Grupo ESPENCON

ESPENCON, 15 AÑOS

DE COSECHAR EXPERIENCIAS

Respondiendo a las necesidades de Turismo de Reuniones en México, es que Grupo ESPENCON nace hace 15 años. Originalmente dirigida a congresos médicos, dado el expertise en la industria farmaceútica de Edgar Huitrón, fundador de la empresa. Hoy ESPENCON se extiende hacia todos los ámbitos como una empresa Professional Congress Organizer (PCO), y trabaja por ofrecer la mejor propuesta en la organización, logística, operación de congresos y convenciones, lanzamientos de productos y simposiums.

Ulises Huitrón, Director Ejecutivo de ESPENCON, durante una entrevista a propósito del aniversario de la empresa, nos platicó que inició fungiendo como intermediario entre las sociedades médicas y la industria farmacéutica. “Originalmente no era la idea organizar eventos como hoy en día lo hacemos, era simplemente dar consultoría o asesoría para la planeación de los mismos. Pero el cliente al ver como nos involucrábamos en el evento nos pedía ayuda para la organización, y fue con el tiempo que estructuramos la organización”.

ESPENCON es una empresa jóven, sin embrago parte del éxito que ha tenido y su permanencia, se debe al cumplimiento y la responsabilidad (de los compromisos) con los clientes, “cumplimos al 100 por ciento, llevamos a término la promesa de venta, damos un servicio y atención personalizada, lo que permite tener una relación de largo plazo con el cliente y ganar su confianza”.

“Tal vez no somos una empresa que en volumen tenga la mayor cantidad de eventos, pero si tenemos la mayor cantidad de años realizando un evento, un ejemplo de ello es el congreso de ortopedia y traumatología, el cual llevamos 10 años realizándolo. En un inicio, asistían 400 personas, hoy, es de casi 2 mil”.

Adaptándose a los cambios

A lo largo del tiempo, ESPENCON ha tenido diversos cambios. “Hace 15 años éramos solo dos personas, actualmente somos 18 de planta. Cambiamos de ubicación física, de estar en la colonia Del Valle luego cambiarnos a Nativitas, donde nos encontramos ahora, nuestras oficinas eran solo en la planta baja, hoy ya tenemos todo el edificio. Hemos realizado cambios estructurales, organizando de una mejor manera la operación de la empresa, el área de ventas, etcétera”.

Explicó que con base en los años de experiencia en congresos y convenciones, la parte de la operación es la más sencilla y controlable. “Lo complicado es la planeación, es ahí en donde está la clave del evento”.

La capacitación como parte vital

ESPENCON ha sido una empresa preocupada por la capacitación de su gente, “tenemos un programa de capacitación constante entre los cursos que organiza PCO Meetings México y los congresos de MPI.

Incrementar la imagen y prestigio de nuestros clientes a través de la calidad de nuestros servicios, es la misión de ESPENCON.

Estamos por certificarnos como CEM (Certified in Exhibition Management, que otorga AMPROFEC en conjunto con la IAEE) Roberto Carrillo, Director de Operaciones y un servidor. Queremos también aplicar para el CMP (Certified Meeting Professional), para formalizar la experiencia que ya traemos.

Para las personas que laboran en ESPENCON, siempre ha existido la preocupación de que estén capacitados con clases de inglés y computación, así como diversos seminarios acerca del Turismo de Reuniones, marketing y técnicas de venta, señaló Ulises Huitrón.

PCO vs Organizador de eventos

Al preguntarle a Ulises sobre las diferencias entre una PCO y un Organizador de Eventos, explicó que el primero se involucra de una forma más profunda en el evento: “Un PCO está al tanto de la estructura del programa, no quiero decir que en los temas porque eso es responsabilidad de los expertos pero si vemos horarios, tiempos de receso, etcétera; somos más un asesor y nos volvemos parte del comité organizador”.

Explicó que el Organizador de Eventos solo pone en marcha la idea del cliente, no se involucra. “Aunque sí tenemos puntos en común y a veces sí podemos estar involucrados, muchas veces un PCO puede organizar otro tipo de eventos; difícilmente un organizador de eventos puede hacer todo lo que hacemos nosotros y no es que estén peleados, más bien no se profundiza. Una cosa es ejecución de eventos, lo que el cliente pide y otra involucrarse más a las necesidades”.

Misión cumplida

Incrementar la imagen y prestigio de nuestros clientes a través de la calidad de nuestros servicios, es la misión de ESPENCON. Por lo que Ulises Huitrón al tocar este tema afrima, “Nosotros llevamos a la práctica dicha misión, ya que si un evento sale bien desde el check in del hotel hasta la clausura del mismo, ayuda de forma directa al lucimiento del cliente, y el buen trabajo realizado por ellos dentro de la asociación o empresa que representan, ya que los héroes de la organización tienen que ser ellos, para eso nos contratan. Desde el principio de la relación con nuestros clientes, les damos una completa asesoría, planeación estratégica adecuada, así como una buena selección de proveedores y del destino, permitiendo que todo fluya de forma correcta al llegar el día del evento”.

“Nos preocupamos para que ellos, quienes son los que de alguna forma permiten que se lleve a cabo el evento, además de que son los que financian una inversión considerable, tengan un área cómoda de exposición comercial, con espacios de bodega, seguridad y pasillos adecuados a las dimensiones del congreso. Asimismo, tengan asistencia en el montaje y desmontaje, para que durante el tiempo de exposición ellos estén enfocándose a hacer esa relación y promoción de sus productos”.

Un futuro prometedor

“Seguir creciendo y expandir la cobertura de eventos, tener más clientes y posicionarnos a nivel internacional. Estamos buscando un mayor crecimiento. Traer eventos a México como también empezar a llevarlos al extranjero, a Centro, Sudamérica y Estados Unidos”.

Empresa multipremiada

La empresa ha sido galardonada varias veces a nivel internacional. El año pasado recibieron un premio en Perú llamado “Éxito Award 2011” en el rubro de organización de congresos y convenciones. Este año, en mayo, recibieron el “Quality Award” que otorga el Intercontinental Union for Quality, la ceremonia fue en Brasil. En Barcelona, por parte de la World Confederation of Businesses recibieron un premio de gestión y calidad. En el mes de junio de 2012, la Latin American Quality Institute en México le entregó el reconocimiento como la empresa mexicana del año a ESPENCON.

Parte del éxito de ESPENCON ha sido la

“La transparencia con los clientes es básica, que no haya pie a un malentendido y que siempre sepan a dónde van los gastos. Para nosotros es imprescindible cumplir con lo que prometemos, ser responsables en nuestro trabajo y dar la mejor atención al cliente”.

responsabilidad y la honestidad con la que se ha manejado a lo largo de 15 años. “La transparencia con los clientes es básica, que no haya pie a un malentendido y que siempre sepan a dónde van los gastos. Para nosotros es imprescindible cumplir con lo que prometemos, ser responsables en nuestro trabajo y dar la mejor atención al cliente”.

“El trabajo ha sido entre todos, en equipo. Hay gente que tiene 7 u 8 años trabajando en la empresa, casi no rotamos personal, lo que da una imagen de solidez y ha permitido que lleguemos a festejar nuestros primeros 15 años. Hoy en día también la experiencia adquirida nos permite saber de lo que estamos

hablando”. Concluyó Ulises.

ALGUNOS DE SUS CLIENTES

• LABORATORIOS RIMSA

• METRONIC

• JOHNSON & JOHNSON • ASOCIACIÓN MEXICANA DE TRAUMATOLOGÍA, • ASOCIACION DE CIRUJANOS DE COLUMNA • ASOCIACIÓN MEXICANA DE INSTITUCIONES

DE SEGUROS, • HCM / EXPO MANAGEMENT

• FIDALEX, ENTRE OTROS.

PREMIOS OTORGADOS A ESPENCON

• “ÉXITO AWARDS 2011”. EN LIMA PERÚ.

OTORGA LA LATIN BUSINESS ORGANIZATION.

SE ENTREGÓ EN LA CATEGORÍA DE

ORGANIZACIÓN DE C&C. • “THE QUALITY AWARDS”. BRASIL DEL 24 AL 26 DE MAYO 2012. OTORGA LA

“INTERCONTINENTAL UNION FOR QUALITY” (INUQ). • “MIEMBRO ELITE”. HOUSTON TX (EN LA

ENTREVISTA DICE BARCELONA). OTORGA LA

WORLD CONFEDERATION OF BUSINESSES. • EMPRESA MEXICANA DEL AÑO. MÉXICO

DF. OTORGA LA LATIN AMERICAN QUALITY

INSTITUTE.