Tendencias

Retrospectiva 2013 tendencias 2014

Madurando hacia mejores Por Rosy Mendoza y prácticas verdes Carlos P. Galván

Continuando con nuestra edición sustentable en la que año con año traemos a ustedes lo último en temas y tendencias relacionadas con la ecología y la industria de reuniones a nivel nacional e internacional.

Hemos decidido compartir a ustedes la reproducción por una parte, del último índice de comportamiento de Turismo de Reuniones en uno de sus mercados más desarrollados y documentados del sector como lo es el caso de Europa, el cual como siempre, no solo sirve para conocer y entender el sector en aquella parte del mundo, sino para brindarnos un pequeño parámetro (a falta de un estudio actualizado de nuestro entorno) de cómo Europa avanza y extiende su mercado transformando políticas y acciones en oportunidades vanguardistas pero también en iniciativas eco-sustentables. Por otra parte, reforzando y dando origen a nuestro reportaje, hemos destacado una serie de iniciativas sustentables que si bien el Turismo de Reuniones en México y Latinoamérica ya ha implementado sobre este tema, falta mucho por hacer, toda vez que aún resulta difícil hablar de eventos verdes que no solo abriguen el entorno natural donde se llevan a cabo, sino las comunidades que en ellas habitan, pues hombre y entorno son parte de una misma cadena evolutiva y conllevan un trabajo de adentro hacia afuera.

2013 el año en núMeros

Según un estudio de la Unión de Asociaciones Internacionales (UIA) con sede en Bruselas (Bélgica), concerniente a la forma en que se realizaron las reuniones durante 2013, y en la que participaron 830 asociaciones de todo el mundo registradas en la UIA, realizando eventos de reuniones, mismas que suman 66 mil asociaciones de más de 300 países. Durante el año pasado el proceso de realización de eventos destacó de la siguiente forma:

— dos tercios de las reuniones internacionales son realizadas por miembros del país local, mientras que en lo que a congresos refiere, éstos son organizados en su mayoría por meeting planners internos. — el 21% de las reuniones son organizadas por los miembros del país anfitrión, es decir no se contrató una agencia externa. Mientras que 19% contrató algún especialista en eventos. — en cuanto a la toma de decisión de sede para desarrollar el evento, el fallo de este rubro correspondió con un 38% a los comités o consejos de reuniones quienes decidieron dónde hacer el evento, mientras que en un 29%, dicho poder recayó en el ejecutivo de la asociación. Y el 26% detalló que esta opción fue tomada por una asamblea general. — los meses de mayor movimiento del sector

MICE europeo así como de mayores dimensiones en cuanto a eventos fueron para septiembre y octubre, así lo respondió el 38% de los encuestados. Un 29% informó que sus reuniones prefirieron realizarlas en mayo o junio, el 22% de las organizaciones aseguraron que sus eventos fueron celebrados en julio o agosto, mientras que el 14% contaron con marzo o abril como los meses ideales para ellos, de esta forma, noviembre y diciembre solo obtuvieron un 14% de preferencia. En tanto el 12% respondió que varía la realización de su evento y el 5% elije enero o febrero. — en cuanto al evento anual más destacado de cada asociación, 45% lo realiza año con año, el 22% lo hace de forma bienal (cada dos años), un 11% cada tres años, y el 7% cada cuatro años. Mientras que alrededor del 12% tienen dos grandes reuniones por año. — sobre responsabilidad social, la mitad de los encuestados destacaron que dicho concepto no juega un papel en su reunión, mientras que el 30% expresó que sí lo hacen, el 21% no están seguros. En tanto que 55% no incorporan éstas, 35% lo hace y el 10% no sabe. — sobre utilización de recursos virtuales dos tercios de los encuestados no tienen un componente virtual en sus reuniones y el 16% sí ofrece la opción de streaming. — a nivel mundial, más de la mitad de los encuestados realizaron una de las reuniones más importantes en Europa, el 34% dijo que su reunión es de carácter itinerante alrededor del mundo, 12% lo efectuó en América del Norte, el 11% en Asia, 6% en África, y el 5% en América del Sur. — en la elección de tipo de sede, 44% de los encuestados destacaron su preferencia por un centro de convenciones, 34% elige hoteles, 33% instalaciones universitarias. En tanto, el 19% especificó no tener preferencia por una de ellas, pues su elección radica en la necesidad en que se vean envueltos. — al hablar sobre la dimensión de los recintos, 38% señaló no tener un espacio de metraje fijo, 10% respondió que su mayor reunión no va más allá de los 500 m2, el 3% requiere de 1,000 m2, un 4% de 1,000 a 5,000 m2, un 1% más de 5,000 m2. 15% apuntó que año con año la utilización de espacio puede variar, y 15% ignoraba el espacio que requería su evento. — sobre asistencia, tres cuartas partes de los encuestados expresaron que su mayor número de convencionistas ha sido de 500 delegados

sin incluir acompañantes. 56% subrayó que congregaban menos de 250 asistentes, 500 y 1,000 visitantes obtuvo un empate con 10%, y 14% atrae más de 1,000 personas. — suspensiones y cancelaciones solo el 5% se vio en esta necesidad durante 2013, el 13% tuvo que reprogramar su evento, el 12% ha reubicado su evento en los últimos tres años. 19% ha celebrado su evento con una convocatoria menor a la estimada, 9% ha sustituido las reuniones presenciales por teleconferencias. 18% expresó que dichos cambios se han debido a cuestiones económicas y 14% detalló problemas de logística y financieros. — sobre problemas exógenos a éstos, 54% apuntó que la falta de asistencia a dichos eventos se debe a problemas económicos mundiales, 53% destacó la falta de patrocinadores o expositores, 42% acotó que uno de sus grandes problemas fue el ocasionado por el visado, recortes presupuestarios en servicios aduanales y 32% por costos de transportación.

sobre responsabilidad social, la mitad de los encuestados destacó que dicho concepto no juega un papel en su reunión, mientras que el 30% expresó que sí lo hacen, el 21% no están seguros.

dos tercios de las reuniones internacionales son realizadas por miembros del país local, mientras que en lo que a congresos refiere, éstos son organizados en su mayoría por meeting planners internos.

los meses de mayor movimiento del sector MICE europeo así como de mayores dimensiones en cuanto a eventos fueron para septiembre y octubre

Tendencias 2014 para la realización de MeJores eVenTos Verdes

Tecnología

Los contenidos definen el formato del evento, por lo que el auge de herramientas tecnológicas como YouTube o video clips de presentación, deberán ser más breves, ya que el periodo de concentración de los usuarios es de 1 minuto, después de eso, resultarán aburridos, por lo que la información debe resultar atractiva, sencilla y concreta.

Este rubro también está pensado en todos aquellos que no pueden asistir a un congreso y que tienen de aliada a la tecnología, en donde dependiendo del ponente del que se trate se puede hacer un streaming y/o videoconferencia, y según también sea el caso se cobrará o no ese enlace. En caso de que no tenga un costo, el financiamiento para este servicio de plataforma se puede conseguir por parte de los patrocinadores.

Otra herramienta que ha sustituido de manera importante al papel es el uso del Poken, el cual es un dispositivo que se reparte a cada participante con el fin de que pueda intercambiar información de negocios.

redes sociales

2014 marcará una etapa donde las redes sociales tendrán un papel preponderante de interacción inmediata con lo que sucede en el evento, por lo que contarán con su propia partida presupuestaria para empezar a ser más medible en las estrategias de marketing y comunicación dentro de la industria de reuniones. Tal es el caso de IMEX quien ha emprendido IMEXLive, una ventana a la feria “online”.

responsabilidad social

Aquí la tendencia será que el evento no solo contribuya a ayudar o hacer algo en favor de una comunidad, sino que ésta se extienda a toda la ciudad o estado, lo que representará realizar acciones más proactivas que contribuyan también a disminuir la huella de carbono (CO ).2

estadísticas

Contar con datos cuantitativos de los eventos, será una herramienta vital para el desarrollo de los mismos, actualmente solo cinco países son los que han realizado un estudio sobre el impacto económico de su industria lo que ha permitido conocer su alcance, por lo que más entidades deberán realizar lo mismo, ya que como destaca Dan Berger, Director General de Social Tables, en IMEX América: “si este índice de compra es un indicador, ¿por qué no utilizar el barómetro en la industria de reuniones como herramienta de predicción fiable?”

capacitación

Es importante que en la formación de organizadores de eventos y meeting planners se incluyan diferentes

programas de estudio en donde se les actualice sobre las tendencias en los eventos verdes y cómo llevarlos a cabo, para que poco a poco los viejos hábitos sean desplazados y hagan de los aspectos sustentables algo común, según recomendaciones del GMIC.

producción y ambientación

Al momento de buscar un recinto, un salón para eventos o un hotel, se recomienda que cuente con alguna certificación ambiental o sustentable y que en éstos se realicen prácticas de responsabilidad social. Ejemplo de ello son los hoteles verdes, los cuales tienen sistemas y políticas de reciclado de insumos y agua, y manejan un uso inteligente de la energía. En general, trabajan la sensibilización ambiental del personal.

insumos y materiales

Siempre que se pueda, se deben elegir materiales reciclados, biodegradables, o ecológicos como platos, vasos, cubiertos, cajas y bolsas hechas con fibras naturales y también que sean productos hechos a mano.

comida y menú

Es importante que el lugar en el que se realice el evento cuente con un servicio de comida conformado por menús que contengan ingredientes de producción local y de la estación y que esté ubicado en un lugar céntrico, de fácil acceso para evitar el uso de vehículos y así no tener que trasladarse a algún lugar, principalmente a un restaurante, o que los alimentos tengan que ser transportados hasta el evento, lo que se conoce como food miles, que son las millas que recorren los alimentos hasta llegar a las mesas, es decir, a menor cantidad de kilómetros recorridos, menor es la contaminación y el impacto ambiental.

regalos y souvenir

Si a los asistentes al evento se les entregará algún regalo o souvenir, es importante buscar aquéllos que sean amigables con el ambiente. Tal es el caso de las plumas biodegradables con semillas de albahaca, las cuales una vez que se les termina la tinta, se pueden sembrar en una maceta.

coMparaTiVo enTre el iMpacTo aMbienTal en eVenTos y la Vida coTidiana

conGreso de Tres días Vida coTidiana

991.67 litros de agua al día por persona 325.5 litros de agua al día por persona 27.67 kilos de basura al día por persona (9.22 kilos diarios) 6.12 kilos de basura por persona (2.04 kilos diarios)

643.2 kilos de emisiones de gases invernadero. 25.86 kilos de emisiones de CO2

conclusión

El participante de un congreso o convención genera más del triple de consumo de agua.

Más del cuádruple de basura

Muchas más emisiones de gases invernadero

Por Leonel Bonilla

Director General MICE Centroamerica leonel@micecentroamerica.com

De nacionalidad costarricense, Leonel Bonilla cuenta con estudios universitarios en Mercadeo, Relaciones Públicas y Turismo, galardonado con el Premio al Mérito Profesional en Turismo Costa Rica 2001. De igual forma es Organizador Profesional de Congresos (OPC), con más de 17 años de experiencia.

Especialista en la organización de eventos sostenibles, fundó la empresa Green Events y fue Presidente de MICE Centroamérica, así como también Expresidente de la Asociación Costarricense de Organizadores Profesionales de Congresos y Eventos Afines (ADOCA). Fundador y Expresidente del Buró de Convenciones de Centroamérica (FECAB), fue miembro de la Comisión Directiva de la Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina (COCAL). Ha ocupado diversos cargos directivos en organizaciones del sector turístico costarricense.

sostenibilidad Sostenible

la sostenibilidad se define en su esencia como la cualidad por la que un elemento, sistema o proceso, se mantiene activo en el transcurso del tiempo; ¿será entonces, sostenible la sostenibilidad en la organización de eventos?

sin duda los eVenTos Verdes Vinieron para quedarse

En mi labor de organizador, percibí desde su inicio, que la realización de los llamados eventos responsables no respondía a una moda pasajera, más bien constituía un elemento básico en la nueva forma de hacer y organizar reuniones en cualquier ámbito.

La clave para lograr que los eventos sostenibles sean sostenibles en el tiempo y en las entidades que han apostado por ellos, es lograr sistemas prácticos mediante los cuales los eventos cumplan con los criterios idóneos en cualquiera de los ámbitos de la sostenibilidad. Lo complejo está destinado siempre a tomar dos caminos: uno es simplificarse, el otro, desaparecer.

El compromiso ambiental, social y económico de los eventos tiende a simplificarse, no en su esencia o su compromiso, pero sí en sus procesos y caminos.

la sosTenibilidad es siMple,

valores responsables y de beneficio común no debe ser complicado. Las sostenibilidad debe ser cada día más simple por el sencillo hecho que es el camino a tomar en todo quehacer de ser humano, si todos vamos en una misma dirección el paso se aligera y la ruta se allana.

Quince años atrás, cuando comenzábamos a recorrer este camino, buscar un modelo de credencial sin plástico era una tarea titánica, hoy día los encontramos hasta en la librería del barrio. Hablar de compensación de emisiones de carbono era entendido casi como una especialización científica, hoy existen sistemas prácticos y fáciles para compensar hasta las emisiones de nuestro vehículo de uso diario.

Receloso de la mayor parte de certificaciones de “green meetings” creo firmemente en que la organización de los eventos verdes se consolidará en la medida que responda a la simplicidad, al compromiso intrínseco de las organizaciones generadoras de eventos y de sus coordinadores internos o externos y no del afán de cumplir con un “checklist” impuesto.

En sus inicios, una relación con la sostenibilidad suele ser desigual, cuanto más damos más nos demanda; pero conforme madura, se vuelve una relación más llana y termina en complicidad. Se vuelve una relación de esas que duran por siempre y se fortalece con los años, en la que se envejece juntos porque recibes tanto como das.