HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LAPROGRAMACIÓN FINANCIERAMULTIANUAL Y GESTIÓN DEFLUJO DE CAJA

Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA MULTIANUAL Y GESTIÓN DE FLUJO DE CAJA

Septiembre, 2012

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

INFORME FINAL

Agosto 2009

Experto: Ren茅 Antezana

Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ning煤n momento expresan la opini贸n de la Uni贸n Europea o de la contraparte del Gobierno de Bolivia

Programa de Apoyo Presupuestario ­ PAPS

1

I.

Antecedentes

INFORME DE CONSULTORÍA

El Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial, PAPS, es un convenio firmado entre el Gobierno de Bolivia y la Comisión Europea. El programa tiene por finalidad apoyar la implementación del “Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca 2006‐2010”, cuya finalidad es la de generar procesos de desarrollo integral, sostenible y participativo en las zonas de intervención, apuntando a la eliminación de la pobreza, la exclusión social y el deterioro ambiental, revalorizando la hoja de coca.

En septiembre del 2011 el PAPS a través de la ATI se elaboraron cuatro diagnosis municipales (dos en Los Yungas y dos en el Trópico de Cochabamba), con el propósito de identificar cuáles son los problemas –cuellos de botella- más importantes que están impidiendo un adecuado nivel de inversión y de gasto público.

Como resultado de las diagnosis se identificaron variables internas y externas que afectan a la gestión institucional y del gasto a nivel de inversión, posteriormente y con el fin de socializar las diagnosis y el plan de acción se desarrollaron talleres de trabajo con los municipios del Trópico y de Los Yungas, para identificar variables internas y externas priorizadas que puedan ser implementadas a corto plazo con el apoyo del PAPS-UE. En este sentido, se priorizaron para esta etapa herramientas en el área administrativa financiera enfocadas a mejorar y agilizar el proceso presupuestario desde una visión multianual y la generación de una metodología para la Programación de Pagos.

II.

Objetivo de la Consultoría

Fomentar en los municipios de intervención, a través de un sistema informático el proceso de planificación que se plasme en el proceso presupuestario, utilizando tanto la programación de pagos como la programación financiera como instrumentos de la planificación estratégica de mediano y largo plazo.

III.

Descripción de la Herramienta

La herramienta planteada complementarios entre sí.

presenta

dos

componentes

independientes

pero

a. El sistema de Programación de Pagos: Pretende sistematizar el proceso de flujo de pagos, verificando que la documentación soporte, autorizada y tramitada por el área responsable de las adquisiciones de bienes y/o proyectos cumpla con las disposiciones legales, presupuestarias y administrativas, a efecto de programar su pago conforme a las condiciones establecidas y a la disponibilidad de recursos financieros asignados por la Oficialía Administrativa - Financiera.

Con este instrumento se genera un orden en los procesos y procedimientos para el pago y la planificación del mismo. Este sistema debe contener entre sus principales características: -

Manejo exclusivamente en flujo caja Para cada pago, debe verificar el saldo disponible en bancos.

El sistema deberá estar ligado a los proyectos enmarcados en el POA institucional.

Programa de Apoyo Presupuestario ­ PAPS

-

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Se debe establecer un plan de pagos en la gestión para cada proyecto.

Alternativamente, el sistema puede contar con un mecanismo de ALERTAS TEMPRANAS, para priorización y ejecución del presupuesto.

Contará con salidas de estado en los proyectos tanto en su ejecución (%) como en pagos realizados.

La información que entregue el sistema debe ser la más relevante y gerencial para la toma de decisiones.

Como se puede apreciar este es un sistema práctico y basado en procedimientos, donde se estructura un orden y este sea vinculado a procesos de planificación estratégica que apoye a la gestión municipal. b. El Sistema de Programación Financiera: Es una herramienta que utiliza como base la información presupuestaria que arroja el SINCON, la sistematiza para generar flujos financieros con información gerencial para la toma de decisiones.

Esta información de flujo financiero, será la base para que el municipio encare ya la visión multianual de la gestión fiscal-financiera de manera que los procesos presupuestarios plasmen la planificación estratégica del municipio con una perspectiva de mediano y largo plazo, criterios que los órganos rectores MEFP y MPD están empezando a definir como elementos primordiales en el marco del pacto fiscal que el gobierno nacional debe encarar en los próximos años.

Asimismo, estos elementos ya son valorados en el marco de la evaluación PEFA, donde se consideran los criterios de plurianualidad del presupuesto (IDF-12) y la certeza en la disponibilidad de fondos para comprometer gastos (IDF-16), como conceptos que deben ser perfeccionados para lograr optimizar la gestión fiscal-financiera, principalmente en los gobiernos sub-nacionales.

SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO

SINCON

Estructura Presupuestaria

Fuentes

Ingresos Tributarios Transferencias Otros Ingresos Usos de Depósitos Créditos

Usos

Servicios Personales Bienes y Servicios Proyectos de Inversión Amortizaciones

Flujo Financiero Información Gerencial Ingresos Ingresos Tributarios Transferencias Otros Ingresos

Gastos Servicios Personales Bienes y Servicios Proyectos de Inversión _________________ Déficit o Superávit _________________

Visión Multianual del Presupuesto

Financiamiento Uso de Depósitos Créditos Amortización

SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE PAGOS

Previsión de Disponibilidad de Fondos

Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO

Información de Flujo de Efectivo

Requerimientos para la ejecución presupuestaria

Sistematización y Programación de Pagos

Instrumento de gestión para lograr un mejor desempeño del Gasto

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Como se observa estos dos instrumentos complementarios, buscan apoyar a la gestión fiscal-financiera del municipio, incorporando herramientas informáticas que apoyen a la planificación y gestión municipal en su conjunto.

IV.

Actividades Realizadas •

Desarrollo del Sistema de Programación del Gasto. Por el periodo de tres semanas se desarrolló la conceptualización del sistema de programación de pagos y de programación financiera para posteriormente y con el apoyo de un Ingeniero en Sistemas el desarrollo del Software.

Es importante mencionar que se realizaron actividades de coordinación con el consultor a cargo del desarrollo de la Herramienta informática para optimizar el POA y la formulación presupuestaria, con el propósito de no duplicar talleres y así evitar que el tiempo de los funcionarios municipales se vea afectado.

•

Intervención, Trópico de Cochabamba. La inducción y la capacitación de las herramientas informáticas se la realizo en la sede de la Mancomunidad del Trópico de Cochabamba, Municipio de Chimoré, con la participación de cuatro municipios (Chimoré. Shinahota, Villa Tunari y Puerto Villarroel) y los funcionarios de la Mancomunidad.

La capacitación teórica y el demo de los sistemas no tuvieron problemas y la participación fue activa por parte de los funcionarios municipales.

Existieron tres problemas en esta etapa de la consultoría, el primero en las expectativas del sistema por parte del Secretario Ejecutivo de la Mancomunidad el cual deseaba una interface entre el sistema SINCOM y el sistema SISIN-WEB sistemas manejados por los Ministerios de Economía y Finanzas Públicas y el Ministerio de Planificación del Desarrollo respectivamente, aspecto que fue planteada en la diagnosis como un cuello de botella, el segundo en la instalación del sistema y la captura y migración de datos del SINCOM al sistema de programación de pagos, y el tercero relacionado con la utilización de dos sistemas adicionales a los ya instalados en los municipios por parte del Gobierno Central, lo cual ocasionaría mas trabajo a los funcionarios del área administrativa.

Solución de problemas y incorporación de recomendaciones: Se explico a los funcionarios de las municipalidades presentes y al ejecutivo de la Mancomunidad que el diagnostico identifico variables externas e internas y que en esta etapa del proyecto se priorizo el desarrollo de sistemas e instrumentos de apoyo institucional internas, las cuales estaban priorizadas en el plan de acción; Con relación al segundo y tercer problema las sugerencias fueron tomadas en cuenta y desarrolladas en la ciudad de La Paz para ser presentadas en la segunda visita al Trópico.

•

Ajustes al Sistema: En coordinación con la otra consultoría se unifico los dos productos en uno, bajo la denominación PLANIFICA2, el objetivo de este trabajo fue facilitar el uso del sistema y evitar mayor trabajo a los operadores municipales, el segundo aspecto fue lograr una migración más fácil y ágil de los datos del SINCOM al sistema de programación de pagos.

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Estos ajustes dieron respuesta directa a las sugerencias de los municipios del Trópico para agilizar y hacer del sistema un instrumento operativo y que permita una mejor gestión institucional.

•

Intervención en los Municipios de Los Yungas: Municipios de Chulumani e Irupana donde se realizó la instalación, implementación, presentación y explicación del sistema PLANIFICA2, con los ajustes y las nuevas interfaces anteriormente mencionadas.

En ambas instituciones no se tuvo ningún inconveniente y se pudo realizar la migración de los datos del SINCOM al sistema sin ningún. Es importante mencionar que la capacitación en las dos instituciones fue 100% práctica permitiendo que los funcionarios puedan operar el sistema y ver la funcionalidad del mismo en su trabajo cotidiano.

•

Segunda Intervención, Trópico de Cochabamba: Con las propuestas realizadas en la primera visita al Trópico se llevó el sistema PLANIFICA2 y se realizó la instalación y capacitación del sistema en los municipios seleccionados.

Al igual que en los yungas la capacitación fue 100% practica y en las máquinas de los funcionarios y ejecutivos de los municipios pudiendo aclarar preguntas en cuanto a la funcionalidad y operatividad del sistema.

Es importante mencionar que en esta visita PLANIFICA2 no tuvo ningún problema y fue aceptado en su totalidad por las autoridades municipales.

V.

Resultados de la Consultoría

9 Se ha logrado que los municipios cuenten con un instrumento que ayude a los actores del proceso presupuestario a mejorar la gestión, resolviendo las falencias que existen en cada una de las diferentes fases del proceso presupuestario.

9 Se ha dotado a los municipios de un sistema complementario al SINCON, que sistematice la programación de pagos, estructurando la información presupuestaria hacia una programación financiera como instrumento para el análisis fiscal con una visión multianual del mismo.

VI.

Productos de la Consultoría

• • • • •

VII.

Manual de usuario impreso (sección II) Manual de usuario digital en formato PDF (CD adjunto) Video tutorial sobre el manejo del sistema (CD adjunto) Actas firmadas por los municipios DVD de instalación de PLNIFICA2

Recomendaciones a Futuro

La intención del Sistema Planteado busca jerarquiza la planificación estructurada de manera que se garantice la sostenibilidad y viabilidad de la planificación, en un marco presupuestario plurianual.

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En este sentido, el sistema presentado busca generar un orden en el proceso de programación de pagos y este formar parte de una programación plurianual. Este propósito, con la implementación del sistema es un paso inicial, estando aun robustecer la propuesta para lograr una herramienta que sea la base de la programación multianual propósito que se está buscando en los gestores de política del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, por lo que debe considerarse los siguientes elementos para fortalecer este proceso de programación multianual en el ámbito municipal.

9 En lo referente a la programación de pagos, es importante efectuar procesos que identifique los propósitos y sectores, de forma que se determine cuál es la prioridad del municipio en el marco de la ejecución presupuestaria.

9 Es importante estructurar módulos en el sistema que efectúen Análisis de Sostenibilidad de Endeudamiento y/o financiamiento. De manera que se puedan evaluar las necesidades de recursos y sus estrategias de financiamiento, de forma que ahora el espíritu de la gestión financiera incorpore el concepto de “para que gastamos” y “como lo financiamos de forma sostenible”.

Por lo expuesto, los municipios en los cuales se ha incorporado el Sistema ahora están en condiciones de generar un orden en su proceso presupuestario, con una visión de mediano y largo plazo. Ahora es el momento de proyectar a los municipios en una planificación presupuestaria en función a la calidad del gasto y la estrategia de su financiamiento.

Sistema de Programaciรณn de Pagos - SPP

2012

Contenido 1.

SISTEMA DE PROGRAMACION DE PAGOS - SPP .......................................................................... 1 1.1.

Instancia nueva ................................................................................................................... 1

1.1.1.

Instancia nueva ........................................................................................................... 1

1.1.2.

Eliminar instancia ....................................................................................................... 2

1.2.

Certificar .............................................................................................................................. 2

1.3.

Consultar SPP ...................................................................................................................... 4

1.3.1.

Valores......................................................................................................................... 5

1.3.2.

Certifica ....................................................................................................................... 6

1.3.3.

Prioriza......................................................................................................................... 6

1.3.4.

Pago ............................................................................................................................. 6

1.3.5.

Eliminar........................................................................................................................ 7

1.3.6.

Comparativo ................................................................................................................ 7

1.3.7.

Mensual ....................................................................................................................... 8

1.4.

Programaciรณn financiera ..................................................................................................... 8

1.4.1.

PryBaseEjecucion ........................................................................................................ 9

1.4.2.

PryBasePreupuesto ..................................................................................................... 9

1.4.3.

PptoEjecDiferencia .................................................................................................... 10

1.5.

Parรกmetros para programaciรณn ........................................................................................ 10

1.5.1.

SPP

Editar ......................................................................................................................... 11

Pรกgina 0

Sistema de Programación de Pagos - SPP

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1. SISTEMA DE PROGRAMACION DE PAGOS - SPP Otra característica de Planifica2 es la modalidad del Sistema de Programación de Pagos – SPP que pretende mostrar una forma de mejorar y ordenar la programación de pagos de la entidad. Este sistema trabaja con la información de ejecución presupuestaria del sistema SINCON, aspecto que fue explicado en el Capitulo 2 de este manual.

Cada programación de pagos que debe realizar una entidad ya sea esta mensual, semanal u otro, el sistema la denomina “instancia” y por tanto el usuario puede crear las instancias que considere necesario bajo un ordenamiento de gestión.

1.1. Instancia nueva

1.1.1. Instancia nueva El sistema mostrara una grilla con las instancias ya creadas. Haga clic en esta opción para crea una instancia nueva.

Fecha: Digite la fecha de creación de la instancia o elija de la opción de calendario que se muestra al lado de esta opción.

Denominación: Digite la denominación de esta instancia.

Mes: Elija el mes de ejecución de la lista desplegable.

SPP

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Sistema de Programación de Pagos - SPP

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Una vez completada esta información haga clic en el control “Grabar” y la información será incorporada en la grilla posterior.

El control “Cerrar” cierra el formulario.

1.1.2. Eliminar instancia Permite eliminar una instancia y todos sus componentes.

1.2. Certificar Planifica2 muestra la información de instancias en la parte superior de la pantalla y en la parte inferior el listado de las partidas presupuestas por la entidad (estas partidas fueron cargadas desde el SINCON, como se explica en el capítulo 2 de este manual).

Elija una instancia de la grilla superior y luego haga clic en las partidas que requiere pagar en esta instancia. Estas partidas se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Planifica2 tiene la posibilidad de ampliar la visualización de la grilla inferior haciendo clic en el control ubicado en la parte superior derecha del cuerpo del sistema.

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Sistema de Programación de Pagos - SPP

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De esta manera el sistema mostrará una pantalla más visible donde el usuario podrá elegir las partidas a certificar.

El usuario ahora podrá hacer clic en las partidas que requiere certificar en esta grilla. Al final de cada hoja desplegada existen controles de página para que el usuario pueda saltar con mayor facilidad a alguna partida en especial.

Una vez concluida la certificación de las partidas, haga clic en el control “Certificar” y el sistema mostrara el siguiente mensaje de información.

SPP

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Este mensaje indica que solo se pueden certificar aquellas partidas de último nivel, no así los “padres”. Sin embargo este aspecto NO impide que el proceso continúe, se trata tan solo de una advertencia. Por ejemplo, no se certifica la partida 11000 y si la partida 11100.

1.3. Consultar SPP Esta opción del menú SPP permite “priorizar” y/o “pagar” las partidas certificadas en el proceso anterior además muestra una serie de resultados en reportes.

En la parte superior de la pantalla, Planifica2 muestra las instancias creadas y en la parte inferior aquellas partidas certificadas para esta instancia.

Haga clic en una instancia, luego en el control “Certifica” y el sistema mostrara las partida certificadas pero sin valores en las 3 últimas columnas.

Adicionalmente se muestra las partidas, el monto presupuestado en cada una de ellas, la ejecución en el mes elegido y el saldo que por ejecutar en la gestión.

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1.3.1. Valores Elija una partida y haga clic en esta opción para asignar montos ya sea a nivel de “Certificación”, “Priorización” y/o “Pago”.

Saldo: Muestra el saldo por ejecutar en la gestión para la partida elegida.

Certificación: El usuario digitara el monto a certificar.

Priorización: El usuario digitara el monto a priorizar.

Pago: El usuario digitara el monto a pagar.

El sistema cuenta con controles que no permiten el ingreso de valores arbitrarios. Por ejemplo no permitirá la inscripción de una certificación mayor al saldo o no permite la inclusión de un monto en pago mayor a la priorización. En cada caso el sistema advierte este error.

Por otro lado el usuario puede dejar de incluir datos en “Priorización” o “Pago” de acuerdo a las disponibilidades de la entidad. Esta información puede ser incluida en un tiempo posterior.

Una vez concluida la inclusión de datos, haga clic en el control “Grabar” y la información será actualizada en la grilla de partidas.

Haga clic en “Certifica” para ver el listado completo.

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1.3.2. Certifica Esta opción permite ver la totalidad de las partidas certificadas con toda su información.

1.3.3. Prioriza Esta opción permite visualizar las partidas con monto mayor a cero en la columna “Priorización”.

1.3.4. Pago Esta opción permite visualizar las partidas con monto mayor a cero en la columna “Pago”.

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1.3.5. Eliminar Esta opción permite eliminar (desertificar) una partida de esta instancia. Elija la partida y haga clic en este control.

1.3.6. Comparativo Emite un reporte comparado entre la ejecución y la programación de un mes de ejecución.

Este reporte tiene varias características:  Es un resumen a nivel de grandes grupos de gasto (10000, 20000, 30000, etc.)  Es la ejecución de un instancia  La ejecución es a un mes determinado en la instancia en este caso el mes de agosto  La primera parte del reporte muestra el presupuesto asignado y la ejecución del mes determinado por la instancia, en este caso agosto. También se muestran las diferencias entre estas columnas.  La segunda parte muestra el acumulado tanto a nivel de presupuesto como la ejecución al mes determinado por la instancia, en este caso agosto.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

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1.3.7. Mensual Emite un reporte donde se muestra el comportamiento de las partidas tanto a nivel de “Certificación”, “Priorización” y “Pago”.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

1.4. Programación financiera La programación financiera se ha convertido en una tarea importante en toda entidad dado que se hace muy necesario la planificación y la proyección del comportamiento de las cifras fiscales en varias gestiones.

Este módulo nos muestra una forma de ver la progresión de los grandes grupos de ingresos y gastos tanto en la gestión como en los 5 futuros años para que de esta manera se pueda planificar de mejor manera las medidas económicas de la entidad.

El usuario vera en estos reportes una nueva estructura donde se destaca los Ingresos, Gastos, Financiamiento y la fila de resultado entre las cifras arriba y bajo la línea que están igualadas con signo cambiado.

Al hacer clic en esta opción se muestra las siguientes opciones:

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1.4.1. PryBaseEjecucion Proyección en base a la Ejecución. Es un reporte donde muestra el comportamiento de las cifras fiscales en un periodo de 5 años proyectado en base a la ejecución del presupuesto al mes de ejecución dado por la instancia.

Se debe elegir una instancia de la grilla y hacer clic en el control de este reporte.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

1.4.2. PryBasePreupuesto Proyección en base al Presupuesto. Es un reporte donde muestra el comportamiento de las cifras fiscales en un periodo de 5 años proyectado en base al presupuesto de la gestión de la entidad.

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Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

1.4.3. PptoEjecDiferencia Presupuesto vs. Ejecución y Diferencia. Este es un reporte de la misma estructura donde muestra las diferencias entre el presupuesto y la ejecución a un mes determinado en la instancia.

Este reporte también es factible de enviarlo a Excel mediante el control asociado a este.

1.5. Parámetros para programación La programación financiera para los 5 años siguientes se ha realizado en base a 8 parámetros los mismos que son factibles de ser cambiado en sus datos. Para esto haga clic en la opción “Parámetros para programación financiera” del menú “SPP”.

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1.5.1. Editar Permite editar los valores de un parámetro para modificarlos. Elija un parámetro y haga clic en este control.

El usuario puede cambiar los datos de este parámetro y una vez concluida su labor hará clic en el control “Grabar” para guardar los cambios. Naturalmente si los datos de parámetros cambian, los resultados de los reportes cambiaran.

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