Hugo Rosas

CONTRATACIÓN DE HOTELES,

¡EVITA EL DOLOR DE CABEZA!

Aún cuando no somos abogados, se vuelve indispensable conocer ciertas reglas básicas para la negociación de contratos con hoteles y recintos.

Por Hugo Rosas CMP, CEM

Director General de T Organiza,

En este mundo de eventos necesitamos frecuentemente aplicar conocimientos profundos para muchos campos y por ejemplo, aún cuando no somos abogados, se vuelve indispensable conocer ciertas reglas básicas para la negociación de contratos con hoteles y recintos, pues la contratación de estos es una de las piezas clave en cada evento. Pensar en anglicismos como “No Show” “Attrition” “Act of God” “Cancellation” “Room nights” “BEO’s” “ full credit” y muchos más pueden representar un dolor de cabeza pero finalmente es el lenguaje al que debemos acostumbrarnos y entender en un mundo globalizado de eventos.

El tema parte desde la planeación del evento, el histórico de las ediciones anteriores debe ser siempre la guía con la que debemos de solicitar las propuestas a los recintos y hoteles y cuando se trata de una primera edición las solicitudes deben de hacerse con cautela, es un error frecuente que con la emoción de hacer un nuevo evento pensamos que podremos llenar los cuartos de los hotel y los salones del destino, y presumimos grandes cantidades de visitantes para lograr las mejores tarifas.

Es aquí uno de los grandes rubros donde un PCO puede ser un verdadero asesor y operador, que no solo conocerá la terminología, también tendrá los mecanismos para aterrizar a las necesidades más cercanas a la realidad y en base a ello obtener mejores tarifas y negociaciones a favor del grupo.

Los hoteleros cada vez entienden mejor el negocio de Turismo de Reuniones y lo traducen en beneficios para los clientes, pero también son cada vez más estrictos en sus contratos y negociaciones y es lógico, pues guardar por meses cuartos para un evento y que este llegue con una ocupación muy baja representa importantes pérdidas, pero a veces también olvidan las temporadas donde están semi vacios y justo son los eventos los que nivelan los índices de ocupación, convirtiéndose en muchas ocasiones los salvadores de la cuota de ventas mensual. Por ello también es importante identificar qué tipo de evento vamos a realizar, no se le puede dar el mismo tratamiento ni condiciones a un congreso que a una convención o una expo o un incentivo. Una convención por ejemplo será el evento que tenga más probabilidades de garantizar un número de cuartos y de noches pues quien asiste generalmente está obligado a seguir la agenda de trabajo establecida por directivos de la empresa. Un congreso y una exposición en cambio, son totalmente diferentes y quienes menos pueden garantizar la estancia de los participantes en hoteles, pues la mayor parte de sus asistentes son libres, individualmente deciden cuando y como asisten y pagan por los servicios que mejor les convengan.

Hoy en día por ejemplo una buena práctica es negociar con los hoteles un bloqueo donde la meta o compromiso sea un número de cuartos noche global y no un compromiso de cuartos por día. Otra buena práctica, es cuando el grupo tuvo una reducción importante fuera de las fechas pactadas de reducción, entonces en lugar de penalizar se negocien los cuartos noche no ocupados para un futuro evento, lo cual no solo disminuirá perdidas para ambas partes, incluso abrirá la opción a un negocio mas grande. “Cortesías”, “cuartos noche”, “cuenta maestra”, “incidentales”, “comisiones”, en fin, no importa si el concepto es en español o en ingles, lo importante es entender que contratar hoteles para eventos no es una simpleza, implica un conocimiento especializado para garantizar éxito en los eventos, satisfacción en los participantes, evitar importantes perdidas económicas y muchos, muchos dolores de cabeza.