Special Events – Por Mari Carmen Obregón

Lo que NO DEBES OLVIDAR En los EVENTOS

Para organizar un evento tenemos que tener en cuenta una infinidad de cosas y detalles. Además de la creatividad y los detalles para hacer un special event memorable, debemos tener todos los elementos del evento bajo control.

A continuación les presentamos algunos tips para tomar en cuenta antes, durante y después del evento, justamente, para no olvidar ningún detalle. Check list.- Debemos hacer una lista con todos los elementos que no debemos olvidar para nuestro evento, empezando con los mas grandes, y no olvidando los pequeños detalles.

Lugar del evento Fecha del evento Horario Número de invitado Tipo de invitados Accesos Lay out del evento Invitaciones Entretenimiento Alimentos y Bebidas Iluminación Audio y Video Permisos Comunicación interna (radios) Montaje y Desmontaje Uniformes Give aways Capital humano

Time table.- Una vez que tienes la lista de todo lo que se debe considerar, hay que hacer una ruta crítica, es decir, quien es el responsable de cada tarea y cuando la tiene que tener lista y completa. Esto se debe hacer desde la confirmación, hasta el día del evento.

Ahora bien, aquí hay que tomar en cuenta el día en el que se tiene que tener enviada la invitación, cuando inician confirmaciones de asistencia, los tiempos de producción de materiales, de contratación del lugar y del entretenimiento, montaje y desmontaje, entre otros puntos.

Minute by minute.- Para el día del evento, hay que tener un programa que contemple minuto a minuto lo que debe estar sucediendo simultáneamente en cada parte y momento del evento.

Esto incluye quién es el responsable, qué tiene que estar sucediendo, y la ubicación.

Por ejemplo, se pueden estar sirviendo alimentos y bebidas, empezando el entretenimiento, repartiendo give aways, todo al mismo tiempo, y debemos tener muy claro a quién le toca ejecutar y supervisar cada actividad.

Contact Sheet.- Es imprescindible tener una hoja durante el evento con todos los contactos que se puedan requerir, tanto del cliente, invitados especiales, equipo interno y proveedores.

Durante el evento…

Existen cosas que el organizador del evento siempre debe tener durante cualquier evento social o corporativo:

Kit de primeros auxilios Herramientas (martillo, clavos, cuerda) Papelería (tijeras, cinta adhesiva, pluma, papel).

Bolsas de basura

¿y por qué no? Hacerlo inolvidable dejando cámaras fotográficas para que los invitados sean parte activa del recuerdo del evento.

¿Qué sucede después?

Cuando termina el evento, después de tanta emoción y planeación, es momento de recapitular. Es importante enviar al cliente e invitados un agradecimiento post-evento y una evaluación que nos permitirá detectar áreas de mejora. ¿Qué más sucede en el mundo de los special events? ¡Te espero en el siguiente artículo para platicarlo! Escríbenos a: specialevents@masexpos.com