Diagnóstico da qualidade do processo do projeto - Patrícia Fiuza

Universidade de Brasília Faculdade de Arquitetura e Urbanismo

DIAGNÓSTICO DA QUALIDADE DO PROCESSO DO PROJETO COM FOCO NA COMUNICAÇÃO E INTEGRAÇÃO ENTRE AGENTES

FAPP, uma ferramenta de apoio

Patrícia da Silva Fiuza Pina Orientadora: Profª Drª Raquel Naves Blumenschein

O QUE É O PROCESSO PRODUTIVO DO PROJETO?

PROBLEMA CONTRIBUIÇÃO

PARA A SOLUÇÃO

Objetivo geral

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fundamentar conceitos apresentados no contexto da CPPP, para analisar a sua estrutura e entregas em função da integração entre agentes e identificação das suas responsabilidades; Identificar, compilar e hierarquizar os projeto;

gargalos

do processo do

Estabelecer uma metodologia específica para o desenvolvimento, aplicação e replicação da FAPP; Desenvolver a ferramenta;

Aplicar a FAPP e obter diagnósticos das qualidades com foco na qualidade, em grau de importância e formalidade de registros.

Verificar diretrizes gerais, ações e focos de ações compatíveis; Apresentar a possibilidade de realimentação como um caminho possível para o avanço da qualidade .

ESTRUTURA CAPÍTULO 1: INTRODUÇÃO

CAPÍTULO 2: QUALIDADE NO PPP Processo produtivo do projeto com foco nos recursos humanos e comunicação

Racionalização parte operativa Rede de colaboração

Conceitos relevantes

Racionalização pelo projeto

Matriz rastreabilidade do processo produtivo do projeto na CPPP,

Racionalização parte administrativa CPPP Origem dos gargalos

G1, G2, G3, G4, G5.

Interface entre gargalos e a qualidade Atividades, serviços ou entregas das fases II e III do PP

PPP Contribuição processo de aprendizagem

Contribuição para a FAPP

Gargalos

Gargalos do PP e desenvolvimento da FAPP

CAPÍTULO 3: METODOLOGIA PARA O DESENVOLVIMENTO, APLICAÇÃO E REPLICAÇÃO DA FAPP

Unidade de análise Caracterização e estratégia do método Seleção empresas Protocolo dos quadros de diagnóstico

Desenvolvimento FAPP

Hierarquização componentes, verificadores e escala adaptada.

Definição do método da FAPP Aplicação e ajuste

Importância do processo de diagnóstico

Contribuição processo de aprendizagem

Contribuição para a FAPP

CAPÍTULO 4: DESENVOLVIMENTO DA FAPP

Ajuste, aplicação e análise da FAPP

METODOLOGIA – ETAPA I : DESENVOLVIMENTO TEÓRICO

1° Bases metodológicas

Referências bibliográficas

2°

Fundamentação PPP com foco nos recursos humanos e comunicação Rede de colaboração CPPP

Racionalização pelo projeto

Racionalização parte operativa

G1, G2, G3, G4, G5.

Racionalização parte administrativa

Gargalos do PP Atividades, serviços ou entregas das fases II e III do PP

PPP Contribuição processo de aprendizagem Gargalos

Contribuição para a FAPP

Gargalos do PP e desenvolvimento da FAPP

METODOLOGIA – ETAPA II: DESENVOLVIMENTO FAPP

3° grupo: Qualidade do processo do projeto

2°

1° e 2° grupo: Processo do projeto

METODOLOGIA – ETAPA III: APLICAÇÃO FAPP Documento do plano do projeto Documentos da fase II da CPPP

Documentos da fase III da CPPP Integração Realimentação Capacitação técnica Cronograma harmônico Estética de projeto Qualidade

DP I P EMC E I II III IV V VI

Documentos do plano do projeto Iniciação Planejamento Execução, monitoramento e controle Encerramento Fluxo de informações -processo do projeto Fluxo d einformações - realimentação Recursos humanos - equipe Recursos humanos - controle de projeto Recursos humanos - padrão de apresentação dos projetos Qualidade - gestão da qualidade

3°

APLICAÇÃO FAPP Grupo I e II – processo do projeto

Docs plano do projeto i

p; emc; e

Fase II do PPP

Grupo III – qualidade do processo do projeto

Avaliação dos do gerenciamento do PP

Avaliação das entregas das fases II e III do PPP

Avaliação da qualidade no processo do projeto

Valores associados ao projeto

Fase III do PPP Pontos fortes, frágeis e de melhoria no processo produtivo do projeto

Gargalos da qualidade

Diagnóstico e diretrizes compatíveis

I, II, III, IV, V, VI

CAPÍTULO 3

Investigar gargalos no processo do projeto é o mesmo que investigar as limitações e inter-relações entre os clientes internos.

Os gargalos do projeto são fragilidades e também as principais potencialidades do projeto !

G1 - Capacitação de agentes G2 - Cronograma harmônico G3 - Momento de tomada de decisões G4 - Fluxo de informações G5 - Integração entre agentes

CAPÍTULO 3

G1

G2

Capacitação dos agentes

Cronograma harmônico

G5 Integração agentes

G3

G4

Momento de tomada de decisões

Fluxo de informações

CPPP [Ciclo do Processo Produtivo do Projeto]

CPPP recursos humanos e fluxo de informações •Recursos de atividades •Informações fatores ambientais

Planejar o Gerenciamento de RH

Plano de gerenciamento do RH

•Fatores ambientais •Apo

Fase V: realimentação •Manual do usuário •Acompanhamento técnico •Qualificação do usuário

Planejamento estratégico

Executar: mobilizar/gerenciar equipe •Desenvolvimento calendário, orçamento e recursos das atividades.

Executar: Gerenciar equipe Fase IV: entrega •Entrega final •Projeto As Built

Fase I: planejamento do empreendimento.

•Conduzir aquisições

G4 G2, G3, G5

1 5

2

FAPP

3 1. Capacitação dos agentes 2. Cronograma harmônico 3. Momento da tomada de decisões 4. Fluxo de informações 5. Integração entre agentes

Fase III: desenvolvimento do projeto: •Anteprojeto •Projeto legal •Projeto préexecutivo •Projeto executivo •Detalhamento

Fase II: concepção do projeto.

Executar: desenvolver /gerenciar equipe

•Estudo preliminar

G1, G5

G4

•Informações, dados e registros.

FAPP – Avaliações de desempenho da equipe.

CAPÍTULO 5 Associar tudo isso em uma ferramenta de apoio do processo do projeto

Foco das ações

Sugestão de segmentos para ações

G1, G2, G3, G4, G5

PPP

Diretrizes básicas compatíveis

Subgrupos

Valores associados à produção do projeto

Como calcular as escalas A e B

DOCUMENTOS DO PLANO DE PROJETO:

Escala A: Realiza/ utiliza

Escala B: grau de importância

1.

Termo de abertura do projeto (TAP).

2

3

2.

Detalhamento das Atividades (EAP).

2

3

3.

Cronograma.

1

3

4.

Orçamento.

1

2

5.

Plano de Resposta aos Riscos (Riscos).

0

0

6.

Matriz de Responsabilidades (Responsabilidades).

0

0

7.

Termo de Aceite (Aceite).

2

1

8.

Termo de fechamento do projeto (TFP).

2

3

9.

Registro de eventos: relatórios parciais de trabalho.

0

0

10.

Registro de eventos: auditorias de qualidade.

0

3

11.

Registro de eventos: relatórios de desempenho.

0

3

12.

Atas de reunião.

2

1

13.

Comunicação formal para alterações/ mudanças.

2

3

14

25

53,8%

64,1%

Somatório das Escalas A e B: % do somatório das Escalas A e B:



Escala B: Grau de importância do documento e pontua-se da seguinte forma: (0) não é importante; (1) é pouco importante; (2) é importante; (3) é muito importante.



Nota: Essas escalas são parâmetros comumente utilizados em diversos estudos.

(Beber, 2008)

Escala A: 13 x 2 (máx) = 26 pts. = 100%; 14 pts = 53,8% Escala B: 13 x 3 (máx) = 39 pts = 100%; 25 pts = 64,1% Média das Escalas A e B:

Para avaliação, acrescentar essas duas colunas para pontuar, com as Escalas A e B e seguir com as informações abaixo listadas e padronizadas.

Escala A Escala B Somatório das Escalas A e B: % do somatório das Escalas A e B: % % Média das Escalas A e B: ∑A /13 ∑B/13  Escala A: Escala em que realiza/ utiliza o documento e pontua-se da seguinte forma: (0) não realiza/ utiliza; (1) realiza/ utiliza informalmente; (2) realiza/ utiliza formalmente.

∑A /13

∑B/13

1,07

1,92

III Recursos humanos: Equipe das Escalas A e B: 1° ESomatório 2° passo

0

0

0,00% 0,0

0,00% 0,0

0 0,00% 0 0,0 0,00% 0,0

0 0,00% 0 0,0 0,00% 0,0

0 0,00% 0 0,0 0,00% 0,0

0 0,00% 0 0,0 0,00% 0,0

0 0 0,00% 0,00% 0,0 0,0

0 0 0,00% 0,00% 0,0 0,0

A 00 0,00% 0,00% 0,0 0,00

B 00 0,00% 0,00% 0,0 0,00

A 75 a 100% 0 0,00% 50 a 75% 0,0 50%

B 100%0 0,00% 75% 0,0 50%

0

0

1° passo

Quadro de perfil ou caracterização da empresa.

E S D

serviços essenciais - presentes em todo projeto serviços específicos - depende de condições particulares de empreendimento em relação à estratégia e método de projeto. serviços diferenciados - agregam valor porque visam as necessidades e características gerenciais e técnicas e o cliente final EMPRESA X DOCUMENTOS DO PLANO DE PROJETO:

E E E E S D E E S D D E D

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

DOCUMENTOS FASE II DA CPPP Reuniões para levantar o programa de necessidades Apresentação do programa de necessidades Estudo de viabilidade técnica do empreendimento Relatórios técnicos para definir os projetos necessários Definição do gerente ou gestor do projeto Consulta aos bancos de dados históricos Apresentação de diretrizes de projeto novas ou revisadas Estimativa de custos Estudos e relatórios de impactos ambientais Relatório de análise dos estudos preliminares Fluxograma das fases do projeto Elaboração fluxogramas das fases seguintes do projeto Anteprojeto G4: Procedimento para compatibilização de projeto G4: Procedimento para viabilidade técnica G4: Procedimento para definir produto Somatório das Escalas A e B: % do somatório das Escalas A e B: Média das Escalas A e B:

E S E D E E D S D E S D E E

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Escala B grau de importância

Termo de abertura do projeto (TAP).

Detalhamento das Atividades (EAP).

Cronograma.

Orçamento.

Plano de Resposta aos Riscos (Riscos).

Matriz de Responsabilidades (Responsabilidades).

Termo de Aceite (Aceite).

Termo de fechamento do projeto (TFP).

Registro de eventos: relatórios parciais de trabalho.

Registro de eventos: auditorias de qualidade.

Registro de eventos: relatórios de desempenho.

Atas de reunião.

Comunicação formal para alterações/ mudanças Somatório das Escalas A e B: % do somatório das Escalas A e B: Média das Escalas A e B:

E E E E E D D E S S E E E E E D

Escala A Realiza/ utiliza

DOCUMENTOS DO FASE III DA CPPP: Estimativa recursos para os projetos executivos EIA/RIMA Definição da equipe de projeto Definição da matriz de responsabilidades Cronograma e fluxograma dos projetos Coordenação da equipe Acompanhamento do desempenho da equipe Soluções técnicas detalhadas em relatórios técnicos Relatórios de desempenho e avaliação dos projetos Controle de solicitações de mudanças Relatórios de análise e avaliação dos riscos do projeto G4: Procedimento de avaliação projetistas Compatibilização dos projetos Equipe técnica

Observações

G

% do somatório das Escalas A e B: 2° passo Média das Escalas A e B:

0 0,00% 0

0 0,00% 0

A

B

0 0,00% 0

0 0,00% 0

A

B

DOCUMENTOS DO PLANO DO PROJETO: Somatório das Escalas A e B: IV Recursos humanos: Controle de projeto % do somatório das Escalas Somatório das Escalas A e B:A e B: Média das Escalas e B: A e B: % do somatório das A Escalas

Média das Escalas A e B: DOCUMENTOS FASE II DA CPPP: Somatório das Escalas A e B: V Recursos humanos: Padrões de apresentação dos projetos % do somatório das Escalas Somatório das Escalas A e B:A e B: Média das Escalas e B: A e B: % do somatório das A Escalas Média das Escalas A e B: DOCUMENTOS DO FASE III DA CPPP: VI Qualidade: da Qualidade Somatório Gestão das Escalas A e B: Somatório das Escalas A e B:A e B: % do somatório das Escalas % do somatório das A Escalas Média das Escalas e B: A e B: Média das Escalas A e B: QUALIDADE DO PROCESSO DO PROJETO: I Fluxo de informações: Processo do Projeto das Escalas A e B: ∑Somatório total escalas % do somatório das Escalas A e B: Média total Média das Escalas A e B:

II Fluxo de informações: Realimentação Somatório das EscalasPadrão A e B: de melhoria contínua Pontuação máxima: % do somatório das Escalas A qualidade e B: Pontação média: Padrão de Média das Escalas A eLimite B: Pontuação mínima: do processo de qualidade

III Recursos humanos: Equipe Somatório das Escalas A e B:

3째 passo

3째 passo

Gargalos

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

0 0

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

0 0

G

G

G

G

G

G

G

G

G

G

G

Total atividades

DP I P EMC E I II III IV V VI Atividades 13 16 12 9 4 9 9 11 15 16 26 % registros formais 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% % reg inform. ou sem reg. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

%

% ativ. imp. e muito imp. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% % ativ. pouco ou nada imp. 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

0 0

0 0

4° passo

4° passo

Grupos capacitação agentes cronograma harmônico momento tomada decisões fluxo de informações integração entre agentes

Atividades % registros formais % ativ. imp. e muito imp.

Disparidades G G G

DP G1 G2 G3 G4 G5

I G1 G2 G3 G4 G5

P G1 G2 G3 G4 G5

EMC G1 G2 G3 G4 G5

E G1 G2 G3 G4 G5

I G1 G2 G3 G4 G5

II G1 G2 G3 G4 G5

III G1 G2 G3 G4 G5

IV G1 G2 G3 G4 G5

V G1 G2 G3 G4 G5

VI G1 G2 G3 G4 G5

Processo do projeto Qualidade do processo do projeto DP I P EMC E I II III IV V VI 13 16 12 9 4 9 9 12 15 16 26 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% n° n° n° n° n° n° n° n° n° n° n° 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0% 0,0% 0,0% 0,0% 0% 0,0% 0,0% X33 -X32 Pontos melhoria Pontos frágeis Pontos fortes

Estética do projeto

Qualidade, criatividade e técnica

Valores associados à produção de projetos

D7

Cronograma harmônico (Custo, prazo, relação custo-benefício)

D6

Capcitação técnica, tecnologia

D5

Foco nos clientes intenos e final

D4

Capacitação técnica, comunicação

Lições aprendidas- inovação, capacitação.

D3

Cronograma harmônico (Custo, prazo, relação custo-benefício)

D2

Qualidade gerenciamento projeto

Gestão/ gerenciamento do projeto

Gestão/ gerenciamento do projeto D1

D8

D9

D10

D11

Diretrizes

RESULTADOS

RESULTADOS

D2

D1

D3

D5

D6

D7

D10

D11

D6

D7

D10

D11

 Atuação em Projeto de Arquitetura e Urbanismo;  Empresa médio ou grande porte;  Empresas de projeto que tem ou desejam ter capacidade de planejamento e importância dada ao gerenciamento do processo do projeto.

RESULTADOS

VALORES ASSOCIADOS À PRÁTICA DO PROCESSO PRODUTIVO DO PROJETO A

B

C

D

E

Valores associados à produção de projetos Qualidade, criatividade e técnica Estética do projeto Cronograma harmônico Capcitação técnica, tecnologia Foco nos clientes intenos e final Capacitação técnica, comunicação

prática do processo produtivo do projeto valores apresentados pelos representantes compatibilidade

 Apenas as empresas A e D apresentaram valores associados ao projeto compatíveis às suas práticas produtivas.

 Nenhuma empresa implementou "foco nos clientes internos e final” e apenas a empresa E realizou, na prática, "capacitação técnica, comunicação“, dois valores com valor estratégico.  O valor "estética do projeto" foi apontado pelas empresas B, C, D e E.

RESULTADOS

OS GARGALOS DO PROCESSO DO PROJETO G1

G1 G3

G1 G3

G3

G4

G1

G3

G1

G5

G1

Empresa A

G5

G1

Empresa B

G4

G5

G4

G5

G1

Empresa C Empresa D

G5

G1

Empresa E

G5 é um denominador comum, seguido de G1.

PONTOS DE MELHORIA Processo do projeto

Qualidade do processo do projeto

G2

G5

G3

Empresa A

G4

Empresa B

G2 G1 G3

G2

Empresa C

G2

Empresa D

G2

Empresa E

grande porte médio porte

Dos pontos de melhoria indicados destacam-se G2 para as empresas A e C, G3 para B e E e G1 para D.

DIRETRIZES GERAIS COMPATÍVEIS D1

D2

D3

D4

D5

D6

D7

D8

D9

D10

D11

Empresa A

D1

D2

D3

D4

D5

D6

D7

D8

D9

D10

D11

Empresa B

D1

D2

D3

D4

D5

D6

D7

D8

D9

D10

D11

Empresa C

D1

D2

D3

D4

D5

D6

D7

D8

D9

D10

D11

Empresa D

D1

D2

D3

D4

D5

D6

D7

D8

D9

D10

D11

Empresa E

D7 (foco nos clientes internos e final) foi indicada para todas as empresas, D5 (lições aprendidas, inovação e capacitação), indicada para as empresas A, B, C e E.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

 A aplicação da FAPP permitiu obter diagnósticos parciais, a faixa de atuação da empresa, os valores associados ao projeto, os gargalos e as diretrizes compatíveis.  Extrair dados de empresas com percentuais semelhantes em função dos níveis de capacitação em campos específicos requer análises e ações focadas nos momentos de ruptura, reflexos dos gargalos e na relação de causa e efeito entre subgrupos.  É possível avançar em qualidade se fortalecermos o processo de aprendizagem nas empresas de projeto, a partir do conhecimento dos seus processos produtivos, seus pontos frágeis e fortes e realinhar esses processos estrategicamente.  Os resultados confirmam uma CPPP de aprendizagem.

atrasada em relação ao processo

 As empresas A, B, C e D não realizam ou realizam de maneira informal a identificação de seus gargalos. A empresa A, não realiza e, ainda, considera pouco importante reconhecer seus gargalos.

SUGESTÕES PESQUISAS FUTURAS

 Desenvolver e implementar ciclos de aprendizagem, associando a aplicação da ferramenta de apoio a outros conceitos e ferramentas com enfoque nos processos de aprendizagem.  Interações entre agentes, representadas por G5 e promovidas por G4 no campo organizacional das empresas de projeto.  Revisar os pressupostos das empresas de projeto em relação ao gerenciamento e planejamento estratégico, deslocando o foco do agente do processo do projeto para a equipe de projeto, em primeira instância, e, em seguida, para a própria organização ou empresa de projeto.  Analisar a legitimidade do avanço da qualidade das empresas de projeto a partir de questões como a "falácia da mudança programática" versus a integração dos agentes para uma mudança efetiva, envolvendo a CPPP em função de aspectos organizacionais e de gerenciamento.

OBRIGADA!