Diseño e implementación Sistema de catalogación y búsqueda de archivos sectoriales

Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

Diseño e implementación de un sistema de catalogación y búsqueda de archivos sectoriales – PAPS / Desarrollo alternativo e Integral con Coca

Bolivia La Paz, julio 2012

Bolivia

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

Agosto 2009

Agosto 2009

Experto: Oscar Mart铆nez

Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ning煤n momento expresan la opini贸n de la Uni贸n Europea o de la contraparte del Gobierno de Bolivia

Unión Europea

SISTEMA DOCUMENTARIO

Manual de Operaciones del Sistema – VERSION PORTABLE Ref. Manual 01 – versión 1

Comisión Unión Europea en Bolivia Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial – PAPS

Contenido 1

Finalidad del Manual ................................................................................................................... 5

2

Destinatarios ............................................................................................................................... 5

3

Sistema Archivo Documentario versión portable ....................................................................... 5

4

3.1

Donde obtener el sistema portable .................................................................................... 5

3.2

Instalación del sistema ........................................................................................................ 5

3.3

Actualizar la versión PORTABLE ........................................................................................ 10

Sistema Archivo Documentario ................................................................................................. 13 4.1

Front End Sistema Archivo Documentario ........................................................................ 13

4.2

Como realizar las búsquedas ............................................................................................. 15

4.3

Actualizaciones para la versión PORTABLE ....................................................................... 18

4.4

Registro de usuarios desde el portal ................................................................................. 20

MANUAL SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTARIO 1

Finalidad del Manual

El manual de usuario es una guรญa sobre la operatoria del sistema, nos permite identificar las principales funcionalidades y opciones que estรกn disponibles en el รกmbito del sistema.

Para este fin se ilustra detalladamente cada una de las etapas, que va desde la instalaciรณn, configuraciรณn, iniciar el sistema y sus servicios, y realizar las actualizaciones respectivas.

Las aplicaciones que son utilizadas son Open Source y su distribuciรณn es gratuita. Asimismo, la documentaciรณn distribuida por el portal www.cocadesarrollointegral.org.bo

estรก sujeta a los acuerdos y convenios de

cooperaciรณn de la Uniรณn Europea y el Estado Plurinacional de Bolivia.

2

Destinatarios

El manual y el sistema tienen como destinatarios primarios a todos los actores sectoriales relacionados en el รกmbito de la Coca y el Desarrollo Integral. Sin embargo por su escalabilidad el sistema de Archivo Documentario tiene la posibilidad de incorporar otros sectores relacionados con la temรกtica, por lo que su estructura es escalable.

3 3.1

Sistema Archivo Documentario versiรณn portable Donde obtener el sistema portable

El sistema de archivo documentario lo podrรก obtener en cualquier programa financiado por la Uniรณn Europea en su versiรณn CD, o podrรก bajarlo de la pรกgina oficial del sistema www.coca-desarrollointegral.org.bo al igual que sus actualizaciones.

3.2

Instalaciรณn del sistema

Para realizar la instalaciรณn y utilizaciรณn del sistema de Archivo Documentario portable, previamente deberรก tomar en cuenta los siguientes aspectos: Antes de la instalaciรณn verifique si existen servicios web (localhost) y MySql habilitados, y si los hay ellos estรฉn en pausa, debido a que el entorno de funcionamiento del sistema corre de modo automรกtico y por

defecto asume como dirección de ejecución el http://locahost:8080.

Verifique que su computador cuente con el espacio suficiente para la instalación

del

sistema,

al

menos

deberá

contar

con

200MB

mínimamente debido a que la información documentaria esta digitalizada en PDF y empaquetada en formato ZIP y RAR. La versión portable del sistema no deberá ser alterada en su estructura de carpetas o archivos, debido a que tanto la base de datos y la plataforma están integradas entre sí.

La versión portable del sistema documentario no es una versión comercial por lo que su distribución es gratuita.

Procedimiento para la instalación del sistema – Solo para la versión portable Para realizar la instalación del sistema deberá seguir los siguientes pasos: 1. Coloque el CD de instalación en el Drive de CD/DVD de su computador o baje el mismo del sitio web www.coca-desarrollointegral.org.bo.

2. Abra el CD con el explorador de Windows o Mi PC, y posicione el cursor sobre el archivo

y haga clic en el mismo.

3. Posteriormente se desplegará la siguiente ventana:

En el cual se deberá definir el destino de la instalación, por defecto el parámetro establece el “C:/Archivo Documentario”: La instalación no es restrictiva el mismo lo podrá realizar en cualquier otro disco en su computador. Una vez definido el

lugar donde se instalará el sistema, hacer clic en el botón

, luego se

desplegará la ventana de instalación respectiva.

4. Finalizada la instalación, el sistema correrá automáticamente la versión portable del Servicio WEB y MySql a través del mowes portable II, y se desplegará en su pantalla (versión gratuita).

Este utilitario correrá tanto el servicio web apache como el motor de la base de datos localmente siendo el único requisito para correr el sistema.

Si el siguiente mensaje se despliega luego de la instalación es debido a que el instalador no ha encontrado el utilitario “mowes.exe” en la carpeta de destino, esto no significa que el sistema no se ejecutará. Para ejecutar el mismo deberá explorar el destino y verificar que “mowes.exe”

este presente y deberรก ejecutarlo manualmente (Alternativa mente crear un acceso directo del Utilitario en el escritorio).

5. Finalmente, deberรก desplegarse la siguiente pantalla el cual visualizarรก que los dos servicios base del sistema estรกn corriendo (los mensajes deben estar en color verde)

Si los mensajes de color verde de la pantalla anteriormente descrita estรกn de color rojo, significa que ese servicio no estรก ejecutรกndose y se deberรก verificar lo siguiente: โ ข Un servicio solo puede tornarse de color rojo cuando el mismo ha encontrado un servicio similar instalado en su computador. โ ข Recuerde que la aplicaciรณn utiliza por defecto el localhost con puerto 8080, por lo que localmente correrรก bajo el siguiente url: http://localhost:8080

6. Finalmente, automáticamente se desplegará el explorador de Windows que este configurado por defecto y mostrará el portal del sistema en modo local.

Procedimiento para iniciar del sistema – Solo para la versión portable Para iniciar el sistema de Archivo Documentario deberá seguir los siguientes pasos:

El proceso de instalación adicionalmente instalará en el escritorio un icono de acceso directo que nos permitirá correr el sistema y los utilitarios respectivos para iniciar los servicios.

1. Posicionar el mouse sobre el icono de acceso directo y hacer doble clic.

2. Posteriormente el sistema correrá el utilitario mowes II portable, los servicios web y de base de datos, y finalmente desplegará el sistema (ver la secuencia en el punto anterior, desde el punto 4,5 y 6)

Si el icono de acceso directo no estuviera instalado en el escritorio, podrá ejecutar el sistema explorando en el directorio de instalación del sistema (verificar carpeta de instalación y buscar el icono

).

Procedimiento para cerrar del sistema – Solo para la versión portable Para cerrar el sistema deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Verificar en la parte inferior de la pantalla de Windows que el icono del sistema esté corriendo

, y hacer clic sobre el icono.

2. Posteriormente se desplegará la siguiente pantalla:

Finaliza los servicios y cierra mowes

Inicia y Finaliza los servicios de apache y MySql

3. Primero deberá parar los servicios y luego hacer clic sobre el botón “End”, y se cerrará la plataforma en el cual funciona el sistema, posteriormente cerrar la ventana del explorador de internet donde se visualiza el sistema.

3.3

Actualizar la versión PORTABLE

Las actualizaciones para el sistema portable están disponibles en el portal www.cocadesarrollointegral.org.bo en el link ACTUALIZACIONES.

Para realizar las actualizaciones en la versión portable se deberá seguir los siguientes pasos:

Paso1: Registrarse en el portal del sistema y activar el mismo desde el mail respectivo enviado por el sistema web.

Paso 2: Acceder al link de ACTUALIZACIONES y bajar los archivos respectivos a través del login del sistema.

Paso 3: Ejecutar el archivo de actualización direccionando al disco y la carpeta donde se encuentra la versión portable, y el paquete instalará de forma automática los documentos y los registros Paso 4: Inicie el sistema a través del utilitario mowes II.

INSTALAR LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS 1. Hacer correr el archivo de actualización de documentos

Si el destino de la actualización es correcta, entonces hacer clic en Instalar, caso contrario podrá realizar buscar y navegar donde se instaló el sistema portable.

Nota. Las actualizaciones de los documentos deberá ser direccionados al [dirección de instalación]/www/components/com_booklibrary/ 2. Hacer clic en el botón instalar.

Y se actualizará la carpeta de tapillas y documentos en el sistema.

INSTALAR BASE DEDA TOS ACTUALIZADA 1. Correr el archivo empaquetado

2. Definir la ruta de instalación

3. Instalar el paquete e iniciar el sitio a través del utilitario MOWES II. Nota. Las actualizaciones de la base de datos deberá ser direccionadas al [dirección de instalación]/mysql/data/archivo/

4

Sistema Archivo Documentario

El sistema de Archivo Documentario es accesible a través de cualquier punto de internet mediante la URL: www.coca-desarrollointegral.org.bo.

4.1

Front End Sistema Archivo Documentario

El sistema de archivo documentario cuenta con un front-end, de acceso a toda la documentación digital de la base de datos, cuenta con tres links principales, 1) Inicio el cual despliega el portal por defecto, y 2) Búsqueda avanzada, para buscar de acuerdo a criterios definidos los documentos en la base de datos.

Por otro lado el portal del sistema cuenta con las siguientes caracterĂ­sticas:

En la parte principal del portal, se despliega las categorías principales donde se encuentran los documentos, y un buscador que permite realizar búsquedas simples y avanzadas. La primera por defecto visible desde el portal inicial y la segunda a través del link respectivo “Búsqueda avanzada”.

4.2

Como realizar las búsquedas

Para realizar una búsqueda, se cuenta con un campo en el cual es posible identificar el texto a buscar adjunto se encuentra un icono “Lupa” para ejecutar el algoritmo de búsqueda y desplegar los documentos que cumplen con el criterio de la búsqueda, de acuerdo al siguiente orden: Paso 1: En el campo texto identificar el texto con el cual desea buscar los documentos en la base de datos.

Paso 2: Ejecutar la búsqueda e inmediatamente desplegará una pantalla con el total de los documentos encontrados:

Como se observa en el detalle de los documentos se despliega los siguientes datos clave:

•

El Cover: corresponde a la tapa de cada documento que luego será ampliado en el detalle.

•

Título: que identifica a la descripción del documento.

•

Autor: Es el propietario del documento.

•

Rating: es el nivel de importancia respecto de los demás documentos.

•

Hits. Es la cantidad de visitas o descargas realizadas.

•

Categoría: es la categoría a la cual corresponde el documento en el árbol.

Paso 3: Para visualizar la ficha del Documento hacer clic en el link del documento encontrado e inmediata desplegará el detalle respectivo.

Búsqueda avanzada: Otra alternativa para realizar las búsquedas, es la avanzada. En esta pantalla se puede identificar los siguientes parámetros, 1) La categoría Temática, que identifica los principales grupos de documentos disponibles, 2) País, identifica el país en el cual se genero el documento, 3) Año, es el año de publicación del documento, 4) Tipo de documento, es el tipo de documentos catalogado (Informes, estudios, tramos, etc.). 4) Insitución que origino el documento, 5) Tramo Apoyo Presupuestario, si el documento corresponde a un tramo fijo o variable, 6) Secciones documentales, es la sección del árbol de categorías que agrupa el grupo de documentos.7) la palabra clave, que identifica el texto que deberá coincidir con los documentos buscados

Para realizar las búsquedas se deberán realizar los siguientes pasos: Paso 1: identificar el texto con el cual los documentos serán buscados en la base de datos.

Paso 2: Identificar las categorías adicionales que pueden ser utilizadas para realizar las búsquedas.

Nota. Las búsquedas pueden ser realizadas en combinación, vale decir texto y categorías.

4.3

Actualizaciones para la versión PORTABLE

Para realizar las actualizaciones al sistema versión portable, se cuenta con una sección de actualizaciones en el portal disponible desde www.coca-desarrollointegral.org.bo.

Para acceder a las actualizaciones en el sistema on-line para su versión portable, deberá hacer clic sobre el link “ACTUALIZACIONES”, y mostrará la página del instalador, las actualizaciones y los manuales respectivos.

Para acceder al instalador, las actualizaciones y manual en el portal del sistema; el usuario deberá registrarse en el portal y recibirá un link de activación, posteriormente podrá ingresar con su usuario y su clave.

Si trata de acceder a la sección a través del link “ACTUALIZACIONES”, y no cuenta con su usuario, puede registrarse gratuitamente a través del formulario solicitando una cuenta.

4.4

Registro de usuarios desde el portal

Para registrarse en el portal y habilitar su acceso a los documentos y actualizaciones del sistema portable, deberá seguir los siguientes pasos: Paso 1: En el portal principal solicitar el registro en el portal, para ello utilizar el formulario login y hacer clic en el link “Crear una cuenta”.

Paso 2: Registrar la información personal en la base de datos

Paso 3: Completado los datos en el formulario, hacer clic en el botón “Registro”

Paso 4: El sistema le enviara un mail de activación para habilitar la cuenta, en el mismo hacer clic en el link de activación y se habilitará la cuenta.

Paso 5: Ingresar al sistema a través del formulario login e iniciar sesión y se habilitarán las opciones y links ocultos.