Sobre la Mesa – Por Lili Anciola

Establecer

FORMAS DE TRABAJO

Un jefe maravilloso que tuve, una vez me dijo que era mejor dejar de vender un día o los que fueran necesarios, y utilizarlos para organizarnos y saber cómo íbamos a vender. Hasta la fecha sigo diciendo que tenía toda la razón.

El día a día nos rebasa siempre y nos deja poco espacio para poder dar un paso atrás y analizar realmente nuestras formas de trabajar para poder mejorarlas. Cuántas veces no hemos escuchado o inclusive no oímos diciendo “No me alcanza el día” o “Cuánto tiempo me tardé con este cliente”. Como siempre lo sugiero, sería divertidísimo hacer una junta al mes únicamente para hablar de una actividad que nos roba mucho tiempo.

Hablando del tema de grupos y convenciones, comprendo a los gerentes de grupos y/o gerentes de ventas, cuando pienso en el reto en el que puede convertirse el obtener toda la información a tiempo que se necesita para el desarrollo de un grupo.

Esto me lleva a platicarles la siguiente propuesta para obtener de manera ordenada, y de acuerdo a las prioridades, toda la información para la elaboración de nuestro instruc tivo de grupo. Por qué no pensamos en la elaboración de un calendario, tomando en cuenta la fecha de la firma del contrato o en su caso cuando se hace el primer contacto con el cliente. (Esto va a depender de cada centro de convenciones, hotel, establecimiento, etc.)

Este calendario previamente elaborado se deberá compartir con nuestro cliente para tratar de evitar muchos cambios. Se especificarán: fechas y citas programadas que se tendrán con los clientes, así como la información que tanto el cliente como el gerente van a entregar.

Las citas se enfocarán únicamente a temas específicos y de esta manera serán más productivas y se ahorrará tiempo. Entendemos que se podrán tener preguntas referentes a otros temas, pero al tener un objetivo por cita, nos obligará a cumplirlo.

Para esto se deberá de consultar con todos los departamentos involucrados, ya que obviamente habrá prioridades.

15 de Abril

22 de Abril

12 de Mayo

26 de Mayo

16 de Junio

14 de Julio

11 de Agosto

ESQUEMA 1:

Se realizó la entrega del contrato para evento el día octubre 16, 2009.

Cita para detectar necesidades, recorrido y establecer formas de trabajo.

Cita para presentar la primera propuesta, mencionar siguiente fecha de cita.

Cita para presentar las modificaciones, mencionar siguiente fecha de cita.

Cita para entrega de contrato firmado, recolectar y solicitar información.

Cita para recolectar y solicitar información, mencionando siguiente cita.

Cita para presentar equipo, recolectar y solicitar información. Seguramente habrá mas citas programadas ya que es toda la información de la “Carpeta”, (abajo se explica).

22 de Septiembre

11 al 15 de Octubre Cita para junta de grupos, informando a los departamentos involucrados.

Abierto.

El segundo paso es el desglose de la información que vamos a solicitar por parte de nuestros clientes. Para esto podemos demostrarles que han escogido la mejor opción para su grupo y sabrán que están en manos de profesionales. Vamos a elaborar una carpeta para ellos (¡es el momento

de utilizar un poco de creatividad!), con la información específica de los que vamos a requerir.

Dicha carpeta tendrá únicamente cinco hojas. El formato debe ser de tal manera que el cliente únicamente tenga que llenar los espacios y nos envíe la información (claro que si también se las mandamos vía mail, le evitamos el paso de escanear).

LAS HOJAS TENDRáN LA SIGUIENTE INFORMACIÓN::

1. La primera hoja será el esquema de plan de trabajo, mencionando las fechas de las citas con la información que el hotel proporcionará, así como la información que el cliente ya tendrá que traer completa. (Esquema 1)

3. La tercera hoja será referente a la información de actividades del grupo tanto en salones de banquetes, como en centros de consumo con todos sus requerimientos. Deben mencionarse las actividades organizadas afuera del hotel. Es ampliamente recomendable consultar con el capitán de banquetes, montajes, etc.

5. La quinta hoja será para cualquier información adicional que se necesite.

2. La segunda hoja será referente a información de políticas de pagos; personas encargadas de la empresa de llevar a cabo el proceso, cargos a cuentas maestras e individuales, facturación, firmas autorizadas, persona encargada de revisar las cuentas totales y fecha en que se llevará a cabo esto, etc. Se deberá consultar con el director de finanzas y los gerentes de crédito y cobranzas para ver si se necesita alguna otra información.

4. La cuarta hoja será referente a la información de habitaciones; Rooming-list, solicitudes especiales, VIP, transportación, recorridos, equipaje, etc.

Espero que esto les pueda servir como apoyo para elaborar sus propios formatos. Estoy segura que nuestros clientes agradecerán profundamente el que les podamos facilitar esta carpeta. En cuanto a nosotros, podremos tener más tiempo para contactar nuevos clientes y mostrarles con orgullo las maravillas que México tiene para ofrecer.