Héctor benero, Hb travel Consultants, inc

Héctor Benero

HB Travel Consultants, Inc., Wholesaler and Tour Operator

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES RETOS QUE UN ORGANIZADOR PROFESIONAL SE ENFRENTA EN TU PAÍS? Desafortunadamente aún existe la disyuntiva de ver a los organizadores de eventos como un factor costoso el cual no necesitan, puesto que los clientes pueden hacerlo todo, hasta que el evento mismo les hace ver su propia realidad, y es cuando le tienen que inviertir gran parte de tiempo a juntas con los proveedores, hoteles o líneas aéreas, y es ahí donde se dan cuenta que sí necesitan ayuda de un profesional, el cual no es un lujo sino una necesidad porque nosotros estamos aquí para eso, para facilitarles el camino y cuando lleguen al destino tengan todo listo, sobre todo si se trata de eventos internacionales. Efecto de ello es que actualmente los grandes laboratorios farmacéuticos o las mismas empresas han comenzado a crear sus propios departamentos de eventos, ya que anteriormente no tenían a nadie, y aún con ello, a la larga siempre recurren o tratan de consultar a alguien local porque obviamente, aunque en apariencia hablamos el mismo idioma, entablar negociaciones es completamente diferente en todas partes.

¿CUÁLES SON LAS ESTRATEGIAS QUE DEBE ADOPTAR UN ORGANIZADOR DE EVENTOS PARA REFORZAR LAS RELACIONES A LARGO PLAZO CON SUS CLIENTES? Creo que la clave hoy por hoy es hacer más con menos, porque la palabra presupuesto nos persigue y nos agobia a todos, y es que aún no hemos cerrado contrato y ya nos

HONESTIDAD ES LA CLAVE

Fundamental para la organización de eventos

Por Carlos P. Galván

Licenciado en Turismo con especialidad en Administración de Empresas por la Universidad del Sagrado Corazón en San Juan de Puerto Rico.

Al igual que muchos, inicia su importante trayectoria como organizador de eventos por accidente, puesto que su afinidad para ingresar al mundo laboral lo había planeado matriculándose en medicina como doctor, pero por azares de la vida, comienza su vida laboral trabajando en una agencia de viajes para después pasar a la realización de eventos, que como bien explica actualmente: “Hoy por hoy no me imagino haciendo otra cosa que no sea lo que hago, que por cierto, me ha llevado también a desarrollar eventos y congresos médicos”.

“hacer más con menos y con creatividad”

está diciendo el cliente que se cuenta con un presupuesto limitado. Y muchas veces nos toca ser creativos para hacer como, lo comenté anteriormente, “más con menos”, para que ese cliente esté bien y quede bien frente a los a ojos de todo su grupo. Teniendo así la mejor publicidad, que es la de boca a boca.

¿CÓMO HA CAMBIADO LA INDUSTRIA DE 5 AÑOS A LA FECHA? La crisis de Estados Unidos nos ha afectado lo mismo que a otros países en todo el mundo, antes – y volviendo a la misma palabra “presupuesto”-. Hace cinco años o antes, uno podía hacer mucho más cosas, de modo que tenías más libertad para realizar de mejor manera un evento. Actualmente, los eventos se han ido acortando, eventos que antes eran de una semana ahora son de cuatro, de tres o dos días; ya no realizan galas de noche, sino que son puramente académicos trabajando durante el día y a las 4 o 5 de la tarde se acabó, y durante la noche cada persona la puede pasar como mejor desee. Y si hablamos de 5 o 10 años atrás, todo evento tenía un programa completo en el cual incluían actividades para los acompañantes, y eso se ha ido modificando; ya las delegaciones son más pequeñas. Pero el negocio sigue, y el Buró de Convenciones de Puerto Rico tiene una campaña para reuniones con el slogan: Las reuniones en Puerto Rico no son solamente hablar y hablar (Escape the Meeting Blah!), ya que como destino complementamos las reuniones con muchísimas experiencias pese a que los eventos sean cortos, para que la gente además pueda disfrutar del destino. Actualmente, muchos de los eventos en Puerto Rico empiezan a las 7 u 8 de la mañana y finalizan a las tres o cuatro de la tarde para que puedan conocer las playas, la ciudad vieja o puedan ir de compras. Y al darle la tarde libre a los participantes, ya no hay esas grandes cenas, sino eventos nocturnos para un grupo limitado, y la mayoría del grupo debe de buscar qué va a hacer en la noche, puesto que ni los hoteles ni las líneas aéreas están auspiciando nada. De modo que es como les comento, “hacer más con menos y con creatividad”. En el plano un poco más general, las instituciones universitarias en Puerto Rico ya ofrecen el grado con especialización en la organización de eventos, en hotelería o agencias de viajes por ejemplo, y así el estudiante puede elegir el área en que se quiere especializar. Puesto que no es lo mismo organizar una fiesta de cumpleaños que un evento de corte internacional, con 5000 personas donde hay que estar pendiente de las visas y cumplir con protocolos y mucho más cosas que la gente ignora y otros, pasan por alto sin saber qué es. Y en el caso de asociaciones, MPI es el organismo al cual estamos más familiarizados ya que los jóvenes y los profesionales de nuestra industria se pueden acercar a ella de manera física o virtual, por lo que sí tenemos ese acercamiento con el ramo profesionalinternacional.

¿CUÁLES SON A SU PARECER LAS TENDENCIAS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS? En Puerto Rico ya contamos con el centro de convenciones más grande de todo el Caribe, inaugurado en 2008, que nos permite traer todo tipo de convenciones, con capacidad de albergar desde un avión 747, hasta tanques de guerra, como lo fue la convención del ejército de los Estados Unidos en nuestro distrito de convenciones, el cual cuenta con diferentes cadenas de hoteles de renombre a unos pasos del centro de convenciones. Ya que antes todo era limitado a los hoteles y hoy esa tendencia se ha transformado.

DESDE TU PUNTO DE VISTA, ¿CUÁL ES LA CLAVE PARA SER UN BUEN ORGANIZADOR? Primero que nada debe tener honestidad con su cliente, ya que mucha gente llega a nosotros con sueños, simplemente levantando la mano y adjudicándose la sede de un evento sin saber siquiera si el destino es el apropiado para ese evento, cuánto va a costar, si hay dinero para operar, es decir, sin saber nada. Y es a nosotros a quienes nos toca traerlos a la realidad y decirles “que esto no es un juego, que cuesta dinero y que a alguien le va a tocar pagar”. Y eso es algo con lo que me enfrento con los organismos médicos aquí en mi país. De modo que es ahí donde uno tiene que ser honesto y muy vertical ya que se trabaja con dinero que no es de uno, por lo que ser honesto es una clave fundamental y la que más cuesta encontrar hoy en día. Además, como yo siempre digo, el organizador de eventos debe de tener cuenta de ahorros, ya que por lo general nosotros cobramos al final del evento, y la mayoría de las veces trabajamos más tiempo de gratis que lo que cobramos, pues en ocasiones somos nosotros los que financiamos la primera etapa de los eventos, mandando hacer la página web o la publicidad de un evento, aunque sabemos que lo vamos a cobrar, el pago siempre vendrá al final. Porque al final todo cuesta.

PUEDES PLATICARNOS ACERCA DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN TURISMO DE REUNIONES EN TU PAÍS. Particularmente, los colaboradores de nuestra oficina tienen preparación formal en turismo con certificación en eventos y convenciones. Como empresa somos miembros de la Meeting Professional International (MPI), siendo aliados de igual forma del Ministerio de Turismo y del Puerto Rico Convention Bureau. El organizador de eventos debe de tener cuenta de ahorros, porque por lo general nosotros cobramos al final del evento, y la mayoría de las veces trabajamos más tiempo de gratis que lo que cobramos, pues en ocasiones somos nosotros los que financiamos la primera etapa de los eventos...