Viviana Cardozo Directora general del

Ceremonial & protocolo

en todo tipo de eventos y en la industria del turismo

Para entender por qué y cómo se aplica el ceremonial y protocolo en actividades tan actuales como lo son la organización de eventos y el turismo, aunque muchas personas creen que es algo antiguo y obsoleto, comencemos por conocer de qué se trata.

Sabemos que en todo el mundo, se están gestando profundos cambios que modifican sustancialmente las condiciones de las relaciones laborales, institucionales y socio-culturales. Conforme se incrementan los nuevos desafíos por afrontar y poder adaptarse a esta nueva realidad, el ceremonial adquiere una especial preponderancia y se transforma en una herramienta estratégica, desde una óptica dinámica, con un criterio moderno y actualizado en forma constante. Tengamos en cuenta, que desde sus inicios el hombre cuenta con un primer mandato: vivir en sociedad. Entonces surge el protocolo como consecuencia de la socialización y jerarquización de las relaciones humanas. Este conjunto de actitudes y expresiones que conforman el ceremonial y protocolo se basan en la tradición y costumbre y constituyen el patrimonio cultural de una persona; ergo, de una sociedad.

El ceremonial es una disciplina comunicacional que aplica el conjunto de normas del protocolo referidas al ordenamiento y comportamiento, aplicables a todo acto o ceremonia, y a todo tipo de evento, ya sean de carácter público o privado, favoreciendo la correcta coordinación, donde se impongan las normas de cortesía. Al referirnos al ordenamiento, lo que llamamos protocolarmente “establecer las precedencias”, que es reconocer la primacía de una jerarquía sobre otra (o bien se hace alusión a la ubicación en tiempo y espacio de las personalidades y funcionarios que presiden un evento), en donde cabe aclarar que el ceremonial y protocolo no crean ni imponen las jerarquías, solo las reconoce y las ordena. También al término ordenamiento, le podemos adjudicar el sentido de planificación y organización.

Los inconvenientes, desagradables siempre, provienen del desconocimiento del orden de precedencia o, conociéndolo, de las fallas producidas en su aplicación o interpretación.

LAS NORMAS BÁSICAS DEL CEREMONIAL Y PROTOCOLO TRATAN SOBRE:

•Orden de precedencia y ubicación de autoridades e invitados. • Orden de precedencia y ubicación de símbolos. • Formas protocolares en comunicaciones orales y escritas. • Formas de convivencia o códigos de comportamiento.

LAS ACCIONES QUE DESARROLLA EL CEREMONIAL, FUNDAMENTALMENTE SE BASAN EN:

•Promover acciones que responden a la más fina estrategia y aplicación de lo que son las técnicas de organización. • Cuidado extremo de los mínimos detalles. • Establecer el mejor desarrollo de los acontecimientos.

En general, se cree que la utilización o aplicación del ceremonial y protocolo es exclusivo de los eventos de determinados ámbitos como es el oficial o gubernamental en todos sus estamentos; el internacional y diplomático, el militar, el eclesiástico, institucional, universitario, o puramente en reuniones sociales. Pero hoy en día, las empresas lo están incorporando, y también existe en el ámbito del deporte, y hasta se está trabajando en un ceremonial exequial y organización de eventos fúnebres, que si bien ahora está transcendiendo, y hasta se está estudiando en carreras y especializaciones, es uno de los más antiguos y constantes. La organización de congresos y exposiciones no queda exenta, pues también debe aplicar estas normas en la utilización y correcto tratamiento de los símbolos nacionales u otros representativos. También cuenta con la presencia de autoridades, la precedencia en delegaciones, presentaciones, trato a los visitantes, redacción de invitaciones y otras comunicaciones, comidas de agasajos, y en muchas instancias más. Que se ignore o no se tenga en cuenta, no quiere decir que no exista. El ceremonial está siempre presente. Todos los organizadores de todo tipo de eventos deberían conocer las normas básicas, o bien incluir en su staff a un ceremonialista, o contratar un profesional que los asesore. Si se decide buscar un profesional, en algunos países latinoamericanos existen carreras terciarias de formación académica en Ceremonial y Protocolo de 2 y 3 años de duración, que prepara profesionales para cumplir idóneas funciones en toda clase de eventos. Y muchos de ellos luego se especializan en algún tipo en particular. ¿CÓMO FUNCIONA EN LA INDUSTRIA DE REUNIONES?

Dentro de la industria de reuniones también está presente el ceremonial, desde la planificación de un viaje ya sea propio o para un superior; en la atención que deben brindar las agencias a los clientes; en la presentación y desempeño de los guías; los detalles de cuidado y confort en los transportes; en la calidad, variedad, tipo y programación de la gastronomía; en todos los servicios que brinda la hotelería y la trascendencia de las características de las diferentes culturas. Actualmente el auge es el Turismo de Reuniones, que se relaciona con los diferentes sectores de la sociedad: organismos no gubernamentales, sector académico, iniciativa privada, gobiernos federal, estatal y municipal, para que se constituyan como promotores de la cultura turística de un destino. El concepto de cultura turística, se puede entender como aquella que integra en la sociedad una parte orientada al conocimiento y valoración de la actividad turística, que busca la satisfacción del visitante y la obtención del mayor beneficio para las comunidades receptoras.

VALORES DE LA CULTURA TURÍSTICA:

•Hospitalidad • Cortesía • Ofertas pertinentes • Calidad de servicios • Personal altamente capacitado

Estos valores coinciden con los pilares de la esencia misma del Ceremonial y Protocolo. Los valores de la cultura turística hacen la calidad turística, por tanto la aplicación del Ceremonial se traduce como calidad en los servicios turísticos. Optimizar la calidad, trascenderá en turistas totalmente satisfechos, y resultará en mejores beneficios.

LA MISIÓN FUNDAMENTAL QUE TIENE EL CEREMONIAL ES:

•Cuidar y preservar la imagen y la identidad. • Transmitir simbolismos, a través del cuidado o implementación de detalles. • Promover la armonía entre todos los actores y en el desarrollo de los acontecimientos. • Adelantarse a los hechos, tratando de evitar los famosos “imprevistos” y siendo siempre previsor de todas las circunstancias. • Velar por el bienestar de los visitantes, que es el principal objetivo que se persigue si se da cumplimiento a los precedentes. Directora General del Centro Internacional de Emprendimientos y Capacitación de Argentina

Por Viviana Cardozo Arenales

Vivivana Cardozo es Técnica Constructora Nacional de la Universidad Nacional del Litoral. Cuenta con el título de Técnico en Ceremonial y tiene 20 años en la disciplina trabajando y formando nuevos profesionales, además de actuar como organizadora, directora ejecutiva, coordinadora y supervisora en numerosos eventos en el ámbito oficial, social, empresarial e institucional a nivel nacional e internacional. Ha sido distinguida con el Gran Premio de Honor del Instituto Argentino de Ceremonial “Emb. Jorge G. Blanco Villalta”; y con el Lauro Mayor de Grandeza Comunitaria, investida con la Banda de Honra Pública y condecorada con la Gran Medalla al Mérito Cívico, otorgadas por Transacademia: Instituto Universal de las Naciones con el auspicio del Parlamento Cívico de la Humanidad y la Academia Internacional de la Diplomacia y las Profesiones.

DESTAQUEMOS QUE ESTA DISCIPLINA

brinda las herramientas, criterios, e ideas concretas para alcanzar el más alto nivel. Sólo hay que tenerla en cuenta, respetarla y hacer de ella una práctica permanente, pues el ceremonial no busca otra cosa que intentar hacer la vida de todos un poco más agradable. Considerarlo, realzará sus eventos y todas sus actividades.