y Lucía Gómez

EL VALOR DE TRABAJAR EN EQUIPO EN Eventos Internacionales

Por: Paulina Ibarra y Lucía Gómez*

l trabajo en equipo siempre ha sido y seguirá siendo un elemento clave en la búsqueda de Congresos Internacionales, pero es en estos días que creemos que el valor del trabajo en equipo es especialmente importante.

El entorno económico nos encamina a desarrollar proyectos compartidos que diversifiquen el riesgo entre un mayor número de actores, y nos permita tener un equipo multifuncional que aporte diferentes experiencias, ideas y que cubra todas las necesidades y responsabilidades para tener una postulación exitosa.

En el ramo de las candidaturas, el “equipo ideal” está conformado por 5 actores claves:

la asociación Internacional (dueña de la

marca y know how del evento) la asociación o contraparte nacional el destino/OCV/OCC el recinto sede la agencia organizadora profesional de congresos (OPC)

Aunado a estos actores, siempre es importante contar con el respaldo del gobierno, como son el Consejo de Promoción Turística de México y la Secretaría de Turismo local; líderes de opinión mexicanos expertos en el tema del evento, empresas o asociaciones afines que extiendan cartas de apoyo al evento, aerolínea oficial que pueda ofrecer tarifas especiales a los participantes, e incluso una compañía de mensajería que pueda apoyarnos con los envíos de material al extranjero.

También se debe de tener un plan de trabajo determinado y un equipo de expertos sólido, para

que de esta manera tanto la asociación nacional, el destino, el recinto sede, el OPC y la asociación internacional tengan muy claro su papel en cada uno de los procesos.

Es importante formalizar la conformación de este “equipo ideal” para que todas las partes estén respaldadas con una carta compromiso o un contrato durante el proceso de postulación, ya que suelen ser eventos de largo plazo, pues algunas veces se postulan eventos que se realizarán dentro de 6 años. La intención es que todos se suban al “carro ganador” y estén confirmados como el equipo oficial una vez que se gane la candidatura.

También es fundamental llevar una agenda con los objetivos de la postulación, responsabilidades, lineamientos de presentación, cabildeo, de juntas y de costos, pues debe definirse desde un inicio quién invertirá en qué parte para que todos participen tanto de los riesgos, como de los beneficios de participar en esta clase de eventos.

No olvide que en las alianzas lo más importante es mantener una relación de “ganarganar”, para que sea interesante para todos los actores involucrados, y se conviertan en relaciones duraderas y a largo plazo.

Países como Brasil, Francia, Australia y Estados Unidos han entendido el valor de las alianzas para lograr más sedes de eventos internacionales.

Definitivamente el trabajo en equipo es el paso a seguir para agregar valor a nuestras postulaciones y convertirlas en eventos.

* PAULINA IBARRA, DiRECTORA COMERCiAl T&C LUCÍA GÓMEz, GEREnTE DE COnGREsOs inTERnACiOnAlEs T&C