Sistematización de la documentación y archivos del programa PAPS

Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

“Apoyo al Viceministerio de Desarrollo Integral con Coca para la sistematización de la documentación y archivos del programa PAPS” INFORME FINAL

La Paz, Junio 2012

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

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“Apoyo al Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral para la sistematización de la documentación y archivos del programa PAPS”

I. Introducción: Las prestaciones profesionales brindada durante 22 días comprendidos entre los meses de abril a junio, en el marco del Contrato de Asistencia Técnica del PAPS tenían como finalidad ordenar de manera sistemática la documentación que se ha generado durante la fase operativa y parte de la fase de cierre del Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial – PAPS. Las prestaciones han permitido sistematizar y archivar los documentos generado en el PAPS desdela suscripción del Convenio de Financiación DCI/2007/19027, en el año 2007 hasta el mes de Junio 2012.

Cabe destacar que la validez del Convenio de Financiación (Fase Operativa y fase de Cierre) termina el día 31 de diciembre 2012 y que la vigencia del contrato de Asistencia Técnica termina el día 12 de octubre del 2012.

Las actividades de sistematización y archivo de la documentación del periodo Julio 2012 – Octubre 2012, serán llevadas a cabo por el personal de dirección del Programa PAPS para su entrega a la Delegación de la Unión Europea en Bolivia.

Los eventuales documentos adicionales del periodo Octubre – Diciembre 2012 serán archivados por el personal de la Delegación de la Unión Europea en Bolivia.

Durante el periodo Marzo 2007 – Junio 2012, se han generado documentos de respaldo o soporte a los Indicadores tanto de los cuatro Tramos Fijos como los tres Tramos Variables, para acreditar el cumplimiento del Estado Boliviano frente a la Comunidad Europea, para los desembolsos de los recursos establecidos para el programa y de acuerdo a las disposiciones contenidas en el convenio de financiación.

Al mismo tiempo se han generado Estudios de Asistencia Técnica de Corto Plazo, en distintas áreas relacionadas al Desarrollo Alternativo como el Desarrollo Integral con Coca.

La importancia de esta documentación generada, ha requerido su sistematización para la entrega al Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral como principal beneficiario del programa, además de ponerse al alcance de las instituciones nacionales que continúan ejecutando proyectos con recursos de la Unión Europea.

Las prestaciones relativas a la sistematización de la documentación del programa, PAPS han sido ampliadas para realizar el archivo de la documentación disponible en la Delegación referente a las políticas sectoriales relacionadas con el desarrollo

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Alternativo e Integral, el Control Social, la lucha al narcotráfico y otros temas relacionados.

II. El Archivo Documentario: El trabajo realizado por la Consultoría de Corto Plazo, consiste en la recopilación y orden físico de la documentación encontrada en las oficinas del Programa PAPS, así como también su sistematización en la página web, creada especialmente para el registro y archivo documentario, obteniendo como resultado final, un archivo físico y otro digital inserto en un sistema de información en la página web: www.coca-desarrollointegral.org.bo, creada especialmente para aglutinar la información relativa los programas de intervención de la Unión Europea en Bolivia.

III. Estructura del Archivo Documentario Físico: El Archivo físico de la documentación ha sido seleccionado y clasificado en cinco categorías, en tomos debidamente empastados, cuya clasificación es la siguiente:

1) TF = Tramo Fijo.- Consta de tres tomos que contienen la información y documentos de soporte físico de los 4 Tramos Fijos y sus tres indicadores.

2) TV = Tramo Variable.- Consta de 15 tomos que contienen la información y documentos de soporte de los 3 tramos Variables y sus 16 indicadores correspondientes.

3) AT = Estudios.- Comprende las Consultorías o Asistencia Técnica de Corto Plazo, elaboradas por expertos consultores. Consta de 20 tomos que contienen 33 consultorías generadas a partir de mayo del año 2009, a la presente fecha.

4) DG = Documentos Generales.- Comprende los libros y textos de interés del Programa con un total de 25 unidades.

5) CD = CD’s del Centro de Documentación PAPS.- Lo constituyen 68 CD’s, con información digital generada o presentada al programa como respaldo a los indicadores, estudios y otros.

El contenido de documentos de las categorías señaladas se encuentra adjunto en el Anexo 1.

IV. Estructura del Archivo Documentario en el Sistema de Información: El Sistema de Archivo Documentario del Programa de Apoyo presupuestario Sectorial PAPS, contenido en la página web: www.coca-desarrollointegral.org.bo,

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cuenta con una base de datos que permite su identificación en el archivo físico.

Cuenta además con los documentos de los estudios generados por Integration, así como otros documentos de interés del Programa, cuya estructura y contenido se encuentra en el Anexo 2.

V. Productos Generados por la consultoría: A la conclusión de la presente consultoría, se hace entrega de los siguientes productos: 1. información en medio físico contenido en los anexos 1 y 2.

2. 1 CD conteniendo la información digital del Archivo Documentario en programa Excel.

3. Archivo Documentario del Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial PAPS, contenido en el Sistema de Información de la página web: www.cocadesarrollointegral.org.bo

VI. Conclusión: En el marco de los Términos de Referencia de la Consultoría, el trabajo de archivo físico realizado, se encuentra cronológicamente ordenado, adecuadamente codificado, de práctico manejo al encontrarse en tomos debidamente empastados, facilitando de esta manera su acceso y ubicación de documentos de interés.

De igual manera, el sistema informático de archivo documentario, permite un fácil acceso y ubicación de documentos a través de un buscador con un amplio parámetro de búsqueda.

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