA U PLIVI Evidencija o nastalim troškovima odstupanja provodi se paralelno sa evidencijom odstupanja i uključene su sve organizacijske cjeline koje pridonose rješavanju odstupanja. UNUTARNJI TROŠKOVI ODSTUPANJA Nakon svakog uočenog odstupanja vezanog uz unutarnje troškove pokreće se izvještaj o odstupanju. Po završetku postupka odstupanja pristupa se analizi troškova nastalog odstupanja. Određivanje troškova odstupanja obavlja se na osnovu opisa aktivnosti i utrošenih sredstava/resursa. Tijek aktivnosti analiziranja troškova prikazan je u dijagramu tijeka (slika 1.). Za što jednostavnije i transparentnije određivanje troškova odstupanja potrebno je imati jasno definirane slijedeće parametre: • naziv proizvoda (kod kojeg je uočeno odstupanje) • šifra proizvoda • kontrolni broj • Pogon/MT gdje je uočeno odstupanje • razlog/uzrok odstupanja • datum odstupanja • vrsta odstupanja 5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
• točan popis dogovorenih korektivnih aktivnosti sa definiranim zaduženjima i rokovima te detaljan tijek rješavanja aktivnosti. U popunjavanju izvještaja sudjeluju svi koji su sudjelovali u rješavanju odstupanja. a to mogu biti odgovorne osobe u proizvodnji, laboratoriju, nabavi, prodaji, odnosno sve osobe koje su odgovorne za pojedine faze u procesu proizvodnje i plasmana proizvoda na tržište. Rezultat izvještaja o troškovima podrazumijeva sumu svih pojedinačno opisanih troškova izraženih u kunama. VANJSKI TROŠKOVI ODSTUPANJA Nakon svake reklamacije, od kupca vraćene robe i svakog povlačenja proizvoda iz prometa, odgovorna osoba u odjelu Kvaliteta analizira i evidentira trošak tako nastalog odstupanja. Troškovi vanjskih odstupanja obuhvaćaju troškove utrošenih resursa (sirovina, kemikalija, energije itd.) i troškove aktivnosti (utrošeni sati rada) provedenih zbog nastalog odstupanja. Evidencija troškova vanjskih odstupanja provodi se kao i troškovi unutarnjih odstupanja, unošenjem svih podataka navedenih u prethodnom poglavlju i izrađuje se izvještaj. Ukupni izvještaj o odstupanjima sadrži podatke o tome da li se radi o trošku unutarnjeg ili vanjskog odstupanja, podatke o materijalu (sirovina, ambalaža, gotov proizvod), gotovom proizvodu (radi mogućnosti izračuna udjela pojedinih elemenata u ukupnim troškovima) i sastavni je dio ukupnog izvještaja o troškovima kvalitete. Evidencija svih troškova provodi se upisivanjem aktivnosti u baze podataka Na osnovu tih podataka izrađuje se pojedinačni izvještaji o troškovima (slika 2.), mjesečni izvještaj te jednom godišnje analiza troškova odstupanja i to: o po trošku odstupanja o po uzroku odstupanja o po mjestu troška o po proizvodu/pogonu ZAKLJUČAK Ovakvim načinom praćenja troškova i kontinuiranom edukacijom želimo podići nivo svjesti o kvaliteti te očekujemo unapređenje svih poslovnih procesa. U tu svrhu definirali smo slijedeće prioritetne akcije: o prepoznati troškove kvalitete i analizirati ih u cilju prepoznavanja njihovog značaja i trendova o unaprijediti kvalitetu identifikacijom problema i to u području najvećih troškova o analizirati karakteristike kvalitete o identificirati područja najznačajnijih problema o ocijeniti kvalitetu proizvodnog procesa
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Slika 1. Tijek aktivnosti analiziranja troškova
IZVJEŠTAJ O ODSTUPANJU / REKLAMACIJI
POKRETANJE IZVJEŠTAJA O TROŠKOVIMA DEFINIRANJE OPISA TROŠKA (svi koji su sudjelovali u odstupanju/reklamaciji) PROCJENA UKUPNIH TROŠKOVA
PRIHVAĆANJE NASTALOG TROŠKA
DA
PJ KVALITETA
NE DODATNA ISPITIVANJA
IZVJEŠTAJ
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Slika 2. Pojedinačni izvještaji o troškovima Vrsta troška Oznaka troška Datum odstupanja Pogon - MT Naziv proizvoda Šifra proizvoda Kontrolni broj Razlog odstupanja Vrsta odstupanja Način rješavanja odstupanja
Trošak
Sati
Cijena
Troškovi za proizvod
-
Troškovi proizvodnje Troškovi Kvaliteta Troškovi Održavanje Troškovi Logistika Troškovi Prodaja Ukupni troškovi
Mjesto nastalog troška Trošak prihvaćen Rukovoditelj Datum Potpis
Komentar
Pregledao
Datum
Potpis
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI
Literatura: 1. J.Campanela: Principles of Quality Costs: Principles, Implementation and Use, ASQ, Milwaukee, 1999 2. BS 6143, Part 1:1992, Guide to the economics of quality – Process cost model 3. BS 6143, Part 2:1990, Guide to the economics of quality – Prevention, appraisal and failure model 4. ISO/TR 10014 Technical report, 1998, Guidelines for managing the economics of quality 5. Interna dokumentacija Pliva Hrvatska d.o.o.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI