Herramienta informática para optimizar POA y Formulacion Presupuestaria Municipal by Lourdes Caballero

Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

Aplicación y puesta en marcha de una herramienta informática para optimizar la Programación Operativa Anual y la Formulación Presupuestaria Municipal

Septiembre, 2012

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

INFORME FINAL

Agosto 2009

Experto: Marco Antonio Velez

Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ning煤n momento expresan la opini贸n de la Uni贸n Europea o de la contraparte del Gobierno de Bolivia

INFORME FINAL DE CONSULTORIA

De:

Lic. Marco Antonio Vélez Tarifa Consultor Principal

Alessandro Boccoli PROGRAMA DE APOYO A LA POLITICA SECTORIAL – PAPS

Ref:

PLAN DE ACCION PARA LA MEJORA DE LAS FINANZAS MUNICIPALES

La Paz, septiembre 16 de 2012

De mi consideración: En el marco del Plan de acción para la mejoras de las finanzas municipales, bajo el título de la misión “Aplicación y puesta en marcha de una herramienta informática para optimizar la programación operativa anual y la formulación presupuestaria municipal” y el contrato suscrito entre mi persona y el PAPS a continuación reciba usted el informe final de Consultoría.

ANTECEDENTES

En función a requerimientos específicos de los municipios pertenecientes al trópico de Cochabamba y Yungas de La Paz emanados en el Taller de socialización de las necesidades municipales, se ha firmado un contrato de consultoría a fin de proponer y desarrollar una herramienta informática que tienda a coadyuvar a la formulación del Plan Operativo Anual y la formulación presupuestaria municipal. Mi persona, como conocedor del tema ha desarrollado e implementado el sistema Planifica2 el mismo que fue instalado en varios municipios que se detallan más adelante. Este sistema toma como base fundamental de acción la incorporación de los proyectos y actividades del municipio en un “banco de proyectos” con todas sus

características, estos proyectos y actividades tienen propósito de ser encarados en forma inmediata o en el mediano y/o largo plazo. La autoridad municipal, de acuerdo a sus propias políticas elegirá de este banco de proyectos aquellos que serán factibles de encarar en la presente gestión e incluirá en el sistema ítems de gastos traducidos en insumos para su ejecución. A partir de esta inclusión de ítems de gastos, Planifica2 traduce los mismos en partidas presupuestarias en forma transparente y presenta al usuario un proyecto de formulación presupuestaria tanto a nivel de proyecto o actividad o institucional Como todo sistema, cuenta con una gama de reportes en formato PDF listos para ser impresos, como también la posibilidad de ser exportado a formato Excel para que el usuario pueda utilizar esta información para otros fines. Planifica2 está desarrollado en un ambiente WEB de forma tal que puede ser instalado y ser utilizado tanto en un computador personal o ser instalado en un servidor de red y ser explotado mediante una intranet o internet.

PROCESO DE LA CONSULTORIA

Tomando en cuenta el tiempo de duración de la consultoría se establecieron tiempos de desarrollo, instalación, implementación y adiestramiento en cuatro municipios, a decir: 

Gobierno Municipal de Chimoré – Trópico de Cochabamba



Gobierno Municipal de Shinahota – Trópico de Cochabamba



Gobierno Municipal de Chulumani – Yungas de La Paz



Gobierno Municipal de Irupana – Yungas de La Paz

La primera incursión fue al trópico de Cochabamba donde se hizo la presentación formal del sistema a través de la explicación presencial y la otorgación de un video tutorial del mismo donde se explica paso a paso la forma de operación del sistema. En la oportunidad se obtuvieron sugerencias para la mejora del sistema las cuales fueron tomadas en cuenta y desarrolladas en la ciudad de La Paz para que en la segunda visita a estos municipios se instalara el sistema. Por otro lado también se viajó a los Yungas de La Paz, específicamente a los municipios de Chulumani e Irupana donde se realizó la instalación,

implementación, presentación y explicación del sistema. De igual manera se entrego el video tutorial de Planifica2. Básicamente, Planifica2 es un sistema desarrollado en un ambiente web que interactúa con lenguajes de programación de aplicaciones tales como Html, Java, Php y contando como administrador de base de datos al Postgres. Todas estas herramientas informáticas son de libre licenciamiento por lo que la inversión tanto del PAPS como de los municipios se traduce solo a la contratación de los profesionales responsables de desarrollo y la otorgación de medios tecnológicos (computadoras) adecuadas para la implementación del sistema. Sobre la aceptación del sistema, está fue satisfactoria debido a que los funcionarios de los municipios reconocieron la utilidad de este y en muchos casos sugiriendo mejoras, las mismas que pueden ser encaradas en un futuro próximo. Muestra de este aspecto, adjunto al presente informe se entregan las actas de recepción e instalación del sistema.

PRODUCTOS DEL SISTEMA

Adjunto al sistema Planifica2, se entregaron los siguientes materiales: 1. A los municipios: 

Manual de usuario impreso



Manual de usuario digital en formato PDF



Video tutorial sobre el manejo del sistema



El sistema instalado

2. Al PAPS 

Manual de usuario impreso



Actas de entrega firmadas por los responsables de los municipios



2 DVDs de instalación del sistema



1 DVD conteniendo:  Video tutorial del sistema  Manual del usuario en formato PDF  El presente informe

RECOMENDACIONES

Como todo sistema informático, Planifica2 es factible de ser mejorado y adecuado en función a las sugerencias de los usuarios y de los propios desarrolladores y que por el tiempo corto de la consultoría no fue posible concretarlos. Sin embargo, sugiero analizar la posibilidad de encarar una nueva etapa en un futuro próximo siempre con el intercambio de opiniones de los usuarios finales.

Existe la posibilidad de ampliar la cobertura, sobre todo en el trópico de Cochabamba centralizando el sistema en un solo servidor de red al que pueden acceder vía internet o intranet todos los municipios de la Mancomunidad y otros que así lo requieran. De la misma manera está abierta la posibilidad de instalar el sistema en otros municipios del país realizando una evaluación previa de las condiciones técnicas y operativas de los mismos.

CONCLUSION

Por lo expuesto y en virtud al contrato de referencia, con respeto, solicito a su autoridad viabilizar el pago final de la consultoría en cuestión. Atentamente.

Lic. Marco Antonio Vélez Tarifa

Adj. Lo indicado.

Contenido 1.

INTRODUCCION ........................................................................................................................... 1

ANALISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................................................... 2

USUARIOS y PERMISOS ............................................................................................................... 2

LEVANTAR SERVICIOS .................................................................................................................. 3

ACCESO a Planifica2 .................................................................................................................... 4

FUNCIONAMIENTO...................................................................................................................... 6 6.1.

Ingreso al sistema................................................................................................................ 6

6.2.

Portal de inicio..................................................................................................................... 7

6.2.1.

Menú de navegación ................................................................................................... 7

6.2.2.

Panel Principal ............................................................................................................. 8

6.2.3.

Mensajes ..................................................................................................................... 8

6.3.

Grillas de presentación de la información .......................................................................... 9

Pestañas .................................................................................................................................... 10

Reportes .................................................................................................................................... 10

Exportar a Excel ......................................................................................................................... 11

10.

SALIR DE Planifica2 ................................................................................................................ 12

11.

BAJAR LOS SERVICIOS ............................................................................................................ 12

Capítulo01-Planifica2

Página 0

1. INTRODUCCION El sistema Planifica2, fue desarrollado para satisfacer la necesidad de las entidades del Sector Público en contar con una herramienta informática que les permita establecer políticas de gestión y planificación de los proyectos de desarrollo encarados en el mediano y corto plazo. Este control, contribuye a una efectiva y transparente gestión de los funcionarios en merito a la normativa vigente y en respuesta al mandato que recibieron. En tiempos en los cuales la transparencia de los actos por la gestión pública se hace una necesidad y una forma de actuar, Planifica2 coadyuvará a un mejor desarrollo de estos actos y poder establecer los lineamientos básicos para el futuro próximo. Este sistema tiene como objetivo constituirse en un medio automatizado que contribuya a mejorar el tratamiento de la información territorial en cuanto a la preparación de proyectos a ser encarados en la gestión y otros que serán objeto de análisis y posterior ejecución en el mediano plazo. Planifica2 tiene como base fundamental de su funcionamiento el “banco de proyectos” cuya información se refiere a todos aquellos proyectos que la comunidad requiere ser ejecutados y que, fruto de un análisis económico y coyuntural, pasara a formar parte del POA de la gestión y ser encarados en base a un cronograma de trabajo y desglose de las necesidades que conlleva cada proyecto. Planifica2 cuenta con una plataforma web y fue desarrollado en base a tecnología de punta lo que permite ser explotado mediante un computador personal o el acceso a una intranet o a través de Internet contando con el permiso correspondiente. Planifica2 es un sistema financiado por el programa PAPS y realizado y desarrollado por los siguientes profesionales:  

 

René Antezana P. – Lic. en Economía - Conceptualización SPP Consultor Principal Marco Antonio Vélez T. – Lic. en Informática – Conceptualización y programación Planifica2 y SPP Consultor Principal Fernando Espinoza O. – Lic. en Economía – Conceptualización SPP Consultor de apoyo en gestión fiscal Jesús Arce – Ing. en Sistemas - Programación – Planifica2 y SPP Consultor de apoyo en programación

Capítulo01-Planifica2

Página 1

2. ANALISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Planifica2, como administración de aplicaciones y base de datos, puede tener los siguientes ambientes de trabajo:  Computador personal. Bajo la inclusión de software básico de aplicaciones en un computador personal, el sistema puede ser operado en forma individual.  A través de un servidor. La entidad provee al sistema un computador (servidor) donde se instala la aplicación y otros recursos necesarios para permitir el acceso de varios usuarios (varios computadores) al mismo tiempo ya sea mediante una intranet de la entidad o utilizando el servicio de Internet. Utiliza cualquier software de navegación, sin embargo nos permitimos recomendar la utilización del Mozila FireFox 6.0 o superior. En cualquier caso, es necesaria la participación de profesionales responsables del desarrollo a fin de instalar los servicios básicos para el funcionamiento del sistema.

3. USUARIOS y PERMISOS El usuario de Planifica2 es un operador identificado en la base de datos y por tanto debe asignarse el permiso de acceso correspondiente (ver punto 5 de este capítulo).

Capítulo01-Planifica2

Página 2

4. LEVANTAR SERVICIOS Planifica2 requiere que el computador (servidor o computador personal) tenga “levantados” algunos servicios básicos. Este proceso toma tan solo unos minutos y se debe proceder de la siguiente manera: a) Una vez encendido el computador donde reside el sistema, haga doble clic en el acceso directo “Oracle VM VirtualBox” ubicado en el escritorio.

b) Se abrirá una ventana de la forma:

Haga clic en la flecha de color verde para iniciar el servidor “Debian” c) El proceso mostrara varias pantallas de la forma:

Capítulo01-Planifica2

Página 3

El usuario deberá hacer clic en el control “Aceptar” en todas ellas, hasta que se muestre una ventana de la forma:

Los servicios básicos para que funcione Planifica2 están levantados.

5. ACCESO a Planifica2 El ingreso a Planifica2, es posible a través de un software de navegación (Internet Explorer 6.0 SP2 o mayor, Mozila FireFox 6.0 o mayor, etc.) mediante un acceso (URL) del tipo: 

http://localhost/planificacion2.0/ para computador personal.



http://192.168.10.101/planificacion2.0 para ambiente con un servidor central, donde 192.168.10.101 es la dirección física del Servidor.

Capítulo01-Planifica2

Página 4



También el posible acceder a través de un acceso directo desde el escritorio del computador, donde se asignara la dirección (URL) mediante las propiedades del este acceso.

Capítulo01-Planifica2

Página 5

6. FUNCIONAMIENTO 6.1. Ingreso al sistema El acceso a Planifica2, tiene la siguiente pantalla inicial:

 Ingrese el nombre del usuario en la celda respectiva  Ingrese la contraseña  Haga clic en Acceder Nota: El nombre del usuario será aquel asignado para operar el sistema (Ejemplo: Romulo Cespedes, Jperez, Operador01, etc.).

Capítulo01-Planifica2

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6.2. Portal de inicio

6.2.1. Menú de navegación

Este espacio (a la izquierda del portal de Planifica2), está destinado a mostrar los menús y las opciones que tiene el sistema. Su manipulación es tipo “cascada”, vale decir que mediante un clic la opción elegida despliega las opciones o se contrae.

Capítulo01-Planifica2

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6.2.2. Panel Principal

Es el espacio de operación donde se muestra el resultado de las operaciones elegidas mediante el menú de navegación. En este panel, el usuario tendrá la oportunidad de manipular la información mediante controles diseñados para cada uno de los procesos del sistema. Nota: La forma de presentación en detalle se muestra al momento de explicar cada una de las opciones del menú de Planifica2.

6.2.3. Mensajes Los mensajes del sistema, son alertas que se despliegan cada vez que suceda algo importante. Es decir se muestra mensajes instantáneos al grabar, eliminar o modificar algún formulario u otro evento. Este mensaje aparece en la parte inferior derecha del portal.

Capítulo01-Planifica2

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6.3. Grillas de presentación de la información Planifica2, muestra una forma práctica visual de presentación de la información que contiene el sistema en sus etapas. El usuario podrá ordenar la información contenida en estas grillas en forma ascendente o descendente según sea su requerimiento.

Este es un ejemplo de un listado presentado en una grilla ordenado por Ítem. Esto se logra haciendo clic en el título de la columna que se quiere ordenar, en este caso se debe hacer clic en la palabra “Ítem”. A continuación, se muestra la misma información ordenada por descripción. Esto se obtiene haciendo un clic en el titulo de la columna “Descripción”.

Capítulo01-Planifica2

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Este tipo de grillas contiene más controles que el usuario los puede utilizar y están ubicadas en la parte inferior.

a) Número de líneas por pagina Este control muestra la cantidad de líneas (registros) en la vista desplegada b) Avanzar o retroceder una pagina c) Ir al comienzo o al final del reporte d) Refrescar la información presentada en el reporte. UTILICE SIEMPRE ESTE CONTROL PARA TENER LA INFORMACION ACTUALIZADA.

7. Pestañas Por otro lado, en el panel principal, se pueden abrir varias pestañas que corresponderán a las opciones requeridas del sistema. Esta es una forma de presentación parecida a la que proporcionan varios navegadores y es posible acceder a ellos haciendo un simple clic. Por supuesto que también es posible cerrar cuando el usuario así requiera, haciendo clic en la “x” de la pestaña.

8. Reportes Planifica2, tiene la facultad de emitir reportes en formato PDF, listos para ser impresos en la impresora instalada por defecto al computador. En todas las opciones donde el usuario tanga la posibilidad de emitir un reporte, el sistema le proporcionara una vista de la siguiente forma:

Capítulo01-Planifica2

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Para salir de este reporte, haga clic en la “x” o en el control “Cerrar”. En caso de requerir la vista en pantalla completa haga clic en el control ubicado en la parte superior derecha del reporte.

a b a) b) c) d) e) f)

Permite guardar la información contenida en el reporte. Permite imprimir el reporte. Avanzar o retroceder una página. Haga clic en este control para disminuir el tamaño de las vista del reporte. Haga clic en este control para aumentar el tamaño de las vista del reporte. Muestra los controles propios del “Adobe Reader”.

9. Exportar a Excel Planifica2, permite al usuario exportar información a Excel mediante un clic en el control correspondiente de cada opción. Al utilizar esta facultad el sistema muestra una ventana de dialogo para abrir la información en una hoja Excel. Capítulo01-Planifica2

Página 11

Siempre que elija esta cualidad del sistema, Planifica2 mostrará la siguiente pantalla:

Haga clic en “Aceptar” y el reporte se mostrará en Excel. Una vez en la hoja electrónica el usuario podrá realizar diferentes tareas y grabar con el nombre más apropiado y en la ubicación que considere pertinente.

10.

SALIR DE Planifica2

El usuario puede abandonar el sistema cuando así lo requiera haciendo clic en el control “Salir del sistema”.

11.

BAJAR LOS SERVICIOS

Así como se ha levantado los servicios para un normal desenvolvimiento de Planifica2, es NECESARIO E IMPRESINDIBLE bajar estos para mantener la integridad del sistema y sobre todo precautelar la información incorporada al mismo.

Capítulo01-Planifica2

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Una vez abandonado el navegador, el usuario deberá realizar las siguientes tareas: En la ventana del “Debian”, haga clic en “Maquina” y luego elija “Apagado ACPI”.

El sistema muestra una serie de controles donde el usuario debe elegir “Shut Down” y esperar a que el proceso concluya y se cierre automáticamente esta ventana.

Una vez realizada esta operación el usuario debe cerrar la pantalla inicial del “Debian” haciendo clic en la “x”.

Capítulo01-Planifica2

Página 13

De esta manera se habrá realizado una salida correcta del sistema y se podrá continuar utilizando el computador.

Capítulo01-Planifica2

Página 14

Contenido 1.

PARAMETROS ............................................................................................................................ 16 1.1.

Grabar................................................................................................................................ 17

1.2.

Nuevo ................................................................................................................................ 18

1.3.

Reporte .............................................................................................................................. 18

1.4.

Salir .................................................................................................................................... 18

Capítulo01-Planifica2

Página 15

12.

PARAMETROS Planifica2 le permite generalizar algunos parámetros necesarios para el normal funcionamiento del sistema.

Haga clic en esta opción del menú de navegación y se presentará un formulario con requerimientos generales.

a) Gestión: Digite la gestión de la cual se requiere ver sus datos y haga clic en el control “Buscar” Si existen datos para la esta gestión, el sistema mostrará la información correspondiente. El usuario puede verificar estos datos y modificarlos si así requiere para luego grabar. Capítulo01-Planifica2

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En caso de no existir información, las celdas se presentaran en blanco para que el usuario complete la información. b) Misión: Digite la “misión” institucional. c) Visión: Digite la “visión” institucional. d) MAE: Este espacio está destinado al nombre de la persona quien es la Máxima Autoridad Ejecutiva. Para un municipio el usuario puede digitar el nombre completo del señor Alcalde Municipal, para una gobernación, el nombre completo del Gobernador, etc. e) Responsable de Planificación: Digite el nombre de la persona responsable de planificación de la institución. f) Responsable de Presupuesto. Digite el nombre de la persona responsable de elaborar el presupuesto institucional. g) Profesional que elabora: Digite el nombre completo de la persona que elabora los informes del POA y otras que son enviados a la autoridad económica del Estado h) Fecha del reporte: Digite la fecha que se mostrará en los reportes que el sistema vaya a emitir. El usuario puede elegir una fecha específica del calendario que se muestra como ayuda.

12.1.

Grabar

Para grabar la información nueva o modificada, haga clic en el control correspondiente y salga de este formulario.

Capítulo01-Planifica2

Página 17

12.2.

Nuevo

Utilice esta opción para generar un formulario en blanco e introducir la información correspondiente en todas las celdas solicitadas.

12.3.

Reporte

Esta opción le permite al usuario obtener un reporte de la información digitada o almacenada.

12.4.

Salir

Para cerrar esta pestaña haga clic en “x”.

Capítulo01-Planifica2

Página 18

Contenido 1.

CARGAR ARCHIVOS ................................................................................................................... 20 1.1.

Mes .................................................................................................................................... 20

1.2.

Cargar Gastos SINCON....................................................................................................... 20

1.3.

Cargar Recursos SINCON ................................................................................................... 23

Capítulo01-Planifica2

Página 19

13.

CARGAR ARCHIVOS

Planifica2 ha creado una interface con el sistema SINCON del cual se extrae la ejecución de Ingresos y Gastos a un mes determinado.

Haga clic en esta opción del menú de navegación y el sistema le presentara una serie de requerimientos para poder establecer la interface con el SINCON.

13.1.

Mes

Elija el mes de ejecución de la lista desplegable.

13.2.

Cargar Gastos SINCON

Antes de realizar esta operación, el usuario deberá ingresar al SINCON y emitir un reporte que necesario para el sistema. Este reporte es generado de la siguiente manera:

a. Ingrese al SINCON y elija la siguiente ruta: Reportes, Presupuesto, Gastos, Ejecutado, Apertura programática.

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Página 20

b. Digite la fecha de inicio y final (Por ejemplo 01/07/2012 y 31/07/2012 para julio de 2012). Elija “Consolidado” y luego haga clic en “Imprimir”.

c. El SINCON habrá generado un archivo de tipo Excel denominado “ultimo.xls”. Este archivo nos servirá para incorporarlo al sistema. d. Volvamos a Planifica2 y haciendo clic en el control “Examinar”, mediante un cuadro de dialogo, busquemos el archivo Excel.

Este archivo se encuentra en la ruta: “C:\swp2012\rep”. Una vez ubicado este archivo Excel, hagamos clic en el control “Abrir” y volveremos al sistema.

Capítulo01-Planifica2

Página 21

e. Planifica2 muestra la ruta y el mes de ejecución y el usuario deberá hacer clic en el control “Cargar” para incorporar esta información al sistema.

f.Planifica2 tomara unos segundos en cargar la información y el usuario deberá esperar a que se muestre un mensaje de notificación sobre la conclusión del proceso en la parte inferior derecha.

Capítulo01-Planifica2

Página 22

13.3.

Cargar Recursos SINCON

De la misma manera que en gastos, se debe proceder con INGRESOS. i.

Ingrese al SINCON y elija la siguiente ruta: Reportes, Presupuesto, Recursos, Ejecutado.

ii.

Digite la fecha de inicio y final (Por ejemplo 01/07/2012 y 31/07/2012 para julio de 2012). Elija “Consolidado” y luego haga clic en “Imprimir”.

iii.

El SINCON habrá generado un archivo de tipo Excel denominado “ultimo.xls” pero ahora para ingresos. Este archivo nos servirá para incorporarlo al sistema.

Capítulo01-Planifica2

Página 23

iv.

Volvamos a Planifica2 y haciendo clic en el control “Examinar”, mediante un cuadro de dialogo, busquemos el archivo Excel.

Este archivo se encuentra en la ruta: “C:\swp2012\rep”. Una vez ubicado este archivo Excel, hagamos clic en el control “Abrir” y volveremos al sistema.

Planifica2 muestra la ruta y el mes de ejecución y el usuario deberá hacer clic en el control “Cargar” para incorporar esta información de ingresos al sistema.

Capítulo01-Planifica2

Página 24

vi.

Planifica2 tomara unos segundos en cargar la información y el usuario deberá esperar a que se muestre un mensaje de notificación sobre la conclusión del proceso en la parte inferior derecha.

vii.

Esta información nos servirá como base de cálculo para el modulo SPP (Sistema de programación de pagos).

Capítulo01-Planifica2

Página 25

Contenido 1.

RECURSOS ................................................................................................................................. 27 1.1.

Nuevo ................................................................................................................................ 27

1.2.

Editar ................................................................................................................................. 28

1.3.

Reporte .............................................................................................................................. 29

1.4.

Reporte a Excel .................................................................................................................. 29

1.5.

Eliminar ............................................................................................................................. 29

Capítulo01-Planifica2

Página 26

14.

RECURSOS

Planifica2 permite al usuario “estimar” los recursos de la entidad mediante la incorporación de rubros de ingresos. Para acceder a esta funcionalidad, el usuario debe elegir la opción “Recursos – Estimar ingresos” del menú de navegación y el sistema le presentara la siguiente información en el cuerpo del sistema.

Para este ejemplo, el usuario vera que se han cargado algunos recursos de la entidad y veremos la forma de realizarlo.

14.1.

Nuevo

Permite ingresar un nuevo rubro de ingreso. Haciendo clic en este control, se muestra el siguiente formulario.

Rubro: Digite el rubro de ingreso o elija uno de la lista desplegable. Fuentes: Elija la fuente de financiamiento de la lista desplegable. Organismos: Elija el organismo financiador de la lista desplegable. Entidad de transferencia: Elija la entidad de transferencia de la lista desplegable. Capítulo01-Planifica2

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Nota: En todos los casos, excepto “Rubro”, el usuario puede dejar la selección con código “000”. Esta opción se muestra por defecto o puede elegirla de la lista desplegable.

Monto: Digite el monto estimado para el rubro. Este monto puede ser un número entero o con 2 decimales. Una vez completada esta información haga clic en el control “Grabar” y la información será incorporada en la grilla posterior.

El control “Cerrar” cierra el formulario de ingreso de rubros.

14.2.

Editar

Permite modificar el monto del rubro elegido. Para utilizar este control, el usuario debe elegir el rubro a editar de la grilla y luego hacer clic en el control “Editar”.

Una vez modificado el monto del rubro elegido, haga clic en el control “Grabar”.

Capítulo01-Planifica2

Página 28

14.3.

Reporte

Permite emitir un reporte de la estimación de recursos de la entidad. Este reporte esta totalizado en los rubros. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

14.4.

Reporte a Excel

Permite exportar la información del reporte a una hoja Excel. El manejo de esta cualidad de Planifica2 es explicado en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 10.

14.5.

Eliminar

Permite eliminar un rubro elegido de la grilla de recursos.

Capítulo01-Planifica2

Página 29

Contenido 1.

INTRODUCCION ............................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

ANALISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA................................ ¡Error! Marcador no definido.

USUARIOS y PERMISOS ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

LEVANTAR SERVICIOS ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

ACCESO a Planifica2 ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

FUNCIONAMIENTO....................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 6.1.

Ingreso al sistema................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

6.2.

Portal de inicio...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.2.1.

Menú de navegación .................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.2.2.

Panel Principal .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

6.2.3.

Mensajes ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.3.

Grillas de presentación de la información ........................... ¡Error! Marcador no definido.

Pestañas ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

SALIR DE Planifica2 ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

BAJAR LOS SERVICIOS ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Capítulo01-Planifica2

Página 30

15.

PROYECTOS

La primera funcionalidad de Planifica2 es justamente la inserción de proyectos al sistema los mismos que pueden ser encarados en su ejecución en la presente gestión o en el mediano plazo. De esta manera el usuario puede incorporar la información de proyectos en este modulo mediante el acceso a la opción “Proyectos – Banco de proyectos” del menú de navegación.

Para este ejemplo, el usuario vera que se han cargado algunos proyectos que podrán ser ejecutados o no en esta gestión. La incorporación de nuevos proyectos se los vera a continuación.

15.1.

Nuevo

Permite ingresar un nuevo proyecto. Haciendo clic en este control, se muestra el siguiente formulario.

Capítulo01-Planifica2

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SISIN: Digite el código SISIN del proyecto. Si no existe digite “s/n” que indica “sin numero”. Un proyecto no necesariamente puede tener este código SISIN, sin embargo se le asignara cuando forme parte del POA. Este aspecto es explicado en el siguiente capítulo. Descripción: Digite la descripción o nombre del proyecto. Costo de la obra: Digite el costo estimado de la obra a realizar. Fecha prevista de inicio: Digite la fecha probable de inicio de la obra o elija de la opción de calendario que se muestra al lado de esta opción. Fecha prevista de finalización: Digite la fecha final probable de la obra o elija de la opción de calendario que se muestra al lado de esta opción. Etapa: Elija una de las opciones de la lista desplegable adjunta a esta opción. Observaciones: El usuario podrá utilizar este espacio para digitar alguna característica adicional al proyecto o en su caso dejarlo en blanco. Una vez completada esta información haga clic en el control “Grabar” y la información será incorporada en la grilla posterior.

El control “Cerrar” cierra el formulario.

15.2.

Editar

Permite modificar los datos de un proyecto elegido de la grilla. Luego haga clic en el control “Editar”. Una vez modificado la información pertinente, haga clic en el control “Grabar”. Capítulo01-Planifica2

Página 32

15.3.

Reporte

Permite emitir un reporte de todos los proyectos del Banco de Proyectos. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

15.4.

Reporte a Excel

Permite exportar la información del reporte a una hoja Excel. El manejo de esta cualidad de Planifica2 es explicado en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 10.

15.5.

Eliminar

Permite eliminar un proyecto del banco de proyectos.

16.

POA PROYECTOS

Esta opción permite al usuario elegir aquellos proyectos del “Banco de proyectos” que serán encarados en la presente gestión.

Capítulo01-Planifica2

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16.1.

Administrar

Para utilizar esta opción, haga clic en “Administrar” del menú de navegación y el sistema presentara una pantalla de la siguiente forma:

Planifica2, muestra esta pantalla en dos partes. En la parte superior se tiene un listado de todos los proyectos que forman parte del “Banco de proyectos” y en la parte inferior, esta los proyectos que serán encarados en la presente gestión y forman parte del POA. Cada vez que el usuario elige un proyecto del “Banco de proyectos” y hace clic en el control “Aprobar”, el proyecto pasara a la parte inferior requiriendo mayor información como se muestra a continuación.

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Entidad: No editable PEI: No editable Código: No editable SISIN: El sistema muestra el código SISIN que se ha digitado en el banco de proyectos. El usuario puede cambiar o asignar uno si no lo hubiera tenido. Dirección: Asigna la Dirección Administrativa de la entidad si esta es única. Si existiere más de una Dirección Administrativa, el usuario deberá elegir de la lista desplegable. Unidad: Asigna la Unidad Ejecutora de la entidad si esta es única. Si existiere más de una Unidad Ejecutora, el usuario deberá elegir de la lista desplegable.

Capítulo01-Planifica2

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Descripción: El sistema muestra la descripción del proyecto proveniente del Banco de proyectos. El usuario aceptara esta descripción o modificara el mismo. Costo de la obra: Se presenta el costo estimado proveniente del Banco de proyectos. El usuario podrá o no modificar este monto. Fechas previstas: Estas fecha son factibles de ser cambiadas de acuerdo a la información actualizada del proyecto. PND: Elija el código del Plan Nacional de Desarrollo asociado al proyecto de la lista desplegable. PDD: Si la entidad cuenta con el Plan de Desarrollo Departamental, el usuario elegirá de la lista desplegable. Categoría: Asigne un código de categoría programática al proyecto o actividad de acuerdo a las Directrices de Formulación Presupuestaria. Geográfico: De la lista desplegable, elija el código del Sector geográfico de ubicación asociado al proyecto. Sector económico: De la lista desplegable, elija el código del Sector económico asociado al proyecto. Finalidad: De la lista desplegable, elija el código de Finalidad y Función asociado al proyecto. Etapa: El usuario podrá aceptar la “etapa” que viene del banco de proyectos o podrá elegir una nueva de la lista desplegable. Fuente: Si el proyecto o actividad cuenta con una fuente de financiamiento especifica, el usuario elegirá esta de la lista desplegable o puede dejar con valor “00” también elegida de esta lista desplegable. Organismo: Si el proyecto o actividad cuenta con un organismo financiador especifico, el usuario elegirá esta de la lista desplegable o puede dejar con valor “000” también elegida de esta lista desplegable. Entidad de transferencia: Si el proyecto o actividad cuenta con una entidad de transferencia especifica, el usuario elegirá esta de la lista desplegable o puede dejar con valor “0000” también elegida de esta lista desplegable. Observaciones: El usuario puede aceptar la observación proveniente del Banco de proyectos o modificarla o eliminarla.

Una vez completada esta información, haga clic en el control “Grabar” y el proyecto o actividad formara parte del POA y se mostrara en la parte inferior de esta pantalla.

Capítulo01-Planifica2

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16.2.

Ítem de gasto

Para utilizar esta opción, haga clic en “Administrar” del menú de navegación y el sistema presentara una pantalla de la siguiente forma:

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Página 37

Contenido 1.

INTRODUCCION ............................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

ANALISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA................................ ¡Error! Marcador no definido.

USUARIOS y PERMISOS ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

LEVANTAR SERVICIOS ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

ACCESO a Planifica2 ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

FUNCIONAMIENTO....................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 6.1.

Ingreso al sistema................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

6.2.

Portal de inicio...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.2.1.

Menú de navegación .................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.2.2.

Panel Principal .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

6.2.3.

Mensajes ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

6.3.

Grillas de presentación de la información ........................... ¡Error! Marcador no definido.

Pestañas ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

SALIR DE Planifica2 ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

BAJAR LOS SERVICIOS ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Capítulo01-Planifica2

Página 38

17.

PROYECTOS

Para este ejemplo, el usuario vera que se han cargado algunos proyectos que podrán ser ejecutados o no en esta gestión. La incorporación de nuevos proyectos se los vera a continuación.

17.1.

Nuevo

Permite ingresar un nuevo proyecto. Haciendo clic en este control, se muestra el siguiente formulario.

Capítulo01-Planifica2

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El control “Cerrar” cierra el formulario.

17.2.

Editar

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17.3.

Reporte

Permite emitir un reporte de todos los proyectos del Banco de Proyectos. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

17.4.

Reporte a Excel

Permite exportar la información del reporte a una hoja Excel. El manejo de esta cualidad de Planifica2 es explicado en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 10.

17.5.

Eliminar

Permite eliminar un proyecto del banco de proyectos.

18.

POA PROYECTOS

Esta opción permite al usuario elegir aquellos proyectos del “Banco de proyectos” que serán encarados en la presente gestión.

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18.1.

Administrar

Para utilizar esta opción, haga clic en “Administrar” del menú de navegación y el sistema presentara una pantalla de la siguiente forma:

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Página 43

Una vez completada esta información, haga clic en el control “Grabar” y el proyecto o actividad formara parte del POA y se mostrara en la parte inferior de esta pantalla.

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18.2.

Ítem de gasto

Para utilizar esta opción, haga clic en “Administrar” del menú de navegación y el sistema presentara una pantalla de la siguiente forma:

Capítulo01-Planifica2

Página 45

Contenido 1.

REPORTES .................................................................................................................................. 47 1.1.

Presupuesto formulado institucional ................................................................................ 47

1.1.1.

Reporte ..................................................................................................................... 47

1.1.2.

Reporte a Excel ......................................................................................................... 48

1.2.

Presupuesto formulado por proyecto ............................................................................... 48

1.2.1.

Reporte ..................................................................................................................... 48

1.2.2.

Reporte a Excel ......................................................................................................... 48

1.3.

Resumen de proyectos ...................................................................................................... 49

1.3.1.

Todos los proyectos .................................................................................................. 49

1.3.2.

Ítems de proyectos ................................................................................................... 50

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19.

REPORTES

Planifica2 permite mostrar los resultados del ingreso de la información tanto en pantalla, impresora o exportar al sistema Excel.

19.1.

Presupuesto formulado institucional

Permite emitir un reporte institucional de gastos en términos de partida. Haga clic en la opción “Presupuesto formulado institucional” del menú “Reportes”.

19.1.1. Reporte Permite emitir un reporte institucional de gastos en términos de partida presupuestaria. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

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19.1.2. Reporte a Excel Permite exportar la información del reporte a una hoja Excel. El manejo de esta cualidad de Planifica2 es explicado en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 10.

19.2.

Presupuesto formulado por proyecto

Permite emitir un reporte de gastos en términos de partida para un proyecto o actividad elegida de la grilla. Haga clic en la opción “Presupuesto formulado por proyecto” del menú “Reportes”. Elija un proyecto o actividad y luego haga clic en el control “Reporte”.

19.2.1. Reporte Permite emitir un reporte institucional de gastos en términos de partida presupuestaria. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

Este reporte refleja el gasto que se incurrirá en un proyecto o actividad específica.

19.2.2. Reporte a Excel

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Permite exportar la información del reporte a una hoja Excel. El manejo de esta cualidad de Planifica2 es explicado en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 10.

19.3.

Resumen de proyectos

Esta opción tiene 2 componentes.

Permite emitir un reporte de gastos en términos de partida para un proyecto o actividad elegida de la grilla. Haga clic en la opción “Resumen de proyectos” del menú “Reportes”.

19.3.1. Todos los proyectos Haga clic en el control “Todos los proyectos” y se mostrara un listado de todos los proyectos del POA con fechas de inicio y final, costo por obra y un total general. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

Esta información también es factible de ser enviada a Excel para esto haga clic en el control “Todos los proyectos Excel”.

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19.3.2. Ítems de proyectos Elija un proyecto o actividad de la grilla y luego haga clic en el control “Ítems de proyectos”. El sistema mostrara un listado de todos los ítems que componen este proyecto o actividad. Utilice los controles de la forma que se explica en el “Capitulo 01 – Generalidades”, punto 8 pagina 9.

Esta información también es factible de ser enviada a Excel para esto haga clic en el control “Ítems de proyecto Excel”.

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Contenido 1.

SISTEMA DE PROGRAMACION DE PAGOS - SPP ........................................................................ 52 1.1.

Instancia nueva ................................................................................................................. 52

1.1.1.

Instancia nueva ......................................................................................................... 52

1.1.2.

Eliminar instancia ..................................................................................................... 53

1.2.

Certificar ............................................................................................................................ 53

1.3.

Consultar SPP .................................................................................................................... 55

1.3.1.

Valores....................................................................................................................... 56

1.3.2.

Certifica ..................................................................................................................... 57

1.3.3.

Prioriza....................................................................................................................... 57

1.3.4.

Pago ........................................................................................................................... 57

1.3.5.

Eliminar...................................................................................................................... 58

1.3.6.

Comparativo .............................................................................................................. 58

1.3.7.

Mensual ..................................................................................................................... 59

1.4.

Programación financiera ................................................................................................... 59

1.4.1.

PryBaseEjecucion ...................................................................................................... 60

1.4.2.

PryBasePreupuesto ................................................................................................... 60

1.4.3.

PptoEjecDiferencia .................................................................................................... 61

1.5.

Parámetros para programación ........................................................................................ 61

1.5.1.

Editar ......................................................................................................................... 62

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20.

SISTEMA DE PROGRAMACION DE PAGOS - SPP

Otra característica de Planifica2 es la modalidad del Sistema de Programación de Pagos – SPP que pretende mostrar una forma de mejorar y ordenar la programación de pagos de la entidad. Este sistema trabaja con la información de ejecución presupuestaria del sistema SINCON, aspecto que fue explicado en el Capitulo 2 de este manual. Cada programación de pagos que debe realizar una entidad ya sea esta mensual, semanal u otro, el sistema la denomina “instancia” y por tanto el usuario puede crear las instancias que considere necesario bajo un ordenamiento de gestión.

20.1.

Instancia nueva

20.1.1. Instancia nueva El sistema mostrara una grilla con las instancias ya creadas. Haga clic en esta opción para crea una instancia nueva.

Fecha: Digite la fecha de creación de la instancia o elija de la opción de calendario que se muestra al lado de esta opción. Denominación: Digite la denominación de esta instancia. Mes: Elija el mes de ejecución de la lista desplegable. Capítulo01-Planifica2

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Una vez completada esta información haga clic en el control “Grabar” y la información será incorporada en la grilla posterior. El control “Cerrar” cierra el formulario.

20.1.2. Eliminar instancia Permite eliminar una instancia y todos sus componentes.

20.2.

Certificar

Planifica2 muestra la información de instancias en la parte superior de la pantalla y en la parte inferior el listado de las partidas presupuestas por la entidad (estas partidas fueron cargadas desde el SINCON, como se explica en el capítulo 2 de este manual).

Elija una instancia de la grilla superior y luego haga clic en las partidas que requiere pagar en esta instancia. Estas partidas se encuentran en la parte inferior de la pantalla. Planifica2 tiene la posibilidad de ampliar la visualización de la grilla inferior haciendo clic en el control ubicado en la parte superior derecha del cuerpo del sistema.

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De esta manera el sistema mostrará una pantalla más visible donde el usuario podrá elegir las partidas a certificar.

El usuario ahora podrá hacer clic en las partidas que requiere certificar en esta grilla. Al final de cada hoja desplegada existen controles de página para que el usuario pueda saltar con mayor facilidad a alguna partida en especial.

Una vez concluida la certificación de las partidas, haga clic en el control “Certificar” y el sistema mostrara el siguiente mensaje de información.

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Este mensaje indica que solo se pueden certificar aquellas partidas de último nivel, no así los “padres”. Sin embargo este aspecto NO impide que el proceso continúe, se trata tan solo de una advertencia. Por ejemplo, no se certifica la partida 11000 y si la partida 11100.

20.3.

Consultar SPP

Esta opción del menú SPP permite “priorizar” y/o “pagar” las partidas certificadas en el proceso anterior además muestra una serie de resultados en reportes. En la parte superior de la pantalla, Planifica2 muestra las instancias creadas y en la parte inferior aquellas partidas certificadas para esta instancia. Haga clic en una instancia, luego en el control “Certifica” y el sistema mostrara las partida certificadas pero sin valores en las 3 últimas columnas.

Adicionalmente se muestra las partidas, el monto presupuestado en cada una de ellas, la ejecución en el mes elegido y el saldo que por ejecutar en la gestión.

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20.3.1. Valores Elija una partida y haga clic en esta opción para asignar montos ya sea a nivel de “Certificación”, “Priorización” y/o “Pago”.

Saldo: Muestra el saldo por ejecutar en la gestión para la partida elegida. Certificación: El usuario digitara el monto a certificar. Priorización: El usuario digitara el monto a priorizar. Pago: El usuario digitara el monto a pagar. El sistema cuenta con controles que no permiten el ingreso de valores arbitrarios. Por ejemplo no permitirá la inscripción de una certificación mayor al saldo o no permite la inclusión de un monto en pago mayor a la priorización. En cada caso el sistema advierte este error. Por otro lado el usuario puede dejar de incluir datos en “Priorización” o “Pago” de acuerdo a las disponibilidades de la entidad. Esta información puede ser incluida en un tiempo posterior. Una vez concluida la inclusión de datos, haga clic en el control “Grabar” y la información será actualizada en la grilla de partidas. Haga clic en “Certifica” para ver el listado completo.

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20.3.2. Certifica Esta opción permite ver la totalidad de las partidas certificadas con toda su información.

20.3.3. Prioriza Esta opción permite visualizar las partidas con monto mayor a cero en la columna “Priorización”.

20.3.4. Pago Esta opción permite visualizar las partidas con monto mayor a cero en la columna “Pago”.

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20.3.5. Eliminar Esta opción permite eliminar (desertificar) una partida de esta instancia. Elija la partida y haga clic en este control.

20.3.6. Comparativo Emite un reporte comparado entre la ejecución y la programación de un mes de ejecución.

Este reporte tiene varias características:  Es un resumen a nivel de grandes grupos de gasto (10000, 20000, 30000, etc.)  Es la ejecución de un instancia  La ejecución es a un mes determinado en la instancia en este caso el mes de agosto  La primera parte del reporte muestra el presupuesto asignado y la ejecución del mes determinado por la instancia, en este caso agosto. También se muestran las diferencias entre estas columnas.  La segunda parte muestra el acumulado tanto a nivel de presupuesto como la ejecución al mes determinado por la instancia, en este caso agosto. Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

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20.3.7. Mensual Emite un reporte donde se muestra el comportamiento de las partidas tanto a nivel de “Certificación”, “Priorización” y “Pago”.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

20.4.

Programación financiera

La programación financiera se ha convertido en una tarea importante en toda entidad dado que se hace muy necesario la planificación y la proyección del comportamiento de las cifras fiscales en varias gestiones. Este módulo nos muestra una forma de ver la progresión de los grandes grupos de ingresos y gastos tanto en la gestión como en los 5 futuros años para que de esta manera se pueda planificar de mejor manera las medidas económicas de la entidad. El usuario vera en estos reportes una nueva estructura donde se destaca los Ingresos, Gastos, Financiamiento y la fila de resultado entre las cifras arriba y bajo la línea que están igualadas con signo cambiado. Al hacer clic en esta opción se muestra las siguientes opciones:

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20.4.1. PryBaseEjecucion Proyección en base a la Ejecución. Es un reporte donde muestra el comportamiento de las cifras fiscales en un periodo de 5 años proyectado en base a la ejecución del presupuesto al mes de ejecución dado por la instancia. Se debe elegir una instancia de la grilla y hacer clic en el control de este reporte.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este. 20.4.2. PryBasePreupuesto Proyección en base al Presupuesto. Es un reporte donde muestra el comportamiento de las cifras fiscales en un periodo de 5 años proyectado en base al presupuesto de la gestión de la entidad.

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Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

20.4.3. PptoEjecDiferencia Presupuesto vs. Ejecución y Diferencia. Este es un reporte de la misma estructura donde muestra las diferencias entre el presupuesto y la ejecución a un mes determinado en la instancia.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

20.5.

Parámetros para programación La programación financiera para los 5 años siguientes se ha realizado en base a 8 parámetros los mismos que son factibles de ser cambiado en sus datos. Para esto haga clic en la opción “Parámetros para programación financiera” del menú “SPP”.

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20.5.1. Editar Permite editar los valores de un parámetro para modificarlos. Elija un parámetro y haga clic en este control.

El usuario puede cambiar los datos de este parámetro y una vez concluida su labor hará clic en el control “Grabar” para guardar los cambios. Naturalmente si los datos de parámetros cambian, los resultados de los reportes cambiaran.

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