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OSSIER FORMATIVO INTEGRADOR
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FIRMA DE AUDITORIA
DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA
INTEGRANTES: LAURA MELISSA HERRERA SUAREZ COD: 221384 IMELDA VARGAS RINCON COD 221390
DOCENTE: ANETH MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS CONTADURIA PÚBLICA VII SEMESTRE OCAÑA 2017
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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA REALIZADA A LA EMPRESA ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA. DE LA CIUDAD DE OCAÑA NORTE DE SANTANDER PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES. RESUMEN Electrodomésticos la primavera Ltda., es un negocio que nació hace 4 años, y su principal actividad económica es la compra y venta de electrodomésticos, satisfaciendo las necesidades de los consumidores y generando recursos, además de ser fuentes de empleo para la ciudad de Ocaña Norte de Santander. El desarrollo de este trabajo está basado en una Auditoría Administrativa a la empresa La Electrodomésticos la Primavera Ltda. Para esto se desarrolló una investigación sobre las debilidades existentes en dicho negocio. Se inició con el estudio Preliminar donde se elaboró un programa de auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento preliminar sobre el desempeño de la empresa, luego de haber realizado este estudio se procedió a realizar una planificación específica que permitió procesar y obtener información suficiente, competente y relevante, para determinar y desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe se presentó las conclusiones y recomendaciones del caso.
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INTRODUCCIÓN En nuestro País hoy en día se presentan grandes cambios en los diferentes ámbitos, tanto en lo económico, político y social; razón suficiente y necesaria para hacer cambios y análisis dentro de los establecimientos que están en funcionamiento, puesto que la competencia es cada vez más persistente; de la misma manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la empresa y así determinar algunos errores que se pueden estar presentando, para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo. Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organización es la parte administrativa ya que de allí nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere llegar además las decisiones más importantes para el desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoria Administrativa es la que estudia, analiza el desempeño de la parte directiva de una organización y nos revela el nivel organizacional de la misma, y así determinar las falencias y se establece estrategias para la toma de decisiones. Finalmente se realizan las respectivas conclusiones y recomendaciones de la investigación realizada a la organización Electrodomésticos la primavera Ltda.
MISION contribuir al bienestar de nuestros clientes a través de la comercialización de electrodomésticos innovadores, para satisfacer las necesidades en los hogares de Ocaña y sus alrededores.
VISION consolidarnos como una destacada y reconocida empresa comercializadora de electrodomésticos, tanto por la calidad de nuestros productos como por nuestro excelente servicio.
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FILOSOFÍA INSTITUCIONAL OBJETO SOCIAL La Sociedad fue constituida, para la comercialización de electrodomésticos en general, teniendo en cuenta las necesidades de nuestros clientes en sus hogares, ofreciendo una gran variedad de productos de la mejor calidad, con servicio técnico especializado que garantice la durabilidad de los artefactos. PRINCIPIOS La empresa orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los planteados también busca ofrecer en el mercado producto de la mejor precios justos para los consumidores y con el respaldo total de las brindadas por la entidad por la compra de cada uno de sus productos o de uso domestico que facilitan la vida diaria de las personas.
objetivos calidad a garantías aparados
VALORES CORPORATIVOS Nuestros valores son fundamentales Para cumplir nuestros fines como empresa y consolidarnos como una de las mejores. RESPETO: Trabajar en igualdad de condiciones sin discriminación alguna. LEALTAD: Inculcando en nuestros empleados el sentido de pertenencia en la empresa, haciéndolos parte de ella. HONESTIDAD: Trabajando al margen de la ley para brindarle un buen servicio a la comunidad. COMPROMISO: Comprometiéndonos con nuestros clientes a trabajar de corazón, ofreciendo los mejores productos del mercado. DISCIPLINA: Realizando una evaluación constate, área por área de nuestra empresa. TALENTO HUMANO: Capacitando para que alcancen niveles óptimos en la atención del usuario. Página 5 de 59
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Representaciรณn grรกfica que comprende la distribuciรณn de las funciones, puestos, รกreas y relaciones de la empresa.
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POLÍTICAS DE CALIDAD En la empresa electrodomésticos la primavera comercializamos productos de alta calidad para el hogar buscando la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, socios y comunidad mediante el mejoramiento continuo de nuestros procesos de Crédito y Cartera, Compras y Logística y Comercialización en puntos de Venta; desarrollamos nuestra gestión con excelencia en servicio, contando con la activa participación y apoyo de nuestro talento humano. POLÍTICAS DE COMPRAS Es nuestro deber diseñar y liderar la implementación del plan de Mercadeo de la empresa, logrando objetivos de crecimiento en la participación del mercado y posicionamiento de marcas. Por consiguiente, nuestras directrices están encaminadas a: •Planear y diseñar estrategias innovadoras de mercadeo y publicidad. •Programar compra de productos según la necesidad de nuestros clientes. •Coordinar proyectos de apertura de nuevos negocios. POLITICAS DE VENTA •Las ventas realizadas por la empresa serán al contado y a crédito. •Para las ventas a crédito la empresa brinda varias opciones para que el cliente tenga mas facilidades en cuanto al pago del producto con cuotas moderadas y de fácil manejo. •Los electrodomésticos que sean vendidos serán revisados por el cliente en el momento de la compra y recibirá todas las recomendaciones que garanticen el buen uso del artefacto y por tanto su durabilidad. PRINCIPALES PROVEEDORES Santander Ltda. Credimax Ltda. Credihogar Ltda. LG Samsung
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Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Área comercial de VENTAS Antecedentes: Auditoría Financiera Objetivos: • Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual. • Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones. • Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora. • Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias: El auditor realizará visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área del área comercial de la empresa para evaluar su funcionamiento. Y de esta manera lograr minimizar la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa la entidad, así como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la intervención de la organización en el mercado. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Herrera y Vargas auditores y consultores S.A Resultados: • Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos. • Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de operaciones. • Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área. Página 9 de 59
FIRMA DE AUDITORIA • Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área. • Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.
Asignación de la Responsabilidad: Herrera y Vargas auditores y consultores S.A Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizará de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar • Para enriquecer la documentación recabada se investigará sobre esta información para afirmarla y complementarla. • Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización. • Se revisarán las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área. • Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. • Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes. • La determinación de las acciones se apegará al programa definido. • Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. • El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan
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INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: se Decidió aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria. • Entrevista • Cuestionarios • Cédulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación Indicadores Cualitativos: Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos para generar los bienes y servicios requeridos por la organización. ➢ La empresa ha optado por comprar bienes que se vendan en un corto plazo generando rentabilidad en los mismos. ➢ La empresa ha manejado productos que no afecten el medio ambiente, teniendo en cuenta desde su fabricación cada parte con la que este se ha conformado hasta la distribución respetando así los valores que caracterizan nuestra responsabilidad social. Indicadores Cuantitativos: en esta empresa cada trabajador desempeña su labor de acuerdo a su perfil y cargo asignado. 50 / 120 = 0,42 Indicador del costo de producción de productos terminados. 12.000 / 0,42 = 28,571.428 Cantidad de equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área de ventas. 28,571,428/ 620= 46,082.948 Página 11 de 59
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Valor del equipo y maquinaria respecto al activo fijo de la empresa: 46,082.948 / 12.528.600= 0.0036782201
PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física ➢ No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos ➢ No existen señalamientos específicos en el área de operaciones de ventas. ➢ No existe un extractor de aire o ventilador que ayude a purificar el ambiente en la medida necesaria. ➢ Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento. Evidencia Testimonial La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio en general era bueno, sin embargo existen falencias que perjudican el ambiente de trabajo entre empleados y además a la empresa aún le falta mucho para ser excelente, a la vez que acuden al local por los precios bajos a nivel de la competencia, por lo cual la empresa ha optado por mejorar este aspecto para que se caracterice no solo en sus bajos precios sino en la alta calidad de sus productos para satisfacción total de los clientes.
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ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida
DE P/ T AP AP AP1. 1/1 AP2. 1/8
Archivo de Planificación
APL
Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar
PP
Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico
AC PE
PP1. 1/1 PP2. 1/1 PP3. 1/1 PP4. 1/1 PP5. 1/1 PP6. 1/1
PE1. 1/1 PE2. 1/1 PE3. 1/1
Establecimiento Auditado EA Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujograma de Procesos Cedula Horario de Trabajadores
EA1. 1/1 EA2. 1/1 EA3. 1/1 EA4. 1/1 EA5. 1/1 EA6. 1/1 EA7. 1/1 EA8. 1/1
Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos
HH. 3/3
HH
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
AP.AP1 1/1
CIRCULAR N.º 0001 Ocaña, Norte de Santander, 10 de septiembre de 2016 Sres. ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA Electrodomésticos la Primavera de conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DEL LOCAL responsable de VENTAS , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Septiembre al 30 de Noviembre de 2016 donde se designara a las Auditoras LAURA MELISSA HERRERA SUAREZ E IMELDA VARGAS RINCON para realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a las auditoras toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.
Atentamente, LAURA MELISSA HERRERA SUAREZ IMELDA VARGAS RINCON
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Anexos Sobre: RUT Certificado existencia de libros contables Certificado Cámara de Comercio Certificado Alcaldía – Licencia de funcionamiento Certificado seguridad social Certificado uso del suelo Certificado Bombero Certificado sanidad, entre otros
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AP.AP2 1/8
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
APL.OT1 1/1
ORDEN DE TRABAJO Ocaña, Norte de Santander Señores ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA. Alcance El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 1 de septiembre al 30 de noviembre del 2016. Objetivos ➢ Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de la empresa. ➢ Verificar el cumplimiento de las funciones que desempeña cada empleado en el cargo asignado. ➢ Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente. ➢ Evaluar el control dentro del establecimiento y calificar la eficacia en los métodos actualmente utilizados para el mismo. ➢ Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente, LAURA MELISSA HERRERA SUAREZ IMELDA VARGAS RINCON Página 16 de 59
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA MARCA
CONCEPTO
COMPARADO OBSERVADO ANALIZADO INFORMACION PROPORCIONADA POR EL CLIENTE INSPECCIONADO INCOMPLETO CONCILIADO CRUCE DE INFORMACION
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APL.MA1 1/1
FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
APL.PP1 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 septiembre 2016
Término: 30 noviembre 2016
Objetivo Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Personal Programa responsable 1 Aspectos Auditor Generales 1.1. Programar y Auditor efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. 1.2 Solicitar para Auditor efecto de archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. 1.3 Solicitar manuales Auditor de procedimientos existentes y precisar si están Página 18 de 59
Ref.
Fecha
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/1
10/09/2016
AP.AP1.1/1 AP.AP2.1/8
10/09/2016
APL.PP1.1/1
12/09/2016
FIRMA DE AUDITORIA
1.4
2. 2.1
2.2
3
3.1
en operación y si son adecuados al funcionamiento actual. Elaborar nota descriptiva de los procesos que realiza en el desarrollo de sus actividades. Levantamiento de Información Seleccionar los puestos a entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha. Elaboración de un Diagnóstico conceptual y detallado.
Auditor
APL.PP6.1/1
15/09/2016
Auditor
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/1
10/09/2016
Auditor
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/1
10/09/2016
Auditor
APL.PP4.1/1
16/09/2016
Auditor
Analizar la Auditor información obtenida en la fase preliminar general realizando una Página 19 de 59
APL.PP6.1/1
FIRMA DE AUDITORIA
3.2
3.3
3.4
cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz Auditor de riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la Auditor información recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria. Estudiar la información generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.
Auditor
ELABORADO SUPERVISADO POR: POR: LAURA IMELDA MELISSA Página 20 de 59
APL.PP5.1/1
16/09/2016
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/1
10/09/2016
INF.INF1 1/1
30/11/2016
FIRMA DE AUDITORIA
VARGAS RINCON FECHA: 01/09/2016
HERRERA SUAREZ FECHA: 30/11/2016
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FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
APL.PP2 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA ENTREVISTA AL GERENTE Periodo Del 1 de septiembre Al 30 de noviembre del 2016 NOMBRE: Laura Melissa Herrera Suarez CARGO: Gerente General FECHA: 10 de septiembre de 2016 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos?
Elaborado Por: IMELDA VARGAS RINCON Fecha: 10 De septiembre 2016 Página 22 de 59
FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA ENTREVISTA AL PERSONAL Periodo Del 1 de septiembre Al 30 de noviembre del 2016 NOMBRE CARGO FECHA 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 4. ¿Es remunerada por horas extras? 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 10 de septiembre de 2016 Página 23 de 59
APL.PP3 1/1
FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Periodo Del 1 de septiembre al 30 de noviembre del 2016 No . 1
2
PREGUNTAS
RESPUESTAS SI NO OTRAS
PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la ¿Planeación del local?
Gerente y del encargado del área de ventas
¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos de ventas del local? ¿Cuenta usted con políticas a las que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?
X
5
¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?
X
6
¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus
X
3
4
OBSERVACIONES
X
Existen políticas de compra y venta
X
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Se requiere de un plan de acción para subsanar esta deficiencia
APL.PP4 1/1
FIRMA DE AUDITORIA
valores, aspiraciones y metas? 7
¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?
X
8
¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación?
X
9
¿La misión es realmente un agua de actuación?
X
10
¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los objetivos?
X
11
¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral?
X
1
ORGANIZACION ¿La división y distribución de funciones es la correcta para su negocio?
X
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Basado en ello se aplican los principios organizacionales de la empresa Es una información que muchos empleados no conocen o no se interesan en conocerla. No se brindan capacitaciones constantes a empleados y administrativos de la empresa.
No siempre debido a que cada empleado no siempre tiene conocimiento específico del cargo asignado
FIRMA DE AUDITORIA
2
¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?
3
¿Cuenta usted con los X suficientes conocimientos para dirigir el negocio?
4
¿Cree usted que la organización estructural del negocio es la adecuada?
1
X
X
DIRECCION ¿Existe por su parte la X suficiente capacidad de liderazgo?
2
¿La comunicación dentro del local es la suficiente?
3
¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?
4
¿Cuándo existe algún X conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible?
5
¿Para la toma de
X
Cada uno ejerce la función que le corresponde solamente no hay interacción.
X
En ocasiones la
X
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FIRMA DE AUDITORIA
decisiones se cuenta con información rápida y oportuna? 6
¿Se maneja creatividad e innovación?
información está incompleta o desorganizada X
CONTROL 1
2
3
¿Cuenta con un X sistema de información que le ayude al control de ventas diarias? ¿Dentro del X establecimiento se cuenta con un manual de funciones y procesos? ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?
Caja registradora
X
POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1 ¿Las adquisiciones X que se realiza son controladas de acuerdo a las ventas? 2
¿Se maneja un control X de inventarios?
3
¿Cuenta usted con asesoría externa
Se estableció un manual de funciones para cada empleado con su respectivo cargo y descripción. La persona encargada de esta actividad no cumple con las capacidades requeridas para ejercer esta operación. Solo se manejan de manera empírica
Este manejo no es tan adecuado ni tan rígido como debería serlo.
X Página 27 de 59
FIRMA DE AUDITORIA
4
5
acerca de otros almacenes distribuidores de electrodomésticos? ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo? ¿Cuenta con algún sistema informático para la contabilidad del negocio?
X
El almacenaje de los productos no es óptimo.
X
Un software, pero no está actualizado.
Mediante las facturas que se expiden.
6
¿Se tiene un control de proveedores?
X
7
¿Se ha planificado algún proyecto a futuro?
X
8
¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule el local?
X
ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 12 de septiembre de 2016
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FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
APL.PP5 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Inicio: 1 septiembre 2016 No.
1
Término: 30 noviembre 2016
Componente
RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo PLANIFICACION ESTRATEGICA El local no cuenta con X una planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.
ENFOQUE AUDITORIA Observación física sobre planificación estratégica.
DE
la
ESTRUCTURA ORGANICA 2
No se cuenta con un organigrama funcional ni de procesos, donde se detallen las actividades que deben realizar
X
Se cuenta con información proporcionada por empleados y clientes que se indagaron.
PROCESOS 3
Existe un manual de X procedimientos sin embargo se está reestructurando y modificando uno con el fin de mejorar el desempeño de las Página 29 de 59
Se realizo una nueva evaluación a cada empleado y su perfil para definir estas actividades de acuerdo a su
FIRMA DE AUDITORIA
funciones que a cada empelado se les asigno.
conocimiento desempeño.
y
DESPACHO Y FACTURACIÓN 4
En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en la máquina registradora, sin embargo, la persona encargada no cuenta con las capacidades totales, con respecto al servicio al cliente se califica como bueno en pro de mejoría. ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON
FECHA: 15 de septiembre de 2016
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X
Se comprobará mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar la eficiencia que se maneja en el desarrollo de estas actividades.
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
APL.PP6 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRMAVERA LTDA REPORTE PLANIFIFICACION PRELIMINAR Periodo Del 01 de septiembre al 30 de noviembre de 2016 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos administrativos de la empresa electrodomésticos la primavera Ltda. OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficacia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local. ➢ Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en el local. ➢ Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. ➢ Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. ➢ Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa electrodomésticos la primavera Ltda., cubrirá el período comprendido entre el 01 de septiembre al 30 de noviembre del 2016. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El establecimiento cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo del negocio. Consta de cuatro áreas: Gerencia, área de contabilidad, Caja, área comercial, área de recursos humanos y otros, son supervisadas por el administrador del local. Página 31 de 59
FIRMA DE AUDITORIA
ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes: Comprar y distribuir con seguridad y confiabilidad el producto para su venta. Mayor atención al Servicio al cliente. Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por el cliente. NIVEL DE CONFIANZA El nivel de riesgo dentro de la empresa es medio ya que no existe una organización establecida, que regule correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto, el nivel de confianza detectado es medio. CONCLUSIONES ➢ No existe un organigrama funcional que determine las responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que el trabajo se concentre en una persona y en otra no; o se crucen las funciones y se desperdicie tiempo. ➢ Existe un manual de funciones poco actualizado donde no se especifica claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determine tiempos para cada labor, por tanto, esto atrasa las actividades del negocio en ocasiones. ➢ No existe un control regular y eficiente en los inventarios, por lo que se produce en ocasiones desperdicios. ➢ Falta capacitación técnica para el personal, manejo en caja registradora. ➢ No todos los empleados que laboran en el establecimiento están afiliados a un seguro social, lo cual podría generar conflictos en un corto plazo. RECOMENDACIONES ➢ Estructurar e implementar un organigrama funcional donde se determine las responsabilidades de cada empleado, sin dejar de lado la cooperación mutua con el resto de labores; basándose en el perfil adecuado para desempeñar el trabajo encomendado. Página 32 de 59
FIRMA DE AUDITORIA ➢
Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente. ➢ Desarrollar un método de control interno en el cual se pueda analizar la reposición de inventarios, de acuerdo a las necesidades del local, con esto evitaremos desperdicios o que el producto sufra cambios en su almacenaje. ➢ Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción. Atentamente, LAURA MELISSA HERRERA SUAREZ IMELDA VARGAS RINCON Auditores y consultores s.a
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FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
AC.PE1 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período Del 01 de septiembre al 30 de noviembre de 2016 N°
PROCEDIMIENTOS REF PT RESP FECHA OBSERVACIONES OBJETIVO HH.HH1 AUDITORES 23/11/2016 Procesar y obtener 4/4 la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones.
1
Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local.
2
AC. EA1 1/1 AC. EA21/1
AUDITORES 18/09/2016
AC. EA3 1/1
18/09/2016
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FIRMA DE AUDITORIA
3
Proponga respectivos organigramas funcional, estructural personal.
los AC. EA4 1/1
18/09/2016
y
4
Analice y evalúe a AC. través de una EA5 1/1 cédula narrativa información obtenida en el listado de personal
18/09/2016
5
Analice y compare AC. los precios de la EA6 1/1 empresa con la competencia.
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Diseñe los procesos de las áreas de ventas. Realice una evaluación de control interno del establecimiento.
AC. EA7 1/1
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HH HH1 4/4
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Realice el INF respectivo borrador INF1 del informe de 1/1 auditoría.
ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 16 de septiembre de 2016
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FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
AC.PE2 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA EVALUACION CONTROL INTERNO Periodo Del 1 de septiembre al 30 de noviembre del 2016 No .
COMPONENT ES
PONDERACION
CALIFICACION OBSERVACIONES
PLANIFICACION No existe 10 4 planificación dentro de la empresa No existen 10 3 estrategias para funcionamiento de la empresa Existen 10 3 políticas dentro de la empresa en compra y venta, pero no se aplican adecuadament e. No existen 10 4 programas de trabajo para las actividades fuertes del año No existen 10 4 niveles de jerarquías el dueño es el único que emite Página 36 de 59
No existe planificación lo cual retrasa el trabajo de los empleados, el desarrollo de las actividades pendientes.
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órdenes. La visión de la 10 5 empresa se encuentra clara para el dueño y los empleados, pero falta los manuales para poder llegar a la eficacia y eficiencia. La misión está 10 8 bien definida dentro de la empresa. No existe 10 2 capacitación técnica para los procesos que se desarrollan en la empresa. ORGANIZACIÓN La división y 10 4 distribución de funciones es deficiente. El personal que 10 6 trabaja no todos cuentan con el perfil adecuado para los cargos asignados. La persona que 10 10 está a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar el Página 37 de 59
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negocio La organización 10 5 estructural del negocio es poco adecuada DIRECCION Si existe 10 8 liderazgo por parte del dueño Falta 10 3 comunicación en el interior de la empresa Existe 10 4 motivación para los empleados del negocio Falta 10 3 información oportuna para la toma de decisiones En momentos 10 8 de conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas. CONTROL Se tiene un 10 sistema de información de ventas (caja registradora) Falta de 10 capacitación para los sistemas de
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información que existe. ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las 10 adquisiciones que se realizan se controlan de acuerdo a las necesidades del local.
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No en todas las ocasiones se ejerce control sobre la adquisición de productos.
No se tiene un 10 sistema para control de inventarios
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No existe un control directo y eficaz para este rubro de inventarios.
Falta asesoría 10 externa para almacenes de electrodoméstic os en competencia.
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La distribución 8 del espacio físico no es la adecuada
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No se cuenta 10 2 con un sistema informático para la contabilidad. 238 115 ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RNCON FECHA: 16 de septiembre de 2016 Página 39 de 59
La planta de almacenaje no esta en optimas condiciones para los productos.
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ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA REPORTE ESPECÍFICO
AC.PE3 1/1
PROCESO DE ADMINISTRACION Periodo Del 1 de septiembre al 30 de noviembre del 2016 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas del establecimiento son pocas y se necesita ampliarlas además de difundirlas con el personal que labora en el negocio. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en el local, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que no es así, las funciones se cruzan, se malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de funciones. Los instrumentos técnicos con los que cuenta el local son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del negocio demandan hacer cambios.
DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del dueño hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores del local. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio. CONTROL: Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, horarios de Página 40 de 59
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trabajo, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría a la empresa. ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 17 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
AC.EA1 1/1
ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
Análisis de la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente: En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del establecimiento no es precisamente la más adecuada para el trabajo que se realiza, pero se la puede mejorar; esto ayudaría brindar un mejor servicio y por ende mejorarían las ventas que justificarían la inversión que se vaya a realizar. Con respecto con el medio de información con el que cuenta el local es buena, pero no se lo ha explotado en su totalidad por la falta de capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la información requerida para la toma de decisiones es un poco lenta y pueden existir confusiones. En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia en el transcurso de estos cuatro años que la empresa ha estado funcionando. Al supervisor le falta un poco más de entrenamiento para poder cumplir a totalidad con el trabajo encomendado. Se ha determinado que la capacitación se da por parte de los dueños local no es malo, pero si hace falta un entrenamiento más técnico para los procesos que se realizan, y por tanto el dueño no está satisfecho en un 100% con el trabajo de sus empleados, por lo que se necesita de su presencia en el local estrictamente. CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
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ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas diarias, en ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de pedidos que se requiere despachar. Estas horas adicionales solo son remuneradas. Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 2 horas para almorzar y descansar un poco. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo, consideran que debería aumentar su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su inexistencia.
CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016 En lo que respecta a la empresa, su base legal consta de cumplir con lo establecido por el cómo cumplir con todos los requisitos legales en la cuidad de Ocaña, tales como: cámara de comercio, RUT, Planeación, Bomberos, sayco y acinpro entre otros. En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Todos sus trabajadores se encuentran afiliados a la seguridad social y se obtiene con todas las prestaciones sociales. CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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FIRMA DE AUDITORIA
HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
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HERRERA Y VARGAS AC.EA5 1/1 AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
A continuación, se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios iguales de ingreso y salida de su trabajo, solo el celador o vigilante cambia su turno de trabajo semana a semana. CRUCE DE INFORMACION CON LISTA DE EMPLEADOS ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
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ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
Los precios de venta que opera la empresa para sus productos son buenos, debido a que son precios asequibles para el consumidor, ya que la entidad busca el manejo de precios estables dependiendo de la capacidad adquisitiva del cliente y tener una relación de sus precios con los costos que manejan las diferentes empresas que representan competencia directa para la misma garantizando así la permanencia de sus bienes en el mercado. ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA FLUJOGRAMA DE PROCESOS Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
En la entidad el horario para los trabajadores está establecido en jornadas laborales de 8:00 am a 12:00 pm y 2:00 pm a 6:00 pm con una jornada total de ocho horas diarias y con un descanso intermedio de dos horas, también se manejan las horas extras las cuales se presentan cuando el trabajador no alcanza a cubrir la totalidad de su trabajo o por situaciones internas de la empresa, quienes aumentan de manera inmediata el horario laboral de un trabajador. Y las cuales son remuneradas con un mayor valor con respecto al valor normal de las horas trabajadas en el horario normal determinado por la empresa.
PAPEL PROPORCIONADO POR EL CLIENTE ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
Dentro de esta área hemos verificado que no existe un control adecuado en la empresa para el manejo de los inventarios debido a que en ocasiones salen los productos de bodega sin previa revisión y además esta función es desempeñada por cualquier empleado es decir que no existe una persona plenamente calificada en la entidad que ejecute o pueda ejercer esta función lo que genera que no exista un responsable directo para la respectiva dirección de esta área de vital importancia en la organización. OBSERVADO ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION Período: Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
Dentro de esta área de La empresa se encuentra que la persona encargada del manejo de la caja registradora es un empleado de la entidad y de igual manera es la misma que se encarga de cobrar; En cuanto al despacho de la mercancía se pudo observar que se encuentra bajo la responsabilidad de otra persona con mayores conocimientos sobre el tema de los electrodomésticos el cual brinda toda la información adecuada y pertinente del mismo, siempre se emiten facturas la cual cubre plenamente la garantía del electrodoméstico y el respaldo de la entidad en cuanto al servicio técnico y todos estos procesos se realizan con la supervisión del dueño del establecimiento comercial. OBSERVADO ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
AREAS: área de ventas y área operativa RESPONSABLE: Imelda Vargas rincón FECHA: 18 de septiembre de 2016 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa para verificar si la empresa cumple con todos los requerimientos establecidos en los mismos y si esta situación afecta al buen funcionamiento del área de ventas en la entidad.
COMENTARIO: Al momento de realizar la respectiva revisión el Auditor observo que los manuales de procedimientos y funciones no se están cumpliendo con exactitud y en su totalidad y que en ellos se encuentran algunas irregularidades que debería corregir la entidad debido a que esto podría estar generando fallas en el área auditada de la empresa electrodomésticos la primavera.
ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 18 de septiembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A
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ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA HOJA DE HALLAZGOS No. 1 Período: Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO Condición: Se ha comprobado que en la empresa electrodomésticos la primavera no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, y del mismo modo para que la empresa pueda llegar a cumplir con los objetivos propuestos y ser más competente en el mercado. Criterio: Es fundamental para la entidad la aplicación de un sistema de control interno que cumpla con todos los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna que favorezca al pleno desarrollo de las actividades comerciales de la misma. Causa: la falta de este control interno ha provocado que en la empresa se produzcan errores significativos debido a que la existencia de un control en la entidad se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Efecto: Debido a la inexistencia del sistema de control se puede observar que la empresa no cuenta con Información confiable y oportuna y con base a esto se genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN: Para la empresa electrodomésticos la primavera se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa para la toma de decisiones apropiadas para la entidad, por lo tanto, tampoco hay un control Página 53 de 59
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efectivo para el área de ventas que garantice un mejor desempeño de la organización. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario •Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, y que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten en las diferentes áreas que componen la entidad en especial en el área de ventas que es donde se centró el trabajo de auditoria. •La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo y Financiero por parte del empresario, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades. ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON. FECHA: 20 de noviembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA HOJA DE HALLAZGOS No. 2 Período Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016
FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO Condición: Por la observación realiza a las instalaciones de la empresa se ha determinado que el adecuamiento de la misma es ineficiente debido a que hace falta efectuar algunas mejoras que facilite el desarrollo normal de las operaciones que se realizan diariamente en la entidad. Criterio: El mejoramiento de la parte física del local sería de gran ayuda para mejorar el aspecto de la entidad de esta manera seria más llamativa para el consumidor e incrementaría las ventas. Causa: Por la falta de organización en la entidad, no se tiene una adecuada distribución de los electrodomésticos ocasionando un mal aspecto en el local y no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia y así lleguemos a las metas planteadas. Efecto: La falta de presencia e innovación del establecimiento provoca que no se cumpla con los objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea. CONCLUSIÓN Le falta presencia al local, necesita que se realice una distrib ución más adecuada de los elementos que se encuentra dentro de la empresa el cual será conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos plantea dos, así como la misión y visión del mismo. RECOMENDACIÓN Al Sr gerente Propietario.
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Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento. ELABORADO POR: AUDITOR ENCARGADO IMELDA VARGAS RINCON. FECHA: 20 de noviembre de 2016
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HERRERA Y VARGAS AUDITORES Y CONSULTORES S.A ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA HOJA DE HALLAZGOS No. 3 Período: Del 01 de septiembre Al 30 de noviembre 2016 ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO Condición. Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado, ya se necesita reponer alguno de ellos. Criterio. Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las expectativas del negocio, ya que desde que inicio el establecimiento las ventas se aumentan en épocas especiales o temporadas. Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local. Efecto. Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los productos. CONCLUSIÓN El pedido a los clientes no es eficiente en días especiales como (feriados, navidad, fin de año) pues se retrasan o se tiene que realizar doble trabajo, debido a varias circunstancias que se generan y esto a su vez provoca más costos para el local y la molestia de los clientes. RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes. ELABORADO POR: IMELDA VARGAS RINCON FECHA: 20 de noviembre de 2016 Página 57 de 59
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INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
INF. INF1 1/1
Ocaña Norte de Santander, 28 de noviembre de 2016 Sres. ELECTRODOMESTICOS LA PRIMAVERA LTDA Presente. El propósito del presente informe es dar a conocer los resultados de la auditoria administrativa realizada en conjunto a la empresa electrodomésticos la primavera Ltda., en el periodo comprendido del 01 de septiembre al 30 de noviembre 2016, en la cual se evaluó la organización en un marco de economía, eficiencia y eficacia, con el objetivo de mejorar su desarrollo organizacional y optimizar la toma de decisiones en las distintas Áreas. Este examen de auditoria se ha realizado respetando las normas de auditoria generalmente aceptada, así como algunas reglas particulares de este tipo de auditoria, que incluyen una evaluación del sistema de control interno y de gestión, así como de programas, procedimientos, objetivos, y políticas establecidos por la empresa para el presente periodo y se piensa que la auditoria que se efectuó proporciona una base razonablemente a nuestra opinión. Para el desarrollo del presente informe se tuvo en cuenta toda la información arrojada por las etapas del proyecto donde se realizó una planeación previa y una ejecución con la mayor prudencia para no pasar por alto cualquier anomalía de la entidad y así llegar a la etapa final del informe. El análisis fue realizado a toda la organización con el propósito de identificar las áreas con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayudaran a mejorar la situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría fue integral. En nuestra opinión la gestión realizada por la gerencia en lo relativo a las áreas administrativa, contables, comercial y ventas, se considera deficientes puesto que en ellas se encontraron falencias para las cuales se propusieron herramientas con el objetivo de mejorar los procesos. En el área administrativa de Electrodomésticos la primavera Ltda., no se cuenta con los procesos adecuados para la realización de una buena labor, con lo que se evidencia que no existe una adecuada organización. Página 58 de 59
FIRMA DE AUDITORIA
Área de contabilidad: Por los bajos resultados obtenidos en ejercicios anteriores por la política de inversión e incumplimiento de metas propuestas. Ventas: Por el incumplimiento de los procedimientos y políticas preestablecidas por la dirección y por no haber alcanzado el objetivo de ventas para el periodo, ya que de acuerdo a los indicadores fueron suministrados todos los requerimientos sin obtener resultados positivos. En resumen, nuestra opinión es que la gestión administrativa realizada por la gerencia no ha cumplido con los requerimientos mínimos de eficiencia y economía necesarios para una sana administración. Se debe aprobar y tener en cuenta la auditoría administrativa en las diferentes áreas de electrodomésticos la primavera Ltda., teniendo en cuenta los procesos administrativos y las recomendaciones dadas para mejorar en las diferentes áreas. La empresa debe implementar las herramientas administrativas diseñadas, teniendo en cuenta las necesidades del almacén y así mejorar los procesos en la organización. Se establece que es necesario que se realicen revisiones y actualizaciones constantes de los soportes de las diferentes áreas por medio de indicadores, evidenciando las fallas y presentando los respectivos correctivos. Se recomienda llevar a cabo los pasos para la auditoria e implementarla en el establecimiento, para lograr que la empresa mejore los procesos y se mantenga en el mercado. F. Laura Melissa Herrera Suarez Responsable del examen
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