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Checkliste Telefonzentrale
Für viele Firmen ist der Telefonkontakt mit Kunden ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dann kann es sinnvoll sein, einen Telefonservice mit eigenem Personal aufzubauen. Dabei sollten Sie auf eine professionelle technische Ausstattung achten. Damit die Anrufe reibungslos angenommen, weitergeleitet und per CMS weiterverarbeitet werden können. Sollte der Aufbau einer hauseigenen Telefonservice-Abteilung zu aufwendig und kostspielig sein, lässt sie sich auch auslagern. Durch die Beantwortung folgender Fragen lässt sich einfach feststellen, ob Ihr Unternehmen telefonisch optimal erreichbar ist – und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.
Checkliste: Sind Sie telefonisch optimal erreichbar? □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
Wer sorgt in Ihrer Firma für den Telefonservice? Zu welchen Zeiten ist die telefonische Erreichbarkeit gewährleistet? Zu welchen Zeiten rufen die meisten Kunden an? Ist die Erreichbarkeit am Abend und am Wochenende gewährleistet? Wie viele Anrufe gehen täglich ein? Wie viele Anrufe gehen verloren? Gibt es einen professionellen Anrufbeantworter? Wird der Anrufbeantworter regelmäßig abgehört und wird zeitnah auf Kundenanrufe reagiert? Welche Informationen erhalten Interessenten und Kunden außerhalb der Servicezeiten? Wie schnell erfolgen Rückrufe?
Telefonservice: Wer nicht rangeht, verliert Kunden und Umsatz Jedes Telefonat ist eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Wenn ein Anrufer ein Unternehmen anruft, möchte er genau in diesem Moment sein Anliegen loswerden und mit einer freundlichen, serviceorientierten Mitarbeiterin sprechen. Daher ist eine permanente persönliche Erreichbarkeit Ihres Unternehmens unerlässlich. Eine menschliche und freundliche Erreichbarkeit zu jeder Zeit vermittelt Ihrem Kunden das Gefühl von Aufmerksamkeit und Kompetenz. Ob eigene Lösung oder die Mitarbeiter eines externen Telefonservice – für beide gilt: Sie müssen stets alle Informationen am Telefon parat haben, um ihren Kunden und Interessenten den besten Service bieten zu können.
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