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Másconvenciones – Por Gastón Ramos y Roberto Ibarra
El tiempo del OPC
CÓMO APROVECHAR MEJOR NUESTRO TIEMPO
Aprovechar el tiempo debe ser una forma de vida y
una manera de ser.
La mejor metáfora en cuanto al aprovechamiento del tiempo es aquella en la que se les dio a dos personas una barra de acero con las mismas dimensiones y el mismo peso para que fabricaran lo que les redituase mayores beneficios.
Uno de ellos fabricó 600 tornillos para aluminio, con valor de un dólar cada uno; el otro, tres mil tornillos milimétricos para relojes, con valor de cuatro dólares cada uno. Continuando con la metáfora, eso es precisamente lo que buscamos: fabricar tornillos de relojería con nuestro tiempo.
Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de quienes trabajamos en el segmento de Turismo de Reuniones.
EL TIEMPO ES:
• Lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. • Un aliado, si logramos organizarnos, o un enemigo a vencer si no lo conseguimos. • Un recurso escaso si no se controla en función de las prioridades que asignemos en nuestros manuales de operaciones y cronogramas. • Algo que se no se puede comprar ni recuperar, atrapar, detener o regresar. • Un “socio” o un obstáculo en el logro de los objetivos y metas de nuestro evento. Alguien dijo que nadie tiene suficiente tiempo, sin
embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que existe, y siempre nos damos tiempo para lo que nos interesa.
Esta es la gran paradoja del tiempo
Algunos de los problemas que se nos presentan con el “time issue” al planear y operar eventos son los siguientes:
1. Los estimados del tiempo que hacemos para una actividad, ya sea para montajes, transportación, para resolver situaciones o para tomar decisiones, son muchas veces irreales. Es común que se invierta, y en ocasiones desperdicie, demasiado tiempo en reprogramar y/o ajustar los tiempos para dichas actividades. Consideremos un margen de holgura razonable en nuestra fase de planeación.
2. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o de una carga de trabajo mal planeada y/o mal distribuida. 3. Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto, para quedar bien o buscar ahorros que posteriormente resultan en mayores gastos. 4.Algunos organizadores no saben decir “no” a las distracciones externas o inoportunas. 5.Se confunden prioridades, trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, y dejando lo urgente para después. 6.Con la mejor intención de ofrecer un excelente servicio, establecemos metas diarias por encima de nuestra capacidad de cumplirlas. 7.Se dejan los registros de la agenda para el final del día o para cuando haya un momento oportuno, esto no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar.
8. No se registran los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo, y por tanto llegamos tarde a las reuniones, y en situaciones adversas causamos crisis innecesarias. 9. La falta de planeación del tiempo limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y de seleccionar la vía de acción más efectiva.
Algunos organizadores no valoran el registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado. Veamos qué características hacen a un organizador eficiente:
a) El 80% de los asuntos que llegan a sus manos los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tienen ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
b) Recopilan toda la información existente sobre el tema del evento e invitan, en la medida de lo posible, a los involucrados y expertos sobre el particular.
c) Delegan con claridad y precisión para asegurarse de que se ha comprendido lo asignado.
d) Establecen los objetivos de las decisiones que se toman.
e) Determinan los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto y con el menor desgaste posible.
f) Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
g) Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso, basados en la información con la que cuentan.
h) Llevan un control de lo delegado, a través de informes sobre lo realizado, para asegurarse de que se están logrando los resultados planeados.
i) Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Está comprobado, y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que cada hora empleada en planear eficazmente, ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y operación, y produce mejores resultados. 1. Tener objetivos generales y programas establecidos de manera precisa, concisa y con toda claridad. 2. Definir el objetivo de cada actividad. 3. No perder de vista los resultados esperados. 4. Concentrar los esfuerzos en cada actividad. 5. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuándo se reanudará. 6. Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar. 7. Asignar el tiempo disponible a las tareas en función de su prioridad. 8. Registrar detalladamente en la agenda cómo se piensa utilizar el tiempo por día, por semana y por mes, con espacios de 15 minutos entre cada una de las citas. 9. Utilizar los últimos 20 minutos de labores para planificar el día siguiente. 10. Respetar las actividades y compromisos establecidos. 11. Establecer fechas limite para cumplir con los compromisos. 12. El tiempo para dar respuesta a los problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular. 13. Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos. 14. No posponer o aplazar la toma de decisiones. 15. No confundir movimientos con realizaciones y acciones con resultados. 16. Agrupar las actividades similares, para eliminar la petición de acciones. 17. Delegar las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales. 18. Eliminar las actividades de bajo valor para el logro de los objetivos. 19. Reducir las interrupciones a un mínimo. 20. Mantener a la vista la agenda del día.
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, ayuda mutua y la sincronización conjunta de esfuerzos, para asegurar los resultados esperados.
