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ASOCIACIONES ASOCIACIONES MeetDifferent
Durante 2010 se espera que la economía repunte. Sin embargo, después de la catástrofe financiera de 2008, es un hecho que las instituciones y empresas han cambiado. El mundo es un lugar distinto, y por lo tanto, la manera en que la gente confía y se reúne para aprender, convenir y hacer negocios también ha cambiado. Este fue el hilo conductor de la convención MeetDifferent, de MPI. En una fructífera reunión de capacitación, trabajo e intercambio de experiencias, más de 1,200 organizadores, proveedores, capacitadores, ponentes y funcionarios afiliados a la asociación Meeting Professionals International –la cual cuenta con una red de más de 23 mil miembros en 84 países, y un poder de compra superior a los 16 mil millones de dólares se reunieron para convenir el futuro del Turismo de Reuniones. Estas fueron las conclusiones principales:
2010
Bruce Mac Millan, Director de MPi
www.turyconradio.com Visítanos en Audioteca, programa 43 Cobertura de uno de los eventos más esperados con testimonios y entrevistas exclusivas con Bruce MacMillan, Presidente de MPI y Ray Bloom presidente de IMEX.
1Hacer más con menos
La nueva encomienda para el meeting planner que sobrevivió a la crisis es: hacer reuniones más rápidas,
más verdes, más efectivas, más innovadoras, y con mayor asistencia, y lograr todo lo anterior con menos
presupuesto y personal de apoyo. Ya se trate de grandes corporaciones, asociaciones médicas o instancias gubernamentales, los presupuestos serán menores y estarán sujetos a controles más estrictos.
Quizás la necesidad más urgente de la industria sea el justificar todos y cada uno de los rubros de una reunión, incluyendo la utilidad y el retorno de inversión que ésta representa para una empresa o institución según sus objetivos organizacionales. En el caso de las asociaciones, la atención deberá centrarse en la eficiencia educativa, mientras que para las empresas el criterio determinante será el retorno de inversión.
En este orden de ideas, una de las tendencias previstas para los próximos años es el desarrollo de herramientas que permitan medir el desempeño de congresos, convenciones, reuniones y participaciones en ferias.
2Tecnología: apetito de soluciones
Uno de los efectos colaterales del boom tecnológico es precisamen
te que el mundo se haya convertido en un lugar infinitamente más pequeño y accesible. Nadie puede negar que los medios electrónicos faciliten la convocatoria y difusión de reuniones, pero no se ha profundizado en el potencial de la tecnología para generar reuniones virtuales, las cuales continúan colándose en la mezcla de reuniones de trabajo corporativas.
La gratuidad de las redes sociales, en contraste con las innumerables ventajas sobre otros medios para difundir y complementar información y contenido, (Youtube, Facebook y Twitter) así como contactar proveedores e iniciar redes de trabajo (Linked In) y enriquecer la participación es su mejor arma. La tecnología web, gratuita y accesible para todos, se posiciona como un atenuante de los presupuestos ajustados.
Por otro lado, las reuniones híbridas y virtuales se están incorporando cada vez más a la mezcla de reuniones como una táctica de potenciar la asistencia y enriquecer la participación y retroalimentación de un evento. Se mencionó el caso excepcional de CISCO, empresa que obtuvo un 35% más de participación en su convención física de 2010 a partir de un programa de reuniones virtuales en 2009. Sin embargo, se sigue considerando primordial la relación de negocios cara a cara.
3Preservación del ambiente, y responsabilidad social.
La sustentabilidad ambiental es un tema concreto que preocupa a muchos organizadores y proveedores. Esto quedó evidenciado en MeetDifferent ante los altos índices de asistencia (en su mayoría mujeres) a las conferencias sobre medición de ahorros, certificación de recintos, y sobre todo, ante los avances de la iniciativa APEX (Accepted Practices Exchange), del Convention Industry Council, para el manejo de eventos” verdes”.
Para lograr que lo verde sea más que una tendencia, más allá de “hacer lo correcto” las empresas deben crear valor con sus acciones de responsabilidad social corporativa, y la única manera de hacerlo es encontrando una conexión entre ésta y los objetivos de la empresa u organización.
“Predicar con el ejemplo” es uno de los estandartes de la cultura norteamericana. Por tanto, la responsabilidad social de MeetDifferent contempló, además de significativos ahorros de consumo, un proyecto comunitario en beneficio de la educación de los niños que viven en la periferia de Cancún. Mediante la creación de ludotecas, los infantes pueden pasar el tiempo libre antes y después de la escuela en estos espacios, hasta que sus padres vuelvan a casa del trabajo.
El porcentaje de mexicanos que participaron en este evento ascendió al 10%, cifra que representa un aumento del 5% con respecto a años anteriores.
De esta manera, además de justificar el valor de las reuniones, el planner post-crisis debe enfatizar la manera en que un evento está retribuyendo al ecosistema y a la población que lo reciben.
4Educación, capacitación y profesionalización
Las mencionadas limitaciones presupuestales y controles corporativos exigirán tratar sólo con proveedores y organizadores certificados. Para esto, será necesario que los organizadores, recintos, proveedores y operadores se certifiquen constantemente.
En esta ocasión, el Convention Industry Council aplicó una examinación para quien aspirara al título de CMP. Además, se llevaron a cabo sesiones informativas sobre esta certificación y la CMM, también. El programa de conferencias incluyó talleres útiles de herramientas en Microsoft Excel y Project.
Por otro lado, los compromisos por la educación, estudio del mercado y mejoramiento de la calidad de contenidos de las convenciones fueron evidentes. La Fundación MPI llevó a cabo una exitosa recaudación del 75% de sus objetivos para 2010. Entre los contribuyentes más importantes se encuentra Intercontinental Hotel Group, quien aportó medio millón de dólares. De igual manera, fueron anunciadas alianzas estratégicas de investigación y monitoreo de la industria entre
Durante el primer día de MeetDifferent se realizó el examen para obtener la certificación CMP (Certified Meeting Professional) que otorga el Convention Industry Council; 19 de los 24 aspirantes fueron mexicanos.
la Fundación MPI y las ferias AIBTM y Imex-America, a realizarse en 2011 en Baltimore y Las Vegas, respectivamente.
De esta manera, al tener una imagen más clara y detallada de la situación de la industria, se podrá contar con programas educativos de mayor valor y utilidad para los profesionales, como sucedió con la publicación y difusión del informe Future watch 2010 sobre Turismo de Reuniones, realizado por MPI y American Express.
5Ventas para el mercado internacional
Finalmente, tras un período de casi 10 años de hermetismo detonado por los acontecimientos del 11 de septiembre, el mercado norteamericano ha decidido abrirse a nuevas oportunidades en la arena internacional de las reuniones. A pesar de que la percepción de los planners se inclina hacia la realización de eventos domésticos, las proyecciones de recintos y proveedores se orientan a la captación de clientes internacionales.
Quizá la mejor muestra de lo anterior fue el otorgamiento de la sede de MeetDifferent a Cancún, primera sede no-norteamericana en la historia de este evento, así como una asistencia considerable. Cabe mencionar también que en el programa educativo hubo sesiones que motivaron a modelar productos para el mercado norteamericano, así como talleres interculturales para mejorar la gestión de ventas.
En este orden de ideas, se enfatizó la Importancia de las redes de trabajo, no como redes sociales, sino como un universo de contactos a los que se debe dar seguimiento para desarrollar relaciones de confianza que deriven en soluciones y apoyos en los mercados de interés.
