MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO by Lourdes Caballero

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO

VERSIÓN 1.0 2011

ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................. 1

OBJETO ............................................................................................................................................................................................ 2

AMBITO DE APLICACIÓN .............................................................................................................................................................. 2

SIMBOLOGIA .................................................................................................................................................................................. 2

CORRESPONSABILIDAD Y PROCESOS ......................................................................................................................................... 3

MAPA METODOLOGICO PARA OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO .......................................................................................... 5 6.1

FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN Y ELEGIBILIDAD ............................................................................. 14

6.1.1 6.1.2 6.2

FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE FORMULACION Y ADMINISTRACIÓN – ADMINISTRACIÓN DE CARPETAS DE OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO. ...................................................................................................................................................................... 20

6.2.1 6.2.2 6.3

Descripción de los procedimientos ................................................................................................................................................. 34 Instrumentos .................................................................................................................................................................................... 37

FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y FINALIZACIÓN ................................................................................ 40

6.4.1 6.4.2 7

Descripción de los procedimientos ................................................................................................................................................. 21 Instrumentos .................................................................................................................................................................................... 30

FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN – CONTRATACIÓN/COMPRA, ALMACENAJE Y PAGO .................................................................................................................................................................................................... 32

6.3.1 6.3.2 6.4

Descripción de los procedimientos ................................................................................................................................................. 15 Instrumentos .................................................................................................................................................................................... 19

Descripción de los procedimientos ................................................................................................................................................. 41 Instrumentos .................................................................................................................................................................................... 46

ANEXO: DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA DE IMPACTO INMEDIATO PARA ARCHIVO. ................................ 48 SECCION A: SOLICITUDES ............................................................................................................................................................................................................ 48

Â Â Â Â Â

Formulario 1 Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato ....................................................................................................... 48 Formulario 2 Ficha de Solicitud de Obra de Impacto Inmediato. ................................................................................................. 48 Formulario 3 Formulario de Beneficiarios (A o B)........................................................................................................................ 48 Formulario 4 Listado de Productores de Hoja de Coca (Emitido por sistemas de UDESY o UDESTRO) ................................... 48 Formulario 5, Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato ........................................................................................................... 48

SECCION B: FORMULACIÓN TÉCNICA .................................................................................................................................................................................... 48

Â Â Â Â Â Â Â

Formulario 6 Ficha Técnica de Inspección .................................................................................................................................... 48 Formulario 7 Ficha del Perfil de la Obra de Impacto Inmediato .................................................................................................. 48 Las especificaciones técnicas de compra o contratación ............................................................................................................... 48 Formulario 8 Carta de aprobación de la carpeta .......................................................................................................................... 48 Formulario 9 “Formulario Lote del carpetas de Obras de Impacto Inmediato. ........................................................................... 48 Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la Jefatura de la UDIP. ..................................................................................... 48 Formulario 11 “Informe Técnico Legal” con VoBo de la Jefatura de la EAJ............................................................................... 48

SECCION C: PROCESO DE COMPRA (COPIA DE LA CARPETA) ....................................................................................................................................... 48

Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â

Cuadro resumen de compras. ......................................................................................................................................................... 48 Carta de inicio de proceso. ............................................................................................................................................................. 48 Certificación presupuestaria. ......................................................................................................................................................... 48 Orden de compra. ........................................................................................................................................................................... 48 Acta de recepción de materiales. .................................................................................................................................................... 48 Nota de la comisión de recepción. .................................................................................................................................................. 48 Solicitud de pago respectiva. .......................................................................................................................................................... 48 Contrato de compra. ....................................................................................................................................................................... 48 Comprobante contable. ................................................................................................................................................................... 48 C31. ................................................................................................................................................................................................. 48

SECCION D: SEGUIMIENTO Y CONTROL ................................................................................................................................................................................ 48

Â Â Â Â Â

Formulario FS0 A o FS0 B Convenio de compromiso e inicio de la Obra de Impacto Inmediato. ............................................... 48 Salida de materiales de almacenes. ................................................................................................................................................ 48 Nomina de beneficiarios productores y/o Organizaciones Sociales (Adjunto CI). ........................................................................ 49 Formulario 12 Matriz de programación de Seguimiento por Obra de Impacto Inmediato. .......................................................... 49 FS1 A o FS1 B Informe de seguimiento a Obras de Impacto Inmediato. ....................................................................................... 49

Â Â Â

FS2 Acta de Conformidad y Finalización de Obras de Impacto Inmediato. .................................................................................. 49 FS3 Solicitud de suspensión de Obra de Impacto Inmediato. (Podría existir) .............................................................................. 49 FS4 Solicitud de reinicio de Obras de Impacto Inmediato (Podría existir) ................................................................................... 49

SECCION E: FINALIZACIÓN.......................................................................................................................................................................................................... 49

FS5 Informe de Finalización + Anexo Ficha Proceso de Compra ................................................................................................ 49

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO 1

INTRODUCCIÓN

El presente manual de procesos y procedimientos fue diseñado para proveer un marco conceptual de la gestión de Obras de Impacto Inmediato (OII), bajo un enfoque de procesos y procedimientos, a través de la metodología de aplicación PIC para identificar los principales procesos, roles y productos. El presente manual regula cada etapa identificada en el Mapeo Metodológico proveyendo una estandarización de los procedimientos más comunes, la identificación de las particularidades necesarias para el tratamiento de los procesos de OII, de forma tal que se establece un flujo de información formalizado. El alcance del manual incorpora los siguientes aspectos: • • • • •

Aplicación metodológica para la identificación de los principales procesos, su corresponsabilidad respecto de la producción y los principales entregables y controles para cada instancia. Mapeo metodológico de Obras de Impacto Inmediato de los principales procesos y la definición de las etapas de gestión y vinculación operativa. La apertura detallada de las actividades para cada proceso identificado, el flujo de la información y los principales punto de control interno y validación de la documentación y la información. La instrumentalización de los principales elementos para la identificación y elegibilidad de la demanda de OII, la identificación del contenido de la carpeta de OII, la definición de la etapa de seguimiento y su aplicabilidad, y la etapa del cierre y archivo de la OII. Y, la vinculación del Reglamento de Ejecución de Obras de Impacto Inmediato con el presente manual.

La aplicación del Manual de Procesos y Procedimientos para Obras de Impacto Inmediato posibilitará y concretará: • • •

La simplificación, racionalización, armonización y homogeneización de los procedimientos técnicos y administrativos de la gestión de Obras de Impacto Inmediato; La eliminación de discrecionalidades en las instancias de control; La coordinación de los diferentes niveles organizacionales que participan en la gestión de Obras de Impacto Inmediato.

OBJETO I.

El Manual de procesos y procedimientos tiene por objeto normar la gestión de Obras de Impacto Inmediato llevado a cabo por el Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral VCDI a través de la Dirección General de Desarrollo Integral de las Regiones Productoras de Coca DIGPROCOCA en las regiones de intervención de UDESY y UDESTRO.

II. El Manual de Procesos y Procedimientos para Obras de Impacto Inmediato es el conjunto de procesos y procedimientos sistemáticamente ordenados, que permiten la aplicación de las disposiciones establecidas en el reglamento interno e ejecución de OII. 3

AMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación del Manual de procesos y Procedimientos para Obras de Impacto Inmediato, se circunscribe a todas las áreas y unidades organizacionales del Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral VCDI que están relacionados con la gestión de Obras de Impacto Inmediato. 4

SIMBOLOGIA

El desarrollo del mapeo de procesos y procedimientos que se establecen en el presente manual tiene la siguiente simbología aplicada para el entendimiento de los flujogramas. SIMBOLO A

APLICACIÓN

Proceso, Subproceso o Actividad.

Decisión

Conector

Inicio o finalización

A Continuación desarrollamos cada uno de los acápites identificados.

CORRESPONSABILIDAD Y PROCESOS

La siguiente estructura identifica la matriz de corresponsabilidad y producci贸n (PIC), cuya aplicaci贸n permite determinar los productos, procesos, procedimientos y actividades, por otro lado identifica los roles respecto de la responsabilidad de cada uno de los actores intervinientes. Proceso, subproceso y actividades identificadas RESPONSABLES PRODUCTOS

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

R.1

1.1

1.1.1

1.1.1.1

2.1

2.1.1

2.1.1.1

3.1

3.1.1

3.1.1.1

n.1

n.1.1

n.1.1.1

Responsabilidad Horizontal

R.2

I I I

R.3

R.n

P C

Responsabilidad vertical

Los siguientes par谩metros identifican los patrones de aplicaci贸n del nivel de responsabilidad sobre los procesos y las actividades para Obras de Impacto Inmediato tal cual se ilustra en el grafico anterior.

CRITERIOS DE LA MATRIZ PIC (Producción, intervención y Control) P: PRODUCCION Autoridad para utilizar los recursos y responsabilidad por el logro de los resultados operativos. (Responsable de la labor encomendada) I: INTERVENCION Iv: Intervención vinculante Autoridad para intervenir previamente en las decisiones de otros (Autorizaciones, aprobaciones, firmas, VoBo, etc.) Inv: Intervención no vinculante Obligación dar opinión previa sobre las decisiones de otros (Apoyo en la producción) C: CONTROL Obligación de controlar y evaluar lo realizado por otros y proporcionar alertas para el futuro o posterior a la ejecución (Supervisión) La aplicación metodológica de la matriz de corresponsabilidad y producción PIC nos permitió identificar el siguiente esquema global, los procesos, los procedimientos y los responsables, cada una de las instancias se detallan en el siguiente punto.

MAPA METODOLOGICO PARA OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO

A partir de la identificación de la matriz de corresponsabilidad y producción se establece el Mapa Metodológico de Obras de Impacto Inmediato (MMOII), en el cual se identifican 5 principales procesos operativos que establecen las fases metodológicas de aplicación. OII01 (PE) OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO (OII) Â OII01.01 Identificación Fase operativa en el cual se establece la identificación de la demanda de Obras de Impacto Inmediato a través de reuniones de concertación con los beneficiarios de OII, la formalización de las solicitudes de financiamiento de Obras de Impacto Inmediato de parte de los beneficiarios, la verificación y validación de beneficiarios respecto de los registros en bases de datos de UDESY y UDESTRO, además de la elaboración de las listas cortas de las solicitudes de Obras de Impacto Inmediato para su elegibilidad y aprobación. Asimismo, el proceso de identificación contiene los siguientes subprocesos y actividades: SUBPROCESO OII01.01.01

CODIGO 01.01.01

IDENTIFICACIÓN DE LA DEMANDA

01.01.02

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Reunión de concertación con Según reglamento interno, de forma coordinada o sectores sociales e identificación de independientemente, El viceministro, el Director General la demanda de DIGPROCOCA, Jefes de Unidad UDESTRO o UDESY o funcionarios designados expresamente serán los encargados de realizar las reuniones de concertación cuyo fin será la de recibir demandas o proponer obras de impacto inmediato según sus necesidades. Para UDESY deberá generarse un convenio o acta de entendimiento donde se establecerá el acceso al financiamiento de las Obras de Impacto Inmediato. Y para UDESTRO se circunscribe en el marco del convenio de entendimiento entre el gobierno nacional y las 6 federaciones de Trópico de Cochabamba de fecha 3 de octubre de 2004. Recepción de cartas de solicitud La organización social o institución, presentará su solicitud para Obras de Impacto Inmediato de Obra de Impacto Inmediato en carta escrita firmada por sus representantes del Directorio, dirigida al Viceministro

SUBPROCESO

CODIGO

ACTIVIDAD

01.01.03

Visado de racionalización según registros en la Base de Datos de DIGPROCOCA.

01.01.04

Verificar con el Municipio que corresponda, los beneficiarios u otras organizaciones de Desarrollo Integral la existencia o no de la Obra de Impacto Inmediato deseada. (para evitar duplicidad). Elaborar el listado de solicitudes de Obras de Impacto Inmediato para su elegibilidad.

01.01.05

DESCRIPCIÓN de Coca y Desarrollo Integral. Asimismo, la solicitud deberá estar acompañada por los formularios que correspondan, que cada unidad responsable deberá facilitar, para que el beneficiario formalice su solicitud. Toda solicitud de Obras de Impacto Inmediato deberá estar visada por el área de sistemas de UDESY o UDESTRO con la finalidad de verificar la existencia de los beneficiarios en la base de datos, y emitir los respectivos listados. En el caso de que los beneficiarios no fueran productores de hoja de coca, solo requerirá el visado de la solicitud. Todas las solicitudes de Obras de Impacto Inmediato deberán verificarse con el Municipio que corresponda, los beneficiarios u otras organizaciones de desarrollo integral la existencia o no de la Obra de Impacto Inmediato deseada y realizar el visado de la solicitud con “OBRA DE IMPACTO INMEDIATO NO INEXISTENTE” Las solicitudes deberán ser registradas en el “Formulario de Solicitudes” para su elegibilidad y aprobación por parte del Viceministro, el Director General DIGPROCOCA, Jefes de Unidad UDESY o UDESTRO.

Â OII01.02 Elegibilidad Corresponde a dos instancias paralelas, la evaluación y aprobación de las Obras de Impacto Inmediato de acuerdo al Formulario de Solicitudes. SUBPROCESO OII01.02.01 EVALUACIÓN

CODIGO 02.01.01

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Elegibilidad y priorización de La elegibilidad y priorización es realizada de acuerdo a la solicitudes de obras de Impacto actividad 01.01.01 y de acuerdo al reglamento de inmediato. ejecución de Obras de Impacto Inmediato, por lo que esta

SUBPROCESO

OII01.02.02

CODIGO

02.02.01

APROBACIÓN

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN instancia corresponde a la verificación del Formulario de Solicitudes por parte del Jefe de Unidad UDESY o UDESTRO, Director General DIGPROCOCA, y Viceministro en orden jerárquico. Aprobar solicitudes de Obra de La aprobación es realizada por el Director General Impacto Inmediato DIGPROCOCA, y Viceministro como instancia superior (para cada uno sello y firma).

Â OII01.03 Formulación y Administración Esta fase corresponde a la administración de las carpetas de Obras de Impacto Inmediato, la codificación de cada una de las carpetas, la formulación de los perfiles y especificaciones técnicas, la verificación del contenido según reglamento interno, la supervisión técnica y legal, la aplicación de procedimientos administrativos para la adquisición de los ítems necesarios para realizar la OII, y la entrega a los beneficiarios a través de procedimientos identificados para tal fin. SUBPROCESO OII01.03.01

CODIGO 03.01.01

ACTIVIDAD Realiza inspección de factibilidad técnica.

03.01.02

Aperturar carpetas para Obras de Impacto Inmediato según solicitudes aprobadas

03.01.03

Verificar la carta de solicitud dirigida al Viceministro de Coca y Desarrollo Integral, Director DIGPROCOCA y/o Jefes de las Unidades UDESTRO o UDESY

ADMINISTRACIÓN

pre-

DE CARPETAS DE OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO

DESCRIPCIÓN De acuerdo al Formulario de Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato aprobado, el Enlace Técnico de Desarrollo Integral ETDI deberá realizar una inspección técnica de campo o la verificación respectiva, para dimensionar correctamente la formulación del perfil. Según reglamento de ejecución de Obras de Impacto Inmediato el ETDI de acuerdo al Formulario de Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato Aprobados, deberá aperturar las carpetas correspondientes para iniciar el armado conforme al reglamento de ejecución. Verificar la carta de solicitud de Obra de impacto inmediato e incluirla en la carpeta técnica que corresponda.

SUBPROCESO

CODIGO 03.01.04

03.01.05

03.01.06

03.01.07

03.01.08

03.01.09

03.01.10

03.01.11

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Verificar el Acta de Entendimiento Verificar el alcance del acta de entendimiento y/o a y/o Acuerdo. cuerdo específico y armar la carpeta conforme a lo indicado e incluirla en la carpeta que corresponda. Revisar la nómina de beneficiarios Verificar la nomina de beneficiarios, que cuente con el (productores, organizaciones sello respectivo de sistemas y la planilla emitida por este, e incluir en la carpeta que corresponda. sociales o instituciones) Elaborar la ficha y el perfil de la Elaboración de la ficha perfil de la Obra de Impacto Obra de Impacto Inmediato Inmediato de acuerdo al tipo de intervención (Infraestructura, Productivo, Equipamiento, Servicios), esta labor deberá ser coordinada con los beneficiarios y el responsable de Obras de Impacto Inmediato en el Viceministerio según corresponda. Aprobada la ficha y el perfil de Obras de Impacto Inmediato, incluirla en la carpeta correspondiente. Elaborar las especificaciones Elaborar las especificaciones técnicas de Obras de técnicas de la Obra de Impacto Impacto Inmediato, para las carpetas que sean compras ANPE o compra menor. Para que el responsable Inmediato contrataciones elabore los DBC respectivos o realice las cotizaciones respectivas, dichas especificaciones deberán ser incluidas en la carpeta respectiva. Revisar la carpeta armada y la Los ETDI responsables, deberán realizar la revisión documentación incluida según respectiva de la carpeta elaborada según reglamento de Reglamento de Ejecución de Obras ejecución de Obras de Impacto Inmediato. de Impacto Inmediato. Armar el lote de carpetas de Obras Conforme al formulario de solicitudes de Obras de de Impacto Inmediato Impacto Inmediato deberán armar el lote de carpetas para enviarla al Viceministerio para su aprobación. Revisar y aprobar el lote de Obras Cada instancia de supervisión deberá revisar y aprobar el de Impacto Inmediato lote de carpetas según Formulario de Solicitudes y remitirla a la instancia superior. Enviar el lote de proyectos de Obras Enviar el lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato de impacto Inmediato al VCDI para al VCDI para su aprobación y adjuntar una carta

SUBPROCESO

CODIGO 03.01.12

OII01.03.02

ACTIVIDAD su aprobación. Revisión técnica del lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato.

03.01.13

Verificación legal del lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato.

03.02.01

Analizar carpetas de proyectos de Obras de Impacto Inmediato para identificar los items y el tipo de proceso de compra

03.02.02

Autorizar inicio de compra (Compra menor o ANPE)

03.02.03

Generar certificación presupuestaria

03.02.04

Realizar proceso de compra ANPE o compra menor

03.02.05

Emitir orden de compra

CONTRATACIÓN / COMPRA

DESCRIPCIÓN formalizando el envío. La Unidad de Desarrollo Integral y Producción del Viceministerio a través del responsable de Obras de Impacto Inmediato, deberá revisar la consistencia de la carpeta e emitir el informe de conformidad y remitirla al Enlace Legal. El Enlace Legal a través del responsable de Obras de Impacto Inmediato, deberá revisar la consistencia de la carpeta respecto de la normativa vigente para emitir un informe legal con base al informe técnico y remitirla al Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros para la realización del proceso de compra. El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros, a través del responsable respectivo elabora el cuadro de compras y establece el tipo de procedimiento según Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros deberá emitir la autorización respectiva para iniciar el proceso de compra según corresponda. El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros, a través del responsable de presupuestos deberá emitir la certificación presupuestaria respectiva para iniciar el proceso de compra según corresponda. El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros, a través del responsable de contrataciones deberá realizar el proceso de compra ANPE o compra menor según Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Realizada la adjudicación de la compra, el Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros deberá emitir la orden de compra respectiva.

SUBPROCESO

OII01.03.03

CODIGO 03.02.06

03.03.01

ALMACENAJE

03.03.02

03.03.03

03.03.04

OII01.03.04 PAGO

03.04.01

ACTIVIDAD Realizar compra según cuadro

DESCRIPCIÓN El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros, a través de los responsables de realizar las compras deberá efectuar la adquisición respectiva de acuerdo al cuadro de ítems para compras menores y recepcionar de los proveedores los ítems adjudicados según corresponda. Recepcionar en almacenes y emite Según lo establecido en el reglamento de ejecución de notas de entrada (por compra o Obras de Impacto Inmediato, la recepción del bien por devolución). parte del proveedor estará a cargo de los responsables de recepción cuya labor será respaldada por un “Acta de Recepción”. El responsable de almacenes, en el Trópico de Cochabamba o los Yungas de La Paz según corresponda. Registrar en kardex. El responsable de almacenes con el respaldo del Acta de la Comisión de Recepción, deberá emitir el Formulario de Ingreso a Almacenes de los Bienes adquiridos y registrarla en kardex en forma transitoria, hasta su disposición final. Custodiar temporal de materiales. La custodia de los bienes adquiridos, deberán ser custodiados en almacenes de UDESY o UDESTRO según corresponda, o deberá ser custodiado en los almacenes del proveedor para la entrega final a los beneficiarios. Entregar materiales, suministros e Según la carpeta de la Obra de Impacto Inmediato y los insumos. formularios respectivos el encargado de almacenes en coordinación con los ETDI y los beneficiarios finales según corresponda se realizará la entrega de los Bienes. Sin embargo previamente deberá emitirse el CONVENIO DE COMPROMISO E INICO DE LA OBRA DE IMPACTO INMEDIATO (formulario indispensable para el inicio). Revisar carpetas de Obras de Para la emisión de los pagos el responsable contable Impacto Inmediato y la deberá revisar la documentación incluida en la carpeta de documentación del proceso la Obra de impacto Inmediato y verificarla con la documentación necesaria para realizar el mismo según Administrativo de compra.

SUBPROCESO

CODIGO 03.04.02

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Emitir pago y registrar en el SIGMA Enlace de Asuntos Administrativos Financieros con la y en el sistema contable presentación de la solicitud de pago, la carpeta de obras de Impacto Inmediato, el proceso de contratación, el contrato, la conformidad de la recepción de los bienes e ingreso a Almacén, y la factura se procederá al pago respectivo. Por otro lado las operaciones de pago deben ser registrados en el sistema contable y el SIGMA.

Â OII01.04 Seguimiento Corresponde a las actividades de seguimiento realizados por UDESY y UDESTRO en cada una de las intervenciones de Obras de Impacto Inmediato según corresponda (Obras de Impacto Inmediato de Infraestructura, Productivos, Equipamiento y Servicios). SUBPROCESO OII01.04.01

CODIGO 04.01.01

SEGUIMIENTO DE OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO 04.01.02

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Seguimiento de Obras de Impacto UDESY y UDESTRO, con la finalidad de transparentar y Inmediato. supervisar las Obras de Impacto Inmediato, se debe realizar el seguimiento de cada una de las intervenciones y aplicar los instrumentos de seguimiento establecidos. VCDI – UDIP, los responsables de supervisión de Obras de Impacto inmediato, deberán realizar seguimiento a las labores realizadas por DIGPROCOCA, UDESY y UDESTRO. Emitir informes o actas de Para cada supervisión deberán generar un informe en el seguimiento. cual se identifique el grado de cumplimiento, los problemas identificados y los compromisos de solución.

Â OII01.05 Finalización La finalización corresponde a la conclusión de la Obra de Impacto Inmediato, Documentación y Archivo. SUBPROCESO

CODIGO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

SUBPROCESO OII01.05.01

CODIGO 05.01.01

CONCLUSIÓN 05.01.02 05.01.03 OII01.05.02 ARCHIVO

05.02.01

ACTIVIDAD Obtener acta de conformidad y finalización de la Obra de Impacto Inmediato Emite informe de finalización de la Obra de Impacto Inmediato Armado de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato para archivo Archivar la carpeta de Obras de Impacto Inmediato

DESCRIPCIÓN Finalizada la Obra de Impacto Inmediato, se deberá obtener el acta de conformidad y finalización, y realizar el armado de la carpeta con todos los respaldos para su archivo.

Concluida la etapa de finalización la carpeta deberá ser custodiada en el archivo central del VCDI.

Â Seguimiento y control Adicionalmente se establece actividades de seguimiento y control a nivel de DIGPROCOCA respecto del conducto regular que deben seguir las unidades de su tuición para cada una de las fases identificadas en el mapeo metodológico de procesos. El seguimiento y control de parte del VCDI como instancia superior de DIGPROCOCA.

6.1 FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN Y ELEGIBILIDAD

6.1.1

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.01 OII01.01.01

ACTIVIDAD 01.01.01 Realizan reunión de concertación conjuntamente con el Viceministro y/o el Director General DIGPROCOCA y/o UDESY y/o UDESTRO

Realiza y envía carta de solicitud de Obra de Impacto Inmediato

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DE LA DEMANDA INSUMO Â Necesidades locales de Obras de Impacto Inmediato. Â Cumplimiento de políticas respecto de la producción de la Hoja de Coca.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Los beneficiarios formalmente organizados realizan reuniones de concertación de forma coordinada o independientemente con el viceministro del VCDI, el Director General de DIGPROCOCA, Jefes de Unidad UDESTRO o UDESY o funcionarios designados expresamente para tal efecto, con la finalidad de acceder a Obras de Impacto Inmediato según lo estable el reglamento de ejecución de Obras de Impacto Inmediato, como resultado de los acuerdos generados se emite un convenio o acta de concertación marco. Posteriormente, los beneficiarios expresan de modo formal a través de una solicitud vía carta y formularios, para acceder a financiamiento de Obras de Impacto Inmediato. Â Convenio o acta de De acuerdo a convenio o acta de concertación y la identificación de Obras de Impacto Inmediato concertación. Â Obras de Impacto los beneficiarios elaboran y envían una carta solicitud y los formularios respectivos para Inmediato formalizar el inicio del trámite para acceder a identificadas. financiamiento de una Obra de Impacto Inmediato.

PRODUCTO Â Convenio o acta de concertación. Â UDESTRO - Convenio Marco de entendimiento entre el gobierno nacional y las 6 federaciones de Trópico de Cochabamba de fecha 3 de octubre de 2004. Â Obras de Impacto Inmediato identificadas.

Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formulario 1) Â Formulario de Beneficiarios (Formulario 3 A o B)

Por otro lado los beneficiarios deberán informase del alcance de la obra de impacto

ACTIVIDAD

01.01.02 Recepciona cartas de solicitud para Obras de Impacto Inmediato

INSUMO

Remite cartas de solicitud a UDESY/UDESTRO

Remite cartas de solicitud a ETDI

Genera listado de productores de hoja de Coca según Base de datos

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO inmediato, la corresponsabilidad de las partes, los requisitos mínimos que deben cumplirse. Carta solicitud de La secretaría de Despacho, la secretaría de Obra de Impacto DIGPROCOCA, o la secretaría de la UDESTRO recepcionan las solicitudes de Obras de Impacto Inmediato Inmediato y aplican el sello de recibido (Formulario 1) Formulario de identificando fecha de recepción. Beneficiarios (Formulario 3 A o B) Carta solicitud de El Director General de DIGPROCOCA, remite las Obra de Impacto cartas de solicitud a UDESY para verificar y elaborar el Formulario de Solicitud de Obras de Inmediato (Formularios 1 y 3 A o Impacto Inmediato para su elegibilidad. B). Carta solicitud de El jefe de UDESTRO o UDESY remite las cartas al Obra de Impacto ETDI para la elaboración de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato. Inmediato (Formularios 1 y 3 A o B). Carta solicitud de El ETDI, registra la ficha de solicitud la demanda Obra de Impacto aplicando el formulario 2 y envía la solicitud de Inmediato Obras de Impacto Inmediato al responsable de (Formularios 1 y 3 A o Sistemas, y el responsable de sistemas genera el B). listado de Productores de Hoja de Coca según base de datos para verificar si los beneficiarios cuentan con el registro respectivo de racionalización.

PRODUCTO

Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formularios 1 y 3 A o B).

Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formularios 1 y 3 A o B). Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formularios 1 y 3 A o B). Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formularios 1 y 3 A o B). Â Formulario 2 Ficha de solicitud de Obra de Impacto Inmediato. Â Listado de Productores de Hoja de Coca (Formulario 4) – no detallado en los documentos por ser un reporte generado por

ACTIVIDAD

01.01.03 Visa de racionalización y erradicación según registros en la Base de Datos

01.01.04 Verifica en el Municipio que corresponda, los beneficiarios u otras organizaciones de Desarrollo Integral la existencia o no de la Obra de Impacto Inmediato deseada. (Para evitar duplicidad).

01.01.05 Elabora el listado de solicitudes de Obras de Impacto Inmediato para su elegibilidad y priorización.

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Â Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato (Formularios 1, 2, 3 A o B y 4).

Se realizará el visado de las solicitudes con el sello ¨VERIFICADO POR SISTEMAS¨ si el listado de productores de hoja de coca coincide con el listado de beneficiarios.

PRODUCTO el área de sistemas de UDESY o UDESTRO. Â Formularios 1, 2, 3, y 4 con el visado “VERIFICADO POR SISTEMAS”.

En caso de que la nomina de beneficiarios no coincida se deberá realizar la re-verificación de dicha solicitud. Â Formularios 1, 2, 3, y El ETDI deberá verificar con, los beneficiarios, 4 con el visado organizaciones, programas de desarrollo integral “VERIFICADO EN u otras entidades la existencia o no de lo solicitado para evitar intervenciones duplicadas. SISTEMAS”.

Â Formularios 1, 2, 3, y 4 con el visado “OBRA DE IMPACTO INMEDIATO NO INEXISTENTE”.

Asimismo, el ETDI podrá realizar verificación en campo y acordar los detalles para la formulación del perfil y las especificaciones de la Obra de Impacto Inmediato. Con los elementos identificados, el ETDI deberá visar el Formulario 1, 2, 3, y 4 con el sello de “OBRA DE IMPACTO INMEDIATO NO INEXISTENTE” la fecha y firma. Â Formularios 1, 2, 3, y El ETDI, Deberá realizar el registro de solicitudes 4 con los visados de Obras de Impacto Inmediato en el formulario 5 ¨Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato¨ y respectivos. detallar en el mismo las principales características según formato.

Â Formularios 1, 2, 3, y 4 con los visados respectivos. Â Formulario 5 ¨Solicitudes de obras de Impacto Inmediato¨.

Realizada la aplicación del formulario el ETDI deberá firmar el mismo y enviarla para VoBo del

ACTIVIDAD

Verifica listado de solicitudes de Obras de Impacto Inmediato

Aprueba listado de solicitudes de Obras de Impacto Inmediato

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.02 OII01.02.01

ACTIVIDAD 02.01.01 Realiza elegibilidad y priorización de solicitudes de obras de Impacto inmediato.

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.02 OII01.02.01

ACTIVIDAD 02.02.01 Aprueba solicitudes de Obra de Impacto Inmediato

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Jefe de Unidad de UDESY o UDESTRO según corresponda para su verificación. Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Jefe de Unidad UDESY o UDESTRO, deberá y5 realizar la revisión del formulario 5 y dar su VoBo, para luego remitirlo al Director General de DIGPROCOCA para su aprobación. Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Director General de DIGPROCOCA aprueba y y 5. envía al Viceministro de Coca y Desarrollo Integral VCDI.

PRODUCTO

Â Formularios 1, 2, 3, 4 y 5.

Â Formularios 1, 2, 3, 4 y 5 Aprobado.

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO ELEGIBILIDAD EVALUACIÓN INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Viceministro de Coca y Desarrollo Integral y 5 Aprobado. VCDI conjuntamente con el Director de DIGPROCOCA realiza elegibilidad y priorización de las Obras de Impacto Inmediato de acuerdo a los criterios establecidos en el Reglamento Interno para la Ejecución de Obras de Impacto Inmediato.

PRODUCTO Formulario 5 con elegibilidad y la priorización respectiva.

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO ELEGIBILIDAD APROBACION INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Viceministro de Coca y Desarrollo Integral y 5. VCDI aprueba el lote de solicitudes según formulario de aplicación 5.

PRODUCTO Formulario 5 aprobado.

ACTIVIDAD

6.1.2

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PRODUCTO

INSTRUMENTOS INSTRUMENTO

Â Formulario 1, Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato Â Formulario 2, Ficha de Solicitud de Obra de Impacto Inmediato. Â Formulario 3A, Lista de Beneficiarios

NUMERO DE COPIAS 3

DESTINO de COPIA

DESCRIPCION

1 copia para el beneficiario. 2 copia para UDESY o UDESTRO.

Formulario carta utilizado para solicitar formalmente una Obra de Impacto Inmediato aplicado por los beneficiarios. Ficha de solicitud de la Obra de Impacto inmediato, contendrá información referente a la información básica de la intervención. Formulario detalle para registrar la lista de beneficiarios que deberá ser adjuntado a la carta de Solicitud. Formulario detalle para registrar la lista de beneficiarios que deberá ser adjuntado a la carta de Solicitud. Formulario emitido por sistemas de UDESY o UDESTRO con el visado respectivo.

2 copia para UDESY o UDESTRO.

1 copia para el beneficiario. 2 copia para UDESY o UDESTRO.

Â Formulario 4, Listado de Productores de Hoja de Coca

1 copia para UDESY o UDESTRO.

Â Formulario 5, Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato

1 copia para UDESY o UDESTRO. 1 copia para envío al VCDI.

Â Formulario 3B, Beneficiarios

Lista

Formulario detalle de registro de las solicitudes de Obras de Impacto Inmediato.

6.2 FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE FORMULACION Y ADMINISTRACIÓN – ADMINISTRACIÓN DE CARPETAS DE OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO.

6.2.1

Descripción de los procedimientos

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.03 OII01.03.01

ACTIVIDAD Remite listado de Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato Aprobado Remite listado de Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato Aprobado a UDESY y/o UDESTRO Remite listado de Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato Aprobado a ETDI

03.01.01 Realiza inspección de prefactibilidad técnica

03.01.02

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE CARPETAS DE OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Viceministro de Coca y Desarrollo Integral y 5 aprobado. VCDI, remite el formulario 5 de aplicación identificando las Solicitudes Aprobadas a DIGPROCOCA con las respectivas solicitudes. Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Director General de DIGPROCOCA, remite el y 5 aprobado. formulario 5 de aplicación identificando las Solicitudes Aprobadas.

PRODUCTO Â Formularios 1, 2, 3, 4 y 5 aprobado.

Â Formularios 1, 2, 3, 4 El Jefe de Unidad UDESY o UDESTRO, remite el y 5 aprobado. formulario 5 de aplicación identificando las solicitudes aprobadas para la elaboración de las carpetas de Obras e Impacto Inmediato según reglamento de Ejecución. Â Formularios 1, 2, 3, 4 El ETDI, con base al formulario 5 realiza la labor y 5 aprobado. de inspección de campo para establecer los parámetros técnicos para la elaboración de la Ficha Perfil de Proyecto de Obras de Impacto Inmediato.

Â Formularios 1, 2, 3, 4 y 5 aprobado.

Como parte del relevamiento los ETDI deberá socializar el alcance de las corresponsabilidades, identificar los requerimientos mínimos que deben ser cumplidos la ejecución de la OII, las instancias de trámite de la OII. Â Formularios 1, 2, 3, 4, Con base al formulario 5 de solicitudes de Obras

Â Formularios 1, 2, 3, 4 y 5 aprobado.

Â Formularios 1, 2, 3, 4, 5 y Formulario 6 “Ficha Técnica de Inspección”.

Â Carpeta de la Obra de

ACTIVIDAD Apertura carpetas para proyectos de Obras de impacto Inmediato según solicitudes aprobada

INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5 y Formulario 6 de Impacto Inmediato, el Enlace Técnico de “Ficha Técnica de Desarrollo Integral ETDI, deberá aperturar las carpetas de Obra de Impacto Inmediato para las Inspección”. solicitudes aprobadas. Además, deberá asignar un código correlativo único a cada una de ellas de acuerdo al siguiente criterio:

PRODUCTO Impacto Inmediato.

• Unidad UDESY (YU), UDESTRO (TC). • Categoría de Obra de Impacto Inmediato: INFRAESTRUCTURA (01), PRODUCTIVO (02), EQUIPAMIENTO (03) y SERVICIOS (04) • Correlativo único de identificación de 4 dígitos. • El Año de la obra de Impacto.

03.01.03 Verifica e Incluye la carta de solicitud de Obra de Impacto Inmediato en la Carpeta

03.01.04 Verifica el Acta de Entendimiento y/o Acuerdo e incluye en la carpeta

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato.

Código ejemplo: TC-01-9999-2011 YU-01-9999-2011 El ETDI, deberá verificar la existencia del Formulario 1, 2, 3 correctamente llenados y firmados, además, deberá realizar una copia del formulario 5 de solicitudes aprobadas, para incluirla en la carpeta respectiva.

Toda esta documentación deberá ser incluida en la carpeta de la Obra de Impacto Inmediato. Â Carpeta de la Obra de El ETDI deberá verificar e incluir en la carpeta el Impacto Inmediato, convenio o acta de entendimiento logrado en con los formularios 1, las reuniones de concertación. 2, 3, 5 y 6. Para UDESTRO, el ETDI deberá incluir en la

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 5 y 6.

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 5 y 6. Â Convenio o acta de

ACTIVIDAD

03.01.05 Revisa la nómina de beneficiarios (productores de hoja de coca, organizaciones sociales o instituciones), e

INSUMO

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 5 y 6. Â Convenio o acta de entendimiento.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO carpeta el convenio de entendimiento entre el gobierno nacional y las 6 federaciones de Trópico de Cochabamba de fecha 3 de octubre de 2004. El ETDI, deberá validar la nomina de beneficiarios y el listado de productores generado por Sistemas y verificar el correcto visado de cada uno de los formularios y deberá incluirla en la carpeta.

PRODUCTO entendimiento.

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 5 y 6. Â Convenio o acta de entendimiento.

incluye en la carpeta 03.01.06 Elabora la ficha y el perfil del proyecto de Obras de Impacto Inmediato Supervisa y revisa el perfil de proyectos de Obra de Impacto Inmediato

Incluye la ficha y el perfil del proyecto de Obras de Impacto Inmediato

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 5 y 6. Â Convenio o acta de entendimiento. Â Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato.

Con base a los formularios incluidos en la carpeta el ETDI, deberá realizar la ficha del perfil de Obra de Impacto Inmediato de acuerdo a las especificaciones identificadas.

Â Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato.

El Jefe de Unidad de UDESY o UDESTRO supervisará y revisará la elaboración de los perfiles de Obras de Impacto Inmediato (Es una actividad iterativa hasta que el perfil sea aprobado por la jefatura).

Â Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato aprobado por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

El ETDI, deberá incluir en la carpeta la ficha de perfil de Proyectos de Obras de Impacto Inmediato incluyendo todos los formularios requeridos.

Â Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato aprobado por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 4, 5, 6. Â Convenio o acta de entendimiento. Â Formulario 7 Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto

ACTIVIDAD

03.01.07 Elabora las especificaciones técnicas de la Obra de Impacto Inmediato e incluye en la carpeta

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Con base a la carpeta y los requerimientos técnicos, el ETDI deberá coordinar con el responsable de contrataciones la elaboración del DBC de la compra para los procesos ANPE o las especificaciones técnicas para las compras menores.

Â Â

Â Supervisa y revisa las especificaciones técnicas de la Obra de Impacto Inmediato

Incluye especificaciones técnicas de proyecto a la carpeta de Obra de Impacto Inmediato

Â Especificaciones La Jefatura de UDESY o UDESTRO deberá técnicas de la Obra de supervisar y revisar la elaboración de las Impacto Inmediato. especificaciones técnicas para la Obra de Impacto Inmediato (Es una actividad iterativa hasta que el perfil sea aprobado por la jefatura). El ETDI, deberá incluir en la carpeta las Â Especificaciones técnicas de la Obra de especificaciones técnicas de la Obras de Impacto Impacto Inmediato Inmediato. Aprobado.

PRODUCTO Inmediato Aprobado por la Jefatura UDESY o UDESTRO. Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 4, 5, 6. Convenio o acta de entendimiento. Formulario 7 Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato Aprobado por la Jefatura UDESY o UDESTRO. Las especificaciones técnicas de compra. Especificaciones técnicas de la Obra de Impacto Inmediato Aprobado.

ACTIVIDAD

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Â Â

03.01.08 Revisa la carpeta armada y la documentación incluida según Reglamento Interno de Obras de Impacto Inmediato.

03.01.09 Arma el lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato

03.01.10 Revisa y aprueba el lote de

Â Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 4, 5, 6. Â Convenio o acta de entendimiento. Â Formulario 7 Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato Aprobado por la Jefatura UDESY o UDESTRO. Â Formulario 8 “Carta de aprobación de la Obra de Impacto Inmediato” Â Carpetas de obras de Impacto Inmediato.

La jefatura de UDESY o UDESTRO, o los ETDI conjuntamente con los beneficiarios deberán realizar reunión en oficinas de ambas reparticiones, para validar el perfil elaborado, debido a que posteriormente las especificaciones técnicas no serán modificadas.

Â Â

El ETDI, con base al formulario 5, registra en el Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” todas las carpetas que serán enviados el VCDI para su aprobación.

Cada carpeta deberá ser foliada y registrada correctamente. Â Formulario 9 La Jefatura de UDESY o UDESTRO, revisa y “Formulario Lote de aprueba el Formulario 9 y las carpetas de Obras

PRODUCTO por la Jefatura UDESY o UDESTRO. Las especificaciones técnicas de compra. Las especificaciones técnicas de compra o contratación. Carpeta de la Obra de Impacto Inmediato, con los formularios 1, 2, 3, 4, 5, 6. Convenio o acta de entendimiento. Formulario 7 Ficha de Perfil de Proyecto de Obra de Impacto Inmediato Aprobado por la Jefatura UDESY o UDESTRO. Formulario 8 “Carta de aprobación de la Obra de Impacto Inmediato”.

Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato. Â Formulario “Formulario

Lote

9 de

ACTIVIDAD Obras de Impacto Inmediato

Aprueba el lote de Obras de

INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Carpetas de Obras de de Impacto Inmediato y la remite a la Dirección General de DIGPROCOCA. Impacto Inmediato” Â Carpetas de Obras de Para cada una de las carpetas deberá de emitir Impacto Inmediato. una carta de aprobación de acuerdo al Formulario 8 “Carta de aprobación de la Obra de Impacto Inmediato” con el sello y firma respectiva para su remisión a la Dirección General de DIGPROCOCA y envío al VCDI.

Impacto Inmediato

03.01.11 Envía del lote de carpetas al

Asimismo, el jefe de unidad de UDESY o UDESTRO deberá designar a través de memorándum la responsabilidad de realizar el seguimiento y control de la Obra de Impacto Inmediato. Formulario 9 El Director General de DIGPROCOCA, otorga el “Formulario Lote de VoBo del Formulario 9 y las carpetas de Obras Carpetas de Obras de de Impacto Inmediato y la remite a su secretaría para el envío al VCDI. Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Memorándum de designación como responsable de la Obra de Impacto inmediato Formulario 9 La secretaría deberá elaborar la carta de envío al “Formulario Lote de VCDI para la aprobación respectiva del lote de Carpetas de Obras de carpetas identificado el detalle enviado y

PRODUCTO Carpetas de Obras de Impacto Inmediato”. Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Â Memorándum de designación como responsable de la Obra de Impacto inmediato para su seguimiento.

Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato”. Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Â Memorándum de designación como responsable de la Obra de Impacto inmediato Â Carta de solicitud firmada por el Director General de

ACTIVIDAD VCDI para su aprobación. Â

Recepción del lote de carpetas

de Obras de Impacto Inmediato

Otorga VoBo y remite lote de carpetas de Obras de impacto inmediato

INSUMO Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Memorándum de designación como responsable de la Obra de Impacto inmediato Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA, Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

Â Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción), Â Formulario 9 “Formulario Lote de

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO remitirla al VCDI.

PRODUCTO DIGPROCOCA, Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato”. Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

La secretaría de despacho del VCDI, realiza la recepción del lote de carpetas de obras de impacto y la remite al Viceministro para su aprobación.

Â Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción), Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Â Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción), Â Formulario 9 “Formulario Lote de

El Viceministro otorga el VoBo y remite el lote de carpetas a la Unidad de Desarrollo Integral y Producción UDIP para la revisión técnica respectiva.

ACTIVIDAD

Remite lote de carpetas de Obras de impacto inmediato

03.01.12

Revisión técnica del lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato. Â

INSUMO Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción), Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato”. Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El Jefe de la UDIP, remite el lote de carpetas al responsable de Obras de Impacto Inmediato de la UDIP para la emisión del informe técnico respectivo.

El Responsable de Obras de Impacto Inmediato del VCDI deberá realizar la revisión técnica de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato y emitir un informe de conformidad y la remite al Viceministro vía Jefatura UDIP.

Â Â

PRODUCTO Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Formulario 10 “Informe Técnico”. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Formulario 9 “Formulario Lote de Proyectos de Obras de Impacto Inmediato”

ACTIVIDAD

Otorga VoBo Lote de Obras de Impacto Inmediato

03.01.13 Verificación legal del lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato.

INSUMO aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Â Formulario 10 El Jefe de la UDIP otorga el VoBo al informe de conformidad y la remite al Viceministro para su “Informe Técnico”. Â Carta de solicitud envío al Enlace de Asuntos Jurídicos. firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

El Enlace de Asuntos Jurídicos a través del responsable de Obras de Impacto Inmediato realiza la revisión de las carpetas de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de Ejecución de Obras de Impacto Inmediato y emite informe de conformidad.

Â Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la jefatura de la UDIP. Â Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Â Formulario 9

PRODUCTO Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la jefatura de la UDIP. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción). Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO. Formulario 11 “Informe Técnico Legal”. Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la jefatura de la UDIP. Carta de solicitud firmada por el Director General de DIGPROCOCA (con sello de recepción).

ACTIVIDAD

6.2.2

INSUMO “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Â Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PRODUCTO Â Formulario 9 “Formulario Lote de Carpetas de Obras de Impacto Inmediato” Carpetas de Obras de Impacto Inmediato aprobadas por la Jefatura de UDESY o UDESTRO.

Instrumentos INSTRUMENTO

Â Formulario 6 Ficha Técnica de Inspección.

NUMERO DE COPIAS 4

Â Formulario 7 Ficha del Perfil de la Obra de Impacto Inmediato Â Las especificaciones técnicas de compra o contratación Â Formulario 8, Carta de aprobación de la carpeta.

Â Formulario 9 “Formulario Lote de Proyectos de Obras de Impacto Inmediato.

DESTINO de COPIA 1 copia UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta UDIP 1 copia carpeta EAAF 1 copia carpeta SEGUIMIENTO 1 copia UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta UDIP 1 copia carpeta EAAF 1 copia carpeta SEGUIMIENTO 1 copia UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta UDIP 1 copia carpeta EAAF 1 copia carpeta SEGUIMIENTO 1 copia UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta UDIP 1 copia carpeta EAAF 1 copia carpeta SEGUIMIENTO

DESCRIPCION Corresponde a la ficha de inspección técnica que los ETDI aplican para verificar y dimensionar el tamaño real de la obra de Impacto Inmediato. Formulario de aplicación para la formulación de la Obra de Impacto Inmediato. Y la definición de las especificaciones técnicas en detalle, por otro lado se deberá establecer las especificaciones para cada ítem a comprar. Es la carta de aprobación técnica de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato generada por el Jefe de Unidad de UDESY o UDESTRO. Corresponde al inventario de carpetas enviadas para la aprobación final y la ejecución respectiva.

INSTRUMENTO Â Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la Jefatura de la UDIP. Â Formulario 11 Técnico Legal”.

“Informe

NUMERO DE COPIAS 4

DESCRIPCION Es el informe técnico de conformidad emitido por el responsable de Obras de Impacto de la UDIP.

Es el informe técnico de conformidad emitido por el responsable jurídico de Obras de Impacto del Enlace de Asuntos Jurídicos.

6.3 FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN – CONTRATACIÓN/COMPRA, ALMACENAJE Y PAGO

6.3.1

Descripción de los procedimientos

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.03 OII01.03.02

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN CONTRATACIÓN/COMPRA

ACTIVIDAD Remite al enlace de Asuntos Administrativos

INSUMO Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos).

Remite lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato para identificar compras

Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos). Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos).

03.02.01 Analiza lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato para identificar los items y elabora el cuadro resumen de compras 03.02.02 Autoriza inicio de compra (Compra menor o ANPE)

Remite para certificación presupuestaria

Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos). Â Cuadro de compras. Â Cuadro de compras. Â Carta de inicio de

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO El responsable de Obras de Impacto Inmediato del Enlace de Asuntos Jurídicos vía su Jefatura remite al Viceministro el informe de conformidad para que posteriormente sea enviado al Enlace de Asuntos Administrativos Financieros para el respectivo proceso de compra o contratación. El Jefatura del Enlace de Asuntos Administrativos remite el lote de carpetas de Obras de Impacto al Auxiliar Contable para su respectivo análisis de compra. El Auxiliar Contable analiza, identifica los ítems y elabora el cuadro de compras para determinar el tipo de proceso de compra según lo establecido en la NSABS, y la remite a la jefatura del Enlace de Asuntos Administrativos. La jefatura del Enlace de Asuntos Administrativos, según tipo de proceso de compra (ANPE o Compra Menor), autoriza el inicio de proceso a través de carta de inicio.

La Jefatura del Enlace de Asuntos Administrativos remite el proceso de compra

PRODUCTO Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos).

Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos). Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato (incluye todos los formularios y anexos). Â Cuadro de compras. Â Cuadro de compras. Â Carta de inicio de proceso.

Â Cuadro resumen compras.

ACTIVIDAD

INSUMO proceso.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO para la certificación presupuestaria respectiva.

03.02.03 Genera certificación presupuestaria

El Responsable de Presupuestos y Â Cuadro de compras. de Proyectos, emite la Â Carta de inicio de Administración certificación presupuestaria y remite el proceso proceso. para inicio de la compra.

03.02.04 Realiza proceso de compra ANPE o compra menor

Â Cuadro de compras. Â Carta de inicio de proceso. Â Certificación presupuestaria. Â Carpeta del Proceso de Compra con la adjudicación respectiva. Â Carpeta del Proceso de Compra. Â Orden de Compra

03.02.05 Emite Orden de Compra

03.02.06 ... Realiza compra según cuadro

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.03 OII01.03.03

ACTIVIDAD 03.03.01 Recepciona en almacenes y emite notas de entrada (por compra o devolución)

El Responsable de Contrataciones inicia el armado de la carpeta de proceso de compra y asigna el código respectivo, adjunta el proceso de compra respectivo, ejecuta el proceso de compra hasta su adjudicación. La Jefatura del Enlace Asuntos Administrativos Financieros, emite la orden de compra.

Tanto el Responsable de Contrataciones, Responsable de Almacenes y Activos Fijos UDESTRO/UDESY, el Responsable de Servicios Generales Y Administración de Vehículos, pueden realizar la compra respectiva.

PRODUCTO Â Carta de inicio proceso. Â Cuadro de compras. Â Carta de inicio proceso. Â Certificación presupuestaria. Â Carpeta del Proceso Compra con adjudicación respectiva.

de la

Â Carpeta del Proceso de Compra. Â Orden de Compra Â Materiales insumos y suministro adquiridos. Â Facturas y notas de remisión.

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ALMACENAJE INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Â Materiales insumos y El Responsable de Almacenes y Activos Fijos de suministro adquiridos. UDESY o UDESTRO realiza la recepción de los Â Facturas y notas de bienes adquiridos. remisión.

PRODUCTO Â Materiales insumos y suministro adquiridos. Â Facturas y notas de remisión. Â Acta de recepción de

ACTIVIDAD

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

03.03.02 Registra en kardex

Â Carpeta de proceso El responsable de almacenes registra en kardex de compra. temporal la existencia de materiales.

03.03.03 Custodia temporalmente en almacenes o en proveedor 03.03.04 Entrega de almacenes y emite notas de salida (por compra o devolución)

Â Kardex actualizado.

Recepción según acta y nomina de beneficiarios

Â Bienes adquiridos en Los beneficiarios realizan la recepción de los almacenes. items de acuerdo a actas y convenio de entrega e inicio.

El responsable de almacenes custodia temporalmente los bienes adquiridos en almacenes de UDESY o UDESTRO. El responsable de almacenes realiza la entrega Â Kardex Actualizado. Â Bienes adquiridos en de los bienes adquiridos a los beneficiarios, de acuerdo a lo definido en las carpetas técnicas de almacenes. Obras de Impacto Inmediato, en coordinación con el responsable del seguimiento y control de la misma, y los beneficiarios, debiendo generar los respaldos respectivos y la firma del formulario de ¨Convenio de entrega e inicio de la Obra de Impacto Inmediato¨

PRODUCTO materiales, Â Nota de la comisión de recepción, Â Solicitud de pago respectiva. Toda la documentación es adjuntada en la carpeta de Proceso de Compra. Â Carpeta de proceso de compra. Â Kardex actualizado Â Kardex Actualizado Â Bienes adquiridos en almacenes. Â Kardex actualizado. Â Acta de entrega a los beneficiarios. Â Salida de materiales de almacenes. Â Nomina de beneficiarios productores y/o Organizaciones Sociales (Adjunto CI). Â Formulario FS0 A o B Convenio de entrega e inicio de la obra de Impacto Inmediato. Â Bienes recepcionados.

ACTIVIDAD Remite solicitud de pago

INSUMO Â Materiales insumos y suministro adquiridos. Â Facturas y notas de remisión. Â Acta de recepción de materiales, Â Nota de la comisión de recepción, Â Solicitud de pago respectiva.

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN PAGO

OII01 OII01.03 OII01.03.04

ACTIVIDAD 03.04.01 Revisa la carpeta de la Obra de Impacto Inmediato y la documentación del proceso Administrativo de compra 03.04.02 Emite pago y registra en SIGMA y en el Sistema contable

6.3.2

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Responsable de Contrataciones o Responsable de Almacenes y Activos Fijos UDESTRO/UDESY, o Responsable de Servicios Generales y Administración de Vehículos realizan la solicitud de pago (según se haya designado)

INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Â Lote de carpetas de Verifica el contenido de la carpeta de Obras de Obras de Impacto Impacto Inmediato y revisa que existan los Inmediato respaldos suficientes según lo establecido en los instrumentos administrativos del Enlace de Asuntos Administrativos Financieros. Â Lote de carpetas de Registra el pago en el SIGMA y el Sistema de Obras de Impacto Contabilidad y emite cheque o realiza Inmediato Verificado desembolso por SIGMA para pago.

PRODUCTO Â Carta de solicitud de pago.

PRODUCTO Â Lote de carpetas de Obras de Impacto Inmediato Verificado para pago. Â Comprobante contable. Â C31 Â Cheque

Instrumentos INSTRUMENTO

NUMERO DE COPIAS

DESTINO de COPIA

DESCRIPCION

INSTRUMENTO Â Cuadro compras.

resumen

NUMERO DE COPIAS 2

Â Carta de inicio de proceso.

Â Certificación presupuestaria.

Â Orden de Compra.

Â Acta de materiales.

recepción

Â Nota de la comisión de recepción.

Â Solicitud de pago respectiva.

Â Contrato de la compra

Â Comprobante contable.

Â C31.

DESTINO de COPIA Armar 2 carpetas, una para proceso de compra y otra para proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para proceso de compra y otra para proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para proceso de compra y otra para proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para proceso de compra y otra para proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de finalización. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de cierre. Armar 2 carpetas, una para el proceso de compra y otra para el proceso de finalización.

DESCRIPCION el Corresponde al cuadro generado por el el Auxiliar contable para identificar los Items y el tipo de proceso de compra según NSABS, el Es el documento que indica el inicio del el proceso de compra de acuerdo al tipo de Proceso según NSABS. el Es el comprobante que identifica la reserva de el fondos para realizar la compra. el Es el documento que establece el inicio del el proceso de compra luego de haber realizado la Adjudicación. Identifica y respaldo la recepción de materiales por el responsable de almacenes. Identifica y respalda la recepción de materiales por la comisión calificadora. Es el documento de solicitud que identifica el pago que debe ser realizado a la conformidad de la recepción e ingreso a almacenes. Documento que formaliza la adjudicación, y la realización de la compra y el compromiso de la entrega lo solicitado. Es el documento generado por el sistema informático financiero. Comprobante de ejecución financiera del SIGMA, identifica el gasto o pago.

INSTRUMENTO Â Formulario FS0 A o B Convenio de entrega e inicio de la Obra de Impacto Inmediato. Â Salida de materiales de almacenes.

Â Nomina de beneficiarios productores y/o Organizaciones Sociales (Adjunto CI).

NUMERO DE COPIAS 4

DESTINO de COPIA

DESCRIPCION

1 copia carpeta de seguimiento 1 copia carpeta de almacenes 1 copia carpeta de la UDIP 1 Copia Carpeta UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta de seguimiento 1 copia carpeta de almacenes 1 copia carpeta de la UDIP 1 Copia Carpeta UDESY o UDESTRO 1 copia carpeta de seguimiento 1 copia carpeta de almacenes 1 copia carpeta de la UDIP 1 Copia Carpeta UDESY o UDESTRO

Documento marco que respalda la asignación de Items a la Obra de Impacto Inmediato y definición de compromisos de corresponsabilidad de seguimiento y control. Respaldo de las salidas de almacenes hasta el nivel permitido o programado para la Obra de Impacto Inmediato. Es la nomina de los principales beneficiarios o representantes que certifican la recepción de los bienes adquiridos.

6.4 FLUJOGRAMA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y FINALIZACIÓN

6.4.1

Descripción de los procedimientos

PRODUCTO PROCESO SUBPROCESO

OII01 OII01.04 OII01.04.01

ACTIVIDAD Apertura carpeta o sección técnica de seguimiento y planificación de visitas.

04.01.01 Realiza seguimiento de Obras de Impacto Inmediato.

OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS OBRAS DE IMPACTO INMEDIATO INSUMO Â Formulario FS0 A o B Convenio de entrega e inicio de la obra de Impacto Inmediato. Â Entrega de los items adquiridos.

Â Formulario 12: Matriz de programación de Seguimiento por Obra de Impacto Inmediato.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO UDESY o UDESTRO, como responsables de la supervisión del buen uso de los recursos transferidos por el VCDI, deberá realizar la labor de seguimiento a través de los responsables designados para el seguimiento y control, para ello el responsable deberá crear en la carpeta técnica de formulación una sección de seguimiento e identificar claramente en la sección la identificación y código de la obra de impacto inmediato. Asimismo, los ETDI responsable de la administración del seguimiento global de UDESY o UDESTRO deberán planificar las labores de seguimiento y control con los responsables de Obras de Impacto Inmediatos para realizar la labor de campo respectiva, aplicando el formulario 12. De acuerdo al cronograma de seguimiento los ETDI deberán realizar el seguimiento respectivo a las Obras de Impacto Inmediato y para ello, deberán de aplicar los formularios de seguimiento respectivos.

PRODUCTO Â Sección o carpeta de seguimiento a Obras de Impacto Inmediato. Â Formulario 12: Matriz de programación de Seguimiento por Obra de Impacto Inmediato.

Â Informes de seguimiento o solicitudes de para suspensión o reinicio de Obra de Impacto Inmediato.

ACTIVIDAD

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Informe: 9 FS1 A o B Informe de seguimiento a Obras de Impacto Inmediato. 9 FS2 Acta de entrega final 9 FS3 Solicitud de suspensión de Obra de Impacto Inmediato 9 FS4 Solicitud de reinicio de Obras de Impacto Inmediato.

PRODUCTO

Para las Obras de Impacto Inmediato de Infraestructura el ETDI deberá al menos programar 2 visitas de campo para verificar, e identificar problemas y proponer soluciones correctivas o preventivas, y establecer la programación de la fecha de entrega según cronograma. En el caso de que una obra de impacto inmediato es solo de entrega de insumos, herramientas, equipos, etc. Entonces será necesaria al menos 1 visita de verificación para asegurar el destino, hasta los 6 meses posteriores a la entrega final (seguimiento posterior) Excepcionalmente se ha dispuesto el uso de 2 instrumentos para normar las fechas previstas en la ejecución: FS3 para suspender temporalmente una obra de impacto inmediato y el FS4 para reiniciar la misma, la suspensión deberá ser emitida por el supervisor y control y los beneficiarios (Estos formularios permitirán

ACTIVIDAD

INSUMO

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO modificar el formulario 12 de programación y seguimiento).

Verifica finalización de la Obra de Impacto Inmediato

Â Informe seguimiento

04.01.02 Emite informe seguimiento.

Â Cronograma de seguimientos a Obras de Impacto Inmediato.

acta

VoBo al informe de seguimiento

Incluye informe en la carpeta técnica de seguimiento 05.01.01 Obtener acta de conformidad y finalización de la Obra de Impacto Inmediato

El responsable de Obras de Impacto Inmediato del VCDI, deberá supervisar una muestra significativa de modo tal de cumplir con al menos 1 visita de campo por Obra de Impacto Inmediato. El ETDI, deberá informar de la FINALIZACIÓN de la Obra de Impacto Inmediato a la Jefatura de UDESY o UDESTRO según corresponda. Asimismo, esta identificación lo podrá realizar en cada informe de seguimiento registrando la proximidad del mismo. De acuerdo al cronograma de visitas de Obras de Impacto Inmediato el ETDI deberá realizar visitas de campo y emitir el respectivo informe de seguimiento.

Por otro lado el ETDI en el caso de que identifique irregularidades, deberá informar en el respectivo instrumento este aspecto. Â Informe de El Jefe de unidad de UDESY o UDESTRO otorga seguimiento y Anexos el VoBo del informe de seguimiento. aplicados. Â Informe de El ETDI responsable del seguimiento incluye en seguimiento y Anexos la carpeta técnica el informe de seguimiento y aplicados con VoBo. los anexos respectivos. Â Obra de impacto Si la obra de impacto inmediato fue finalizada, el inmediato finalizado ETDI deberá obtener el acta de conformidad respecto de los beneficiarios y finalización respectiva aplicando el formulario FS2 ”Acta de

PRODUCTO

Â Formulario FS1 A o B: Informe de seguimiento a Obras de Impacto Inmediato.

Â Informe de seguimiento y Anexos aplicados.

Â Informe de seguimiento y Anexos aplicados con VoBo. Â Carpeta con informes de seguimiento. Â formulario FS2 ”Acta de conformidad y finalización de Obra de Impacto Inmediato”

ACTIVIDAD

INSUMO

Solicita anexo administrativo financiero para finalizar la carpeta

Â Informe de finalización de la Obra de Impacto Inmediato

Genera anexo administrativo financiero para finalizar la carpeta

Â Solicitud del anexo Ficha proceso de compra.

Incluye anexo administrativo financiero para finalizar la carpeta

Â Anexo: Ficha proceso de compra

05.01.02 Emite informe de finalización de la Obra de Impacto Inmediato

Â Carpeta de la obra de impacto inmediato

05.01.03 Armado de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato para archivo

Â Formulario Informe finalización.

FS5 de

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO conformidad y finalización de Obra de Impacto Inmediato” Como parte de la preparación del informe de finalización de la Obra de Impacto Inmediato, el ETDI deberá solicitar el anexo Ficha proceso de compra al Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros. El Enlace de Asuntos Administrativos y Financieros, deberá elaborar la Ficha del proceso de compra, identificando: Los procesos de compra, el código SICOES, Los items adquiridos, la certificación presupuestaria, los montos comprometidos, adjudicados y pagados efectivamente para identificar adeudos pendientes. Para ello deberá aplicar el formulario Anexo Ficha proceso de compra. El ETDI responsable de la Obra de Impacto Inmediato, complementará su informe de finalización con la información del proceso de compra y los pagos realizados. Con la información de la carpeta técnica de formulación, seguimiento, las actas de conformidad, el acta de entrega final, y el anexo ficha de compra, el ETDI responsable de la Obra de impacto inmediato deberá emitir su informe de finalización. El ETDI responsable de la Obra de Impacto Inmediato deberá de verificar el contenido de la carpeta y adjuntar toda la documentación de respaldo para la finalización y archivo del mismo. Para ello deberá identificar la

PRODUCTO

Â Solicitud del anexo Ficha proceso de compra.

Â Anexo: Ficha proceso de compra

Â Formulario FS5 Informe de finalización.

Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos.

ACTIVIDAD

INSUMO

Remite carpeta técnica y de seguimiento de Obra de Impacto Inmediato para finalización y archivo

Remite carpeta técnica de seguimiento de Obra de Impacto Inmediato para finalización y archivo

Remite carpeta técnica y de seguimiento de Obra de Impacto Inmediato para finalización y archivo

Remite carpeta técnica de seguimiento de Obra de Impacto Inmediato para finalización y archivo

Verifica contenido de la carpeta de Obra de Impacto Inmediato y envía a Archivo

05.04.01

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO información descrita en el ANEXO: DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA DE IMPACTO INMEDIATO PARA ARCHIVO.

Posteriormente deberá remitirla al jefe de su unidad UDESY o UDESTRO según corresponda. Carpeta de la Obra de El Jefe de unidad UDESY o UDESTRO, deberá Impacto inmediato remitir la carpeta de la obra de impacto completa con los inmediato al Director General de DIGPROCOCA. anexos y respaldos respectivos. Carpeta de la Obra de El Director General de DIGPROCOCA deberá Impacto inmediato remitir con carta la carpeta de Obra de impacto completa con los inmediato al Viceministro para la finalización anexos y respaldos respectiva. respectivos. Carpeta de la Obra de El Viceministro remite la carpeta de Obra de Impacto inmediato Impacto Inmediato para su revisión y archivo a completa con los la UDIP. anexos y respaldos respectivos. Carpeta de la Obra de El Jefe de la UDIP remite la carpeta de Obra de Impacto inmediato Impacto inmediato al responsable de Obras de completa con los Impacto Inmediato en la UDIP. anexos y respaldos respectivos. Carpeta de la Obra de El responsable de Obras de Impacto Inmediato Impacto inmediato revisa el contenido de la carpeta según ANEXO: completa con los DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA anexos y respaldos DE IMPACTO INMEDIATO PARA ARCHIVO, y la envía a archivo. respectivos. Carpeta de la Obra de El responsable de archivo verifica según ANEXO:

PRODUCTO

Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos. Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos. Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos. Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos. Â Carpeta de la Obra de Impacto inmediato completa con los anexos y respaldos respectivos. Â Carpeta de obra de

ACTIVIDAD Archiva carpeta de Obras de Impacto Inmediato

6.4.2

INSUMO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Impacto inmediato DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA completa con los DE IMPACTO INMEDIATO PARA ARCHIVO y anexos y respaldos realiza el archivo de la carpeta. respectivos.

PRODUCTO impacto inmediato archivado.

Instrumentos INSTRUMENTO

Â Formulario 12: Matriz programación Seguimiento por Obra Impacto Inmediato. Â FS1 A o B Informe seguimiento a Obras Impacto Inmediato.

de de de

NUMERO DE COPIAS 1

de de

Â FS2 Acta de Conformidad y Finalización de Obras de Impacto Inmediato.

Â FS3 Solicitud de suspensión de Obra de Impacto Inmediato.

Â FS4 Solicitud de reinicio de Obras de Impacto Inmediato

DESTINO de COPIA

DESCRIPCION

Formulario de administración de la Planificación de las Obras de Impacto Inmediato las actividades de seguimiento y entrega final. 1 copia para la carpeta técnica de UDESY o UDESTRO. 1 copia para la carpeta de la UDIP. 1 copia para la carpeta del responsable de la Obra de impacto. 1 copia para la carpeta técnica de UDESY o UDESTRO. 1 copia para la carpeta de la UDIP. 1 copia para la carpeta del responsable de la Obra de impacto. 1 copia para la carpeta técnica de UDESY o UDESTRO. 1 copia para la carpeta de la UDIP. 1 copia para la carpeta del responsable de la Obra de impacto. 1 copia para la carpeta técnica de UDESY o UDESTRO. 1 copia para la carpeta de la UDIP. 1 copia para la carpeta del

Corresponde a la matriz de programación y seguimiento por proyecto y responsable.

Corresponde al informe de seguimiento realizado por el responsable de la Obra de Impacto Inmediato para la realización del seguimiento. Formulario utilizado para la entrega final de la Obra de Impacto Inmediato.

Instrumento utilizado para realizar la solicitud de suspensión de Obras de impacto por factores externos o de causa mayor.

Instrumento utilizado para reiniciar una Obras de Impacto Inmediato.

INSTRUMENTO

NUMERO DE COPIAS

DESTINO de COPIA

DESCRIPCION

responsable de la Obra de impacto. Â FS5 Informe de Finalización + Anexo Ficha Proceso de Compra

1 copia para la carpeta técnica de Formulario informe de finalización de Obra de Impacto Inmediato. UDESY o UDESTRO. 1 copia para la carpeta de la UDIP. 1 copia para la carpeta del responsable de la Obra de impacto.

ANEXO: DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA DE IMPACTO INMEDIATO PARA ARCHIVO.

SECCION A: SOLICITUDES Â Â Â Â Â

Formulario 1 Carta solicitud de Obra de Impacto Inmediato Formulario 2 Ficha de Solicitud de Obra de Impacto Inmediato. Formulario 3 Formulario de Beneficiarios (A o B) Formulario 4 Listado de Productores de Hoja de Coca (Emitido por sistemas de UDESY o UDESTRO) Formulario 5, Solicitudes de Obras de Impacto Inmediato

SECCION B: FORMULACIÓN TÉCNICA Â Â Â Â Â Â Â

Formulario 6 Ficha Técnica de Inspección Formulario 7 Ficha del Perfil de la Obra de Impacto Inmediato Las especificaciones técnicas de compra o contratación Formulario 8 Carta de aprobación de la carpeta Formulario 9 “Formulario Lote del carpetas de Obras de Impacto Inmediato. Formulario 10 “Informe Técnico” con VoBo de la Jefatura de la UDIP. Formulario 11 “Informe Técnico Legal” con VoBo de la Jefatura de la EAJ.

SECCION C: PROCESO DE COMPRA (COPIA DE LA CARPETA) Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â

Cuadro resumen de compras. Carta de inicio de proceso. Certificación presupuestaria. Orden de compra. Acta de recepción de materiales. Nota de la comisión de recepción. Solicitud de pago respectiva. Contrato de compra. Comprobante contable. C31.

SECCION D: SEGUIMIENTO Y CONTROL Â Â

Formulario FS0 A o FS0 B Convenio de compromiso e inicio de la Obra de Impacto Inmediato. Salida de materiales de almacenes. 48

Â Â Â Â Â Â

Nomina de beneficiarios productores y/o Organizaciones Sociales (Adjunto CI). Formulario 12 Matriz de programación de Seguimiento por Obra de Impacto Inmediato. FS1 A o FS1 B Informe de seguimiento a Obras de Impacto Inmediato. FS2 Acta de Conformidad y Finalización de Obras de Impacto Inmediato. FS3 Solicitud de suspensión de Obra de Impacto Inmediato. (Podría existir) FS4 Solicitud de reinicio de Obras de Impacto Inmediato (Podría existir)

SECCION E: FINALIZACIÓN Â

FS5 Informe de Finalización + Anexo Ficha Proceso de Compra

FORMULARIOS E INSTRUMENTOS DE REGISTRO

DOCUMENTOS DE LA CARPETA DE LA OBRA DE IMPACTO INMEDIATO VERSION 1.0