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Máscongresos – Por Hugo Rosas
¿Qué tipo de ORGAnIzADOR
necesita usted?
Por Hugo Rosas*
ndudablemente la “organización de eventos” es un término tan amplio como ambiguo, lo que provoca un mar revuelto de ideas y opiniones para mucha gente, y si a ello le sumamos la inmensa cantidad de “organizadores de eventos”, el tema se complica aún más.
En la amplia gama, podemos mencionar una interminable lista de eventos, por ejemplo: Sociales, artísticos y culturales, empresariales, cámaras y asociaciones, políticos, etcétera. Seguramente usted podrá agregar una infinidad de sugerencias, por ello, saber identificar los diferentes tipos de eventos y organizadores, es algo que nos puede ayudar a tomar mejores decisiones.
Comúnmente podemos encontrar agencias de publicidad, relaciones públicas, agencias de viaje, casas productoras, DMC’s, agencias de edecanes o una infinidad de empresas que en su publicidad se catalogan como “organizadores de eventos”, integrando incluso palabras como: convenciones, congresos, etc., sin embargo su verdadero giro es otro, y el hecho de proveer ciertos servicios en algún evento de este tipo les anima a usar estos enunciados. Aún cuando puede tratarse de empresas serias y profesionales, el no contar con la especialización en cada tipo de evento puede poner en riesgo el éxito o complicar su eficiente realización.
Sumando a la complejidad, cada día surgen nuevas empresas organizadoras, de las cuáles muy pocas cuentan con la infraestructura, experiencia, profesionalización y ética requeridas, y la mayoría son constituidas como “empresas de garage” ya que carecen incluso de una oficina formal donde atender, utilizando el teléfono de casa o uno móvil.
Contratar a un organizador profesional de congresos, convenciones o exposiciones cuando no se tiene al interior de la empresa o asociación el tiempo, la experiencia, el personal y el conocimiento, es sin duda una de las decisiones más acertadas para organizar con éxito su evento.
Es un mito pensar que el hecho de contratar un organizador le provocará una pérdida del control del evento o un incremento de costos, quien así lo piense es porque quizá lo ha escuchado de quienes contratan a un organizador que no es un verdadero organizador o bien de organizadores que, como en cualquier otro giro, no cumplen con estándares de calidad o son carentes de ética y profesionalismo.
El simple hecho de ayudarle a analizar, estudiar y contratar el recinto y el destino adecuado a su evento puede significar optimizaciones importantes a los presupuestos tanto para usted como para los participantes.
Para identificar mejor a un organizador profesional, es recomendable que se acerque a las asociaciones de Turismo de Reuniones y los localice conforme a la siguiente terminología:
PCO: Profesional Congress Organizer (En español: OPC: Organizador Profesional de Congresos). Es una empresa cuya mayor experiencia se encuentra en la organización de congresos y convenciones.
MEETING PLANNER O MEETING MANAGER. Puede ser una persona o empresa cuya mayor experiencia se da en convenciones y conferencias.
ORGANIzADOR DE EXPOSICIONES (Trade Show Ma
nagement): Empresa cuyo mayor experiencia se da en la organización, comercialización, y operación de exposiciones comerciales.
Recuerde, todos pueden organizar eventos, pero no cualquiera puede organizar profesionalmente un congreso, convención o exposición, en la próxima edición continuaremos platicando acerca de qué tipo de organizador necesita usted.
