FIRA Barcelona

FIRA DE BARCELONA,

VOCACIÓN INNOVADORA

Por Ricard Zapatero, Director de Negocio Internacional de Fira de Barcelona.

Fira de Barcelona, fundada en 1932, es una de las instituciones feriales más importantes de Europa, estratégica para la economía catalana y española como plataforma de promoción comercial y de proyección internacional de las empresas. Es una feria moderna, innovadora y competitiva, adaptada a los retos de la globalización.

Cuenta con una cartera de más de 70 salones (anuales, bianuales, bienales y trienales), la mayoría industriales y profesionales, que reúnen 35 mil empresas directas y representadas que reciben tres millones de visitantes.

Alrededor de una quincena de los salones que se celebran en la feria barcelonesa son referentes internacionales, es decir, figuran entre los tres primeros de su especialidad celebrados en Europa o en el mundo. Es el caso de Mobile World Congress, el mayor encuentro de la industria de las comunicaciones móviles, alimentaria, (que cuenta también con una edición en México, D.F.), EIBTM, (el mayor congreso del sector del turismo de negocios), entre otros. Es, asimismo, líder en salones industriales - profesionales organizados en España.

La institución ferial barcelonesa dispone de un total de 405 mil m2 brutos de superficie expositiva, una de las mayores de Europa, distribuida en dos grandes recintos: el histórico de Montjuïc con 165 mil m2, 50 mil de ellos exteriores y el de Gran Via, uno de los más modernos de Europa, con 240 mil m2 .

Plataforma internacional

La internacionalización es prioritaria para Fira, a fin de asegurar la presencia en sus recintos de eventos internacionales, expositores y visitantes extranjeros, reforzando su posición como una de las mejores plataformas de Europa para grandes encuentros sectoriales. El 41 por ciento de los expositores y el 25 por ciento de los visitantes de salones profesionales son internacionales. Fira cuenta con una red de delegaciones en el exterior con representación en 32 países, entre ellos México.

Así los grandes acontecimientos internacionales que se celebran en Fira de Barcelona, destacan importantes congresos del campo de la salud (como los europeos y mundiales de Cardiología entre otros muchos), el desarrollo medioambiental y la sostenibilidad (Carbon Expo, en alternancia con la Feria de Colonia), industriales (ITMA, dedicado a la tecnología textil) y, de modo especial Mobile World Congress, centrado en la industria de las comunicaciones móviles que se celebra en Fira desde 2006.

Desde el año 2012 y hasta el 2018 Barcelona es, además, Mobile World Capital, lo que significa que, junto a la celebración anual del congreso, contará con un gran centro permanente de difusión de la industria de las comunicaciones móviles, un festival cultural y un ámbito de desarrollo tecnológico e industrial para promover nuevas aplicaciones de las comunicaciones móviles.

La institución ferial barcelonesa trabaja asimismo para desarrollar nuevas oportunidades de negocio en el exterior, especialmente en Asia y América Latina, centradas sobre todo en detonar la participación de expositores de salones de Fira en certámenes de otros países; replicar algunos salones que se celebran en Barcelona y ofrecer servicios, tecnología, gestión y asesoramiento a otros organizadores o recintos.

La celebración de Construmat China (en Pekín) en julio de 2012 y de “Delicioso Español”, salón dedicado a la gastronomía, enología y restauración española en el marco del salón Wine for Asia que tiene lugar en Singapur en noviembre son, entre otras, muestras de la renovada estrategia internacional de Fira de Barcelona.

Programa de Servicios Tecnológicos

La institución se caracteriza por su capacidad de innovación, habiendo desarrollado un ambicioso programa de servicios tecnológicos orientados al expositor y al visitante de salones y eventos, a la optimización del tiempo y de los recursos que se traducen en ahorro y en excelencia como:

El 41 por ciento de los expositores y el 25 por ciento de los visitantes de salones profesionales son internacionales.

• Canal Visitante y sistemas de acreditación El Canal Visitante es el punto de entrada web que agrupa todos los servicios e información a los que puede acceder el visitante durante el evento. Para Fira de Barcelona, la implantación del Canal Visitante ha supuesto un aumento sustancial de la acreditación on line (hasta el 80 por ciento), un incremento del 400 por ciento en la gestión de cobros y un mayor nivel de satisfacción para el visitante, pasando de 5.1 a 7.9 (en una escala de 1 a 10).

Los sistemas de acreditación desarrollados por Fira de Barcelona ofrecen una gestión completa para el visitante y expositor en todas las fases del evento. Ello se traduce en mayor eficiencia, calidad, reducción de tiempos y ajuste real de las necesidades de personal.

• Registro y acreditación para Mobile

World Congress Especialmente complejo es el sistema de registro y acreditación desarrollado por Fira para el ya mencionado Mobile World Congress, el mayor congreso de la industria de las comunicaciones móviles con más de 60 mil visitantes de 200 países. La asociación GSMA, organizadora del evento, adjudicó el servicio de registro y acreditación a Fira de Barcelona en 2008. Desde su implantación, se han reducido de modo sustancial los tiempos de espera, el sistema de acreditación ha mejorado su valoración media en las encuestas a visitantes y ha disminuido el número de llamadas de soporte al Centro de Atención al Cliente.

El sistema de preacreditación para MWC es de una alta disponibilidad, con picos de hasta 10 mil preacreditados vía Internet por día. Por su parte, el sistema in-situ está preparado para 5 mil acreditaciones por hora con tiempos de espera bajos.

El servicio, desarrollado por Fira a partir de su plataforma de acreditación estándar, permite la venta de productos adicionales, la aceptación de códigos de invitación y descuento, la integración con el servicio de atención al cliente (por ejemplo solicitud automatizada de visados de entrada al país), la configuración de hasta 120 niveles de acceso a las conferencias del evento, integración plena con el sistema de contabilidad, aceptación de tarjetas de crédito y pago por transferencia durante el proceso de preacreditación, etc.

• Commerce A través de esta herramienta web, el expositor puede solicitar de forma on line todos los servicios necesarios para su participación en un salón o evento.

Tiene la ventaja de ser el único punto de entrada para contratación y seguimiento de servicios a lo largo del evento; el acceso único, asimismo, al catálogo de productos y servicios, e integra la venta de los mismos con los procesos de comercialización de espacio, facturación y cobro en el departamento financiero. Entre otras ventajas, para el organizador significa un incremento de ventas al concentrar todos los servicios necesarios; reduce tiempo y costos, mejora la eficiencia al automatizar procesos, tareas y , en general, el nivel de planificación y control de la actividad de los expositores. Para éstos, la utilización de una plataforma eCommerce significa mayores facilidades y comodidades.

El porcentaje de ventas a través del canal on line de Fira de Barcelona es superior al 50 por ciento y se aprecia un aumento del consumo medio de servicios por expositor.

• Business match

Fira cuenta El Business match es una herramienta fundamental para Fira de Barcelona con una red de y para el éxito de un salón, el delegaciones en establecimiento de contactos y las el exterior con oportunidades de negocio. Supone el representación punto de reunión entre expositores y visitantes para realizar la gestión en 32 países, entre de entrevistas cruzadas entre ellos ellos México. como paso previo a la visita al evento, gestiona de modo ágil, agenda, citas, espacios privados, integra datos de los expositores y la de los visitantes. El expositor, por su parte, se beneficia de la capacidad de analizar y seleccionar las entrevistas, ahorra tiempo, planifica sus recursos de acuerdo con sus intereses y tiene la garantía de privacidad de sus datos. Para el visitante significa disponer de un acceso único inteligente para toda la información asociada a los expositores y la capacidad de analizar y seleccionar las entrevistas más relevantes en base a las propuestas de citas o actividades.

• Diagramación de espacios Esta herramienta de diseño asistido (CAD) permite gestionar el ciclo completo de la creación y venta de espacio para un salón ferial o evento. Sus principales ventajas son: divide el ámbito ferial en unidades de espacio a vender; efectúa una gestión completa de reservas, con integración de la parrilla de precios, según evento, localización y tamaño del stand; genera planos técnicos para el expositor en un intervalo de tiempo reducido con toda la información necesaria; deja acceder a los datos de otros salones y ediciones e integra completamente la venta de espacio con el sistema de facturación corporativo y los procesos de venta del equipo comercial.

La generación integrada de planos, la reducción de incidencias y tiempos de montaje, la eliminación del papel, la unificación de conceptos facturables, la validación automática de las políticas de venta y la visibilidad on line de espacios libres y ocupados en un recinto son las grandes ventajas de las que disfruta el organizador. Los expositores, por su parte, además de la precisión en los planos, ganan rapidez en los trámites, en los cambios y en las tareas administrativas. La herramienta, en definitiva, ofrece una mayor facilidad y comodidad de uso.

El nuevo sistema permite reducir los tiempos del equipo de diagramación en un 98 por ciento, con lo que el personal puede dedicarse a otras funciones y, asimismo, libera al equipo comercial de tareas administrativas, de modo que se puede centrar en su cometido esencial. La mejora en los tiempos, a lo largo del proceso, equivale a aumentar un 34 por ciento los recursos destinados al proceso de captación y venta. En definitiva, Fira de Barcelona cuenta con los recursos tecnológicos y humanos y con una acreditada experiencia para contribuir, a través de la gestión y el asesoramiento, a implantar servicios que redunden en una mejora de la calidad, la eficiencia y la atención al cliente de los recintos feriales y, en consecuencia, a asegurar mayores niveles de rentabilidad, negocio e imagen.